Organizacja pracy własnej: jak efektywnie zarządzać swoim czasem

Program

Cel usługi szkoleniowej:

Celem szkolenia jest rozwinięcie praktycznych umiejętności efektywnej organizacji pracy własnej, zarządzania czasem, zadaniami i priorytetami. Uczestnicy nauczą się świadomie planować pracę, identyfikować i ograniczać „pożeracze czasu”, ustalać priorytety oraz elastycznie reagować na zmieniające się zadania.

Szkolenie ma również na celu zwiększenie produktywności i poczucia kontroli nad obowiązkami oraz ograniczenie przeciążenia i stresu poprzez stosowanie praktycznych metod zarządzania zadaniami, koncentracją i energią, a także delegowania i asertywnego zarządzania dodatkowymi obowiązkami.

Grupa docelowa:

Szkolenie skierowane jest do pracowników wszystkich szczebli i obszarów organizacji, którzy chcą zwiększyć efektywność pracy, lepiej zarządzać czasem, zadaniami i priorytetami oraz ograniczyć przeciążenie wynikające z nadmiaru obowiązków. Program może być realizowany zarówno dla menedżerów i liderów, specjalistów, pracowników HR i sprzedaży, jak również dla konkretnych zespołów.

Warunki organizacyjne:

Usługa realizowana będzie w grupie liczącej od 8 do 10 uczestników. Zajęcia prowadzone są w formie warsztatowej z wykorzystaniem metod aktywizujących, takich jak ćwiczenia indywidualne i zespołowe, analiza przypadków (case study), dyskusje moderowane oraz symulacje. Część teoretyczna stanowi wprowadzenie i podsumowanie zagadnień realizowanych podczas ćwiczeń praktycznych.

1 godzina szkolenia = 60 minut

Łączny czas trwania usługi wynosi 8 godzin zegarowych (1 dzień = 8 godzin). Przerwy są wliczone do czasu trwania usługi.

W czasie usługi zostanie zrealizowane:

• 1 godzina zajęć teoretycznych,
• 5 godzin 45 minut zajęć praktycznych,
• 15 minut walidacji (wliczanej do procesu kształcenia),
• 1 godzina przerw.

Program szkolenia:

1. Podstawy zarządzania czasem

• Czym jest zarządzanie czasem? Wprowadzenie do pojęcia zarządzania czasem, omówienie kluczowych koncepcji i mitów na ten temat.
• Czynniki marnujące czas: Identyfikacja głównych „pożeraczy czasu” w pracy i w życiu prywatnym oraz jak sobie z nimi radzić.
• Tworzenie własnego systemu zarządzania czasem: Narzędzia do analizy i monitorowania czasu, dzięki którym można lepiej zarządzać swoimi zadaniami.

1. Ustalanie priorytetów i zarządzanie zadaniami

• Metoda Eisenhowera: Jak skutecznie rozróżniać zadania pilne od ważnych oraz jak używać tej metody do lepszego planowania.
• Technika ABC: Praktyczne zastosowanie techniki klasyfikacji zadań według ich ważności i wpływu na cele.
• Planowanie długoterminowe i krótkoterminowe: Jak tworzyć realistyczne plany działania zarówno na dzień, jak i na dłuższy okres.

1. Techniki efektywnego zarządzania zadaniami w czasie

• Pomodoro i inne techniki koncentracji: Jak efektywnie wykorzystywać krótki czas pracy z pełnym skupieniem na zadaniu.
• Metoda GTD (Getting Things Done): Jak zarządzać wieloma projektami i zadaniami bez stresu i chaosu.
• Zarządzanie zadaniami w obliczu zmieniających się priorytetów: Jak elastycznie reagować na zmiany i nadal osiągać zamierzone cele.

1. Zarządzanie sobą w czasie

• Zarządzanie energią a zarządzanie czasem: Jak planować pracę zgodnie z naturalnymi cyklami energii i efektywności w ciągu dnia.
• Techniki autmotywacyjne: Jak utrzymać motywację i dyscyplinę w realizacji zaplanowanych zadań.
• Odpoczynek jako klucz do efektywności: Dlaczego regularne przerwy i czas na regenerację są niezbędne dla długotrwałej produktywności.

1. Radzenie sobie z nadmiarem obowiązków

• Zasada Pareto (80/20): Jak wykorzystać zasadę Pareto, aby skupić się na tych działaniach, które przynoszą największe rezultaty.
• Delegowanie zadań: Jak skutecznie przekazywać zadania innym, aby zmniejszyć własne obciążenie pracą.
• Jak powiedzieć “nie”: Techniki asertywności w zarządzaniu czasem, aby unikać zbytniego obciążenia dodatkowymi obowiązkami.

Moduł walidacji będzie przebiegać następująco:

W ostatnich 15 minutach usługi trener przekaże uczestnikom kody dostępu do kwestionariusza on-line. Kwestionariusz będzie składał się z testu teoretycznego z automatycznie generowanym wynikiem. Test będzie zawierał pytania zamknięte z jedną lub wieloma prawidłowymi odpowiedziami. Czas przeznaczony na rozwiązanie testu wynosi 15 minut.

Walidacja zostanie przeprowadzona na platformie Google Forms z wykorzystaniem telefonów komórkowych uczestników oraz dostępnego połączenia Wi-Fi lub Internetu mobilnego (LTE). Wyniki testu będą dostępne dla uczestników bezpośrednio po jego zakończeniu.

Rolą trenera jest wyłącznie przekazanie uczestnikom kodów dostępu do testu. Trener nie ingeruje w przebieg walidacji ani w ocenę wyników. Za przygotowanie procesu walidacji oraz ocenę i weryfikację osiągniętych efektów uczenia się odpowiada niezależna osoba prowadząca walidację.

Osoba prowadząca walidację nie będzie obecna w trakcie zajęć. Będzie włączona w przygotowanie procesu walidacji oraz na etapie oceny i weryfikacji efektów uczenia się uczestników.

Realizator zapewnia: skrypt szkoleniowy, teczki, notesy, długopisy. Materiały szkoleniowe w formie fizycznej (papierowy skrypt oraz zestaw ćwiczeń) zostaną przekazane osobom uczestniczącym w usłudze na początku realizacji zajęć. Materiały będą rozłożone na stołach w sali szkoleniowej przed rozpoczęciem szkolenia przez każdego z uczestników.

Walidacja metodą testu teoretycznego z wynikiem generowanym automatycznie zostanie przeprowadzona na platformie Google forms z wykorzystaniem telefonów komórkowych należących do osób uczestniczących. Wykorzystane zostanie publiczne łącze Wi-Fi lub LTE dostępne w telefonach. Wyniki będą dostępne dla osób uczestniczących natychmiast po zakończeniu wypełniania testu z wynikiem generowanym automatycznie.