Specjalistka ds. internetowej obsługi firm szkoleniowych z wykorzystaniem systemów online i BUR - szkolenie

Warunki osiągnięcia celu edukacyjnego

Dla osiągnięcia celu edukacyjnego uczestnik powinien posiadać podstawową umiejętność obsługi komputera, przeglądarki internetowej i poczty elektronicznej, oraz zagadnień AI i social mediów.

Nie jest wymagane wcześniejsze doświadczenie w zawodzie wirtualnej asystentki, ani w obsłudze BUR.

Uczestnik powinien dysponować komputerem z dostępem do Internetu i możliwością korzystania z narzędzi wykorzystywanych podczas zajęć oraz aktywnie uczestniczyć w ćwiczeniach realizowanych podczas szkolenia online.

Ramowy program usługi

DZIEŃ 1: INTERNETOWA OBSŁUGA KLIENTA I ORGANIZACJA PRACY

1. Onboarding klienta i rozpoczęcie współpracy

• zebranie informacji potrzebnych do rozpoczęcia współpracy,
• analiza potrzeb i oczekiwań klienta,
• formularz onboardingowy,
• ustalanie zakresu zadań, terminów i odpowiedzialności,
• organizacja dostępów do kont, dokumentów i systemów,
• przygotowanie klienta do sprawnej współpracy.

2. Organizacja internetowej obsługi klienta

• kanały komunikacji online,
• obsługa zapytań i wiadomości,
• ustalanie standardów komunikacji,
• odpowiadanie na bieżące potrzeby klienta,
• przekazywanie informacji i raportowanie wykonanej pracy,
• reagowanie na zmiany, opóźnienia i sytuacje wymagające dodatkowych ustaleń.

3. Formularze i proces obsługi zapytań internetowych

• tworzenie i obsługa formularzy online,
• organizacja danych z formularzy,
• kwalifikowanie zapytań klientów,
• przygotowywanie prostych baz kontaktów,
• określanie statusu zapytania,
• przekazywanie informacji do dalszej obsługi.

4. Organizacja pracy zdalnej i dokumentacji cyfrowej

• porządkowanie folderów, plików i dokumentów,
• prowadzenie rejestrów klientów, terminów i statusów spraw,
• wykorzystanie kalendarzy, arkuszy i checklist,
• organizacja zadań cyklicznych i jednorazowych,
• bezpieczne udostępnianie dokumentów,
• tworzenie prostych procedur i instrukcji pracy.

5. Standard profesjonalnej współpracy z klientem

• ustalanie priorytetów,
• monitorowanie realizacji zadań,
• pilnowanie terminów i zobowiązań,
• komunikowanie braków i problemów,
• rozróżnianie zadań objętych zakresem współpracy od zadań dodatkowych,
• budowanie długofalowej relacji z klientem.

DZIEŃ 2: INTERNETOWA OBSŁUGA FIRMY SZKOLENIOWEJ I BUR

1. Rola osoby wspierającej firmę szkoleniową w procesach BUR

• zakres zadań przy obsłudze Dostawcy Usług,
• podstawowe etapy obsługi sprawy szkoleniowej,
• role uczestników procesu,
• odpowiedzialność za terminy, informacje i komunikację.

2. Wyszukiwanie informacji i źródeł finansowania w Internecie

• wyszukiwanie projektów, naborów i możliwości dofinansowania,
• ocena przydatności informacji,
• porządkowanie danych o terminach i poziomach dofinansowania,
• przygotowanie zestawienia informacji dla klienta.

3. Analiza dokumentów projektowych

• regulaminy, formularze i załączniki,
• wyszukiwanie kluczowych informacji,
• identyfikowanie braków formalnych,
• porządkowanie danych do dalszej obsługi.

4. Obsługa klienta zainteresowanego dofinansowaniem

• ustalanie informacji potrzebnych do oceny sprawy,
• przygotowanie listy wymaganych danych i dokumentów,
• komunikacja z klientem online,
• monitorowanie braków, terminów i statusu sprawy.

5. Kompetencje, kwalifikacje i walidacja

• różnica między kompetencją a kwalifikacją,
• kwalifikacje włączone i niewłączone do ZSK,
• kryteria weryfikacji efektów uczenia się,
• dobór metod i dokumentowanie walidacji.

DZIEŃ 3: KARTA USŁUGI I INTERNETOWE NARZĘDZIA W OBSŁUDZE BUR

1. Karta Usługi BUR – struktura i logika opisu

• kluczowe sekcje Karty Usługi,
• cel edukacyjny, grupa docelowa i program,
• efekty uczenia się i kryteria weryfikacji,
• spójność godzin, harmonogramu i warunków organizacyjnych.

2. Kontrola jakości Karty Usługi i harmonogramu

• sprawdzanie spójności programu, efektów uczenia się i harmonogramu,
• rozpisywanie czasu usługi,
• identyfikowanie błędów,
• analiza wezwań do uzupełnienia lub wyjaśnienia.

3. Internetowe narzędzia wspierające obsługę dokumentacji BUR

• praca z dokumentami i formularzami online,
• wyszukiwanie i porządkowanie informacji,
• przygotowywanie zestawień i checklist,
• organizacja danych dotyczących klientów i usług.

4. Wykorzystanie AI w pracy z informacjami i dokumentacją

• wykorzystanie ChatGPT i NotebookLM,
• przygotowywanie roboczych zestawień i treści,
• porządkowanie informacji,
• weryfikowanie treści przed wykorzystaniem.

DZIEŃ 4: PRAKTYCZNA OBSŁUGA FIRMY SZKOLENIOWEJ PRZEZ WIRTUALNĄ ASYSTENTKĘ

1. Specyfika pracy Wirtualnej Asystentki dla firmy szkoleniowej

• organizacja pracy firmy szkoleniowej od strony administracyjnej i internetowej,
• najczęstsze zadania powierzane Wirtualnej Asystentce,
• współpraca z właścicielem firmy, trenerami, uczestnikami i partnerami,
• podział odpowiedzialności pomiędzy WA a klientem,
• organizacja informacji dotyczących równolegle realizowanych szkoleń.

2. Obsługa uczestników szkoleń i klientów firmy szkoleniowej

• przyjmowanie zgłoszeń i zapytań,
• udzielanie podstawowych informacji organizacyjnych,
• obsługa formularzy zgłoszeniowych,
• prowadzenie list uczestników,
• potwierdzanie zapisów i udziału,
• wysyłanie informacji przed szkoleniem,
• przypomnienia dotyczące terminów, dokumentów i spotkań.

3. Organizacja szkolenia od strony technicznej i administracyjnej

• przygotowanie harmonogramu działań przed szkoleniem,
• organizacja spotkań online,
• tworzenie linków i zaproszeń,
• przygotowanie materiałów i informacji dla uczestników,
• współpraca z trenerem przed rozpoczęciem szkolenia,
• monitorowanie kompletności informacji,
• działania organizacyjne po zakończeniu szkolenia.

4. Zarządzanie dokumentacją i przepływem informacji w firmie szkoleniowej

• tworzenie struktury folderów dla klientów i usług,
• organizacja dokumentacji poszczególnych szkoleń,
• checklisty przygotowania i realizacji usługi,
• prowadzenie kalendarza szkoleń i terminów,
• kontrola brakujących informacji i dokumentów,
• przygotowywanie zestawień dla właściciela firmy,
• archiwizacja dokumentacji i porządkowanie danych.

5. Narzędzia online wspierające obsługę firmy szkoleniowej

• formularze Google i inne formularze zgłoszeniowe,
• arkusze do prowadzenia list klientów i uczestników,
• kalendarze i narzędzia do zarządzania zadaniami,
• systemy do spotkań i szkoleń online,
• narzędzia newsletterowe i komunikacyjne,
• wykorzystanie AI do przygotowania roboczych wiadomości, zestawień, checklist i podsumowań,
• weryfikowanie treści wygenerowanych przez AI przed przekazaniem klientowi lub uczestnikowi.

6. Warsztat – proces obsługi klienta szkoleniowego od zapytania do zakończenia usługi

• analiza przykładowego zapytania klienta,
• zebranie potrzebnych informacji,
• przygotowanie checklisty obsługi,
• organizacja dokumentów, terminów i komunikacji,
• przygotowanie wiadomości do uczestników,
• zaplanowanie działań przed, w trakcie i po szkoleniu,
• identyfikowanie ryzyk, braków i sytuacji wymagających kontaktu z klientem.

Walidacja realizowana jest po zakończeniu procesu kształcenia w formie testu teoretycznego z wynikiem generowanym automatycznie. Test przeprowadzany jest online i obejmuje pytania odnoszące się do wszystkich kryteriów weryfikacji wskazanych w Karcie Usługi, w tym pytania oparte na opisach sytuacji i przypadków dotyczących obsługi klienta, dokumentacji oraz BUR. Uczestnik samodzielnie udziela odpowiedzi, a wynik generowany jest automatycznie poprzez porównanie odpowiedzi z wcześniej przygotowanym kluczem. Osoba prowadząca szkolenie nie dokonuje oceny odpowiedzi ani nie wpływa na wynik walidacji.

Warunki organizacyjne

• Czas trwania: 20 godzin 30 minut zegarowych, w tym 8h teorii, 9h praktyki, 3h przerwy i 30min. walidacja
• Szkolenie indywidualne realizowane w formie zdalnej w czasie rzeczywistym
• Przerwy wliczają się w czas trwania usługi. Przerwy są elastyczne dostosowane do uczestnika, tzn. że mogą ulec nieznacznemu przesunięciu w zależności od tempa pracy kursantów.
• Uczestnik jest zobowiązany do udziału w minimum 80% zajęć
• Obecność Uczestnika jest potwierdzana na podstawie imiennego oświadczenia przesłanego przez Uczestnika drogą e-mailową po zakończeniu szkolenia oraz raportu obecności z platformy MS Teams
• Forma zajęć obejmuje wykład, ćwiczenia praktyczne, analizę case study oraz pracę z dokumentacją cyfrową.
• Walidacja realizowana jest w formie zdalnej przy pomocy narzędzi cyfrowych. Metody walidacji: Test teoretyczny z wynikiem generowanym automatycznie,
• Usługa obejmuje również czas oczekiwania na wynik walidacji - wynik z walidacji podawany jest automatycznie

Informacje o materiałach dla uczestników usługi

Uczestnik otrzymuje materiały szkoleniowe w postaci prezentacji. Na żądanie uczestnika ze specjalnymi potrzebami organizator zapewnia materiały dostosowane do jego specjalnych potrzeb.

Szkolenie ma charakter praktyczny i opiera się na pracy na realnych narzędziach oraz zadaniach wykonywanych w czasie rzeczywistym. Nauka odbywa się poprzez ćwiczenia, symulacje oraz tworzenie własnych rozwiązań z zakresu wirtualnej asysty, social mediów i obsługi narzędzi, co sprzyja skutecznemu utrwalaniu umiejętności i eliminuje potrzebę korzystania z tradycyjnych materiałów teoretycznych.

W przypadku potrzeby zapewnienia specjalnych udogodnień, przed zapisem na usługę, prosimy o kontakt.

• Podstawa prawna zwolnienia z VAT: art.113 ust. 1 i 9 ustawy o podatku od towarów i usług.
• Przerwy są elastyczne i dostosowane do potrzeb uczestników
• Dostawca Usług zapewnia dostępność osobom ze szczególnymi potrzebami zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 28 lipca 2023 r. w sprawie rejestru podmiotów świadczących usługi rozwojowe, Ustawą z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami oraz Standardami dostępności dla polityki spójności 2021-2027. W przypadku potrzeby zapewnienia specjalnych udogodnień, przed zapisem na usługę, prosimy o kontakt.

REALIZACJA PROJEKTÓW:

Elżbieta Wolińska realizuje projekty szkoleniowe w ramach współpracy z instytucjami rynku pracy tj.:

• Wojewódzki Urząd Pracy w Toruniu – Kierunek Rozwój,
• Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie – Małopolski Pociąg do Kariery,
• Wojewódzki Urząd Pracy w Szczecinie – Zachodniopomorskie Bony Szkoleniowe.

Szkolenie będzie prowadzone z wykorzystaniem platformy – komunikatora internetowego umożliwiającego zdalną realizację spotkań edukacyjnych w czasie rzeczywistym (w formie wideokonferencji, prezentacji i pracy grupowej).

Minimalne wymagania sprzętowe:

Aby w pełni uczestniczyć w szkoleniu, Uczestnik powinien dysponować:

• komputerem stacjonarnym lub laptopem (z systemem operacyjnym Windows 10 lub nowszym / macOS 10.13 lub nowszym),
• sprawną kamerą internetową oraz mikrofonem (preferowane urządzenia wbudowane lub zewnętrzne USB),
• urządzeniem umożliwiającym komfortową pracę z dokumentami online – uczestnictwo przez telefon lub tablet z systemem Android/iOS nie jest możliwe ze względu na praktyczny charakter zajęć.

Minimalne wymagania dotyczące łącza internetowego:

• stabilne łącze internetowe o przepustowości co najmniej 2 Mb/s (upload) i 4 Mb/s (download),
• zalecane jest korzystanie z połączenia kablowego lub wysokiej jakości Wi-Fi,
• rekomenduje się zamknięcie innych aplikacji korzystających z Internetu (np. pobierania plików) na czas szkolenia.