Usługa szkoleniowa: Zbieranie feedbacku i mierzenie efektywności automatyzacji – KPI, ROI i doskonalenie procesów

Czas przerwy jest wliczany do godzin szkolenia.

Liczba godzin teorii: 8 h 30 min

Liczba godzin praktyki: 12 h 30 min

Walidacja jest wliczana do procesu kształcenia i czasu trwania usługi.

Adresaci szkolenia:

Adresatami są w szczególności osoby odpowiedzialne za organizację procesów operacyjnych, logistykę, administrację, sprzedaż, obsługę klienta, analizę danych oraz nadzór nad rozwiązaniami technologicznymi. Szkolenie jest przeznaczone dla osób posiadających podstawową znajomość procesów realizowanych w przedsiębiorstwie i mających kontakt z danymi dotyczącymi ich realizacji. Uczestnicy będą wykorzystywać wiedzę i umiejętności w zakresie definiowania KPI i ROI, pomiaru efektów automatyzacji, zbierania feedbacku oraz identyfikowania obszarów wymagających dalszej optymalizacji.

Stosowane metody walidacji:

Test teoretyczny – sprawdzenie wiedzy uczestnika za pomocą pytań dotyczących m.in. KPI, ROI, metod pomiaru efektywności automatyzacji, sposobów zbierania feedbacku oraz analizy danych. Test teoretyczny – 20 minut, test realizowany jest jednocześnie przez wszystkich uczestników.

Prezentacja – uczestnik przedstawia przygotowane rozwiązanie lub wyniki wykonania zadania, np. zestaw KPI, sposób zbierania feedbacku, ocenę efektywności automatyzacji lub raport z wynikami. Oceniana jest poprawność i adekwatność przedstawionego rozwiązania. Prezentacja – 30 minut łącznie dla grupy, maksymalnie 3 minuty na uczestnika.

Analiza dowodów i deklaracji – weryfikacja przygotowanych przez uczestnika materiałów, np. zestawień KPI, obliczeń ROI, analizy danych, wyników feedbacku lub raportu, wraz z deklaracją sposobu ich opracowania i wykorzystania w procesie. Analiza dowodów i deklaracji – 10 minut łącznie dla grupy.

Takie połączenie metod pozwala na pełną ocenę efektów szkolenia, zarówno wiedzy teoretycznej, jak i umiejętności praktycznych oraz kompetencji uczestników.

Szkolenie realizowane jest w jednej grupie liczącej maksymalnie do 10 osób. Każdy uczestnik powinien posiadać komputer lub laptop z dostępem do Internetu, sprawną kamerą, mikrofonem i głośnikami lub słuchawkami. Uczestnicy otrzymują materiały szkoleniowe w formie elektronicznej, umożliwiające aktywny udział w zajęciach oraz wykonywanie ćwiczeń praktycznych.

Usługa realizowana jest w oparciu o metody aktywizujące uczestników tj. ćwiczenia, analiza przypadku, dyskusja (rozmowa na żywo) grupowa, burza mózgów, warsztat.

Dostawca usług zapewnia realizację usługi rozwojowej uwzględniając potrzeby osób z niepełnosprawnościami (w tym również ze szczególnymi potrzebami) zgodnie ze Standardami dostępności dla polityki spójności 2021-2027.

1. Efektywność automatyzacji – co i dlaczego należy mierzyć (teoria 45 min; praktyka 15 min)

• Znaczenie pomiaru efektów automatyzacji; cele ewaluacji; zakres danych niezbędnych do oceny; identyfikowanie efektów operacyjnych, finansowych i jakościowych.

1. Cele automatyzacji w przedsiębiorstwie transportowym (teoria 30 min; praktyka 30 min)

• Powiązanie automatyzacji z celami biznesowymi; skrócenie czasu realizacji, ograniczenie błędów, poprawa terminowości, redukcja kosztów i liczby interwencji.

1. KPI – definicja, rodzaje i dobór wskaźników do procesu (teoria 45 min; praktyka 45 min)

• Definicja KPI; rodzaje wskaźników; zasady formułowania mierzalnych wskaźników; dobór KPI do celu i specyfiki procesu; wartości bazowe i docelowe.

1. KPI dla wybranych procesów w przedsiębiorstwie (teoria 30 min; praktyka 1 h)

• Pomiar czasu realizacji, terminowości, liczby błędów i interwencji oraz czasu obsługi zlecenia; interpretacja wartości wskaźników; ustalanie poziomów referencyjnych

1. ROI automatyzacji – sposób obliczania i interpretacji (teoria 30 min; praktyka 30 min)

• Pojęcie ROI; koszty wdrożenia i utrzymania rozwiązania; korzyści finansowe; wzory i zasady obliczania ROI; interpretacja wyniku.

1. Pomiar oszczędności czasu i kosztów (teoria 30 min; praktyka 1 h)

• Określanie czasu procesu przed i po automatyzacji; przeliczanie oszczędności czasu na wartość finansową; porównywanie kosztów procesu; dokumentowanie uzyskanych efektów

1. Wskaźniki twarde i miękkie (teoria 30 min; praktyka 30 min)

• Różnice między wskaźnikami ilościowymi i jakościowymi; zastosowanie danych operacyjnych oraz ocen użytkowników; łączenie obu grup wskaźników przy ocenie automatyzacji.

1. Metody zbierania feedbacku (teoria 45 min; praktyka 45 min)

• Ankiety, wywiady, warsztaty i grupy fokusowe; dobór metody do odbiorcy i celu; konstrukcja pytań; zasady pozyskiwania informacji od pracowników i klientów

1. Projektowanie cyklicznego systemu pozyskiwania opinii (teoria 30 min; praktyka 45 min)

• Określanie częstotliwości pomiarów; wskazanie uczestników procesu; kanały zbierania opinii; zakres informacji; odpowiedzialność za analizę i dokumentowanie feedbacku.

1. Analiza feedbacku i identyfikowanie problemów (teoria 30 min; praktyka 45min)

• Klasyfikowanie opinii; wykrywanie powtarzających się problemów; analiza przyczyn negatywnych ocen; powiązanie feedbacku z konkretnymi etapami procesu

1. Analiza trendów, błędów i opóźnień (teoria 30 min; praktyka 45 min)

• Analiza zmian wartości KPI w czasie; identyfikowanie odchyleń; lokalizowanie miejsc powstawania błędów i opóźnień; rozpoznawanie wąskich gardeł

1. Łączenie danych operacyjnych z opiniami użytkowników procesu (teoria 30 min; praktyka 45 min)

• Zestawianie danych liczbowych z feedbackiem; porównywanie wyników KPI z ocenami pracowników i klientów; wyciąganie wniosków na podstawie wielu źródeł informacji.

1. Ocena opłacalności automatyzacji i potrzeby jej modyfikacji (teoria 30 min; praktyka 45 min)

• Ocena uzyskanych efektów względem założonych celów; analiza ROI, KPI i feedbacku; identyfikowanie sytuacji wymagających korekty lub dalszej optymalizacji rozwiązania

1. Tworzenie raportów efektywności (teoria 30 min; praktyka 45 min)

• Struktura raportu; prezentowanie KPI, ROI, oszczędności i feedbacku; przedstawianie odchyleń, problemów i rekomendowanych działań; dostosowanie raportu do obszaru biznesowego

1. Wykorzystanie wyników pomiarów do optymalizacji automatyzacji (teoria 15 min; praktyka 15 min)

• Przekładanie wyników pomiarów na działania doskonalące; ustalanie priorytetów zmian; monitorowanie efektów wprowadzonych modyfikacji.

1. Warsztat – opracowanie zestawu KPI, systemu feedbacku i raportu dla wybranego procesu firmy (teoria 30 min; praktyka 1 h 30 min)

• Praktyczne opracowanie KPI, sposobu pomiaru efektów, systemu zbierania feedbacku oraz raportu efektywności dla wybranego procesu transportowego lub logistycznego; interpretacja wyników i wskazanie działań optymalizacyjnych

Walidacja usługi(praktyka 1 h) - Test teoretyczny – 20 minut; Prezentacja – 30 minut; Analiza dowodów i deklaracji – 10 minut

prezentacja multimedialna

przykładowe mapy procesów

karty ćwiczeń

Usługa może być zwolniona ze stawki VAT na podstawie par. 3 ust. 1 pkt 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20.12.2013 r. w sprawie zwolnień od podatków i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień, jeżeli udział w finansowaniu usługiwynosiconajmniej70% ze środków publicznych.

Kod dostępu zostanie udostępniony najpóźniej na 1 dzień przed rozpoczęciem usługi.

• Minimalne wymagania sprzętowe: komputer stacjonarny lub laptop z dostępem do Internetu, wyposażony w kamerę, mikrofon i głośniki lub słuchawki.
• Minimalne wymagania dotyczące parametrów łącza sieciowego: stabilne połączenie z Internetem o prędkości nie niższej niż 72,02 Mb/s.
• Niezbędne oprogramowanie: aktualna przeglądarka internetowa (np. Google Chrome, Microsoft Edge lub Mozilla Firefox), umożliwiająca udział w szkoleniu online oraz dostęp do prezentowanych treści i materiałów.
• Oprogramowanie do pracy z materiałami szkoleniowymi: program umożliwiający otwieranie plików w formatach PDF, DOC/DOCX oraz XLS/XLSX, np. Adobe Acrobat Reader, Microsoft Word i Microsoft Excel lub ich bezpłatne odpowiedniki.
• Narzędzia wykorzystywane podczas zajęć praktycznych: dostęp do platformy komunikacyjnej wskazanej przez organizatora, umożliwiającej udział w szkoleniu w czasie rzeczywistym, udostępnianie ekranu oraz prezentowanie wykonanych ćwiczeń.