Efektywna praca pod presją – komunikacja, odporność i zasobooszczędna organizacja pracy w środowisku cyfrowym - szkolenie prowadzące do kwalifikacji

MODUŁ 1. Presja i przeciążenie w pracy biura podatkowego

• specyfika pracy w okresach spiętrzenia terminów,
• wpływ stresu na koncentrację, pamięć roboczą i podejmowanie decyzji,
• mechanizm zawężenia uwagi pod wpływem presji,
• źródła drobnych błędów w warunkach przeciążenia,
• rozpoznawanie indywidualnych sygnałów przeciążenia,
• identyfikacja własnych czynników ryzyka.
• koszty organizacyjne błędów: ponowne wykonywanie czynności, dodatkowe wydruki, ponowna komunikacja z klientem, duplikowanie dokumentacji i zbędne wykorzystanie zasobów.

MODUŁ 2. Presja terminów – zarządzanie napięciem i odzyskiwanie koncentracji

• rozróżnianie elementów pozostających pod kontrolą pracownika i poza jego kontrolą,
• priorytetyzacja reakcji w sytuacji nagromadzenia zadań,
• krótkie techniki redukcji napięcia możliwe do zastosowania w pracy,
• odzyskiwanie koncentracji po przerwaniu zadania,
• „zamykanie” trudnej sytuacji i przechodzenie do kolejnego zadania,
• ograniczanie przenoszenia napięcia zawodowego poza czas pracy.
• odzyskiwanie koncentracji po przerwaniu zadania,
• planowanie pracy w sposób ograniczający zbędne wykorzystanie sprzętu, materiałów i czasu,
• przygotowanie dokumentów i informacji „za jednym razem” – ograniczanie poprawek, duplikatów i ponownego przetwarzania danych,

MODUŁ 3. Cyfrowe przeciążenie informacyjne i organizacja pracy

• wpływ nadmiaru e-maili, komunikatów, powiadomień i równoległych kanałów komunikacji na koncentrację,
• ograniczanie ciągłego przełączania uwagi między zadaniami,
• zasady zarządzania powiadomieniami i komunikacją cyfrową,
• dobór kanału cyfrowego do pilności i rodzaju informacji,
• grupowanie podobnych czynności i ograniczanie fragmentacji pracy,
• higiena cyfrowa jako element przeciwdziałania przeciążeniu,
• cyfrowy obieg dokumentów a ograniczenie zużycia papieru i materiałów eksploatacyjnych,
• bezpieczeństwo pracy z informacją w sytuacji presji – zasada „sprawdź przed wysłaniem”.
• dobre praktyki pracy ze sprzętem komputerowym: wyłączanie nieużywanych urządzeń i urządzeń peryferyjnych, ograniczenie niepotrzebnej pracy sprzętu,
• wykorzystanie ustawień oszczędzania energii,

MODUŁ 4. Trudny klient bez trudnego dnia

• źródła napięcia w relacji klient–pracownik,
• reakcja na klienta roszczeniowego, zdenerwowanego lub chaotycznego,
• oddzielanie faktów i meritum sprawy od emocji,
• komunikaty deeskalujące,
• parafraza i porządkowanie informacji,
• profesjonalne stawianie granic,
• komunikacja telefoniczna, bezpośrednia i cyfrowa z klientem,
• zasady konstruowania krótkich i jednoznacznych wiadomości ograniczających liczbę ponownych kontaktów.

MODUŁ 5. Komunikacja zespołu pod presją

• zgłaszanie problemu zanim przerodzi się w kryzys,
• komunikowanie błędu bez szukania winnego,
• konstruktywne proszenie o pomoc,
• przekazywanie informacji o ryzyku niedotrzymania terminu,
• ograniczanie konfliktów wynikających z niepełnej informacji,
• zasady przekazywania zadań między pracownikami,
• wybór właściwego kanału komunikacji,
• ograniczanie zbędnych wiadomości, kopii, duplikowania danych i dokumentów.
• odpowiedzialność zespołu za racjonalne gospodarowanie materiałami, energią i sprzętem,

MODUŁ 6. Błąd bez katastrofy – reakcja i powrót do działania

• psychologiczna reakcja na pomyłkę,
• wpływ ruminacji na wykonanie kolejnego zadania,
• procedura STOP – sprawdzam – poprawiam – wracam do działania,
• odróżnianie analizy przyczyny błędu od poszukiwania winnego,
• tworzenie prostych zabezpieczeń przed ponownym wystąpieniem błędu,
• wykorzystanie checklist i cyfrowych list kontrolnych,
• „punkt kontrolny” przed wysłaniem dokumentu lub wiadomości.
• tworzenie prostych zabezpieczeń procesowych ograniczających marnotrawstwo czasu, materiałów i energii.

MODUŁ 7. Zasobooszczędna i zielona organizacja pracy biurowej

• cyfrowy obieg informacji jako sposób ograniczania zbędnego wykorzystania papieru,
• ograniczanie niepotrzebnych wydruków i duplikowania dokumentów,
• uporządkowanie cyfrowego obiegu dokumentów jako element ograniczenia strat czasu i zasobów,
• racjonalne korzystanie ze sprzętu i zasobów cyfrowych,
• planowanie pracy ograniczające powtarzanie tych samych operacji,
• związek efektywnej organizacji pracy, cyfryzacji i zasobooszczędności.
• segregacja odpadów powstających w pracy biurowej,
• prawidłowe postępowanie ze zużytymi materiałami eksploatacyjnymi i elektroodpadami,
• racjonalne gospodarowanie energią: urządzenia, oświetlenie, tryb uśpienia, wyłączanie nieużywanego sprzętu,
• cyfryzacja procesów jako narzędzie ograniczania zużycia materiałów,

MODUŁ 8. Osobisty plan działania na trudny sezon

Każdy uczestnik opracowuje indywidualny plan obejmujący:

• własny sygnał ostrzegawczy przeciążenia,
• technikę szybkiego resetu,
• zasadę komunikacji z klientem,
• zasadę komunikacji w zespole,
• sposób organizacji cyfrowego środowiska pracy,
• jedno działanie ograniczające zbędne wykorzystanie zasobów,
• mikrostrategię na najbardziej stresujące dni.

MODUŁ 9. Walidacja

Sprawdzenie testów i analizy dowodów i deklaracji przez Fundacja My Personality Skills.

Kwalifikacja:

Łączna ilość godzin usługi to 14h, w tym 6h praktycznych, 8h teoretycznych i 1h walidacji. Przerwy wliczane w czas trwania usługi (2h), walidacja wliczana w czas trwania usługi (1h).

Uczestnicy uczą się ograniczać przeciążenie wynikające z nadmiaru komunikatów, powiadomień i równoległych kanałów cyfrowych, dobierać kanał komunikacji do charakteru zadania, porządkować cyfrowy przepływ informacji oraz stosować zasady ograniczające ryzyko błędów podczas pracy pod presją.

Rozwijane kompetencje odnoszą się przede wszystkim do obszarów DigComp: Komunikacja i współpraca, Bezpieczeństwo oraz Rozwiązywanie problemów.

W RSI jako inteligentne specjalizacje województwa wskazane są również technologie informacyjne i telekomunikacyjne oraz zielona gospodarka.Szkolenie wpisuje się przede wszystkim w:Cel szczegółowy C2 – „Zapewnienie inkluzywnej transformacji cyfrowej w gospodarce i społeczeństwie regionu”, w tym działanie D.2.1 – „Wspieranie kompleksowej transformacji cyfrowej MŚP”.

Każdy uczestnik otrzyma niezbędne materiały w postaci skryptu szkoleniowego, (w formie pdf) notatnika oraz długopisu.

Podmiotu certyfikujący wyda dokument potwierdzający nadanie określonej kwalifikacji - certyfikat.

Po zakończeniu szkolenia uczestnicy przystępują do egzaminu certyfikującego, który jest organizowany i oceniany przez podmiot zewnętrzny Fundacja My Personality Skills. Uczestnik otrzymuje wynik walidacji w dniu jej przeprowadzenia,a certyfikat do 5 dni roboczych.

Warunkiem uzyskania zaświadczenia jest uczestnictwo w co najmniej 80% zajęć

Ujęte godziny szkolenia są godzinami zegarowymi . Dokument potwierdza, że zostały zastosowane rozwiązania zapewniające rozdzielenie procesów kształcenia i szkolenia od walidacji. tzn. osoba prowadząca usługę, nie dokonuje weryfikacji efektów uczenia się uczestników usługi. Trener przygotowuje walidację: zaprojektował efekty uczenia się, kryteria weryfikacji przez określenie metod ich oceny po przygotowanie zestawu pytań testowych. Trener rozda testy uczestnikom . Nie ingeruje w jakiejkolwiek formie w ocenę wyników testu ani w proces jego wypełniania. Osoba walidująca zostaje zaangażowana dopiero na etapie oceny i weryfikacji efektów uczenia się uczestników. Nie prowadzi bezpośrednio działań związanych z tworzeniem i kompletowaniem dokumentacji walidacyjnej