Warsztatowa Facylitacja Spotkań i Zarządzanie Dynamiką Grupy

Moduł 1. Cel i struktura skutecznego spotkania

- różnica pomiędzy spotkaniem a wymianą informacji,

- określanie celu spotkania,

- definiowanie oczekiwanego rezultatu,

- dobór uczestników,

- określanie zakresu tematycznego,

- planowanie czasu,

- budowanie logicznej struktury spotkania.

Moduł 2. Przygotowanie spotkania roboczego

- tworzenie agendy,

- kolejność tematów,

- określanie czasu na poszczególne punkty,

- przygotowanie informacji dla uczestników,

- określenie zasad pracy,

- przygotowanie pytań,

- przewidywanie potencjalnych trudności.

Moduł 3. Rola facylitatora i zasady prowadzenia grupy

- rola osoby prowadzącej,

- neutralność wobec stanowisk,

- koncentracja na procesie spotkania,

- dbanie o możliwość wypowiedzi,

- pilnowanie celu,

- utrzymywanie struktury dyskusji,

- podsumowywanie kolejnych etapów.

Moduł 4. Pilnowanie tematu i czasu spotkania

- rozpoznawanie dygresji,

- reagowanie na odejście od tematu,

- wracanie do celu spotkania,

- kontrolowanie czasu,

- informowanie o pozostałym czasie,

- zmiana tempa pracy,

- odkładanie tematów pobocznych,

- priorytetyzowanie kwestii do omówienia.

Moduł 5. Angażowanie uczestników i porządkowanie dyskusji

- pytania otwierające dyskusję,

- pytania doprecyzowujące,

- angażowanie mniej aktywnych osób,

- ograniczanie dominacji jednej osoby,

- zbieranie różnych perspektyw,

- porządkowanie wypowiedzi,

- parafraza i podsumowanie,

- przechodzenie od dyskusji do decyzji.

Ćwiczenie praktyczne

Uczestnicy przygotowują i prowadzą fragment spotkania roboczego, obejmujący:

- określenie celu,

- przedstawienie agendy,

- moderowanie dyskusji,

- kontrolę czasu,

- aktywizowanie uczestników,

- podsumowanie ustaleń.

Ćwiczenie nie stanowi walidacji.

Moduł 6. Zarządzanie dynamiką grupy

- obserwowanie dynamiki grupy,

- rozpoznawanie poziomu zaangażowania,

- wpływ relacji na przebieg spotkania,

- zarządzanie energią grupy,

- reagowanie na brak aktywności,

- zmiana sposobu prowadzenia spotkania,

- utrzymywanie koncentracji na celu.

Moduł 7. Reagowanie na trudne zachowania podczas spotkania

- dominowanie dyskusji,

- przerywanie,

- dygresje,

- wycofanie,

- krytykowanie,

- spory pomiędzy uczestnikami,

- powtarzanie tych samych argumentów,

- konstruktywne przerywanie zachowań utrudniających pracę.

Moduł 8. Podejmowanie decyzji i porządkowanie ustaleń

- oddzielanie dyskusji od decyzji,

- sprawdzanie poziomu porozumienia,

- formułowanie propozycji,

- porządkowanie wariantów,

- określanie kryteriów wyboru,

- podsumowywanie decyzji,

- upewnianie się, że ustalenia są jednoznaczne.

Moduł 9. Podział odpowiedzialności i dalsze działania

- określanie zadań,

- wskazywanie osób odpowiedzialnych,

- definiowanie rezultatów,

- określanie terminów,

- identyfikowanie zależności,

- potwierdzanie odpowiedzialności,

- monitorowanie realizacji ustaleń.

Moduł 10. Domykanie spotkania i komunikowanie ustaleń

- podsumowanie najważniejszych punktów,

- przypomnienie decyzji,

- lista zadań,

- odpowiedzialność i terminy,

- kwestie pozostawione do dalszej pracy,

- przygotowanie krótkiego podsumowania spotkania,

- komunikowanie dalszych kroków.

Ćwiczenie kompleksowe

Uczestnik prowadzi symulowane spotkanie robocze i:

- określa cel,

- przedstawia strukturę spotkania,

- zarządza czasem,

- angażuje uczestników,

- reaguje na trudne zachowania,

- porządkuje dyskusję,

- doprowadza do ustaleń,

- określa odpowiedzialność i dalsze działania.

Ćwiczenie nie stanowi walidacji.

WALIDACJA

Walidacja obejmuje zadanie praktyczne.

Zadanie praktyczne

Uczestnik otrzymuje opis sytuacji spotkaniowej i:

- określa cel spotkania,

- przygotowuje strukturę,

- rozpoczyna spotkanie,

- porządkuje dyskusję,

- reaguje na wskazane zachowanie uczestnika,

- pilnuje czasu,

- podsumowuje decyzje,

- określa zadania, odpowiedzialność i terminy.

Walidator dokonuje oceny zgodnie ze zdefiniowanymi kryteriami weryfikacji efektów uczenia się.

Walidacja trwa 60 minut i odbywa się w ostatniej godzinie drugiego dnia szkolenia.

Każdy uczestnik otrzyma materiały szkoleniowe w formie elektronicznej obejmujące najważniejsze zagadnienia szkolenia, przykładowe agendy, schemat prowadzenia spotkania, techniki facylitacyjne, sposoby reagowania na trudne zachowania oraz wzory podsumowania ustaleń i podziału odpowiedzialności.

Udział w szkoleniu nie wymaga wcześniejszego przygotowania ani specjalistycznej wiedzy. Szkolenie przeznaczone jest dla osób uczestniczących w spotkaniach roboczych, projektowych lub zespołowych oraz dla osób odpowiedzialnych za ich przygotowanie, prowadzenie lub koordynowanie.