Szkolenie: Administracja biurowa z obsługą komputera

Warunki osiągnięcia celu edukacyjnego

Dla osiągnięcia pełnych korzyści edukacyjnych oraz przygotowania uczestnika do wykonywania zadań administracyjnych i biurowych z wykorzystaniem komputera wskazane są:

• gotowość do wykonywania praktycznych ćwiczeń na komputerze,
• gotowość do pracy z dokumentami, plikami, pocztą elektroniczną i informacją,
• podstawowa umiejętność posługiwania się klawiaturą i myszą lub gotowość do rozwinięcia tych umiejętności podczas szkolenia,
• gotowość do poznawania zasad organizacji pracy administracyjno-biurowej,
• gotowość do stosowania zasad bezpieczeństwa informacji i ochrony danych podczas pracy z dokumentacją.

Szkolenie jest odpowiednie dla osób początkujących i nie wymaga zaawansowanego przygotowania informatycznego ani wcześniejszego doświadczenia na stanowisku administracyjnym lub biurowym.

Usługa skierowana jest zarówno do osób planujących zmianę ścieżki zawodowej i rozpoczęcie pracy biurowej, jak również do obecnych pracowników administracji, sekretariatów, recepcji, działów obsługi klienta, sprzedaży oraz innych działów wspierających funkcjonowanie przedsiębiorstwa lub instytucji.

Rekomendacja techniczna

Dla zapewnienia odpowiedniego tempa pracy wskazana jest podstawowa znajomość obsługi komputera. Uczestnik będzie korzystał podczas zajęć z komputera wyposażonego w system operacyjny, aktualną przeglądarkę internetową oraz oprogramowanie umożliwiające wykonywanie podstawowych zadań biurowych. Sprzęt powinien umożliwiać pracę z dokumentami tekstowymi, arkuszami kalkulacyjnymi, pocztą elektroniczną, plikami oraz zasobami internetowymi. Organizator zapewnia stanowisko komputerowe oraz dostęp do oprogramowania niezbędnego do wykonania ćwiczeń przewidzianych w programie szkolenia.

Zakres tematyczny

DZIEŃ I

1. Organizacja pracy administracyjno-biurowej

• charakterystyka pracy administracyjnej i biurowej,
• podstawowe zadania wykonywane na stanowiskach administracyjno-biurowych,
• organizacja stanowiska pracy,
• planowanie i ustalanie kolejności wykonywania zadań,
• organizowanie czasu pracy i terminów,
• prowadzenie kalendarza zadań i spotkań,
• podstawowe zasady komunikacji wewnętrznej w organizacji,
• odpowiedzialność pracownika za dokumenty i informacje,
• kultura organizacyjna i standardy profesjonalnej obsługi w środowisku biurowym.

2. Dokumentacja i obieg dokumentów w pracy biurowej

• podstawowe rodzaje dokumentów występujących w pracy administracyjnej,
• dokumenty przychodzące i wychodzące,
• rejestrowanie dokumentów,
• zasady porządkowania dokumentacji,
• nadawanie nazw i oznaczeń dokumentom,
• obieg dokumentów wewnątrz organizacji,
• przekazywanie dokumentów właściwym osobom i komórkom organizacyjnym,
• przechowywanie dokumentacji,
• podstawowe zasady archiwizacji dokumentów,
• wyszukiwanie i udostępnianie dokumentacji,
• ćwiczenia praktyczne dotyczące organizacji obiegu przykładowych dokumentów biurowych.

3. Podstawy obsługi komputera w administracji

• elementy zestawu komputerowego i ich zastosowanie,
• podstawowe funkcje systemu operacyjnego,
• uruchamianie i zamykanie programów,
• tworzenie folderów i podfolderów,
• zapisywanie dokumentów,
• kopiowanie, przenoszenie i usuwanie plików,
• zmiana nazw plików i folderów,
• wyszukiwanie dokumentów na komputerze,
• organizowanie elektronicznego archiwum dokumentów,
• stosowanie czytelnych zasad nazewnictwa plików,
• zapisywanie dokumentów w różnych formatach,
• podstawowe zasady wykonywania kopii dokumentów.

4. Bezpieczna praca z komputerem i informacją

• zasady bezpiecznego korzystania ze sprzętu komputerowego,
• tworzenie i stosowanie bezpiecznych haseł,
• ochrona dostępu do komputera i dokumentów,
• rozpoznawanie podstawowych zagrożeń internetowych,
• bezpieczne korzystanie z poczty elektronicznej,
• ostrożność podczas otwierania załączników i odnośników,
• ochrona danych osobowych i informacji służbowych,
• zasada ograniczonego dostępu do dokumentacji,
• prawidłowe przechowywanie i udostępnianie plików.

DZIEŃ II

5. Tworzenie i formatowanie dokumentów biurowych w edytorze tekstu

• tworzenie nowego dokumentu,
• wprowadzanie i edytowanie tekstu,
• podstawowe zasady redagowania dokumentów,
• formatowanie czcionki i akapitów,
• wyrównywanie tekstu,
• stosowanie odstępów i interlinii,
• tworzenie list punktowanych i numerowanych,
• korzystanie z tabulatorów,
• tworzenie i formatowanie tabel,
• ustawienia strony i marginesów,
• nagłówki i stopki,
• numerowanie stron,
• sprawdzanie poprawności dokumentu,
• zapisywanie dokumentu,
• przygotowanie dokumentu do wydruku,
• zapisywanie dokumentu w formacie PDF,
• ćwiczenie praktyczne polegające na przygotowaniu przykładowego dokumentu administracyjnego.

6. Korespondencja służbowa i dokumenty administracyjne

• zasady przygotowywania korespondencji służbowej,
• struktura pisma formalnego,
• przygotowywanie zawiadomień, informacji i odpowiedzi,
• tworzenie notatek służbowych,
• przygotowywanie prostych formularzy i zestawień,
• stosowanie odpowiedniego stylu i języka w komunikacji pisemnej,
• poprawność językowa i czytelność dokumentów,
• zasady podpisywania i przekazywania dokumentów,
• przygotowanie przykładowej korespondencji biurowej w edytorze tekstu.

7. Arkusz kalkulacyjny w pracy administracyjnej

• budowa arkusza kalkulacyjnego,
• wprowadzanie danych tekstowych i liczbowych,
• organizowanie danych w wierszach i kolumnach,
• formatowanie komórek,
• tworzenie prostych tabel,
• dostosowanie szerokości kolumn i wysokości wierszy,
• sortowanie danych,
• filtrowanie danych,
• wykonywanie podstawowych obliczeń,
• stosowanie podstawowych formuł i funkcji,
• przygotowywanie prostych zestawień administracyjnych,
• kontrola poprawności danych,
• przygotowanie arkusza do wydruku,
• praktyczne przygotowanie przykładowego zestawienia biurowego.

DZIEŃ III

8. Poczta elektroniczna i komunikacja w pracy biurowej

• zasady działania poczty elektronicznej,
• tworzenie i wysyłanie wiadomości,
• prawidłowe formułowanie tematu wiadomości,
• stosowanie zwrotów właściwych dla korespondencji zawodowej,
• odpowiadanie na wiadomości i ich przekazywanie,
• korzystanie z pól DW i UDW,
• dodawanie i pobieranie załączników,
• organizowanie wiadomości w folderach,
• wyszukiwanie korespondencji,
• tworzenie podpisu wiadomości,
• zasady profesjonalnej komunikacji elektronicznej,
• rozpoznawanie podejrzanych wiadomości i załączników.

9. Internet i cyfrowa organizacja pracy biurowej

• korzystanie z przeglądarki internetowej,
• wyszukiwanie informacji potrzebnych do realizacji zadań służbowych,
• ocena wiarygodności podstawowych informacji dostępnych w internecie,
• pobieranie i zapisywanie dokumentów,
• korzystanie z formularzy internetowych,
• zarządzanie zakładkami i historią przeglądania,
• korzystanie z kalendarza elektronicznego,
• organizowanie terminów i spotkań,
• tworzenie przypomnień,
• podstawowe zasady współdzielenia dokumentów,
• organizowanie elektronicznych zasobów biurowych.

10. Warsztat praktyczny – kompleksowa realizacja zadania administracyjno-biurowego

• przyjęcie i analiza przykładowego zadania administracyjnego,
• utworzenie właściwej struktury folderów,
• uporządkowanie otrzymanych dokumentów,
• przygotowanie dokumentu tekstowego,
• przygotowanie korespondencji służbowej,
• utworzenie prostego zestawienia w arkuszu kalkulacyjnym,
• zapisanie dokumentów we właściwych formatach,
• przygotowanie wiadomości e-mail wraz z załącznikiem,
• organizacja terminu lub zadania w kalendarzu,
• zastosowanie zasad właściwego nazewnictwa plików,
• sprawdzenie kompletności przygotowanej dokumentacji,
• zastosowanie podstawowych zasad bezpieczeństwa informacji,
• przygotowanie dokumentacji do przekazania lub archiwizacji.

Walidacja

Walidacja zostanie przeprowadzona z zachowaniem rozdzielności funkcji szkoleniowej i walidacyjnej. Osoba prowadząca szkolenie nie będzie podejmowała decyzji o wyniku walidacji.

Walidację przeprowadzi uprawniona osoba lub niezależny podmiot zewnętrzny.

Szkolenie przygotowuje uczestnika do walidacji efektów uczenia się określonych dla kwalifikacji:

„Administracja biurowa z obsługą komputera” – ICVC/AOK 20011.12.

Walidacja efektów uczenia się zostanie przeprowadzona z wykorzystaniem testu teoretycznego oraz analizy dowodów i deklaracji, zgodnie z metodami przypisanymi do efektów uczenia się dla kwalifikacji „Administracja biurowa z obsługą komputera” – ICVC/AOK 20011.12.

Walidacja zostanie przeprowadzona z zachowaniem rozdzielności funkcji szkoleniowej i walidacyjnej przez uprawnioną osobę lub niezależny podmiot zewnętrzny.

Warunki organizacyjne:

Łączny czas realizacji szkolenia wynosi 16 godzin zegarowych.

W czasie realizacji usługi przewidziane są przerwy zgodnie z harmonogramem. Przerwy wliczone są w całkowity czas trwania usługi.

Uczestnik ma zapewnione indywidualne stanowisko pracy podczas szkolenia.

Organizator szkolenia zapewnia sprzęt komputerowy w liczbie 1 sztuka na uczestnika oraz dostęp do oprogramowania niezbędnego do realizacji programu.

Jeżeli uczestnik preferuje korzystanie z własnego sprzętu komputerowego, może używać własnego urządzenia po spełnieniu wymagań technicznych niezbędnych do przeprowadzenia ćwiczeń.

Warunkiem uzyskania zaświadczenia o ukończeniu szkolenia jest uczestnictwo w co najmniej 80% zajęć oraz przystąpienie do przewidzianej walidacji.

Szkolenie zakończone jest egzaminem/walidacją prowadzącą do potwierdzenia kwalifikacji.

Certyfikat uzyskania kwalifikacji wydawany jest osobom, które uzyskały pozytywny wynik walidacji zgodnie z zasadami instytucji walidującej i certyfikującej.

Walidacja zostanie przeprowadzona przez podmiot zewnętrzny, z zapewnieniem rozdzielności funkcji procesu szkoleniowego i procesu walidacji.

Uczestnikowi zostaną przekazane materiały dydaktyczne w postaci skryptu, notesu, długopisu, jak również materiały niezbędne do realizacji części praktycznej szkolenia.

Materiały zgodne ze Standardami dostępności 2021–2027 - zapewniają wysoki kontrast, czytelny układ, podpisane grafiki i prosty język.

Zwolnienie z VAT na podstawie § 3 ust. 1 pkt 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień (tekst jednolity: Dz. U. z 2025 r. poz. 832)

Uczestnik, zapisując się na usługę, oświadcza, że odbywa się ona poza godzinami pracy lub w dni wolne od pracy.

Organizator zapewnia dostępność osobom ze szczególnymi potrzebami zgodnie z Ustawą z 19.07.2019 r. (Dz.U. 2022 poz.2240) oraz Standardami dostępności dla polityki spójności 2021–2027.

Walidacja realizowana jest przez niezależny podmiot zewnętrzny – zapewniona jest rozdzielność funkcji – walidację przeprowadza inna osoba niż prowadząca szkolenie.