Agencje pracy tymczasowej – obowiązki i formalności – szkolenie

Dla osiągnięcia celu edukacyjnego usługa obejmuje:

Zakres tematyczny:

DZIEŃ 1. Aspekty prawne, otwarcie agencji i zatrudnianie pracowników tymczasowych

MODUŁ 1. Rejestracja agencji, wymogi prawne i obowiązki sprawozdawcze

• Procedura wpisu do rejestru agencji zatrudnienia (KRAZ): warunki uzyskania certyfikatu, opłaty i przesłanki odmowy,
• Wymogi lokalowe i organizacyjne: jakie warunki musi spełnić przedsiębiorca otwierający APT,
• Obowiązkowe sprawozdania roczne do Marszałka Województwa: terminy, zakres danych i konsekwencje niezłożenia (ryzyko wykreślenia z rejestru),
• Zabezpieczenie finansowe agencji: gwarancje bankowe, ubezpieczenia i zarządzanie płynnością finansową przy opóźnieniach płatności od klientów,
• Nowe wytyczne PIP i ZUS: na co organy kontrolne zwracają uwagę w nowo powstałych agencjach.

MODUŁ 2. Trójstronny stosunek prawny i konstrukcja umów handlowych

• Istota trójkąta APT: relacje prawne pomiędzy Agencją, Pracownikiem Tymczasowym a Pracodawcą Użytkownikiem (PU),
• Konstrukcja umowy o świadczenie usług pracy tymczasowej: kluczowe zapisy chroniące interesy agencji (b2b),
• Podział odpowiedzialności za BHP i szkolenia stanowiskowe pomiędzy APT a Pracodawcę Użytkownika,
• Klauzule przejęcia pracownika (pro-rata): jak legalnie i zyskownie konstruować kary umowne za bezpośrednie zatrudnienie pracownika przez klienta,
• Odpowiedzialność odszkodowawcza: kto odpowiada za szkody wyrządzone przez pracownika tymczasowego.

MODUŁ 3. Rekrutacja, legalizacja i zatrudnianie cudzoziemców w APT

• Specyfika rekrutacji cudzoziemców na potrzeby pracy tymczasowej (rynki wschodnie i azjatyckie),
• Procedury legalizacji pracy (rok 2026): oświadczenia o powierzeniu pracy, zezwolenia typu A, powiadomienia do UP,
• Legalność pobytu a legalność pracy: weryfikacja wiz, kart pobytu i paszportów biometrycznych przez dział kadr,
• Obowiązki informacyjne i meldunkowe agencji wobec Straży Granicznej i Urzędów Wojewódzkich,
• Ryzyko nielegalnego zatrudnienia: kary finansowe dla agencji oraz osób zarządzających za błędy w dokumentacji cudzoziemców.

MODUŁ 4. Zawieranie umów o pracę tymczasową i prowadzenie akt osobowych

• Forma i treść umowy o pracę tymczasową: niezbędne elementy (określenie PU, okres wykonywania pracy, wymiar etatu),
• Specyfika umów cywilnoprawnych (zlecenie) w agencji: kiedy można je stosować i jak unikać ryzyka reklasyfikacji przez PIP,
• Prowadzenie e-akt osobowych w APT: uproszczenia w dokumentacji pracowniczej i przechowywanie dokumentów elektronicznych,
• Zasada równego traktowania i dyskryminacji: obowiązek badania warunków płacowych u Pracodawcy Użytkownika (porównywalne stanowiska),
• Zasady przedłużania umów o pracę do dnia porodu w specyfice pracy tymczasowej.

MODUŁ 5. Limity zatrudnienia i specyfika branżowa

• Ustawowe limity zatrudnienia tymczasowego: zasada 18 miesięcy w okresie 36 miesięcy (jak poprawnie liczyć okresy i unikać kar),
• Przedłużenie limitu do 36 miesięcy przy zadaniach o charakterze sezonowym lub doraźnym – warunki formalne,
• Zakazy zatrudniania pracowników tymczasowych: na jakich stanowiskach praca tymczasowa jest bezwzględnie zabroniona (prace szczególnie niebezpieczne, stanowiska strajkowe),
• Praca tymczasowa w logistyce, produkcji i IT: dostosowanie procedur agencji do specyfiki konkretnych branż,
• Praktyczny warsztat: weryfikacja kwestionariusza przebiegu zatrudnienia kandydata.

DZIEŃ 2. Kadry, płace, rozliczenia i kontrole w agencji

MODUŁ 6. Naliczanie wynagrodzeń i obsługa Listy Płac w APT

• Algorytm wyliczania wynagrodzenia w pracy tymczasowej: stawki godzinowe, miesięczne, akordowe i prowizyjne,
• Rozliczanie dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych i nocnych – kto przekazuje dane, a kto nalicza i wypłaca,
• Potrącenia z wynagrodzeń: zasady i kwoty wolne od potrąceń przy nieregularnym czasie pracy w miesiącu,
• Płaca minimalna a praca tymczasowa: jak zapewnić poprawność wyrównań w świetle najnowszych stawek,
• Księgowanie i fakturowanie usług: jak prawidłowo ująć fakturę za pracę tymczasową w rejestrach VAT i kosztach (perspektywa APT i klienta).

MODUŁ 7. Rozliczanie urlopów wypoczynkowych i ekwiwalentów

• Specyficzne zasady naliczania urlopu w pracy tymczasowej: 2 dni urlopu za każdy pełny miesiąc pozostawania w dyspozycji PU,
• Udzielanie urlopu w naturze: obowiązki uzgodnieniowe między APT a Pracodawcą Użytkownikiem,
• Wypłata ekwiwalentu pieniężnego za urlop: moment wypłaty przy umowach terminowych i płynnych przejściach do innego PU,
• Kolejne umowy u tego samego PU: zasady przenoszenia urlopu na kolejny okres zatrudnienia,
• Rozliczanie urlopów na żądanie i urlopów okolicznościowych w specyfice agencji.

MODUŁ 8. Zasiłki chorobowe, macierzyńskie i wypadkowe w APT

• Ustalanie podstawy wymiaru świadczeń chorobowych: jak liczyć średnią z miesięcy przy zmiennych stawkach i krótkich umowach,
• Okres wyczekiwania na prawo do zasiłku u pracowników tymczasowych (umowy o pracę vs umowy zlecenia),
• Procedura powypadkowa w pracy tymczasowej: obowiązki zespołu powypadkowego PU oraz rola APT w zatwierdzaniu protokołu,
• Wypłata świadczeń po ustaniu tytułu ubezpieczenia: rola agencji w przekazywaniu dokumentacji (Z-3) do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
• Obsługa platformy PUE ZUS (e-ZUS) pod kątem masowych zwolnień lekarskich w agencji.

MODUŁ 9. Rozwiązanie i wygaśnięcie stosunku pracy tymczasowej

• Terminy wypowiedzenia umów o pracę tymczasową: zasada 3 dni (przy umowach do 2 tygodni) oraz 1 week (przy umowach powyżej 2 tygodni),
• Zwolnienie dyscyplinarne (art. 52 KP) pracownika tymczasowego: procedura i podział ról między APT a PU,
• Skutki wcześniejszego zrezygnowania z pracownika przez Pracodawcę Użytkownika: jak zabezpieczyć agencję przed kosztami przestoju,
• Wystawianie świadectw pracy: skrócone terminy, specyficzna treść świadectwa (wykaz PU i okresów pracy) oraz e-świadectwa,
• Wygaśnięcie umowy: automatyzm rozwiązywania kontraktów terminowych a prawa pracownika.

MODUŁ 10. Kontrole PIP, ZUS i Straży Granicznej w agencji – audyt i obrona

• Najczęstsze błędy agencji wykrywane podczas kontroli: błędy w limitach zatrudnienia, brak równego traktowania płacowego,
• Kontrola ZUS w APT: weryfikacja umów cywilnoprawnych pod kątem zbiegów tytułów do ubezpieczeń oraz schematów zgłoszeniowych,
• Kontrola Straży Granicznej: procedura weryfikacji procedur legalizacyjnych i pobytowych cudzoziemców zatrudnionych przez APT,
• Odpowiedzialność solidarna: kiedy Pracodawca Użytkownik odpowiada solidarnie z agencją za roszczenia pracownicze,
• Warsztat końcowy (Q&A): symulacja odpowiedzi na wystąpienie inspektora PIP i przygotowanie zastrzeżeń do protokołu kontroli.

Walidacja

Łączna ilość godzin: 16 h zegarowych w tym: 7h teoria, 6,5h praktyka, 2h przerwy, 0,5 walidacja

Warunki organizacyjne

1. Szkolenie grupowe; maksymalna wielkość grupy: 15 osób
2. Szkolenie obejmuje: wykład interaktywny, ćwiczenia praktyczne, warsztaty kadrowo-płacowe, analizę przykładów oraz studia przypadków dotyczące prowadzenia agencji pracy tymczasowej, dokumentacji, rozliczeń pracowniczych oraz przygotowania do kontroli.
3. Usługa jest realizowana w godzinach zegarowych – 1h=60min
4. Przerwy wliczają się w czas trwania usługi i mogą być elastycznie dostosowane do tempa pracy uczestników i dynamiki szkolenia.
5. Warunek ukończenia: Uczestnik bierze udział w zajęciach przez minimum 80% czasu trwania szkolenia.
6. Walidacja jest wliczona w czas trwania usługi i odbywa się w ostatnim dniu szkolenia.
7. Metody walidacji efektów uczenia się: Test teoretyczny, Obserwacja w warunkach symulowanych

Organizacja walidacji:

Walidacja zostanie przeprowadzona na zakończenie drugiego dnia szkolenia i będzie trwała 30 minut (test teoretyczny - 10 min i obserwacja w warunkach symulowanych - 20 min.).

Efekty uczenia się z zakresu wiedzy zostaną zweryfikowane poprzez test teoretyczny - czas trwania 10 min. obejmujący zagadnienia dotyczące zasad prowadzenia agencji pracy tymczasowej, obowiązków formalnych, dokumentacji, zatrudniania pracowników tymczasowych, rozliczeń kadrowo-płacowych oraz kontroli.

Efekty uczenia się z zakresu umiejętności i kompetencji społecznych zostaną zweryfikowane metodą obserwacji w warunkach symulowanych - czas trwania 20 min. na podstawie zadań praktycznych dotyczących analizy dokumentacji agencji pracy tymczasowej, rozliczeń pracowniczych, weryfikacji obowiązków formalnych oraz przygotowania dokumentacji do kontroli.

Walidacja zostanie przeprowadzona z zachowaniem rozdzielności funkcji procesu kształcenia i procesu walidacji.

Skrypt szkoleniowy w formie pdf w pierwszym dniu szkolenia.

Na życzenie uczestnika dostawca usługi dostarczy materiały zapewniające dostępność.

Uczestnik szkolenia powinien posiadać podstawową orientację w dokumentach księgowych, zasadach funkcjonowania przedsiębiorstwa i podstawowych rozliczeniach pracowniczych. Nie jest wymagane wcześniejsze samodzielne prowadzenie kadr i płac.

Dostawca usługi zapewnienia dostępność usługi każdemu zainteresowanemu uczestnikowi ze szczególnymi potrzebami zgodnie ze Standardami dostępności dla polityki spójności 2021-2027 – Standard szkoleniowy.

W przypadku potrzeby zapewnienia specjalnych udogodnień, przed zapisem na usługę, prosimy o kontakt.

Dostawca usług korzysta ze zwolnienia z VAT wynikającego z § 3 ust. 1 pkt 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013r.w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień.

Zwolnienie ma zastosowanie w związku z usługami kształcenia zawodowego lub przekwalifikowania zawodowego, które są finansowane w co najmniej 70% ze środków publicznych. Dostawca usług wystawi dokument księgowy ze stawką „zw.”.