Fundacja w praktyce – organizacja pracy, dokumentacja wewnętrzna i obowiązki zarządu - szkolenie

Dla osiągnięcia celu edukacyjnego zakres tematyczny szkolenia obejmuje:

Moduł 1. Fundacja jako organizacja – podstawy funkcjonowania i przygotowanie do pełnienia ról organizacyjnych

1. Istota fundacji jako organizacji realizującej cele statutowe.
2. Podstawowe etapy rozpoczęcia działalności fundacji – od decyzji o jej utworzeniu do podjęcia bieżącej działalności.
3. Fundator, zarząd i pozostałe organy fundacji – rola, zakres odpowiedzialności i wzajemne relacje.
4. Podstawowe zasady reprezentowania fundacji i podejmowania decyzji.
5. Znaczenie statutu jako dokumentu określającego zasady funkcjonowania organizacji.
6. Podstawowe obowiązki organizacyjne związane z rozpoczęciem działalności fundacji.
7. Warsztat: analiza przykładowej sytuacji organizacyjnej, identyfikowanie ról poszczególnych osób oraz przyporządkowywanie obowiązków do właściwych organów fundacji.

Moduł 2. Organizacja pracy fundacji i odpowiedzialność osób zarządzających

1. Zadania i zakres odpowiedzialności organów fundacji w bieżącym funkcjonowaniu organizacji.
2. Zasady organizowania pracy zarządu i nadzorowania realizacji zadań.
3. Podział obowiązków pomiędzy członków zarządu, pracowników, współpracowników i wolontariuszy.
4. Organizacja przepływu informacji i dokumentowania ustaleń.
5. Najczęstsze problemy wynikające z niejasnego podziału kompetencji.
6. Warsztat: analiza sytuacji problemowych dotyczących organizacji pracy, określanie zakresów odpowiedzialności i dobór rozwiązań organizacyjnych.

Moduł 3. Prowadzenie dokumentacji wewnętrznej fundacji

1. Rodzaje dokumentów wykorzystywanych w bieżącej działalności fundacji.
2. Zasady sporządzania uchwał, protokołów, upoważnień i dokumentowania decyzji.
3. Dokumentowanie współpracy z osobami zaangażowanymi w działalność organizacji.
4. Organizacja obiegu, aktualizacji i przechowywania dokumentacji.
5. Kontrola kompletności i poprawności dokumentów wewnętrznych.
6. Warsztat: analiza przykładowych uchwał, protokołów i upoważnień, identyfikowanie nieprawidłowości oraz przygotowanie propozycji korekt.

Moduł 4. Obowiązki administracyjne i sprawozdawcze w działalności fundacji

1. Obowiązki związane z aktualizacją danych fundacji.
2. Podstawowe obowiązki ewidencyjne i dokumentacyjne związane z prowadzeniem działalności.
3. Rodzaje sprawozdań i dokumentów wymagających przygotowania przez fundację.
4. Organizacja wykonywania obowiązków administracyjnych i sprawozdawczych.
5. Podział odpowiedzialności za przygotowanie, sprawdzenie i zatwierdzanie dokumentacji.
6. Identyfikowanie ryzyka niedotrzymania terminów i niekompletności dokumentów.
7. Warsztat: analiza przykładowej sytuacji fundacji i opracowanie zestawienia obowiązków, wymaganych dokumentów oraz terminów ich realizacji.

Moduł 5. Organizacja współpracy i komunikacji wewnętrznej

1. Zasady współpracy pomiędzy zarządem a osobami wykonującymi zadania na rzecz fundacji.
2. Organizacja spotkań roboczych i posiedzeń organów fundacji.
3. Przekazywanie informacji i dokumentowanie ustaleń organizacyjnych.
4. Zasady rozwiązywania problemów wynikających z nieprawidłowej komunikacji.
5. Postępowanie w sytuacjach wymagających uzgodnień lub decyzji zarządu.
6. Warsztat: analiza przypadków dotyczących współpracy wewnętrznej, przepływu informacji i odpowiedzialności za realizację zadań.

Moduł 6. Wewnętrzne procedury i kontrola prawidłowości funkcjonowania fundacji

1. Znaczenie procedur wewnętrznych w organizacji działalności fundacji.
2. Zasady kontroli kompletności dokumentacji i prawidłowości obiegu informacji.
3. Identyfikowanie ryzyk związanych z niejasnym podziałem obowiązków, brakami w dokumentacji i nieterminowym wykonywaniem zadań.
4. Postępowanie w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości organizacyjnych.
5. Dobór działań korygujących i zapobiegających powtarzaniu się błędów.
6. Warsztat: analiza przykładowych nieprawidłowości w funkcjonowaniu fundacji i opracowanie propozycji działań naprawczych.

Moduł 7. Studium przypadku – bieżące zarządzanie działalnością fundacji

1. Analiza sposobu organizacji pracy na podstawie opisu przykładowej fundacji.
2. Ocena podziału obowiązków i sposobu dokumentowania decyzji.
3. Identyfikowanie braków w dokumentacji i organizacji wykonywania obowiązków.
4. Rozpoznawanie problemów związanych z komunikacją i przepływem informacji.
5. Dobór rozwiązań usprawniających funkcjonowanie organizacji.
6. Warsztat podsumowujący: rozwiązanie wieloetapowego przypadku obejmującego dokumentację, decyzje zarządu, komunikację wewnętrzną oraz obowiązki administracyjne i sprawozdawcze.

Walidacja

Łączna ilość godzin: 24h w tym 8h30min teoria, 11h 10min min praktyka, 4h przerwy, 20 min walidacja

Warunki organizacyjne:

1. Szkolenie realizowane z wykorzystaniem platformy umożliwiającej komunikację audio i wideo w czasie rzeczywistym w grupie maksymalnie 5 osób
2. Usługa realizowana w godzinach zegarowych 1h=60 min.
3. Przerwy wliczają się w czas trwania usługi. Przerwy są elastyczne dostosowane do uczestnika, tzn. że mogą ulec nieznacznemu przesunięciu w zależności od tempa pracy kursantów.
4. Uczestnik jest zobowiązany do udziału w minimum 80% zajęć
5. Obecność Uczestników jest potwierdzana na podstawie imiennego oświadczenia przesłanego przez Uczestnika drogą e-mailową po zakończeniu szkolenia oraz raportu obecności z platformy MS Teams
6. Forma zajęć obejmuje: interaktywny wykład z wykorzystaniem prezentacji, rozmowy na żywo, ćwiczeń praktycznych

Każdy uczestnik powinien posiadać:

• komputer lub laptop z dostępem do Internetu,
• kamerę i mikrofon,
• możliwość aktywnego udziału w zajęciach,
• wstępny pomysł na działalność fundacji,

7. Usługa obejmuje również czas oczekiwania na wynik walidacji - wynik z walidacji podawany jest automatycznie

Sposób organizacji walidacji:

Walidacja realizowana jest na koniec ostatniego dnia szkolenia w formie zdalnej przy pomocy narzędzi cyfrowych – tj. Google forms. Metody walidacji: Test teoretyczny z wynikiem generowanym automatycznie.

Walidacja – test teoretyczny z wynikiem generowanym automatycznie

Wszystkie efekty uczenia się oraz przypisane do nich kryteria weryfikacji sprawdzane są za pomocą testu teoretycznego z wynikiem generowanym automatycznie.

Test przeprowadzany jest zdalnie. Uczestnik rozwiązuje go samodzielnie na własnym komputerze, laptopie po zalogowaniu się do systemu przy użyciu otrzymanego loginu i hasła.

Test zawiera pytania zamknięte, w tym pytania odnoszące się do opisów sytuacji i przypadków związanych z zakładaniem oraz prowadzeniem fundacji. Pozwalają one zweryfikować, czy uczestnik rozpoznaje właściwy sposób postępowania, ocenia przedstawione informacje, porównuje możliwe rozwiązania oraz wybiera rozwiązania zgodne z zasadami tworzenia, organizacji, finansowania i prowadzenia fundacji.

Wynik testu generowany jest automatycznie, bez udziału osoby prowadzącej szkolenie. Walidator nadzoruje prawidłowy przebieg procesu walidacji, potwierdza samodzielność wykonania testu oraz weryfikuje uzyskany wynik.

Warunkiem pozytywnego zaliczenia walidacji jest uzyskanie wyniku minimum 60%.

W trakcie szkolenia uczestnicy otrzymają karty pracy do ćwiczeń.

Prezentację oraz checklistę „Fundacja krok po kroku” w wersji elektronicznej organizator dostarcza do 3 dni po szkoleniu.

Na życzenie osoby ze szczególnymi potrzebami Usługodawca zapewnia materiały szkoleniowe spełniające warunek dostępności.

Informacja dot. VAT: Usługi świadczone przez AMG Anna Garbat są podmiotowo zwolnione z VAT, na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT. Tzn. usługa pozostaje zwolniona z VAT niezależnie od tego, czy uczestnik korzysta z dofinansowania, czy płaci za usługę samodzielnie.

W przypadku finansowana ze środków publicznych w wysokości co najmniej 70%, dodatkowo może mieć zastosowanie zwolnienie przedmiotowe z § 3 ust. 1 pkt 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r.

Oznacza to, że:

-bez dofinansowania lub z dofinansowaniem poniżej 70% — zwolnienie z VAT wynika z art. 113 ust. 1 ustawy o VAT,

-z dofinansowaniem ze środków publicznych na poziomie co najmniej 70% — usługa nadal jest zwolniona z VAT, tj. § 3 ust. 1 pkt 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r.

• Warunkiem uznania usługi za ukończoną oraz dopuszczenia uczestnika do walidacji jest zachowanie frekwencji na poziomie 80% łącznej liczby godzin usługi

Usługa realizowana będzie w formie zdalnej w czasie rzeczywistym z wykorzystaniem platformy Microsoft Teams.

Uwaga: Ze względu na praktyczny charakter zajęć nie dopuszcza się udziału przez urządzenia mobilne (telefon, tablet).

Minimalne wymagania sprzętowe:

• komputer stacjonarny lub laptop z aktualnym systemem operacyjnym umożliwiającym korzystanie z platformy Microsoft Teams,
• procesor minimum 2-rdzeniowy 2 GHz,
• minimum 4 GB pamięci RAM,
• sprawna kamera internetowa,
• sprawny mikrofon oraz głośniki lub słuchawki,

Minimalne wymagania dotyczące łącza internetowego:

• stały dostęp do Internetu,
• minimalna prędkość pobierania danych: 5 Mb/s,
• minimalna prędkość wysyłania danych: 2 Mb/s,
• zalecane jest korzystanie ze stabilnego łącza szerokopasmowego.

Niezbędne oprogramowanie:

• zainstalowana bezpłatna aplikacja Microsoft Teams lub aktualna wersja jednej z przeglądarek internetowych: Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox lub Safari,
• program umożliwiający otwieranie plików w formacie PDF,
• program umożliwiający otwieranie dokumentów Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) lub ich odpowiedników zgodnych z tymi formatami.

Link do szkolenia oraz instrukcja logowania zostaną przekazane uczestnikom drogą elektroniczną najpóźniej 2 dni przed rozpoczęciem usługi. Uczestnik zobowiązany jest do zalogowania się do szkolenia z wykorzystaniem otrzymanego linku oraz do zapewnienia sprawnego działania sprzętu i łącza internetowego przez cały czas trwania usługi.

W przypadku problemów technicznych należy skontaktować się z osobą odpowiedzialną za techniczną pomoc pod numerem telefonu 600 123 835 lub mail: amg@dofinansowaneszkolenia.eu.