Biuro rachunkowe jako biznes – Akademia Zarządzania Biurem Rachunkowym - SZKOLENIE

Szkolenie „Biuro rachunkowe jako biznes – Akademia Zarządzania Biurem Rachunkowym” ma charakter teoretyczno-praktyczny i koncentruje się na rozwijaniu kompetencji związanych z zarządzaniem biurem rachunkowym jako przedsiębiorstwem.

Program obejmuje zagadnienia dotyczące organizacji pracy biura, podziału odpowiedzialności i delegowania zadań, zarządzania zespołem, budowania i utrzymywania relacji z klientami, prowadzenia rozmów w sytuacjach trudnych i konfliktowych, sprzedaży i negocjowania warunków współpracy, analizowania rentowności klientów oraz planowania rozwoju biura rachunkowego.

Istotną część szkolenia stanowią zajęcia praktyczne. Uczestnicy analizują sytuacje występujące w działalności biur rachunkowych, rozwiązują studia przypadków, wykonują zadania związane z organizacją pracy i analizą rentowności, przygotowują zasady współpracy z klientami oraz uczestniczą w symulacjach rozmów z klientami.

Szkolenie realizowane jest w wymiarze 24 godzin zegarowych.

Metody stosowane podczas szkolenia:

• wykład interaktywny,
• dyskusja moderowana,
• analiza studiów przypadków,
• ćwiczenia indywidualne i grupowe,
• warsztaty praktyczne,
• symulacje rozmów z klientami,
• zadania problemowe,
• praca na arkuszach i materiałach ćwiczeniowych.

Warunki organizacyjne

Szkolenie realizowane jest zdalnie w czasie rzeczywistym za pośrednictwem platformy Microsoft Teams.

Każdy uczestnik powinien posiadać komputer lub laptop z dostępem do stabilnego łącza internetowego, sprawny mikrofon oraz głośniki lub słuchawki.

Platforma umożliwia komunikację audio-wideo w czasie rzeczywistym, współdzielenie ekranu przez trenera i uczestników oraz komunikację za pośrednictwem czatu.

Uczestnicy wykonują ćwiczenia praktyczne na własnych stanowiskach komputerowych. Trener prowadzi ćwiczenia w czasie rzeczywistym, udziela bieżących wskazówek i informacji zwrotnej oraz moderuje pracę indywidualną i grupową uczestników.

Link umożliwiający udział w szkoleniu zostanie przekazany uczestnikom drogą mailową najpóźniej 2 dni przed rozpoczęciem usługi i będzie aktywny przez cały okres jej realizacji.

Uczestnicy mają zapewnione materiały niezbędne do realizacji ćwiczeń oraz walidacji efektów uczenia się, przekazywane w formie elektronicznej.

Materiały dla uczestników

Uczestnicy otrzymują materiały wspierające realizację programu szkolenia, w szczególności:

• skrypt szkoleniowy,
• materiały i karty ćwiczeniowe,
• zestaw studiów przypadków,
• arkusz analizy rentowności klienta,
• arkusz analizy organizacji pracy biura,
• formularz planowania i delegowania zadań,
• scenariusze rozmów z trudnym klientem,
• scenariusze rozmów sprzedażowych i negocjacyjnych,
• formularz „Plan rozwoju biura – 90 dni”.

Walidacja efektów uczenia się

Walidacja odbywa się po zakończeniu części dydaktycznej szkolenia i obejmuje test teoretyczny oraz obserwację w warunkach symulowanych.

Test teoretyczny służy weryfikacji efektów uczenia się dotyczących zasad zarządzania biurem rachunkowym jako przedsiębiorstwem.

W części praktycznej uczestnik wykonuje zadanie na podstawie przygotowanej sytuacji biznesowej dotyczącej funkcjonowania biura rachunkowego. Uczestnik analizuje przedstawiony problem, dobiera sposób postępowania i przygotowuje rozwiązanie zgodnie z kryteriami weryfikacji przypisanymi do efektów uczenia się.

Walidacja prowadzona jest przez osobę inną niż osoba prowadząca proces kształcenia, z zachowaniem rozdzielności procesu szkolenia i walidacji.

Ramowy program szkolenia

DZIEŃ 1 – BIURO RACHUNKOWE JAKO BIZNES

Moduł 1. Od księgowości do zarządzania biznesem

• specyfika zarządzania biurem rachunkowym,
• biuro rachunkowe jako przedsiębiorstwo usługowe,
• właściciel biura jako przedsiębiorca i menedżer,
• najważniejsze obszary zarządzania biurem,
• zarządzanie operacyjne i strategiczne,
• zależności pomiędzy klientami, zespołem, organizacją pracy i rentownością,
• najczęstsze problemy właścicieli i osób zarządzających biurami rachunkowymi,
• identyfikacja obszarów generujących straty czasu i nadmierne koszty,
• analiza mocnych i słabych stron funkcjonowania biura.

Moduł 2. Organizacja pracy biura rachunkowego

• podział zadań i odpowiedzialności,
• określanie zakresów odpowiedzialności,
• zadania właściciela i zadania zespołu,
• delegowanie zadań,
• ustalanie priorytetów,
• kontrola wykonania powierzonych zadań,
• organizacja pracy w okresach zwiększonego obciążenia,
• procedury i standardy pracy,
• ograniczanie chaosu organizacyjnego,
• komunikacja wewnętrzna.

Moduł 3. Zarządzanie zespołem i delegowanie odpowiedzialności

• role pracowników w biurze rachunkowym,
• delegowanie zadań i odpowiedzialności,
• formułowanie oczekiwań,
• egzekwowanie realizacji powierzonych zadań,
• informacja zwrotna,
• rozmowy korygujące,
• motywowanie pracowników,
• sytuacje konfliktowe w zespole,
• budowanie odpowiedzialności i samodzielności pracowników.

Warsztat praktyczny: Uczestnik przygotowuje model podziału obowiązków i odpowiedzialności w biurze rachunkowym, identyfikuje zadania możliwe do delegowania oraz wskazuje obszary organizacji pracy wymagające usprawnienia.

DZIEŃ 2 – KLIENT, TRUDNE SYTUACJE I SPRZEDAŻ

Moduł 4. Zarządzanie relacjami z klientami biura rachunkowego

• oczekiwania klientów wobec biura rachunkowego,
• zarządzanie oczekiwaniami klientów,
• określanie granic odpowiedzialności biura,
• zasady komunikacji z klientem,
• przekazywanie informacji,
• egzekwowanie terminowego przekazywania dokumentów,
• reagowanie na opóźnienia po stronie klienta,
• ustalanie zasad współpracy,
• budowanie długoterminowych relacji z klientami.

Moduł 5. Trudny klient i sytuacje konfliktowe

• charakterystyka trudnych sytuacji w relacjach z klientami,
• źródła konfliktów,
• rozróżnianie problemów merytorycznych i komunikacyjnych,
• klient roszczeniowy,
• klient agresywny,
• klient negocjujący warunki i cenę,
• klient nieterminowo przekazujący dokumenty,
• klient oczekujący realizacji zadań poza ustalonym zakresem współpracy,
• ograniczanie eskalacji konfliktu,
• asertywne stawianie granic,
• formułowanie odmowy z zachowaniem relacji biznesowej.

Warsztat – „Trudny klient – co odpowiesz?”

Analiza sytuacji występujących w pracy biura rachunkowego i przygotowanie sposobów reakcji na przykładowe komunikaty klientów, m.in. dotyczące ceny, terminów przekazywania dokumentów, pilności realizacji zadania, odpowiedzialności za błędy oraz zakresu świadczonych usług.

Moduł 6. Sprzedaż usług biura rachunkowego i negocjacje

• specyfika sprzedaży usług profesjonalnych,
• przygotowanie do rozmowy z potencjalnym klientem,
• rozpoznawanie potrzeb,
• formułowanie pytań sprzedażowych,
• prezentowanie wartości usługi,
• komunikowanie ceny,
• reagowanie na obiekcje,
• reakcja na argument „za drogo”,
• reakcja na porównywanie oferty z konkurencją,
• negocjowanie warunków współpracy,
• domykanie rozmowy sprzedażowej,
• sprzedaż dodatkowych usług,
• pozyskiwanie klientów z rekomendacji i poleceń.

Warsztat – symulacja rozmowy z klientem

Uczestnicy przeprowadzają symulowane rozmowy z potencjalnymi klientami biura rachunkowego obejmujące rozpoznanie potrzeb, prezentację wartości usługi, rozmowę o cenie, reakcję na obiekcje oraz ustalenie warunków współpracy.

DZIEŃ 3 – RENTOWNOŚĆ I ROZWÓJ BIURA

Moduł 7. Analiza rentowności klientów

• przychód a rentowność współpracy z klientem,
• czas pracy przeznaczany na obsługę klienta,
• zakres świadczonych usług a koszt obsługi,
• identyfikowanie klientów generujących nadmierne obciążenie,
• analiza kosztów obsługi,
• identyfikowanie nierentownej współpracy,
• działania zwiększające rentowność,
• zmiana zakresu usług,
• renegocjacja warunków współpracy,
• podnoszenie cen,
• przesłanki zakończenia nierentownej współpracy.

Warsztat – analiza rentowności

Na podstawie przykładowych danych uczestnicy analizują rentowność współpracy z klientami, identyfikują problemy wpływające na koszt obsługi oraz proponują działania optymalizacyjne.

Moduł 8. Wycena usług i rozmowa o cenie

• elementy wpływające na cenę usługi,
• budowanie ceny usług biura rachunkowego,
• zakres obsługi a poziom wynagrodzenia,
• wartość usługi dla klienta,
• komunikowanie ceny,
• przygotowanie i komunikowanie podwyżki,
• reagowanie na sprzeciw klienta,
• negocjacje cenowe,
• rabaty i ich wpływ na rentowność,
• sytuacje, w których utrzymanie klienta nie jest uzasadnione biznesowo.

Warsztat – negocjacje cenowe

Symulacja rozmowy z klientem oczekującym obniżenia ceny lub kwestionującym wysokość wynagrodzenia za świadczone usługi.

Moduł 9. Rozwój biura rachunkowego

• identyfikowanie możliwości zwiększania przychodów,
• zwiększanie rentowności działalności,
• rozwój i organizacja zespołu,
• zwiększanie wartości współpracy z klientem,
• rozwijanie usług dodatkowych,
• specjalizacja biura rachunkowego,
• budowanie przewagi konkurencyjnej,
• rekomendacje i polecenia,
• utrzymanie klientów,
• ustalanie priorytetów rozwojowych,
• planowanie działań rozwojowych.

Warsztat – „Plan rozwoju biura – 90 dni”

Uczestnik opracowuje plan działań rozwojowych obejmujący:

• 3 kluczowe problemy lub obszary wymagające usprawnienia,
• 3 priorytety rozwojowe,
• działania do realizacji,
• osoby odpowiedzialne,
• terminy realizacji,
• sposób monitorowania rezultatów.

Walidacja efektów uczenia się

Część 1 – test teoretyczny.

Część 2 – obserwacja w warunkach symulowanych.

Uczestnik otrzymuje opis sytuacji biznesowej dotyczącej funkcjonowania biura rachunkowego i wykonuje zadanie praktyczne zgodnie z instrukcją walidatora i określonymi kryteriami weryfikacji.

Uczestnicy otrzymują materiały wspierające realizację programu szkolenia, w szczególności:

• skrypt szkoleniowy,
• materiały i karty ćwiczeniowe,
• zestaw studiów przypadków,
• arkusz analizy rentowności klienta,
• arkusz analizy organizacji pracy biura,
• formularz planowania i delegowania zadań,
• scenariusze rozmów z trudnym klientem,
• scenariusze rozmów sprzedażowych i negocjacyjnych,
• formularz „Plan rozwoju biura – 90 dni”.

Szkolenie realizowane jest w formie zdalnej w czasie rzeczywistym za pośrednictwem platformy Microsoft Teams.

Do udziału w szkoleniu wymagane są:

• komputer lub laptop z systemem Windows 10 lub Windows 11, w wersji 64-bitowej,
• procesor: minimum 2-rdzeniowy 1,6 GHz; rekomendowany procesor 4-rdzeniowy lub szybszy,
• pamięć RAM: minimum 4 GB; rekomendowane 8 GB lub więcej,
• wolne miejsce na dysku: minimum 2 GB na zapis plików szkoleniowych; rekomendowane co najmniej 5 GB wolnej przestrzeni,
• ekran: minimum 1280 × 720 px; rekomendowana rozdzielczość Full HD 1920 × 1080 px,
• stabilne połączenie z Internetem: rekomendowana przepustowość minimum 10 Mb/s pobierania i 5 Mb/s wysyłania,
• sprawny mikrofon oraz głośniki lub słuchawki,
• dostęp do Microsoft Teams – poprzez aplikację desktopową lub aktualną wersję obsługiwanej przeglądarki internetowej,
• możliwość pobierania, otwierania i zapisywania plików wykorzystywanych podczas ćwiczeń.

Platforma Microsoft Teams umożliwia komunikację uczestników z trenerem w czasie rzeczywistym za pomocą obrazu i dźwięku, współdzielenie ekranu, komunikację poprzez czat oraz przekazywanie materiałów i informacji niezbędnych do realizacji zajęć.

Link umożliwiający udział w szkoleniu zostanie przesłany drogą mailową do każdego uczestnika na dwa dni przed rozpoczęciem szkolenia. Link będzie aktywny przez cały okres realizacji usługi.