Szkolenie: Zarządzanie biurem podróży

Szkolenie przygotowuje uczestników do zarządzania biurem podróży, planowania i organizacji produktów turystycznych, zarządzania finansami, sprzedażą, zespołem oraz relacjami z klientami. Program łączy wiedzę teoretyczną z praktycznym zastosowaniem narzędzi i metod wykorzystywanych w branży turystycznej.

Zakres tematyczny:

Ramowy program szkolenia – Zarządzanie biurem podróży

MODUŁ I: PRODUKT TURYSTYCZNY I STRATEGIA BIURA PODRÓŻY

01. Strategiczne zarządzanie biurem podróży

Czas: 90 minut | Teoria: 60 minut | Praktyka: 30 minut

Teoria (60 min):

• Turystyka po wstrząsie: analiza kluczowych zmian w zachowaniach podróżnych i strukturze rynku po 2020 roku.
• Trendy i nisze rynkowe.
• Od 3S do 3E: analiza strategicznej zmiany z modelu Sun, Sand, Sea na Experience, Engagement, Environment.
• Organizator a pośrednik: różnice w odpowiedzialności, ryzyku i potencjale biznesowym.
• Sztuczna inteligencja jako rewolucja w branży: AI w prognozowaniu i automatyzacji.

Praktyka (30 min):

• Analiza wybranych trendów i nisz rynkowych oraz określenie ich wpływu na strategię przykładowego biura podróży.

02. Organizacja i logistyka realizacji imprezy turystycznej

Czas: 90 minut | Teoria: 30 minut | Praktyka: 60 minut

Teoria (30 min):

• Proces kwalifikacji i selekcji dostawców w oparciu o 6 kluczowych kryteriów.
• Analiza modeli umów w turystyce i ich implikacje biznesowe.
• Sztuka negocjacji kontraktów: przygotowanie, kluczowe klauzule i strategie win-win.
• Role i zadania personelu w terenie oraz zasady efektywnej współpracy.

Praktyka (60 min):

• Case study: negocjowanie umowy allotmentowej z hotelem, od „listy życzeń” po analizę ryzyka w finalnym kontrakcie.
• Dobór warunków współpracy z dostawcą i identyfikacja ryzyk organizacyjnych.

03. Planowanie oferty turystycznej – klucz do sukcesu

Czas: 90 minut | Teoria: 30 minut | Praktyka: 60 minut

Teoria (30 min):

• Anatomia atrakcyjnej oferty: co sprawia, że klient mówi „tak!”.
• Nisze doświadczeniowe / slow travel jako aktualny trend spójny z modelem 3E.
• Psychologia wyboru w turystyce: jak wykorzystać „paradoks wyboru” i „prawo Hicka” na korzyść małego biura?
• Fundamenty planowania: od określenia profilu klienta i celu wyjazdu po wybór destynacji.
• Pakietowanie statyczne vs. dynamiczne: analiza zalet, wad i strategicznych zastosowań dla MŚP.

Praktyka (60 min):

• Tworzenie „efektu wow” przy ograniczonym budżecie – warsztat z projektowania USP.
• Opracowanie przykładowej oferty turystycznej z uwzględnieniem potrzeb klienta i unikalnej propozycji sprzedaży.

04. Organizacja wyjazdów incentive i tailor-made

Czas: 90 minut | Teoria: 45 minut | Praktyka: 45 minut

Teoria (45 min):

• Świat incentive travel: cele biznesowe (ROI), psychologia motywacji i specyfika klienta korporacyjnego.
• Sztuka podróży „szytych na miarę” (tailor-made): diagnoza potrzeb klienta indywidualnego.
• Kluczowe różnice w podejściu, logistyce i komunikacji w zależności od typu wyjazdu.

Praktyka (45 min):

• Warsztat: kreowanie wartości dodanej – techniki projektowania unikalnych doświadczeń.
• Opracowanie propozycji wyjazdu dopasowanego do potrzeb przykładowego klienta.

MODUŁ II: FINANSE I MARKETING BIURA PODRÓŻY

05. Strategia budżetowa i zarządzanie finansami – paliwo twojego biura

Czas: 90 minut | Teoria: 30 minut | Praktyka: 60 minut

Teoria (30 min):

• Budżetowanie jako strategiczna mapa firmy. Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI).
• Psychologia i sztuka ustalania cen. Dynamiczne strategie cenowe, zarządzanie promocjami i wykorzystanie AI do modelowania cen.
• Optymalizacja kosztów: jak szukać oszczędności bez utraty jakości?
• Usługi dodatkowe (ancillary) jako odpowiedź na presję marżową.
• Pętla uczenia się: proces rozliczania imprezy turystycznej.

Praktyka (60 min):

• Warsztat: kalkulacja i rozliczanie wydarzenia na realnym arkuszu.
• Analiza kosztów i rentowności przykładowej imprezy turystycznej.

06. Marka biura podróży – twoja strategiczna przewaga i obietnica

Czas: 90 minut | Teoria: 45 minut | Praktyka: 45 minut

Teoria (45 min):

• Marka jako strategiczny zasób: zrozumienie wartości marki (brand equity) i jej wpływu na biznes.
• Definiowanie grupy docelowej i tworzenie persony klienta.
• Jak stworzyć unikalną propozycję sprzedaży (USP) krok po kroku?
• Brand experience: punkty styku i spójność marki w każdym kontakcie z klientem.

Praktyka (45 min):

• Warsztat: anatomia silnej marki – dekonstrukcja kluczowych elementów.
• Opracowanie persony klienta i propozycji USP dla przykładowego biura podróży.

07. Jak skutecznie promować biuro podróży? Strategie na każdą kieszeń

Czas: 90 minut | Teoria: 45 minut | Praktyka: 45 minut

Teoria (45 min):

• Wybór kanałów promocji online i offline z perspektywy małego biura.
• Kluczowe taktyki online: potęga lokalnego SEO oraz budowanie zaangażowania w social media bez dużych budżetów.
• Promocja niskobudżetowa w praktyce: marketing szeptany, partnerstwa lokalne i UGC.
• Widoczność w erze AI.

Praktyka (45 min):

• Warsztat: fundamenty strategii promocyjnej dla MŚP. Wyznaczanie celów marketingowych metodą SMART.
• Dobór kanałów promocji i opracowanie propozycji działań marketingowych dla przykładowego biura podróży.

MODUŁ III: SPRZEDAŻ, ZESPÓŁ I ZARZĄDZANIE KRYZYSOWE

08. Nowoczesne strategie personalizacji oferty turystycznej – oferta „szyta na miarę”

Czas: 90 minut | Teoria: 30 minut | Praktyka: 60 minut

Teoria (30 min):

• Personalizacja oferty: zrozumienie oczekiwań współczesnego turysty i rola małego biura w erze „doświadczeń”.
• Jak poznawać klienta bez budżetu? Proste i skuteczne metody zbierania danych w MŚP.
• Rola technologii i AI w personalizacji: analiza case studies (eSky, Airbnb, Emirates) i adaptacja ich zasad do realiów małej firmy.

Praktyka (60 min):

• Warsztat: praktyczne strategie personalizacji dla MŚP. Od segmentacji oferty i komunikacji po tworzenie wartości dodanej.
• Mini-audyt technologiczny własnego biura.
• Ćwiczenie: od promptu do oferty.

09. Zarządzanie sprzedażą i budowanie relacji z klientami

Czas: 90 minut | Teoria: 45 minut | Praktyka: 45 minut

Teoria (45 min):

• Zarządzanie relacjami z klientem (CRM): od pierwszego kontaktu po budowanie lojalności, przykłady wdrożeń.
• Świadome strategie cenowe w praktyce MŚP: analiza i pułapki promocji typu First Minute i Last Minute.
• Zarządzanie rentownością i planowanie długofalowe: jak mierzyć kluczowe wskaźniki (KPI) i podejmować decyzje, które zapewnią rozwój firmie?

Praktyka (45 min):

• Warsztat: kreatywne i niskobudżetowe programy lojalnościowe.
• Analiza przykładowej sytuacji sprzedażowej i dobór działań zwiększających lojalność klienta.

10. Twój zespół, Twój sukces – strategiczne zarządzanie w biurze podróży

Czas: 90 minut | Teoria: 45 minut | Praktyka: 45 minut

Teoria (45 min):

• Budowanie zespołu marzeń: od profilu idealnego kandydata po techniki rekrutacyjne (metoda STAR).
• Strategiczny onboarding: kluczowa rola procesu wdrożenia nowego pracownika.
• Kultura organizacyjna i motywowanie z wykorzystaniem narzędzi pozafinansowych.
• Zarządzanie wydajnością i rozwojem: od monitorowania wyników (KPI), przez sztukę udzielania konstruktywnego feedbacku (model SBI), po planowanie rozwoju pracowników.

Praktyka (45 min):

• Analiza przykładowych sytuacji managerskich.
• Dobór działań dotyczących rekrutacji, onboardingu, motywowania i udzielania informacji zwrotnej pracownikom.

11. Reklamacja – kryzys czy szansa na budowanie lojalności?

Czas: 90 minut | Teoria: 45 minut | Praktyka: 45 minut

Teoria (45 min):

• Zmiana perspektywy: reklamacja jako audyt jakości (paradoks odzyskania usługi).
• 5-krokowy proces obsługi reklamacji: od aktywnego słuchania, przez znalezienie rozwiązania, po skuteczny follow-up.
• Sztuka komunikacji w trudnych sytuacjach: jakich słów bezwzględnie unikać?

Praktyka (45 min):

• Warsztat: feedback jako narzędzie do doskonalenia oferty.
• Analiza przykładowych reklamacji i opracowanie sposobów reagowania na sytuacje kryzysowe.

12. Planowanie rozwoju biura i kariery

Czas: 60 minut | Teoria: 30 minut | Praktyka: 30 minut

Teoria (30 min):

• Wzrost: różnica między wzrostem a strategicznym skalowaniem biznesu. Analiza kierunków rozwoju w turystyce (m.in. na podstawie Macierzy Ansoffa).
• Ścieżka kariery w turystyce: kluczowe kompetencje skutecznego managera i sposoby na przygotowanie do rozmowy rekrutacyjnej.
• Inspiracje na przyszłość.

Praktyka (30 min):

• Projekty końcowe – sesja feedbackowa.
• Analiza proponowanych rozwiązań i kierunków rozwoju biura podróży.

WALIDACJA EFEKTÓW UCZENIA SIĘ – 30 MINUT

Walidacja odbywa się zdalnie w czasie rzeczywistym, w formie testu teoretycznego z wynikiem generowanym automatycznie. Uczestnik samodzielnie rozwiązuje test online, obejmujący kryteria weryfikacji efektów uczenia się określone w Karcie Usługi.

Wynik testu generowany jest automatycznie, bez udziału osoby prowadzącej szkolenie w ocenie odpowiedzi.

PODSUMOWANIE CZASU USŁUGI

• Zajęcia teoretyczne: 8 godzin zegarowych
• Zajęcia praktyczne: 9 godzin 30 minut
• Walidacja: 30 minut.
• Łączny czas usługi: 18 godzin zegarowych

Zajęcia teoretyczne i praktyczne realizowane są zdalnie w czasie rzeczywistym, z wykorzystaniem platformy Zoom, prezentacji multimedialnych, udostępniania ekranu, czatu, rozmowy na żywo, warsztatów oraz ćwiczeń indywidualnych.

Warunki organizacyjne:

1. Szkolenie grupowe; maksymalna wielkość grupy: 30 osób.
2. Szkolenie obejmuje: wykład, warsztat praktyczny z zarządzania biurem podróży, analizę case study, ćwiczenia indywidualne, ćwiczenia decyzyjne, analizę trendów i nisz rynkowych w turystyce, analizę modeli umów i negocjacji z dostawcami, planowanie oferty turystycznej, kalkulację i rozliczanie wydarzenia, budowanie marki, projektowanie strategii promocji, personalizację oferty, analizę CRM, zarządzanie sprzedażą, zespołem i reklamacjami, Q&A oraz konsultacje z prowadzącym.
3. Usługa jest realizowana w godzinach zegarowych – 1 godzina = 60 minut.
4. Szkolenie realizowane jest w formule 12 spotkań . Ze względu na długość pojedynczego spotkania nie przewidziano przerw.
5. Warunkiem ukończenia szkolenia jest udział w zajęciach przez minimum 80% czasu trwania usługi.
6. Walidacja jest wliczona w czas trwa

Organizator zapewnia następujące materiały dydaktyczne: dostęp do nagrań i materiałów z kursu przez okres 2 lat od zakończenia szkolenia.

Na życzenie uczestnika dostawca usługi dostarczy materiały zapewniające dostępność.

- Cena usługi obejmuje wyłącznie koszty kwalifikowalne. Koszty niekwalifikowalne, w tym ewentualne koszty dojazdu, noclegu oraz wyżywienia uczestników, nie są wliczone w cenę usługi.

- Usługa rozwojowa nie jest świadczona przez podmiot będący jednocześnie podmiotem korzystającym z usług rozwojowych o zbliżonej tematyce w ramach danego projektu.

- Usługa rozwojowa nie jest świadczona przez podmiot pełniący funkcję Operatora lub Partnera Operatora w danym projekcie PSF albo przez podmiot powiązany z Operatorem lub Partnerem kapitałowo lub osobowo.

- Usługa rozwojowa nie jest świadczona przez podmiot pełniący funkcję Operatora lub Partnera Operatora PSF w którymkolwiek Regionalnym Programie lub Programie Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027.

Zawarto umowy z Wojewódzkimi Urzędami Pracy w:

• • Szczecinie w ramach projektu „Zachodniopomorskie Bony Szkoleniowe”.
  • Krakowie w ramach projektów „Małopolski Pociąg do kariery” i „Nowy start w Małopolsce z EURESEM”.
  • Toruniu w ramac

Usługa realizowana jest zdalnie w czasie rzeczywistym z wykorzystaniem platformy Zoom (https://zoom.us), umożliwiającej dwustronną komunikację audiowizualną pomiędzy prowadzącym a uczestnikami.

1. Wymagania sprzętowe

Uczestnik powinien posiadać:

• komputer lub laptop z dostępem do Internetu,
• sprawną kamerę internetową i mikrofon, umożliwiające aktywny udział w zajęciach i dwustronną komunikację,
• głośniki lub słuchawki,
• aktualną przeglądarkę internetową (Google Chrome, Mozilla Firefox lub Microsoft Edge),
• dostęp do poczty elektronicznej w celu otrzymania linku do szkolenia.

2. Wymagania dotyczące połączenia internetowego

Zalecana prędkość łącza internetowego wynosi minimum 10 Mb/s. Połączenie powinno umożliwiać stabilny udział w spotkaniach online, odbiór obrazu i dźwięku oraz korzystanie z funkcji interaktywnych platformy.

3. Sposób realizacji zajęć

Szkolenie prowadzone jest na żywo, zgodnie z harmonogramem usługi. Platforma Zoom umożliwia:

• komunikację głosową i wideo w czasie rzeczywistym,
• udostępnianie ekranu i prezentacji multimedialnych,
• korzystanie z czatu,
• prowadzenie dyskusji, analiz przypadków i ćwiczeń online,
• bieżącą interakcję uczestników z prowadzącym.

4. Monitorowanie i dokumentowanie uczestnictwa

Organizator zapewnia monitorowanie uczestnictwa w szkoleniu oraz generowanie raportów z platformy Zoom potwierdzających udział uczestników w poszczególnych spotkaniach.

Raporty umożliwiają identyfikację uczestnika, usługi szkoleniowej, zastosowanego narzędzia oraz dat i godzin uczestnictwa, w tym czasu dołączenia do spotkania i jego opuszczenia.

Dokumentacja uczestnictwa jest przechowywana przez organizatora i udostępniana uprawnionym podmiotom kontrolującym zgodnie z obowiązującymi zasadami realizacji i rozliczania usługi.