Prowadzenie obsługi biura z wykorzystaniem języka angielskiego - szkolenie kończące się egzaminem

Program szkolenia

MODUŁ I: Administracja biurowa, obieg dokumentów i otoczenie prawno-organizacyjne

Praca ze sprzętem i materiałami eksploatacyjnymi:

Wymiana tonerów, tuszy, papieru; usuwanie awarii poziomu użytkownika (zacięcia papieru).

Praktyczna obsługa: kserokopiarki (dupleks, zmiana rozdzielczości, jasności), skanera (skanowanie wielostronicowe), niszczarki, bindownicy, laminarki.

Obieg i redagowanie dokumentacji:

Rodzaje dokumentów (księgowe, rejestracyjne, przetargowe, oferty, korespondencja).

Instrukcja kancelaryjna, rejestracja i ewidencja przesyłek przychodzących/wychodzących, przygotowanie przesyłek do nadania (waga, wartość, adresowanie).

Pisanie pism i dokumentów wg wytycznych z zachowaniem stylu i formy.

Otoczenie formalno-prawne i bazy danych:

Struktura i kultura organizacji, interesariusze wewnętrzni i zewnętrzni.

Formy prawne firm i instytucje (ZUS, US, KRS, CEIDG, GUS).

Wypełnianie wniosków urzędowych (zaświadczenia o niezaleganiu, niekaralności).

RODO w biurze: ochrona danych, prawa osób (prawo do bycia zapomnianym), postępowanie w przypadku naruszeń.

Angielski w biurze – Leksyka dokumentowa:

Podstawowe słownictwo biurowe (opisywanie sprzętów, form płatności, rodzajów dokumentów po angielsku).

MODUŁ II: Profesjonalna obsługa interesanta i komunikacja (w tym w jęz. angielskim)

Wizerunek i etykieta w pracy biurowej (Dress Code & Savoir-Vivre):

Typy ubioru służbowego (business formal, business casual, smart casual) i dobór do okazji.

Zasady pierwszeństwa, tytulatury i stosowania zwrotów grzecznościowych.

Rozmowa bezpośrednia i telefoniczna z klientem (w języku polskim i angielskim):

Aktywne słuchanie, komunikacja werbalna i niewerbalna.

Standardy powitań/pożegnań i przekazywania połączeń telefonicznych.

Angielski w praktyce biurowej:

Odprowadzanie i witanie gości zagranicznych

Telefoniczna obsługa klienta anglojęzycznego (przełączanie rozmów, przyjmowanie wiadomości, literowanie nazwisk w standardzie międzynarodowym).

MODUŁ III: Narzędzia informatyczne i cyfrowe w pracy biura

Edytor tekstu (MS Word / Google Docs):

Tworzenie i formatowanie dokumentów, wstawianie tabel i obrazów.

Przygotowanie korespondencji seryjnej (mailing masowy, etykiety).

Arkusz kalkulacyjny (MS Excel / Google Sheets):

Wprowadzanie i formatowanie danych, sortowanie, filtrowanie.

Stosowanie podstawowych formuł (SUMA, ŚREDNIA, ILE.NALEŻY / COUNTA).

Tworzenie wykresów, drukowanie i eksport do PDF.

Poczta elektroniczna i kalendarz (MS Outlook / Gmail):

Tworzenie profesjonalnej korespondencji, pole Do, CC (do wiadomości) oraz BCC (do ukrytej wiadomości).

Obsługa załączników, priorytetów, żądań potwierdzenia odbioru.

Zarządzanie kalendarzem: planowanie spotkań, wysyłanie i przyjmowanie zaproszeń.

Angielski w korespondencji e-mail: Pisanie krótkich zapytań ofertowych, potwierdzanie terminów spotkań

Przeglądarki internetowe i prezentacje multimedialne (MS PowerPoint):

Wyszukiwanie informacji w sieci, tworzenie prostej bazy danych, historia i czyszczenie danych przeglądarki.

Tworzenie prezentacji: dobór szablonów, wstawianie grafik i wykresów.

MODUŁ IV: Symulacja walidacji i repetytorium przed egzaminem ZSK:

Warsztaty praktyczne (próba przedegzaminacyjna):

Rozwiązywanie zadań praktycznych odzwierciedlających realny przebieg egzaminu ZSK (np. odebranie pisma, wprowadzenie danych do Excela, przygotowanie pism w Wordzie, obsługa niszczarki/skanera, oznaczanie e-maila priorytetem).

Odgrywanie ról (Role-playing):

1. 1. Symulacja rozmowy telefonicznej oraz wizyty interesanta w biurze.

Program będzie dostosowany do potrzeb i umiejętności uczestników, z regularną oceną postępów oraz możliwością indywidualnej pomocy w przypadku trudności.

Cel szkolenia:

Usługa przygotowuje do samodzielnego i profesjonalnego prowadzenia obsługi biura oraz nowoczesnego sekretariatu, a także sprawnej komunikacji w języku angielskim w codziennych sytuacjach zawodowych i biznesowych.

Usługa przygotowuje do opanowania procedur obiegu dokumentów, obsługi sprzętu biurowego oraz zadań administracyjno-kancelaryjnych, prowadzenia profesjonalnej komunikacji bezpośredniej, telefonicznej i e-mailowej z klientem (w języku polskim oraz angielskim), wykorzystania oprogramowania biurowego (Word, Excel, PowerPoint, e-mail/kalendarz) w codziennej pracy biura, sprawnego poruszania się w otoczeniu formalno-prawnym organizacji (RODO, rejestry publiczne KRS/CEIDG/GUS, druki urzędowe).

Osoba posiadająca kwalifikację „Prowadzenie obsługi biura” jest gotowa do planowania i realizowania prostych zadań administracyjnych i logistycznych związanych z funkcjonowaniem biura. Wypełnia zadania dotyczące obiegu dokumentów w ramach obowiązującego w przedsiębiorstwie otoczenia formalno-prawnego. Wysyła korespondencję, ewidencjonuje przesyłki wychodzące i przychodzące. Na podstawie wytycznych przygotowuje treść pism i materiałów niezbędnych w pracy biura oraz redaguje je w formie dostosowanej do odbiorców i celu. Osoba posiadająca kwalifikację jest przygotowana do obsługiwania interesantów w ramach wyznaczonego przez pracodawcę zakresu obowiązków. Przeprowadza rozmowy twarzą w twarz oraz telefoniczne związane z funkcjonowaniem biura. W trakcie wykonywania zadań wykorzystuje zdolności interpersonalne, w tym stosuje techniki komunikacji werbalnej i niewerbalnej, jak również zasady savoir-vivre’u oraz dress code’u. Wykorzystuje proste urządzenia i sprzęty biurowe oraz wykonuje podstawowe czynności związane z obsługą eksploatacyjną urządzeń (takie jakie wymiana tuszy i tonerów, usuwanie prostych niesprawności urządzeń polegających m. in. na usunięciu zaciętego papieru, a następnie usuwanie wyświetlanych na panelu urządzenia komunikatów o wystąpieniu błędu). Użytkuje typowe aplikacje biurowe przeznaczone do edycji tekstu, wykonywania obliczeń oraz przeglądania stron www i obsługi poczty elektronicznej. Osoba posiadająca kwalifikację przyjmuje odpowiedzialność za wykonywane działania zawodowe.

Grupa docelowa szkolenia

Szkolenie jest skierowane do osób, które chcą podjąć pracę lub podnieść kwalifikacje w obszarze administracji biurowej, w tym:

- osoby poszukujące pracy lub planujące przebranżowienie na stanowiska takie jak: pracownik biurowy, asystent/ka zarządu, sekretarz/sekretarka, specjalista ds. obsługi klienta.

- pracownicy działów administracyjnych i biurowych chcący formalnie potwierdzić swoje kwalifikacje certyfikatem ZSK oraz rozwinąć kompetencje w języku angielskim

- osoby posiadające podstawową znajomość języka angielskiego, które chcą swobodnie stosować go w prostej korespondencji i podstawowej obsłudze obcojęzycznego interesanta, rozpoczynające aktywność zawodową albo powracające na rynek pracy.

- osoby niezadowolone z aktualnej sytuacji zawodowej, długotrwale bezrobotne oraz osoby chcące podjąć pracę w biurze, osoby w wieku 50+ oraz osoby wykluczone zawodowo lub cyfrowo.

Czas trwania usługi rozwojowej:

33 godziny zegarowe, w tym: 26 godzin szkoleniowych (6 godzin teoretycznych i 20 godzin praktycznych), 4 godziny przeznaczone na przerwy oraz 3 godziny przeznaczone na egzamin. Przerwy są wliczane w czas trwania usługi.

Warunki organizacyjne szkolenia:

Minimalna liczba uczestników szkolenia to 4 osoby, maksymalna 15.

Kurs realizowany będzie w formie warsztatowej, która zakłada aktywny udział uczestników w szkoleniu oraz realizację licznych ćwiczeń praktycznych. Ze względu na tematykę szkolenia oraz założone cele zajęcia będą miały charakter warsztatowy/aktywizujący i prowadzone będą w formie wykładów, ćwiczeń, treningów oraz poprzez symulacje, ćwiczenia indywidualne i grupowe, burzę mózgów z wykorzystaniem nowoczesnych metod w dużym stopniu nastawionych na ćwiczenia, aktywność uczestników.

Wykorzystanie profesjonalnego zaplecza technicznego zapewni najwyższy standard nauczania. Każde stanowisko wyposażone jest w laptop z dostępem do internetu, aktualnym oprogramowaniem, przeglądarką i pakietem programów biurowych. Dostępny będzie sprzęt biurowy, co umożliwi każdemu Uczestnikowi szkolenia pracę w autentycznych warunkach. Sala szkoleniowa spełnia normy BHP i P.POŻ., co zapewnia komfort i bezpieczeństwo podczas zajęć.

Każdy uczestnik dostanie możliwość oceny szkolenia, zakresu tematycznego, trenera, wyczerpanego zakresu tematycznego poprzez wypełnienie anonimowej ankiety.

Obowiązkowe dla każdego uczestnika jest uczestnictwo w zajęciach (dopuszczalne jest 20% nieobecności).

Po zakończeniu usługi rozwojowej zostanie przeprowadzona walidacja - wewnętrzny egzamin potwierdzający nabycie kompetencji zawodowych. Każdy uczestnik obowiązkowo musi przystąpić do walidacji.

Zachowane jest rozdzielenie procesów kształcenia i szkolenia od walidacji.

Po zakończeniu usługi szkoleniowej zostanie przeprowadzona zewnętrzna walidacja oraz certyfikacja potwierdzająca nabycie kwalifikacji zawodowych o Kodzie 12696 w Zintegrowanym Rejestrze Kwalifikacji.

Metody stosowane w walidacji:

Weryfikacja efektów uczenia się wymaganych dla kwalifikacji wolnorynkowej jest przeprowadzana w dwóch częściach: teoretycznej i praktycznej. Warunkiem podejścia do części praktycznej jest zaliczenie części teoretycznej. Podczas weryfikacji efektów uczenia się stosowane są następujące metody: test teoretyczny oraz obserwacja w warunkach symulowanych.

Dokumentem potwierdzającym nadanie kwalifikacji jest certyfikat kwalifikacji wolnorynkowej. Certyfikat jest ważny bezterminowo.

Okres oczekiwania na wydanie wyniku przeprowadzonej walidacji wynosi około 2 tygodnie.

Uczestnik szkolenia otrzyma podczas szkolenia dostęp do wszystkich niezbędnych sprzętów służących nabywaniu kwalifikacji.

Wymagania dotyczące uczestnictwa:

Uczestnik powinien mieć ukończone 18 lat.

Nie jest wymagane wylegitymowanie się doświadczeniem.

W przypadku kursów dofinansowanych warunkiem uczestnictwa w kursie jest spełnienie warunków przedstawionych przez danego Operatora, do którego składane będą dokumenty o dofinansowanie usługi rozwojowej.

W efekcie ukończenia kursu Uczestnicy uzyskają certyfikat (po uzyskaniu pozytywnego wyniku z walidacji) potwierdzający nabycie kwalifikacji zgodnej z Kodem kwalifikacji 12696 w Zintegrowanym Rejestrze Kwalifikacji

Usługa rozwojowa jest dostępna dla osób ze szczególnymi potrzebami, czyli tych osób, które ze względu na swoje cechy zewnętrze lub wewnętrze lub ze względu na okoliczności, w których się znajdują, muszą podjąć dodatkowe działania lub zastosować dodatkowe środki, w celu przezwyciężenia bariery, aby uczestniczyć w różnych sferach życia, na zasadzie równości z innymi osobami. Realizacja usługi rozwojowej jest zgodna ze Standardami dostępności dla polityki spójności 2021 – 2027.