Kurs wirtualna asystentka od podstaw - szkolenie dla początkujących

Informacje organizacyjne:

• Termin usługi: Podany termin ma charakter orientacyjny. Dokładny harmonogram zostanie ustalony z Uczestnikiem po dokonaniu zapisu.
• Czas trwania: Usługa obejmuje 25 godzin zegarowych (1h = 60 min).
• Metodologia: Szkolenie zdalne w czasie rzeczywistym (Zoom) z wykorzystaniem funkcji udostępniania ekranu.

Diagnoza poziomu początkowego uczestnika

• krótki test diagnostyczny dotyczący podstaw pracy Wirtualnej Asystentki,
• kilka pytań dotyczących znajomości Trello, WebToLearn, MailerLite i narzędzi AI,
• krótkie zadanie praktyczne, np. uporządkowanie przykładowych zadań klienta albo przygotowanie odpowiedzi na wiadomość klienta.

Moduł 1. Organizacja pracy Wirtualnej Asystentki

• zakres usług świadczonych przez Wirtualną Asystentkę,
• organizacja pracy zdalnej,
• planowanie zadań i ustalanie priorytetów,
• podstawowe zasady współpracy z klientem,
• analiza przykładowych zadań klienta,
• przygotowanie planu realizacji zadań,
• analiza własnych zasobów i możliwości świadczenia usług.

Moduł 2. Narzędzia cyfrowe i bezpieczeństwo pracy

• narzędzia do organizacji zadań i projektów,
• Trello i organizacja pracy,
• przechowywanie i udostępnianie dokumentów,
• bezpieczeństwo haseł i dostępów,
• podstawowe zasady ochrony danych w pracy Wirtualnej Asystentki,
• tworzenie tablicy w Trello,
• organizacja zadań i materiałów,
• przygotowanie struktury folderów w chmurze,
• zasady bezpiecznego zarządzania dostępami.

Moduł 3. Komunikacja z klientem, oferta i wycena

• zasady profesjonalnej komunikacji z klientem,
• analiza potrzeb klienta,
• wykorzystanie briefu,
• przygotowanie zakresu usług,
• modele rozliczeń: godzinowy, pakietowy i projektowy,
• zasady przygotowania wyceny,
• analiza przykładowego briefu,
• przygotowanie oferty usług,
• przygotowanie cennika,
• symulacja rozmowy z klientem.

Moduł 4. Organizacja współpracy z klientem

• rozpoczęcie współpracy z klientem,
• ustalanie zakresu obowiązków,
• określanie terminów i zasad komunikacji,
• organizacja procesu onboardingu,
• sytuacje problemowe we współpracy z klientem,
• stawianie granic w relacji zawodowej,
• przygotowanie komunikatów do klienta,
• reagowanie na zmianę zakresu zadania,
• ćwiczenia z zakresu profesjonalnej i asertywnej komunikacji.

Moduł 5. WebToLearn i MailerLite

• zastosowanie platformy WebToLearn w pracy Wirtualnej Asystentki,
• organizacja materiałów i treści,
• podstawy komunikacji e-mailowej,
• listy odbiorców i segmentacja kontaktów,
• podstawy automatyzacji w MailerLite,
• dodawanie i organizowanie materiałów w WebToLearn,
• modyfikowanie treści,
• tworzenie i porządkowanie list odbiorców,
• segmentacja kontaktów,
• przygotowanie podstawowej automatyzacji w MailerLite.

Moduł 6. Wykorzystanie AI w pracy Wirtualnej Asystentki

• zastosowanie ChatGPT i Google Gemini w pracy VA,
• tworzenie skutecznych poleceń,
• wykorzystanie AI do organizacji pracy,
• przygotowywanie treści i komunikatów,
• tworzenie ofert z wykorzystaniem AI,
• zasady weryfikacji treści wygenerowanych przez AI,
• bezpieczeństwo informacji przekazywanych do narzędzi AI,
• tworzenie i testowanie promptów,
• przygotowanie materiałów dla klienta z wykorzystaniem AI.

Moduł 7. Portfolio i pozyskiwanie klientów

• budowanie oferty usług Wirtualnej Asystentki,
• prezentowanie własnych kompetencji,
• przygotowanie portfolio,
• podstawowe sposoby pozyskiwania klientów,
• dopasowanie oferty do potencjalnego klienta,
• przygotowanie elementów portfolio,
• redagowanie wiadomości ofertowej,
• opracowanie podstawowego planu pozyskiwania klientów.

Walidacja

Metoda walidacji: obserwacja w warunkach symulowanych.

Walidacja polega na wykonaniu przez uczestnika praktycznego zadania na podstawie scenariusza pracy Wirtualnej Asystentki. Uczestnik otrzymuje przykładowe zlecenie od klienta i wykonuje zadania odpowiadające efektom uczenia się osiąganym podczas usługi.

W ramach zadania uczestnik np.:

1. organizuje pracę – analizuje przekazane zadania, ustala ich priorytety i przygotowuje plan ich realizacji;
2. analizuje potrzeby klienta na podstawie briefu i przygotowuje element oferty współpracy;
3. opracowuje wycenę usługi oraz dobiera odpowiedni model rozliczenia;
4. przygotowuje komunikat do klienta dotyczący realizacji zadania lub organizacji współpracy;
5. wykonuje wybrane działanie w WebToLearn, np. dodaje lub porządkuje materiał;
6. wykonuje wybrane działanie w MailerLite, np. tworzy lub porządkuje listę odbiorców i przygotowuje podstawową automatyzację;
7. wykorzystuje narzędzie AI do przygotowania wskazanego materiału lub komunikatu, formułując odpowiednie polecenie i weryfikując otrzymany wynik.

Walidator obserwuje wykonanie zadań i ocenia ich realizację na podstawie określonych w karcie kryteriów weryfikacji. Walidacja jest prowadzona niezależnie od procesu szkoleniowego.

1. Rozliczenie i podatek VAT:

• Cena 4 250,00 PLN to cena bazowa (netto)=brutto. Jest ona przeznaczona dla osób korzystających z dofinansowania ze środków publicznych na poziomie minimum 70%. Usługa jest wtedy zwolniona z VAT na podstawie § 3 ust. 1 pkt 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20.12.2013 r.
• Cena 5 227,50 PLN to cena brutto dla osób niekorzystających lub majacych dofiansowanie na poziomie poniżej z dofinansowania (zawiera 23% VAT doliczone do kwoty bazowej).

2. Dostępność usługi:

• Szkolenie realizowane zdalnie eliminuje bariery architektoniczne dla osób z niepełnosprawnością ruchową.
• Platforma Zoom wspiera czytniki ekranu dla osób z niepełnosprawnością wzroku, a materiały cyfrowe są przygotowane w sposób umożliwiający powiększanie druku i zachowanie kontrastu.
• Trener zapewnia możliwość korzystania z napisów generowanych w czasie rzeczywistym dla osób słabosłyszących.

3. Organizacja:

• Podany termin szkolenia ma charakter orientacyjny. Ostateczne daty i godziny spotkań są

Uczestnik powinien:

• posiadać podstawową umiejętność obsługi komputera lub laptopa,
• posiadać podstawową umiejętność korzystania z przeglądarki internetowej i poczty elektronicznej,
• posiadać możliwość korzystania z komputera lub laptopa podczas zajęć praktycznych,
• posiadać podstawową umiejętność pracy z dokumentami elektronicznymi.

Nie jest wymagana wcześniejsza znajomość narzędzi Trello, WebToLearn, MailerLite ani narzędzi wykorzystujących sztuczną inteligencję. Nie jest również wymagane wcześniejsze doświadczenie w pracy jako Wirtualna Asystentka.

Usługa rozwojowa nie jest świadczona przez podmiot pełniący funkcję Operatora lub Partnera Operatora w danym projekcie PSF ani w jakimkolwiek Regionalnym Programie lub FERS, ani przez podmiot powiązany z Operatorem lub Partnerem kapitałowo lub osobowo.

Usługa rozwojowa nie jest świadczona przez podmiot będący jednocześnie podmiotem korzystającym z usług rozwojowych o zbliżonej tematyce w ramach danego projektu.

Usługa rozwojowa nie obejmuje wzajemnego świadczenia usług w projekcie o zbliżonej tematyce przez Dostawców usług, którzy delegują na usługi siebie lub swoich pracowników i korzystają z dofinansowania, a następnie świadczą usługi w zakresie tej samej tematyki dla Przedsiębiorcy, który wcześniej występował w roli Dostawcy tych usług.

Cena usługi nie obejmuje kosztów niezwiązanych bezpośrednio z usługą rozwojową, w szczególności kosztów środków trwałych przekazywanych Przedsiębiorcom lub Pracownikom przedsiębiorcy, kosztów dojazdu oraz zakwaterowania.

1. Platforma informatyczna:

• Usługa realizowana jest za pośrednictwem platformy Zoom (lub zamiennie Google Meet), umożliwiającej transmisję audio-wideo w czasie rzeczywistym oraz udostępnianie ekranu.

2. Wymagania sprzętowe:

• Komputer stacjonarny lub laptop (nie zaleca się udziału za pomocą tabletu/telefonu ze względu na konieczność pracy w narzędziach takich jak MailerLite czy WebToLearn).
• Sprawna kamera internetowa oraz mikrofon (niezbędne do komunikacji i przeprowadzenia walidacji).
• Stabilne łącze internetowe o minimalnej przepustowości 5 Mbps (pobieranie i wysyłanie).

3. Oprogramowanie:

• Dowolna, aktualna przeglądarka internetowa (zalecana Google Chrome ze względu na najlepszą kompatybilność z narzędziami AI i platformami marketingowymi).
• Pakiet biurowy lub dostęp do darmowych narzędzi Google (Docs, Sheets).
• Opcjonalnie: zainstalowana aplikacja Zoom (dla większej stabilności połączenia).

4. Ważność linku do zajęć:

• Link do spotkania online oraz ewentualne dane do logowania zostaną przesłane uczestnikowi drogą mailową najpóźniej na 24 godziny przed rozpoczęciem pierwszego modułu. Link pozostaje aktywny przez cały czas trwania usługi.

5. Wsparcie techniczne:

• Wykonawca zapewnia wsparcie techniczne w zakresie połączenia z platformą. W razie problemów technicznych uczestnik może skontaktować się z trenerem telefonicznie lub mailowo przed rozpoczęciem zajęć.