Szkolenie: Animator cyfrowej dokumentacji i ograniczania zużycia papieru – praktyczny obieg dokumentów w miejscu pracy

Program rozwija zielone i cyfrowe umiejętności potrzebne do ograniczania zbędnych wydruków w miejscu pracy. Zielona transformacja polega na analizie codziennego obiegu dokumentów i zastępowaniu wybranych czynności papierowych rozwiązaniami cyfrowymi tam, gdzie pozwalają na to procedury organizacji i potrzeby odbiorców. Uczestnicy łączą obsługę prostych narzędzi z planowaniem zmiany, której efekt można sprawdzić na podstawie zużycia papieru.

Program uwzględnia zapobieganie odpadom i racjonalne wykorzystanie materiałów jako elementy gospodarki o obiegu zamkniętym (GOZ). Ćwiczenia dotyczą ograniczania zbędnych kopii, pracy na aktualnej wersji dokumentu i przekazywania linku do właściwego pliku. Uczestnicy odróżniają rezygnację z niepotrzebnego wydruku od sytuacji, w której forma papierowa pozostaje wymagana według otrzymanej procedury.

Cyfryzacja obejmuje uzupełnianie szablonu dokumentu, zapis wersji edytowalnej i PDF, porządkowanie folderów, oznaczanie wersji oraz udostępnianie pliku wskazanym odbiorcom. Uczestnicy dobierają uprawnienia do odczytu lub edycji i sprawdzają zakres dostępu. Ćwiczenia odbywają się na kontach szkoleniowych i fikcyjnych danych.

Program odnosi się do wybranych kompetencji DigComp: zarządzania informacjami i danymi (1.3) przez organizowanie plików i analizowanie rejestru; udostępniania z wykorzystaniem technologii cyfrowych (2.2) przez przekazywanie dokumentu określonym odbiorcom; tworzenia treści cyfrowych (3.1) przez opracowanie dokumentu i karty zmiany; oraz ochrony danych osobowych i prywatności (4.2) przez dobór dostępu i rozpoznawanie ryzyka błędnego udostępnienia. Odniesienie obejmuje wybrane zadania sprawdzane podczas walidacji.

Rezultatem ćwiczeń jest uporządkowany dokument elektroniczny, poprawnie skonfigurowany dostęp oraz plan ograniczenia wydruków w jednym procesie pracy. Uczestnik zapisuje zużycie papieru w liczbie arkuszy, porównuje dwa okresy o podobnej liczbie obsłużonych spraw i określa sposób sprawdzenia efektu zmiany. Ograniczenie papieru ocenia na podstawie danych, z uwzględnieniem wymagań organizacyjnych i dostępności dokumentów dla odbiorców.

DZIEŃ I. CYFROWY OBIEG DOKUMENTÓW I OGRANICZANIE ZUŻYCIA PAPIERU

08:00–09:00 – Zasady ograniczania wydruków i odpowiedzialnej cyfryzacji – TEORIA

• zielona transformacja, GOZ i zapobieganie zbędnemu zużyciu papieru;

• wybór formy dokumentu zgodnie z procedurą i potrzebami odbiorców;

• nazewnictwo plików, wersje dokumentów i struktura folderów;

• uprawnienia dostępu, ochrona danych oraz sposób mierzenia zużycia papieru.

09:00–10:30 – Tworzenie i porządkowanie dokumentów elektronicznych – PRAKTYKA

• uzupełnianie gotowego szablonu dokumentu danymi ćwiczeniowymi;

• wprowadzanie zmian i oznaczanie aktualnej wersji;

• zapis dokumentu w formacie edytowalnym i PDF oraz kontrola poprawności;

• nadawanie nazw i umieszczanie plików w odpowiednich folderach.

10:30–11:00 – przerwa

11:00–12:30 – Udostępnianie dokumentów i rejestr zużycia papieru – PRAKTYKA

• nadawanie dostępu do odczytu lub edycji dwóm kontom ćwiczeniowym;

• przekazywanie linku wskazanemu odbiorcy, kontrola dostępu i usunięcie zbędnego uprawnienia;

• wprowadzanie danych o liczbie zużytych arkuszy do przygotowanego rejestru;

• obliczanie sum i różnicy oraz porównanie okresów o podobnej liczbie obsłużonych spraw.

12:30–13:00 – przerwa

13:00–14:00 – Plan ograniczenia wydruków i współpraca w zespole – PRAKTYKA

• analiza przykładowej procedury i wskazanie etapu do zmiany;

• opracowanie cyfrowej karty działania, uzgodnień i pomiaru zużycia papieru;

• uwzględnienie potrzeb odbiorców i zasad ochrony danych;

• samodzielne zadanie podsumowujące, zgłaszanie błędów i omówienie rezultatów z trenerem.

14:00–16:00 – Walidacja efektów uczenia się

• test teoretyczny – obieg dokumentów, zasady dostępu i ograniczanie wydruków;

• obserwacja w warunkach symulowanych – dokument, foldery, udostępnienie, rejestr i karta zmiany;

• wywiad swobodny – odpowiedzialność, współpraca i reagowanie na błędne udostępnienie.

WARUNKI ORGANIZACYJNE

Szkolenie stacjonarne, w grupie 2–20 osób. Każdy uczestnik korzysta z komputera z odpowiednim oprogramowaniem oraz materiałów do samodzielnego wykonania ćwiczeń. Zajęcia obejmują krótkie omówienia, pokaz, analizę przykładów i zadania praktyczne. Przykłady dostosowane są do zadań zawodowych uczestników.

Organizator zapewnia edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, środowisko współdzielenia dokumentów i konta ćwiczeniowe z możliwością nadawania uprawnień. Uczestnicy pracują na gotowych szablonach i fikcyjnych danych. Zmiany obiegu dokumentacji analizowane są na podstawie otrzymanej procedury; ćwiczenia nie obejmują usuwania wymaganej dokumentacji ani udostępniania rzeczywistych danych przedsiębiorstwa.

Usługa obejmuje 8 godzin zegarowych: 5 godz. zajęć szkoleniowych, 2 godz. walidacji oraz 1 godz. przerw. Część szkoleniowa obejmuje 1 godz. teorii oraz 4 godz. ćwiczeń praktycznych. Przerwy są wliczone do czasu usługi.

Walidacja efektów uczenia się przeprowadzana jest z zachowaniem rozdzielności funkcji szkoleniowej i walidacyjnej. Osoba prowadząca walidację nie uczestniczy w procesie szkolenia. Osiągnięcie efektów uczenia się sprawdzane jest indywidualnie, zgodnie z kryteriami i metodami wskazanymi w Karcie Usługi. Warunkiem uzyskania pozytywnego wyniku jest spełnienie wszystkich kryteriów weryfikacji. Wyniki walidacji dokumentowane są w arkuszach oceny. Uczestnik otrzymuje informację o wyniku bezpośrednio po zakończeniu walidacji.

Organizacja walidacji dla pełnej grupy wymaga zapewnienia równoległych stanowisk i odpowiedniej liczby walidatorów. Podział czasu między trzy metody oraz obsada walidacji zostaną określone przed realizacją usługi.

Uczestnik otrzymuje elektronicznie: instrukcję tworzenia i porządkowania dokumentów, szablony dokumentów i folderów, przykładową procedurę obiegu dokumentacji, instrukcję nadawania uprawnień, zestaw fikcyjnych danych, rejestr zużycia papieru w arkuszu kalkulacyjnym, kartę planowania zmiany oraz opis efektów, kryteriów i przebiegu walidacji. Organizator zapewnia komputer z edytorem tekstu i arkuszem kalkulacyjnym, dostęp do środowiska współdzielenia plików oraz konta ćwiczeniowe. Uczestnicy pracują wyłącznie na materiałach szkoleniowych, bez wykorzystywania dokumentów i danych rzeczywistych klientów.

Warunkiem uczestnictwa jest podstawowa obsługa komputera: korzystanie z myszy i klawiatury, wpisywanie tekstu oraz otwieranie i zapisywanie plików. Nie jest wymagana znajomość dokumentów współdzielonych ani arkusza kalkulacyjnego. Szkolenie jest przeznaczone dla osób początkujących, zgodnie z opisaną grupą docelową. Konta i narzędzia potrzebne do ćwiczeń zapewnia organizator.