Usługa szkoleniowa: Projektowanie i zarządzanie automatyzacją procesów biznesowych (workflow automation)

Czas przerwy jest wliczany do godzin szkolenia.

Liczba godzin teorii: 8 h

Liczba godzin praktyki: 13 h

Walidacja jest wliczana do procesu kształcenia i czasu trwania usługi.

Adresaci szkolenia:

Szkolenie jest przeznaczone dla osób zainteresowanych wykorzystaniem automatyzacji workflow do usprawniania procesów, ograniczania pracy manualnej, poprawy przepływu informacji oraz monitorowania efektywności realizowanych działań. Uczestnik powinien posiadać podstawową znajomość procesów biznesowych występujących w organizacji.

Stosowane metody walidacji:

Test wiedzy teoretycznej – pytania zamknięte i otwarte pozwalające zweryfikować znajomość workflow automation, modelowania procesów, narzędzi automatyzacji, analizy danych procesowych oraz identyfikacji ryzyka. Test teoretyczny – 20 minut, test realizowany jest jednocześnie przez wszystkich uczestników.

Prezentacja – ocena przygotowanych przez uczestnika map procesów, projektów workflow, propozycji automatyzacji oraz sposobu doboru i konfiguracji rozwiązania dla wybranego procesu. W przypadku usługi zdalnej uczestnik może zaprezentować wyniki pracy poprzez udostępnienie ekranu. Prezentacja - maksymalnie 3 minuty na uczestnika.

Analiza dowodów i deklaracji – ocena przygotowanych przez uczestnika planów wdrożenia, harmonogramów, zestawień zasobów i kosztów, analizy ryzyka oraz propozycji działań usprawniających proces na podstawie danych i feedbacku pracowników. Analiza dowodów i deklaracji – maksymalnie 1 minuta na uczestnika.

Takie połączenie metod pozwala na pełną ocenę efektów szkolenia, zarówno wiedzy teoretycznej, jak i umiejętności praktycznych oraz kompetencji uczestników.

Szkolenie realizowane jest w jednej grupie liczącej maksymalnie do 10 osób. Każdy uczestnik powinien posiadać komputer lub laptop z dostępem do Internetu, sprawną kamerą, mikrofonem i głośnikami lub słuchawkami. Uczestnicy otrzymują materiały szkoleniowe w formie elektronicznej, umożliwiające aktywny udział w zajęciach oraz wykonywanie ćwiczeń praktycznych.

Usługa realizowana jest w oparciu o metody aktywizujące uczestników tj. ćwiczenia, analiza przypadku, dyskusja grupowa (rozmowa na żywo), burza mózgów, warsztat.

Dostawca usług zapewnia realizację usługi rozwojowej uwzględniając potrzeby osób z niepełnosprawnościami (w tym również ze szczególnymi potrzebami) zgodnie ze Standardami dostępności dla polityki spójności 2021-2027.

1. Workflow automation w przedsiębiorstwie transportowym – definicja, zastosowania i korzyści (teoria 1 h)

• definicja i zasady działania workflow automation, zastosowanie automatyzacji w procesach firmowych, korzyści wynikające z automatyzacji przepływu pracy.

2. Identyfikacja i charakterystyka procesów biznesowych w firmie (teoria 30 min; praktyka 30 min)

• rodzaje i struktura procesów biznesowych, uczestnicy, wejścia i wyjścia procesu, przepływ informacji i dokumentów między działami.

3. Modelowanie procesów z wykorzystaniem BPMN i SIPOC (teoria 45 min; praktyka 45 min)

• podstawowe elementy BPMN, struktura i zastosowanie SIPOC, zasady tworzenia czytelnego modelu procesu.

4. Mapowanie procesu „od zlecenia do realizacji” – identyfikacja punktów wymagających pracy ręcznej (teoria 15 min; praktyka 1 h 15 min)

• etapy realizacji zlecenia transportowego, identyfikacja czynności manualnych i powtarzalnych, wskazywanie miejsc występowania opóźnień i błędów.

5. Analiza danych procesowych i identyfikowanie czynności powtarzalnych, opóźnień i wąskich gardeł (teoria 30 min; praktyka 1 h)

• rodzaje danych procesowych, analiza czasu i przebiegu realizacji zadań, identyfikacja wąskich gardeł i obszarów wymagających usprawnienia.

6. Klasyfikacja procesów pod kątem możliwości i zasadności automatyzacji (teoria 30 min; praktyka 1 h)

• kryteria oceny potencjału automatyzacji, ocena powtarzalności i standaryzacji czynności, ustalanie priorytetów automatyzacji.

7. Projektowanie przepływów pracy – od procesu obecnego do procesu docelowego (teoria 30 min; praktyka 1,5 h)

• analiza procesu AS-IS i projektowanie TO-BE, określanie kolejności działań i punktów decyzyjnych, eliminowanie zbędnych czynności i ograniczanie pracy manualnej.

8. Narzędzia workflow automation – możliwości, ograniczenia i dobór rozwiązania do potrzeb przedsiębiorstwa (teoria 45 min; praktyka 45 min)

• rodzaje narzędzi workflow automation, możliwości i ograniczenia wybranych rozwiązań, kryteria doboru narzędzia do procesu.

9. Konfiguracja automatyzacji na przykładzie procesu obiegu zlecenia lub dokumentów (teoria 30 min; praktyka 1,15 h)

• elementy i logika przepływu automatyzacji, konfiguracja wyzwalaczy, warunków i działań, testowanie przepływu i obsługa błędów.

10. Planowanie wdrożenia – priorytety, harmonogram, zasoby i szacowanie kosztów (teoria 30 min; praktyka 1 h)

• etapy i kolejność wdrożenia, określanie zasobów i odpowiedzialności, harmonogram i szacowanie kosztów.

11. Identyfikacja ryzyka automatyzacji – błędy danych, niewłaściwa konfiguracja, brak kontroli człowieka, bezpieczeństwo informacji (teoria 45 min; praktyka 45 min)

• rodzaje ryzyka związane z automatyzacją, błędy danych i konfiguracji, bezpieczeństwo informacji i kontrola człowieka.

12. Komunikacja i współpraca pomiędzy działami podczas wdrażania automatyzacji (teoria 30 min; praktyka 30 min)

• podział ról i odpowiedzialności, przepływ informacji między działami, komunikowanie zmian związanych z wdrożeniem.

13. Rola człowieka i AI we wspieraniu zautomatyzowanych procesów (teoria 30 min; praktyka 30 min)

• zadania człowieka w zautomatyzowanym procesie, możliwości wykorzystania AI, kontrola i weryfikacja rezultatów generowanych przez AI.

14. Zbieranie feedbacku po wdrożeniu oraz podstawowe sposoby mierzenia efektywności (teoria 30 min; praktyka 30 min)

• sposoby zbierania informacji zwrotnej, podstawowe wskaźniki efektywności procesu, wykorzystanie feedbacku do dalszej optymalizacji.

15. Raportowanie rezultatów automatyzacji – cele krótkoterminowe i długoterminowe (teoria 15 min; praktyka 30 min)

• określanie celów i mierników, analiza i prezentacja rezultatów, raportowanie realizacji celów i planowanie dalszych usprawnień.

Walidacja usługi (praktyka 1 h) - Test teoretyczny – 20 minut; Prezentacja – 30 minut; Analiza dowodów i deklaracji – 10 minut

prezentacja multimedialna

przykładowe mapy procesów

karty ćwiczeń

Usługa może być zwolniona ze stawki VAT na podstawie par. 3 ust. 1 pkt 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20.12.2013 r. w sprawie zwolnień od podatków i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień, jeżeli udział w finansowaniu usługiwynosiconajmniej70% ze środków publicznych.

Kod dostępu zostanie udostępniony najpóźniej na 1 dzień przed rozpoczęciem usługi.

• Minimalne wymagania sprzętowe: komputer stacjonarny lub laptop z dostępem do Internetu, wyposażony w kamerę, mikrofon i głośniki lub słuchawki.
• Minimalne wymagania dotyczące parametrów łącza sieciowego: stabilne połączenie z Internetem o prędkości nie niższej niż 72,02 Mb/s.
• Niezbędne oprogramowanie: aktualna przeglądarka internetowa (np. Google Chrome, Microsoft Edge lub Mozilla Firefox), umożliwiająca udział w szkoleniu online oraz dostęp do prezentowanych treści i materiałów.
• Oprogramowanie do pracy z materiałami szkoleniowymi: program umożliwiający otwieranie plików w formatach PDF, DOC/DOCX oraz XLS/XLSX, np. Adobe Acrobat Reader, Microsoft Word i Microsoft Excel lub ich bezpłatne odpowiedniki.
• Narzędzia wykorzystywane podczas zajęć praktycznych: dostęp do platformy komunikacyjnej wskazanej przez organizatora, umożliwiającej udział w szkoleniu w czasie rzeczywistym, udostępnianie ekranu oraz prezentowanie wykonanych ćwiczeń.