Szkolenie: Zrównoważona organizacja pracy i komunikacji cyfrowej – efektywność, równowaga i profilaktyka wypalenia zawodowego.

Moduł 1. Przeciążenie cyfrowe i zasobooszczędna organizacja pracy.

• • Rodzaje przeciążenia cyfrowego: informacyjne, komunikacyjne, zadaniowe oraz wynikające z nadmiernej liczby narzędzi.
  • Źródła przeciążenia w codziennej pracy: powiadomienia, nadmiar wiadomości, zbędne spotkania, rozproszone dokumenty i presja stałej dostępności.
  • Wpływ ciągłego przełączania uwagi i dostępności cyfrowej na koncentrację, jakość pracy oraz życie poza pracą.
  • Czynniki organizacyjne sprzyjające przeciążeniu i wypaleniu zawodowemu.
  • Zasobooszczędne podejście do pracy: ograniczanie zbędnych czynności, powielania informacji oraz strat czasu i energii.
  • Zielone kompetencje w codziennej organizacji pracy – odpowiedzialne korzystanie z papieru, urządzeń, energii i danych.
  • Świadomy dobór kanałów komunikacji z uwzględnieniem potrzeb zespołu i racjonalnego wykorzystania zasobów.
  • Ćwiczenie: rozpoznanie co najmniej czterech źródeł przeciążenia oraz wskazanie działań ograniczających zbędną pracę i zużycie zasobów.

Moduł 2. Dobór narzędzi i zasobooszczędna komunikacja cyfrowa.

• • Komunikacja synchroniczna i asynchroniczna – różnice, zastosowania i zasady doboru.
  • Funkcje poczty elektronicznej, komunikatorów, wideokonferencji, kalendarzy, tablic zadań oraz platform przechowywania dokumentów.
  • Rozdzielenie komunikacji bieżącej od dokumentacji i informacji wymagających trwałego uporządkowania.
  • Dobór kanału do rodzaju informacji, pilności sprawy i oczekiwanego działania odbiorcy.
  • Ustalanie zespołowych norm czasu odpowiedzi i sposobu zgłaszania spraw pilnych.
  • Ograniczanie powielania wiadomości, zbędnych odbiorców i wielokrotnego przesyłania tych samych załączników.
  • Udostępnianie odnośników do aktualnych dokumentów zamiast tworzenia kolejnych kopii.
  • Dobór formy i rozmiaru materiałów do celu komunikacji, z uwzględnieniem dostępności i jakości informacji.
  • Konfiguracja powiadomień i porządkowanie cyfrowego stanowiska pracy.
  • Ćwiczenie: opracowanie matrycy kanałów komunikacji i planu ich wdrożenia, uwzględniających ograniczanie przeciążenia oraz zbędnego obiegu danych.

Moduł 3. Planowanie pracy w skupieniu, równowaga cyfrowa i odpowiedzialne korzystanie z urządzeń.

• • Planowanie dnia i tygodnia pracy z uwzględnieniem priorytetów, realnego obciążenia i regeneracji.
  • Wyznaczanie bloków pracy głębokiej, okresów bez spotkań i czasu bez powiadomień.
  • Grupowanie podobnych zadań oraz ustalanie pór obsługi poczty i komunikatorów.
  • Pojęcie prawa do odłączenia i jego znaczenie dla ograniczania stresu oraz profilaktyki wypalenia zawodowego.
  • Ustalanie granic dostępności i komunikowanie ich współpracownikom.
  • Oznaczanie wiadomości wysyłanych poza godzinami pracy jako niewymagających bieżącej odpowiedzi.
  • Wykorzystanie statusów dostępności, ustawień kalendarza i planowania wysyłki wiadomości.
  • Planowanie przerw i okresów wolnych od pracy cyfrowej.
  • Odpowiedzialne korzystanie z urządzeń: ustawienia oszczędzania energii i ograniczanie niepotrzebnej pracy sprzętu zgodnie z zasadami organizacji.
  • Kończenie dnia roboczego – porządkowanie zadań, odłączanie się od narzędzi służbowych i wyłączanie urządzeń niewymagających dalszej pracy.
  • Ćwiczenie: przygotowanie harmonogramu z blokami skupienia, przerwami i zasadami dostępności oraz konfiguracja ustawień wspierających równowagę i oszczędne korzystanie ze sprzętu.

Moduł 4. Uporządkowana i bezpieczna dokumentacja cyfrowa jako element zielonego biura.

• • Platformy przechowywania dokumentów jako wspólne miejsce dostępu do aktualnych informacji.
  • Projektowanie przejrzystej struktury folderów i zasad nazywania plików.
  • Elektroniczny obieg dokumentów jako sposób ograniczania zbędnych wydruków i zużycia materiałów biurowych.
  • Porządkowanie dokumentacji i ograniczanie niepotrzebnych kopii oraz załączników.
  • Współdzielenie dokumentów, wspólna edycja i kontrola wersji.
  • Wyszukiwanie aktualnych dokumentów i odtwarzanie wcześniejszych wersji.
  • Konfiguracja uprawnień dostępu zgodnie z rolami i odpowiedzialnością pracowników.
  • Bezpieczne udostępnianie informacji i przegląd nadanych dostępów.
  • Archiwizacja i usuwanie zbędnych danych zgodnie z zasadami przechowywania dokumentacji oraz bezpieczeństwa informacji.
  • Ćwiczenie: utworzenie uporządkowanego repozytorium, zastosowanie nazewnictwa i kontroli wersji, nadanie dostępów oraz wskazanie możliwości ograniczenia wydruków i duplikatów.

Moduł 5. Konstruktywna komunikacja i wspólne zasady zrównoważonej współpracy.

• • Formułowanie krótkich, jednoznacznych wiadomości określających cel, oczekiwane działanie i termin.
  • Ograniczanie zbędnych informacji, niepotrzebnych odbiorców i wielokrotnego ponawiania wiadomości.
  • Poszanowanie okresów niedostępności i planowanie komunikacji z uwzględnieniem czasu pracy innych osób.
  • Konstruktywne komunikowanie przeciążenia, potrzeb i ograniczeń.
  • Prowadzenie rozmowy zespołowej o uporządkowaniu narzędzi i kanałów komunikacyjnych.
  • Wspólne uzgadnianie zasad dostępności, czasu odpowiedzi i postępowania w sprawach pilnych.
  • Ograniczanie zbędnych spotkań poprzez określanie celu, uczestników, czasu i sposobu dokumentowania ustaleń.
  • Dobór spotkania stacjonarnego, zdalnego lub komunikacji asynchronicznej z uwzględnieniem celu, potrzeb uczestników, dojazdów i wykorzystania zasobów.
  • Włączanie zasad zielonego biura do codziennej współpracy: wspólne dokumenty, materiały elektroniczne i ograniczanie zbędnych wydruków.
  • Ćwiczenie: symulacja spotkania zespołu i opracowanie kodeksu komunikacji łączącego równowagę cyfrową z odpowiedzialnym korzystaniem z zasobów.

Moduł 6. Ocena komunikacji i wdrażanie usprawnień wspierających dobrostan oraz oszczędność zasobów.

• • Diagnozowanie problemów komunikacyjnych i organizacyjnych w przykładowym środowisku pracy.
  • Ocena liczby spotkań, nadmiaru wiadomości, rozproszenia dokumentów i zakłóceń pracy w skupieniu.
  • Rozpoznawanie czynności powodujących zbędne wydruki, powielanie danych i niepotrzebną pracę urządzeń.
  • Identyfikowanie zagrożeń związanych z nieuporządkowanym przepływem informacji i niewłaściwym udostępnianiem dokumentów.
  • Projektowanie usprawnień ograniczających przeciążenie komunikacyjne i poprawiających bezpieczeństwo cyfrowe.
  • Budowanie nawyków przestrzegania godzin pracy, korzystania z przerw i odłączania się od narzędzi po zakończeniu obowiązków.
  • Odpowiedzialność indywidualna i zespołowa za przestrzeganie zasad równowagi cyfrowej oraz zasobooszczędnej pracy.
  • Monitorowanie rezultatów: czas spotkań, liczba zbędnych wiadomości i wydruków, duplikaty dokumentów, przestrzeganie bloków skupienia oraz ocena obciążenia.
  • Ocena usprawnień na podstawie obserwowanych zmian, bez przypisywania im nieudokumentowanych korzyści środowiskowych.
  • Ćwiczenie: opracowanie planu wdrożenia z harmonogramem, odpowiedzialnością i wskaźnikami oraz zastosowanie wybranych zmian w środowisku.

.................................................................................................

Szkolenie jest prowadzone w godzinach zegarowych, podzielone na części teoretyczne oraz praktyczne.

Zajęcia teoretyczne w formie wykładu - udostępnianie ekranu, rozmowa - pogadanki, dyskusje z uczestnikami (dialog dydaktyczny), analiza przykładów, czat.

Podczas szkolenia przeprowadzone zostaną pre-testy oraz post-testy wiedzy, realizowane przez firmę szkoleniową na jej potrzeby wewnętrzne. Testy te nie wchodzą w skład procesu walidacji.

Walidacja

ROZDZIELNOŚĆ OSOBOWA WALIDACJI: Rozdzielność szkolenia od walidacji - rozdzielność osobowa. Osoba szkoląca nie ocenia wiedzy i umiejętności swoich kursantów w zakresie, w którym nauczała. Końcową walidację prowadzi podmiot zewnętrzny.

Egzamin - zewnętrzny zgodny ze standardem ICVC/ ZOP 13000.01

Egzamin po szkoleniu potwierdza zdobycie kwalifikacji: ZRÓWNOWAŻONA ORGANIZACJA PRACY I KOMUNIKACJI – NARZĘDZIA CYFROWE WSPIERAJĄCE OGRANICZANIE PRZECIĄŻENIA I WYPALENIA ZAWODOWEGO,

Walidacja odbywa się w ostatnim dniu szkolenia tj. 04.12.2026 r. o godz. 12:00 - 14:00

Walidacja przez podmiot zewnętrzny:

Od 12:00 do 14:00 - test teoretyczny

Warunkiem zaliczenia każdej metody walidacji jest uzyskanie minimum 75% punktów, przy czym próg ten obowiązuje dla każdej metody osobno - nieosiągnięcie go w którejkolwiek z metod oznacza niezaliczenie egzaminu jako całości.

Walidacja przeprowadzana jest przez podmiot zewnętrzny ICVC Certyfikacja Sp. z o.o. na podstawie akredytacji systemu Global Competence Certification Standard (GCCS), wydanej przez Międzynarodową Instytucję Certyfikującą, a jednocześnie właściciela systemu GCCS — Talent Odyssey Ltd. Udział podmiotu zewnętrznego zapewnia rozdzielność procesu kształcenia od walidacji.

Wynik walidacji przekazywany jest uczestnikowi w dniu jej przeprowadzenia. Certyfikat w wersji papierowej wydawany jest w terminie maksymalnie do 7 dni roboczych od dnia zakończenia walidacji (certyfikat może zostać wydany wcześniej, jednak co do zasady podmiot zewnętrzny ma na to maksymalnie 7 dni roboczych).

Szkolenie prowadzone w formie zdalnej w czasie rzeczywistym.

W ramach szkolenia jest 28 godzin zegarowych, na co składa się:

• 12 godz. 10 min. zajęć teoretycznych,
• 9 godz. 50 min. zajęć praktycznych,
• 4 godz. przerw,
• 2 godz. walidacji.

Zajęcia będą odbywać się na platformie MS TEAMS, uczestnicy powinni posiadać sprawny mikrofon oraz kamerkę internetową, aby aktywnie uczestniczyć w szkoleniu

Uczestnicy szkolenia otrzymują komplet materiałów dydaktycznych wspierających proces uczenia się, obejmujących:

• prezentacje, opracowania tematyczne i karty pracy dotyczące przeciążenia cyfrowego, organizacji pracy oraz równowagi między pracą a czasem wolnym;
• instrukcje doboru kanałów komunikacji, konfiguracji powiadomień i planowania bloków pracy w skupieniu;
• przykłady zasad dostępności, czasu odpowiedzi oraz zwięzłej komunikacji zespołowej;
• materiały do ćwiczeń z porządkowania dokumentów, kontroli wersji i nadawania uprawnień dostępu;
• wskazówki dotyczące zielonych kompetencji, w tym ograniczania wydruków, zbędnych kopii plików i zużycia energii;
• szablon planu usprawnień w organizacji pracy i komunikacji.

Dla uczestników z dofinansowaniem min. 70% kwoty szkolenia - stawka „zw” – „§ 3 ust. 1 pkt 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień.

Efekty kształcenia się i kryteriach ich weryfikacji zgodne z wytycznymi ICVC/ ZOP 13000.01 zamieszczonymi w rejestrach kwalifikacji ICVC Certyfikacja Sp. z o. o.

Warunkiem zaliczenia każdej metody walidacji jest uzyskanie minimum 75% punktów, przy czym próg ten obowiązuje dla każdej metody osobno - nieosiągnięcie go w którejkolwiek z metod oznacza niezaliczenie egzaminu jako całości.

Platforma szkoleniowa: szkolenie odbędzie się online w czasie rzeczywistym za pośrednictwem Microsoft Teams.

Wymagania sprzętowe: komputer lub laptop z procesorem dwurdzeniowym i minimum 4 GB pamięci RAM, wyposażony w sprawną kamerę, mikrofon oraz głośniki lub słuchawki. Uczestnik powinien zezwolić aplikacji lub przeglądarce na dostęp do kamery i mikrofonu oraz sprawdzić ich działanie przed rozpoczęciem szkolenia.

System operacyjny: w przypadku aplikacji komputerowej MS Teams wymagany jest Windows 10 w wersji 10.0.19041 lub nowszej, w tym Windows 11, z wyłączeniem wersji LTSC, albo jedna z trzech najnowszych wersji macOS. Aplikacja wymaga minimum 3 GB wolnego miejsca na dysku w systemie Windows lub 1,5 GB w systemie macOS.

Przeglądarka internetowa: udział bez instalowania aplikacji jest możliwy na komputerze przy użyciu jednej z trzech najnowszych wersji Microsoft Edge, Google Chrome lub Mozilla Firefox albo jednej z dwóch najnowszych wersji Safari na macOS. Internet Explorer 11 oraz przeglądarki mobilne nie są obsługiwane.

Urządzenia mobilne: korzystanie z telefonu lub tabletu wymaga aplikacji MS Teams oraz jednej z czterech najnowszych głównych wersji Androida lub jednej z dwóch najnowszych głównych wersji iOS. Ze względu na ćwiczenia praktyczne i pracę z dokumentami zaleca się korzystanie z komputera lub laptopa.

Połączenie internetowe: wymagane jest stabilne połączenie z Internetem, przewodowe lub bezprzewodowe (Wi-Fi, LTE/4G lub 5G). Na potrzeby szkolenia należy zapewnić przepustowość co najmniej 4 Mb/s dla pobierania i 2,5 Mb/s dla wysyłania danych na jedno urządzenie uczestnika. Zaleca się ograniczenie innych transmisji obciążających łącze podczas zajęć.

Link do szkolenia: zostanie udostępniony uczestnikom 5 dni roboczych przed rozpoczęciem szkolenia.

Okres ważności linku: link będzie aktywny w dniach i godzinach wskazanych w harmonogramie usługi.