Specjalistka ds. internetowej obsługi firm szkoleniowych z wykorzystaniem systemów online, BUR i zasad zasobooszczędnej pracy cyfrowej – szkolenie

Dla osiągnięcia celu edukacyjnego zakres tematyczny uslugi obejmuje następujący zakres tematyczny:

Program rozwija kompetencje związane z organizacją i optymalizacją cyfrowych procesów obsługi i dokumentacji, wspierając transformację środowiskową i cyfrową sposobu pracy.

DZIEŃ 1: INTERNETOWA OBSŁUGA FIRMY SZKOLENIOWEJ I BUR

1. Rola osoby wspierającej firmę szkoleniową w procesach BUR

• zakres zadań przy obsłudze Dostawcy Usług,
• podstawowe etapy obsługi sprawy szkoleniowej,
• role uczestników procesu,
• odpowiedzialność za terminy, informacje i komunikację.

2. Wyszukiwanie informacji i źródeł finansowania w Internecie

• wyszukiwanie projektów, naborów i możliwości dofinansowania,
• ocena przydatności informacji,
• porządkowanie danych o terminach i poziomach dofinansowania,
• przygotowanie zestawienia informacji dla klienta.

3. Analiza dokumentów projektowych i optymalizacja obiegu informacji

• regulaminy, formularze i załączniki - wyszukiwanie kluczowych informacji,
• identyfikowanie braków formalnych,
• porządkowanie danych do dalszej obsługi,
• identyfikowanie zbędnego kopiowania i wielokrotnego gromadzenia tych samych informacji,
• projektowanie prostszego sposobu przepływu danych i dokumentów.

4. Obsługa klienta zainteresowanego dofinansowaniem

• organizowanie procesu obsługi w sposób ograniczający wielokrotne pozyskiwanie tych samych danych od klienta,
• ustalanie informacji potrzebnych do oceny sprawy,
• przygotowanie listy wymaganych danych i dokumentów,
• komunikacja z klientem online,
• monitorowanie braków, terminów i statusu sprawy.

5. Kompetencje, kwalifikacje i walidacja

• różnica między kompetencją a kwalifikacją,
• kwalifikacje włączone i niewłączone do ZSK,
• kryteria weryfikacji efektów uczenia się,
• dobór metod i dokumentowanie walidacji.

DZIEŃ 2: KARTA USŁUGI I INTERNETOWE NARZĘDZIA W OBSŁUDZE BUR

1. Karta Usługi BUR – struktura i logika opisu

• kluczowe sekcje Karty Usługi,
• cel edukacyjny, grupa docelowa i program,
• efekty uczenia się i kryteria weryfikacji,
• spójność godzin, harmonogramu i warunków organizacyjnych.

2. Kontrola jakości Karty Usługi i harmonogramu

• sprawdzanie spójności programu, efektów uczenia się i harmonogramu,
• rozpisywanie czasu usługi,
• identyfikowanie błędów,
• analiza wezwań do uzupełnienia lub wyjaśnienia.

3. Internetowe narzędzia wspierające efektywną i zasobooszczędną obsługę dokumentacji BUR

• dobór narzędzi ograniczających wielokrotne wykonywanie tych samych czynności,
• ograniczanie niepotrzebnego powielania dokumentacji,
• cyfrowy obieg informacji,
• checklisty, rejestry i szablony ograniczające błędy i poprawki,
• organizacja danych dotyczących klientów i usług.

4. AI w optymalizacji cyfrowych procesów pracy w pracy z informacjami i dokumentacją

• wykorzystywanie AI (ChatGPT i NotebookLM) do porządkowania i analizy informacji w celu ograniczenia zbędnych operacji, powielania treści i nieefektywnej pracy z dokumentacją,
• wykorzystywanie AI do wstępnej analizy i porządkowania dokumentacji,
• ograniczanie błędów i liczby ponownych korekt dokumentów,
• weryfikacja poprawności treści przed ich użyciem.

DZIEŃ 3: WIRTUALNA ASYSTENTKA – FUNDAMENTY INTERNETOWEJ OBSŁUGI FIRMY

1. Zrozumienie zawodu WA – zadania i możliwości

• kim jest Wirtualna Asystentka i jak wygląda jej codzienna praca,
• zakres zadań i obszary współpracy z klientami,
• modele pracy i współpracy z klientami online.

2. Marka osobista Wirtualnej Asystentki i widoczność w Internecie

• budowanie profesjonalnego wizerunku WA,
• specjalizacja, bio, język komunikacji i spójność,
• profil WA i LinkedIn,
• widoczność w kanałach internetowych.

3. Tworzenie i prezentowanie oferty usług online

• jasne opisywanie usług,
• pakiety, stawki godzinowe i cennik,
• przygotowanie własnej mini-oferty,
• prezentowanie oferty w kanałach internetowych.

4. Pozyskiwanie klientów w Internecie

• portale, grupy, media społecznościowe i polecenia,
• wyszukiwanie potencjalnych klientów online,
• odpowiadanie na ogłoszenia i zapytania,
• podstawy promocji i reklamy usług w Internecie.

5. Organizacja współpracy z klientem wspierająca transformację środowiskową i cyfrową

• działalność nierejestrowana, JDG i platformy,
• umowy, sposoby rozliczeń i podstawowe zasady RODO,
• zasady współpracy i wymiany informacji online oraz ograniczanie zbędnego przesyłania, drukowania i powielania dokumentów,
• cyfrowy obieg informacji jako alternatywa dla dokumentacji papierowej,

DZIEŃ 4: INTERNETOWA OBSŁUGA KLIENTA I SYSTEMÓW ONLINE

1. Organizacja internetowej obsługi klienta

• kanały komunikacji online,
• obsługa zapytań i wiadomości,
• formularze kontaktowe i zgłoszeniowe,
• porządkowanie danych pozyskanych od klientów.

2. Formularze i proces obsługi zapytań internetowych

• tworzenie i obsługa formularzy online,
• organizacja danych z formularzy,
• kwalifikowanie zapytań klientów,
• przekazywanie informacji do dalszej obsługi.

3. Organizacja pracy zdalnej i optymalizacja cyfrowego obiegu dokumentacji

• porządkowanie folderów, plików i dokumentów,
• prowadzenie rejestrów klientów, terminów i statusów spraw,
• wykorzystanie kalendarzy, arkuszy i checklist,
• cyfrowy obieg dokumentacji ograniczający konieczność jej drukowania,
• identyfikowanie i eliminowanie zbędnych kopii oraz duplikatów danych,
• projektowanie prostych procesów ograniczających liczbę powtarzalnych operacji,
• dobór narzędzi do sprawnego i zasobooszczędnego obiegu informacji.

4. Narzędzia internetowe wspierające pozyskiwanie i obsługę klientów

• LinkedIn i media społecznościowe w pozyskiwaniu klientów,
• podstawy Meta Business Suite,
• podstawy reklamy internetowej,
• monitoring zapytań i reakcji odbiorców.

5. Podsumowanie informacji o systemie BUR

• struktura i cel działania Bazy Usług Rozwojowych,
• rola PARP, Operatorów i Dostawców Usług,
• struktura systemu BUR,
• zakres wsparcia firmy szkoleniowej przez Wirtualną Asystentkę.

6. Walidacja efektów uczenia się

Walidacja realizowana jest po zakończeniu procesu kształcenia w formie testu teoretycznego z wynikiem generowanym automatycznie. Test przeprowadzany jest online i obejmuje pytania odnoszące się do wszystkich kryteriów weryfikacji wskazanych w Karcie Usługi, w tym pytania oparte na opisach sytuacji i przypadków dotyczących obsługi klienta, dokumentacji, BUR oraz organizacji cyfrowych procesów pracy z uwzględnieniem ograniczania zbędnego zużycia materiałów, powielania dokumentacji i nieefektywnego wykorzystania zasobów cyfrowych. Uczestnik samodzielnie udziela odpowiedzi, a wynik generowany jest automatycznie poprzez porównanie odpowiedzi z wcześniej przygotowanym kluczem. Osoba prowadząca szkolenie nie dokonuje oceny odpowiedzi ani nie wpływa na wynik walidacji.

Warunki organizacyjne

• Czas trwania: 20 godzin zegarowych, w tym 7h teorii, 9 h45min. praktyki, 3h przerwy i 15min. walidacja
• Szkolenie indywidualne realizowane w formie zdalnej w czasie rzeczywistym
• Przerwy wliczają się w czas trwania usługi. Przerwy są elastyczne dostosowane do uczestnika, tzn. że mogą ulec nieznacznemu przesunięciu w zależności od tempa pracy kursantów.
• Uczestnik jest zobowiązany do udziału w minimum 80% zajęć
• Obecność Uczestnika jest potwierdzana na podstawie imiennego oświadczenia przesłanego przez Uczestnika drogą e-mailową po zakończeniu szkolenia oraz raportu obecności z platformy MS Teams
• Forma zajęć obejmuje wykład, ćwiczenia praktyczne, analizę case study oraz pracę z dokumentacją cyfrową.
• Walidacja realizowana jest w formie zdalnej przy pomocy narzędzi cyfrowych. Metody walidacji: Test teoretyczny z wynikiem generowanym automatycznie,
• Usługa obejmuje również czas oczekiwania na wynik walidacji - wynik z walidacji podawany jest automatycznie.

Uczestnik otrzymuje materiały szkoleniowe w postaci prezentacji. Na żądanie uczestnika ze specjalnymi potrzebami organizator zapewnia materiały dostosowane do jego specjalnych potrzeb.

• W przypadku potrzeby zapewnienia specjalnych udogodnień, przed zapisem na usługę, prosimy o kontakt.
• Informacja dot. VAT: Usługi świadczone przez AMG Anna Garbat są podmiotowo zwolnione z VAT, na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT. Tzn. usługa pozostaje zwolniona z VAT niezależnie od tego, czy uczestnik korzysta z dofinansowania, czy płaci za usługę samodzielnie. W przypadku finansowana ze środków publicznych w wysokości co najmniej 70%, dodatkowo może mieć zastosowanie zwolnienie przedmiotowe z § 3 ust. 1 pkt 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. Oznacza to, że:

-bez dofinansowania lub z dofinansowaniem poniżej 70% - zwolnienie z VAT wynika z art. 113 ust. 1 ustawy o VAT,

-z dofinansowaniem ze środków publicznych na poziomie co najmniej 70% - zwolnienie z VAT na podstawie, tj. § 3 ust. 1 pkt 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013

1. Usługa będzie realizowana zdalnie w czasie rzeczywistym za pośrednictwem platformy Microsoft Teams. Uczestnik otrzymuje link umożliwiający dołączenie do spotkania online. Platforma umożliwia udział w zajęciach na żywo, komunikację głosową i tekstową, udostępnianie ekranu, prezentację materiałów oraz pracę z plikami i narzędziami online.
2. Uczestnik powinien dysponować komputerem stacjonarnym lub laptopem wyposażonym w sprawną kamerę, mikrofon i głośniki lub słuchawki. Zalecany jest ekran o przekątnej umożliwiającej wygodną pracę z dokumentacją, arkuszami, formularzami i materiałami szkoleniowymi. Z uwagi na praktyczny charakter zajęć nie ma możliwości uczestnictwa w szkoleniu przy użyciu telefonu, tabletu ani systemu Android. Przed rozpoczęciem szkolenia należy przetestować działanie kamery i mikrofonu.
3. Uczestnik powinien dysponować stabilnym łączem internetowym o minimalnej przepustowości 5 Mb/s pobierania i 2 Mb/s wysyłania. Zalecane jest korzystanie z połączenia przewodowego lub stabilnej sieci Wi-Fi. W przypadku korzystania z internetu mobilnego Uczestnik powinien zapewnić odpowiedni zasięg i pakiet danych umożliwiający udział w spotkaniach wideo.
4. Niezbędne jest posiadanie aktualnej wersji aplikacji Microsoft Teams albo aktualnej przeglądarki internetowej, np. Microsoft Edge lub Google Chrome. Uczestnik powinien mieć możliwość otwierania plików PDF oraz dokumentów, arkuszy i prezentacji, np. w pakiecie Microsoft Office, LibreOffice lub bezpłatnych narzędziach online. Zaleca się wyłączenie blokowania reklam i aktualizowanie przeglądarki do najnowszej wersji w celu zapewnienia kompatybilności i bezpieczeństwa.

W przypadku problemów technicznych Uczestnik powinien skontaktować się z organizatorem, korzystając z danych kontaktowych wskazanych w Karcie Usługi.