Marketing Automation & Workflow – Organizacja, Automatyzacja i Optymalizacja Działań Marketingowych w Przedsiębiorstwie

Szkolenie „Marketing Operations & Automation – Wdrażanie, Automatyzacja i Organizacja Procesów Marketingowych w Przedsiębiorstwie” ma charakter praktyczny i stanowi rozwinięcie kompetencji związanych z planowaniem marketingu o umiejętności niezbędne do jego sprawnego wdrażania i organizowania w codziennej działalności przedsiębiorstwa.

Podczas szkolenia uczestnik uczy się przekształcać zaplanowane działania marketingowe w uporządkowane procesy operacyjne. Identyfikuje czynności wykonywane cyklicznie, określa kolejne etapy ich realizacji, odpowiedzialności, statusy oraz zasady przekazywania zadań. Na tej podstawie projektuje workflow pozwalający ograniczyć opóźnienia, błędy oraz wykonywanie tych samych czynności w różny sposób.

Istotną częścią szkolenia jest organizacja pracy z kontaktami i leadami przy wykorzystaniu CRM. Uczestnik poznaje zasady porządkowania informacji, nadawania statusów, organizacji kolejnych działań oraz follow-up, a następnie projektuje rozwiązania umożliwiające sprawniejsze zarządzanie kontaktami pozyskiwanymi przez przedsiębiorstwo.

Kolejnym obszarem szkolenia jest marketing automation. Uczestnik identyfikuje czynności możliwe do automatyzacji oraz projektuje mechanizmy wykorzystujące logikę zdarzenie–warunek–akcja. Opracowuje automatyczne sekwencje działań, przypomnienia, follow-up oraz przepływy informacji pomiędzy wykorzystywanymi narzędziami.

Szkolenie obejmuje również projektowanie zasad integracji narzędzi, standaryzację powtarzalnych działań, tworzenie checklist i instrukcji operacyjnych oraz przygotowywanie wskaźników umożliwiających kontrolowanie terminowości, sprawności i jakości realizowanych procesów.

W części warsztatowej uczestnik opracowuje model operacyjny wybranego procesu marketingowego przedsiębiorstwa, obejmujący jego przebieg, etapy workflow, odpowiedzialności, organizację informacji, punkty automatyzacji, sposób realizacji follow-up, standard wykonania oraz sposób monitorowania procesu.

Dzięki temu szkolenie nie powtarza pierwszej usługi, w której uczestnik analizował rynek i konkurencję, określał klienta i propozycję wartości, projektował strategię komunikacji oraz planował działania marketingowe. Pierwsze szkolenie tworzy strategię i plan, natomiast drugie uczy, jak ten plan przełożyć na sprawny, powtarzalny i częściowo zautomatyzowany system pracy marketingowej.

Moduł 1. Marketing Operations – od strategii do procesu operacyjnego

• różnica pomiędzy strategią marketingową a operacyjnym zarządzaniem marketingiem,
• zamiana założeń strategicznych na konkretne procesy i zadania,
• identyfikowanie powtarzalnych czynności marketingowych,
• określanie wejścia, przebiegu i rezultatu procesu,
• tworzenie mapy procesów marketingowych przedsiębiorstwa,
• określanie punktów przepływu informacji pomiędzy etapami procesu i wykorzystywanymi narzędziami,
• identyfikowanie wąskich gardeł i czynności wykonywanych ręcznie,
• określanie procesów, które mogą zostać zautomatyzowane.

Ćwiczenie praktyczne: przygotowanie mapy wybranego procesu marketingowego.

Moduł 2. Organizacja workflow działań marketingowych

• projektowanie przepływu pracy od zadania do publikacji lub realizacji,
• etapy: zgłoszenie → przygotowanie → akceptacja → realizacja → kontrola → archiwizacja,
• tworzenie statusów i etapów realizacji zadań,
• określanie kolejności i zasad realizacji poszczególnych etapów
• zarządzanie kolejką zadań marketingowych,
• priorytetyzacja działań,
• organizacja terminów i zależności między zadaniami,
• ograniczanie opóźnień i powtarzania pracy,
• tworzenie checklist operacyjnych.

Ćwiczenie: opracowanie workflow dla konkretnego działania realizowanego w przedsiębiorstwie.

Moduł 3. CRM i uporządkowanie informacji o kontaktach marketingowych

• rola CRM w organizacji działań marketingowych,
• struktura informacji o kontaktach,
• źródła pozyskiwania danych kontaktowych,
• porządkowanie danych o leadach i klientach,
• tworzenie etapów obsługi kontaktu,
• przypisywanie statusów kontaktom,
• podstawowe zasady segmentacji operacyjnej w CRM,
• historia kontaktu i aktywności klienta,
• zadania, przypomnienia i follow-up,
• eliminowanie duplikatów i nieaktualnych informacji,
• dobre praktyki utrzymywania porządku w bazie danych.

Ćwiczenie praktyczne: przygotowanie modelu struktury CRM dla przedsiębiorstwa.

Moduł 4. Marketing Automation – projektowanie automatycznych przepływów

• pojęcie automatyzacji marketingu,
• identyfikowanie czynności możliwych do automatyzacji,
• trigger – warunek – akcja jako podstawowa logika automatyzacji,
• projektowanie automatycznych sekwencji działań,
• automatyczne przypomnienia,
• automatyczne przekazywanie informacji pomiędzy etapami procesu,
• automatyzowanie zadań wewnętrznych,
• automatyczne aktualizowanie statusów,
• automatyczne reakcje na określone zachowania użytkownika,
• zasady projektowania automatyzacji bez nadmiernego komplikowania procesu,
• kontrola poprawności działania automatyzacji.

Ćwiczenie: zaprojektowanie schematu automatyzacji wybranego procesu.

Moduł 5. Lead Management – organizacja obsługi kontaktów

• pojęcie leada i zarządzania leadami,
• rejestrowanie źródła kontaktu,
• określanie etapu obsługi,
• zarządzanie kontaktami wymagającymi dalszego działania,
• zasady follow-up,
• identyfikowanie kontaktów nieobsłużonych,
• ustalanie terminów kolejnych działań,
• zmiana statusu kontaktu i przechodzenie do kolejnego etapu obsługi
• tworzenie prostych reguł kwalifikacji leadów,
• porządkowanie historii kontaktu,
• ograniczanie utraty potencjalnych klientów wynikającej z braku organizacji.

Ćwiczenie: zaprojektowanie procesu obsługi leada od pozyskania kontaktu do przekazania do kolejnego etapu.

Moduł 6. Automatyzacja komunikacji cyklicznej i follow-up

• projektowanie sekwencji komunikacji automatycznej,
• wiadomość inicjująca,
• przypomnienia,
• follow-up,
• komunikacja po wykonaniu określonej czynności,
• reaktywacja nieaktywnych kontaktów,
• automatyczne komunikaty organizacyjne,
• harmonogram sekwencji,
• warunki wejścia i wyjścia z automatyzacji,
• zapobieganie wielokrotnemu wysyłaniu tej samej komunikacji,
• kontrola poprawności sekwencji.

Ćwiczenie: opracowanie mapy sekwencji automatycznej.

Moduł 7. Integracja narzędzi wykorzystywanych w marketingu

• przepływ informacji pomiędzy formularzem, CRM, pocztą i narzędziem do zarządzania zadaniami,
• identyfikacja danych przekazywanych pomiędzy systemami,
• eliminowanie ręcznego kopiowania informacji,
• zasady projektowania prostych integracji,
• automatyczne tworzenie zadań na podstawie zdarzeń,
• automatyczne przypisanie kontaktu do odpowiedniego etapu,
• synchronizacja podstawowych informacji,
• kontrola błędów integracji,
• dokumentowanie sposobu działania integracji.

Ćwiczenie: przygotowanie diagramu przepływu danych i działań między narzędziami.

Moduł 8. Dashboard operacyjny i kontrola realizacji procesów

• różnica pomiędzy KPI marketingowym a wskaźnikiem operacyjnym procesu,
• kontrola liczby realizowanych zadań,
• terminowość procesów,
• liczba zadań oczekujących,
• czas przejścia przez proces,
• liczba kontaktów wymagających follow-up,
• liczba błędów i niepełnych danych,
• monitorowanie liczby i statusu realizowanych działań
• tworzenie prostego dashboardu operacyjnego,
• cykliczny przegląd procesów i identyfikacja miejsc wymagających usprawnienia.

Ćwiczenie: opracowanie zestawu wskaźników operacyjnych.

Moduł 9. Standaryzacja procesów marketingowych

• znaczenie standardów w powtarzalnych działaniach marketingowych,
• tworzenie instrukcji wykonania procesu,
• checklisty operacyjne,
• wzory i szablony robocze,
• standard kontroli wykonania,
• zasady nazewnictwa i porządkowania dokumentacji,
• ograniczanie błędów wynikających z różnych sposobów wykonywania tej samej czynności,
• przygotowanie procesu do powtarzalnej i uporządkowanej realizacji
• aktualizacja standardów po zmianie sposobu pracy.

Ćwiczenie: opracowanie standardu wybranego procesu.

Moduł 10. Warsztat końcowy – Marketing Operations System

Uczestnik przygotowuje kompletny model operacyjny dla wybranego procesu marketingowego, zawierający:

• mapę procesu,
• etapy workflow,
• etapy i zasady realizacji procesu
• statusy realizacji,
• strukturę informacji w CRM,
• punkty automatyzacji,
• sekwencję follow-up,
• sposób przepływu danych pomiędzy narzędziami,
• checklistę realizacji,
• wskaźniki operacyjne,
• sposób kontroli i doskonalenia procesu.

Walidacja (30min)

Walidacja umiejętności praktycznych odbywa się w trakcie zajęć z zastosowaniem metody Obserwacja w warunkach symulowanych prowadzoną przez walidatora usługi, nie ingerując w część edukacyjną usługi rozwojowej. Proces ten pozwala na bieżącą ocenę kompetencji uczestników nabywanych podczas szkolenia. Ostateczne potwierdzenie zdobytych kompetencji następuje po części edukacyjnej, poprzez napisanie przez uczestnika testu wiedzy, w którym uwzględniane są wyniki zarówno obserwacji praktycznej, jak i testu teoretycznego.

Szkolenie realizowane jest w formie warsztatowej, z wykorzystaniem prezentacji multimedialnych, ćwiczeń praktycznych oraz analizy przykładów. Zajęcia są indywidualne.

Uczestnicy mają zapewniony dostęp do materiałów szkoleniowych w formie prezentacji lub materiałów dydaktycznych przekazywanych w trakcie szkolenia lub po jego zakończeniu.

Szkolenie odbywa się w sali szkoleniowej wyposażonej w niezbędną infrastrukturę dydaktyczną, w szczególności:

• stanowiska dla uczestników,
• sprzęt multimedialny (projektor/monitor, komputer),
• dostęp do internetu.

Uczestnicy powinni posiadać podstawowe umiejętności obsługi komputera oraz urządzenie umożliwiające udział w ćwiczeniach praktycznych (np. laptop lub smartfon z dostępem do internetu).

Usługa realizowana jest w godzinach zegarowych. Przerwy zostały wliczone do godzin usługi rozwojowej.

Materiały w postaci prezentacji i skryptu zostaną udostępnione uczestnikom podczas usługi oraz po jej realizacji.

Warunkiem skorzystania z usługi jest bezpośredni zapis na usługę za pośrednictwem Bazy Usług Rozwojowych oraz wypełnienie ankiety oceniającej usługę rozwojową.

Usługa jest zwolniona z podatku VAT w przypadku, kiedy dofinansowanie wynosi co najmniej 70%. W innej sytuacji do ceny netto doliczany jest podatek VAT w wysokości 23%. Podstawa: §3 ust. 1 pkt. 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20.12.2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz szczegółowych warunków stosowania tych zwolnień (Dz.U. z 2018 r., poz. 701).

- Dostawca Usługi oświadcza, że wyklucza się wzajemne świadczenie usług w projekcie o zbliżonej tematyce przez Dostawców Usług, którzy delegują na usługi siebie oraz swoich pracowników i korzystają z dofinansowania, a następnie świadczą usługi w zakresie tej samej tematyki dla Przedsiębiorcy, który wcześniej występował w roli Dostawcy tych usług.

- Dostawca oświadcza, że usługa nie jest świadczona przez podmiot będący jednocześnie podmiotem korzystającym z usług rozwojowych o zbliżonej tematyce w ramach danego projektu.

- Wyklucza się świadczenie usługi przez podmiot pełniący funkcję Operatora lub Partnera Operatora w danym projekcie PSF, w którymkolwiek Regionalnym Programie lub FERS, a także przez podmiot powiązany z Operatorem lub Partnerem kapitałowo lub osobowo.

- Karta usługi nie zakłada powstawania kosztów niekwalifikowalnych z punktu widzenia dofinansowania.