Od chaosu do systemu – Kurs zarządzanie operacyjne i system procesów w firmie szkoleniowej z uwzględnieniem kompetencji cyfrowych i zielonych

Szkolenie „Od chaosu do systemu – zarządzanie operacyjne i system procesów w firmie szkoleniowej” jest praktycznym programem rozwijającym kompetencje związane z organizacją i zarządzaniem procesami operacyjnymi w firmach świadczących usługi szkoleniowe.

Uczestnicy poznają metody diagnozowania procesów, identyfikowania wąskich gardeł, strat czasu, ryzyk operacyjnych oraz problemów związanych z przepływem informacji i odpowiedzialnością za poszczególne zadania.

Istotną częścią szkolenia jest praktyczna praca nad mapowaniem procesów end-to-end – od momentu otrzymania zapytania od klienta, poprzez organizację i realizację szkolenia, aż do jego zakończenia i rozliczenia.

Uczestnicy uczą się projektowania standardów operacyjnych SOP, checklist jakości, macierzy odpowiedzialności, zasad obiegu informacji i dokumentacji oraz prostych dashboardów pozwalających monitorować status realizowanych usług.

Szkolenie obejmuje również zagadnienia związane z zarządzaniem zmianą, określaniem KPI, monitorowaniem efektów oraz przygotowaniem planu wdrożenia nowych standardów w perspektywie 30/60/90 dni.

Moduł I. Diagnoza operacyjna firmy szkoleniowej i model zarządzania procesami

Teoria / warsztat

• analiza cyklu życia usługi szkoleniowej,
• identyfikowanie miejsc, w których powstają błędy i straty czasu,
• identyfikowanie decyzji wymagających określenia właściciela procesu,
• identyfikacja wąskich gardeł,
• identyfikacja ryzyk operacyjnych,
• analiza punktów przekazywania pracy pomiędzy osobami i działami,
• identyfikowanie kosztów ukrytych w procesach.

Moduł II. Mapowanie procesu end-to-end oraz macierzy odpowiedzialności

Ćwiczenia praktyczne

• mapowanie procesu „od zapytania do certyfikatu”,
• identyfikacja kolejnych etapów procesu,
• określanie osób odpowiedzialnych za realizację poszczególnych czynności,
• identyfikacja zależności między zadaniami,
• projektowanie docelowego przepływu pracy,
• określanie punktów decyzyjnych,
• tworzenie macierzy odpowiedzialności.

Moduł III. Warsztat tworzenia SOP, checklist i standardów jakości

Ćwiczenia praktyczne

• zasady tworzenia standardowych procedur operacyjnych SOP,
• projektowanie standardu dla wybranego procesu,
• tworzenie checklist operacyjnych,
• projektowanie checklist jakości,
• określanie właściciela procesu,
• definiowanie kryteriów prawidłowego wykonania,
• tworzenie wzorców komunikacji,
• projektowanie rejestrów statusów,
• określanie zasad odpowiedzialności za proces.

Moduł IV. Projektowanie cyfrowego obiegu dokumentacji, statusów i dashboardu

Warsztat praktyczny

• zasady współdzielenia informacji i dokumentów,
• projektowanie cyfrowego obiegu informacji,
• ograniczanie dublowania czynności,
• ograniczanie ręcznego przepisywania danych,
• zarządzanie wersjami dokumentów,
• projektowanie checklist operacyjnych,
• projektowanie prostego dashboardu operacyjnego,
• monitorowanie statusów grup, terminów i właścicieli zadań,
• monitorowanie ryzyk, zaległości i wskaźników jakości.

Moduł V. Wdrożenie systemu, KPI, monitoring efektów i walidacja

Ćwiczenia praktyczne / walidacja

• określanie KPI dla procesów operacyjnych,
• zasady monitorowania realizacji standardów,
• zarządzanie zmianą w organizacji,
• komunikowanie nowych zasad zespołowi,
• tworzenie rytmu spotkań operacyjnych,
• monitorowanie KPI,
• opracowanie planu wdrożenia 30/60/90 dni,
• określenie odpowiedzialności za wdrożenie,
• walidacja efektów uczenia się.

Walidacja efektów uczenia się zostanie przeprowadzona w formie testu wiedzy online, obejmującego pytania odnoszące się do zagadnień omawianych podczas szkolenia, w szczególności diagnozy i mapowania procesów, SOP, RACI, cyfrowego obiegu informacji, KPI oraz zarządzania wdrożeniem.

Test jest niezależny od procesu dydaktycznego i prowadzony przez osobę odpowiedzialną za walidację. Wynik testu jest generowany automatycznie przez system, co zapewnia obiektywny i jednoznaczny sposób oceny osiągnięcia efektów uczenia się.

Proces walidacji jest oddzielony od procesu kształcenia. Osoba przeprowadzająca walidację nie prowadzi procesu szkoleniowego w zakresie efektów podlegających ocenie.

Kompetencje cyfrowe

Uczestnik potrafi wykorzystywać cyfrowe narzędzia do organizacji, standaryzacji i monitorowania procesów w firmie szkoleniowej. Umie projektować cyfrowy obieg dokumentów i informacji, korzystać z elektronicznych checklist, rejestrów statusów oraz dashboardów, a także definiować i monitorować KPI.

Kompetencje zielone

Uczestnik potrafi projektować i wdrażać bardziej zasobooszczędne procesy organizacyjne, ograniczające zużycie papieru, drukowanie, dublowanie dokumentacji oraz zbędne działania administracyjne i logistyczne. Potrafi stosować rozwiązania paperless, cyfrową archiwizację i elektroniczny obieg dokumentów, przyczyniając się do efektywniejszego wykorzystania zasobów.

Forma zajęć

Szkolenie stacjonarne, grupowe, realizowane w formie wykładowo-warsztatowej, z wykorzystaniem prezentacji, analizy przypadków, ćwiczeń praktycznych i pracy na przykładach związanych z funkcjonowaniem firmy szkoleniowej.

Teoria / praktyka

Teoria – 25% | Praktyka – 75%

• Teoria – 4 godziny zegarowe – podstawy diagnozy procesów, identyfikacja wąskich gardeł, ryzyk operacyjnych, kosztów ukrytych oraz zasady projektowania standardów i procesów.
• Praktyka – 12 godzin zegarowych – mapowanie procesów, tworzenie SOP, checklist i macierzy RACI, projektowanie cyfrowego obiegu informacji, dashboardu, KPI oraz planu wdrożenia 30/60/90 dni.

Łącznie: 16 godzin zegarowych.

Materiały szkoleniowe obejmują: autorski skrypt szkoleniowy, materiały i arkusze warsztatowe, wzory map procesów end-to-end, macierzy RACI, procedur SOP, checklist operacyjnych i jakościowych, rejestrów statusów oraz dashboardu operacyjnego.

Uczestnicy otrzymają również materiały dotyczące definiowania KPI oraz wzór planu wdrożenia 30/60/90 dni.

Materiały mają formę elektroniczną i są przygotowane tak, aby uczestnicy mogli bezpośrednio wykorzystać je do uporządkowania i standaryzacji procesów w swoich firmach.

Kompetencje cyfrowe: TAK. Uczestnik projektuje cyfrowy obieg informacji, dokumentów i statusów, wykorzystuje wspólne rejestry, checklisty elektroniczne, dashboard operacyjny oraz zasady pracy na danych procesowych. Kompetencje są walidowane poprzez opracowanie mapy procesu, projektu cyfrowego obiegu informacji i zestawu KPI.

Kompetencje zielone: TAK. Uczestnik projektuje procesy ograniczające zużycie papieru, dublowanie dokumentów, zbędną logistykę oraz nieefektywne działania operacyjne w organizacji szkoleń. Efektem jest plan wdrożenia standardów paperless, cyfrowej archiwizacji, elektronicznych checklist i zasad odpowiedzialnego gospodarowania zasobami w realizacji usług szkoleniowych.

Przed złożeniem wniosku prosimy o kontakt - szkolenie jest szyte na miarę dla każdej firmy szkoleniowej indywidualnie