Od pomysłu do realizacji – jak profesjonalnie zorganizować event krok po kroku z wykorzystaniem narzędzi cyfrowych i zasad zrównoważonej organizacji wydarzeń - szkolenie prowadzące do kwalifikacji

Dzień 1

1. Wprowadzenie do branży eventowej

Rodzaje wydarzeń: firmowe, plenerowe, rodzinne i promocyjne. Rola organizatora i podwykonawcy. Etapy realizacji eventu. Najczęstsze błędy początkujących. Odpowiedzialność organizatora za racjonalne planowanie zasobów oraz ograniczanie negatywnego wpływu wydarzenia na środowisko. Wprowadzenie do idei zrównoważonych wydarzeń, w tym ograniczania zużycia energii, wody, materiałów i paliw oraz minimalizowania ilości odpadów.

2. Tworzenie koncepcji wydarzenia

Analiza potrzeb klienta. Tworzenie briefu. Określenie celu wydarzenia. Budowa programu i atrakcji. Dobór rozwiązań do charakteru, skali i grupy docelowej wydarzenia. Uwzględnianie dostępności, lokalizacji, możliwości ograniczenia zużycia materiałów, energii i wody oraz wykorzystania istniejącego wyposażenia. Planowanie wydarzenia z uwzględnieniem lokalnych dostawców, krótszych łańcuchów dostaw, ograniczenia transportu oraz rozwiązań wielokrotnego użytku. Wykorzystanie narzędzi cyfrowych jako sposobu ograniczenia drukowania i zużycia papieru.

3. Planowanie i harmonogram

Tworzenie osi czasu projektu. Podział zadań. Przygotowanie harmonogramu w arkuszu kalkulacyjnym lub aplikacji do zarządzania zadaniami. Tworzenie cyfrowej checklisty. Przypisywanie odpowiedzialności i terminów. Plan B i zarządzanie ryzykiem. Identyfikacja ryzyk związanych z dostawami, energią, wodą, transportem, pogodą, odpadami, dostępnością materiałów oraz możliwością ponownego wykorzystania wyposażenia. Planowanie działań zapobiegających marnowaniu zasobów i powstawaniu odpadów.

4. Kompetencje cyfrowe w organizacji eventów

Wykorzystanie Google Sheets lub Microsoft Excel do tworzenia harmonogramów i budżetów. Wykorzystanie Trello lub Asany do zarządzania zadaniami. Wykorzystanie Google Calendar lub Outlook Calendar do planowania terminów. Wykorzystanie Google Forms lub Microsoft Forms do przygotowania formularzy i ankiet. Organizacja dokumentów w Google Drive lub OneDrive. Wykorzystanie Canva do przygotowania cyfrowych materiałów wydarzenia. Wykorzystanie Microsoft Teams, Zoom, WhatsApp lub poczty elektronicznej do komunikacji z podwykonawcami. Wykorzystanie narzędzi cyfrowych do ograniczenia drukowania, obiegu dokumentów papierowych, papierowych zaproszeń, programów i formularzy.

Dzień 2

1. Budżet i współpraca z podwykonawcami

Składowe budżetu. Kalkulacja kosztów w arkuszu kalkulacyjnym. Uwzględnianie kosztów materiałów, energii, wody, transportu, cateringu, usług technicznych, wyposażenia wielokrotnego użytku oraz zagospodarowania odpadów. Porównywanie ofert z uwzględnieniem ceny, jakości, trwałości, możliwości ponownego wykorzystania materiałów i wpływu na środowisko. Wybór lokalnych dostawców i usługodawców, jeżeli jest to uzasadnione organizacyjnie i ekonomicznie. Komunikacja z wykonawcami z wykorzystaniem narzędzi cyfrowych. Określanie wymagań dotyczących ograniczania opakowań, segregacji odpadów, oszczędzania energii i stosowania materiałów wielokrotnego użytku. Nadzór nad realizacją. Ćwiczenia z przygotowania budżetu i planu współpracy z podwykonawcami.

2. Zielone kompetencje w organizacji wydarzeń

Zasady zrównoważonej organizacji wydarzeń i odpowiedzialnego gospodarowania zasobami. Identyfikacja obszarów zużycia materiałów, energii, wody, paliwa i żywności. Ograniczanie ilości odpadów poprzez właściwe planowanie liczby uczestników, zamówień i materiałów. Zapobieganie marnowaniu żywności oraz planowanie cateringu z uwzględnieniem liczby uczestników i preferencji żywieniowych. Ponowne wykorzystanie materiałów, dekoracji, oznakowania i wyposażenia. Ograniczenie produktów jednorazowych oraz stosowanie rozwiązań wielokrotnego użytku. Segregacja odpadów i ustalenie odpowiedzialności za jej prawidłową realizację. Wybór lokalnych dostawców i rozwiązań ograniczających transport. Uwzględnianie transportu zbiorowego, wspólnych przejazdów i dostępności komunikacyjnej lokalizacji. Racjonalne wykorzystanie energii, w tym wybór energooszczędnego oświetlenia i urządzeń oraz wyłączanie sprzętu, który nie jest używany. Wykorzystanie narzędzi cyfrowych, takich jak elektroniczne zaproszenia, bilety, formularze, programy wydarzeń i materiały dla uczestników, w celu ograniczenia zużycia papieru. Przygotowanie prostych wskaźników oceny działań zielonych, np. liczby wydruków, ilości odpadów, udziału materiałów wielokrotnego użytku lub liczby lokalnych dostawców.

3. Dzień eventu i podsumowanie

Rola koordynatora. Kontrola realizacji harmonogramu i budżetu. Monitorowanie zużycia materiałów, energii, wody i innych zasobów. Kontrola wykorzystania materiałów wielokrotnego użytku, ograniczenia produktów jednorazowych oraz prawidłowej segregacji odpadów. Weryfikacja realizacji ustaleń środowiskowych przez podwykonawców i dostawców. Rozwiązywanie problemów na bieżąco z uwzględnieniem ograniczania strat materiałowych i zasobowych. Wykorzystanie cyfrowej checklisty i komunikacji online w dniu wydarzenia. Ewaluacja wydarzenia, w tym ocena realizacji celów, budżetu, wykorzystania zasobów, ilości odpadów, działań ograniczających zużycie energii i materiałów oraz możliwości zastosowania usprawnień podczas kolejnych wydarzeń. Budowanie portfolio z uwzględnieniem zastosowanych rozwiązań cyfrowych i zielonych.

4. Praca praktyczna

Przygotowanie kompletnego planu małego lub średniego wydarzenia obejmującego:

• koncepcję i brief;
• harmonogram w narzędziu cyfrowym;
• podział zadań i cyfrową checklistę;
• budżet w arkuszu kalkulacyjnym;
• plan współpracy z podwykonawcami;
• plan B i analizę ryzyka;
• plan racjonalnego wykorzystania materiałów, energii, wody i innych zasobów;
• dobór materiałów wielokrotnego użytku oraz ograniczenie produktów jednorazowych;
• rozwiązania ograniczające ilość odpadów i zasady ich segregacji;
• działania ograniczające marnowanie żywności i zasobów podczas cateringu;
• wybór lokalnych dostawców lub rozwiązań ograniczających transport;
• wykorzystanie narzędzi cyfrowych ograniczających druk i zużycie papieru;
• sposób monitorowania realizacji działań cyfrowych i zielonych;
• propozycje wskaźników oceny efektów środowiskowych wydarzenia.

5. Walidacja - przeprowadzenie testu teoretycznego i sprawdzenie analizy dowodów i deklaracji

Test teoretyczny, sprawdzenie analizy dowodów i deklaracji. Prowadzony przez Fundacja My Personality Skils. Szkolenie prowadzi do nabycia kwalifikacji pod nazwą:

Łączna ilość godzin usługi to 14h, w tym h praktycznych, h teoretycznych i 1h walidacji. Przerwy wliczane w czas trwania usługi (2h), walidacja wliczana w czas trwania usługi (1h).

Aplikacje i narzędzia wykorzystywane podczas szkolenia: Podczas szkolenia uczestnik będzie pracować z ogólnodostępnymi lub bezpłatnymi wersjami aplikacji i narzędzi cyfrowych:

• Google Workspace
• Microsoft 365
• Trello lub Asana – tworzenie tablicy projektu, podział zadań, przypisywanie osób odpowiedzialnych, ustalanie terminów i monitorowanie postępu prac;
• Canva – przygotowanie prostych materiałów wydarzenia, takich jak zaproszenie, program, harmonogram dla uczestników lub plansza informacyjna; narzędzie będzie wykorzystywane również do tworzenia materiałów cyfrowych ograniczających konieczność drukowania;
• Microsoft Teams lub Zoom – komunikacja z podwykonawcami, organizacja spotkań online i ograniczenie konieczności dojazdów;
• WhatsApp lub Microsoft Teams – bieżąca komunikacja zespołu i koordynacja działań w dniu wydarzenia;
• Google Keep, Microsoft To Do lub aplikacja mobilna do tworzenia list zadań – przygotowanie cyfrowej checklisty i monitorowanie realizacji zadań.

Program usługi wpisuje się w kierunki rozwoju określone w Programie Rozwoju Technologii Województwa Śląskiego na lata 2019–2030 oraz Regionalnej Strategii Innowacji Województwa Śląskiego 2030.

Usługa wykazuje powiązanie przede wszystkim z obszarem technologii informacyjnych i komunikacyjnych (ICT) poprzez rozwój kompetencji w zakresie praktycznego wykorzystania narzędzi cyfrowych do planowania, budżetowania, harmonogramowania, komunikacji, zarządzania zadaniami oraz cyfrowego obiegu dokumentów w procesie organizacji wydarzeń.

Program jest również powiązany z kierunkiem zielonej transformacji i inteligentną specjalizacją „Zielona gospodarka” poprzez rozwój kompetencji związanych z zasobooszczędną organizacją wydarzeń, ograniczaniem zużycia materiałów, papieru, energii i wody, ograniczaniem ilości odpadów, ponownym wykorzystaniem materiałów oraz stosowaniem rozwiązań cyfrowych wspierających bardziej zrównoważoną realizację eventów.

Każdy uczestnik otrzyma niezbędne materiały w postaci skryptu szkoleniowego, (w formie pdf) notatnika oraz długopisu.

Warunkiem uzyskania zaświadczenia jest uczestnictwo w co najmniej 80% zajęć

Ujęte godziny szkolenia są godzinami zegarowymi . Dokument potwierdza, że zostały zastosowane rozwiązania zapewniające rozdzielenie procesów kształcenia i szkolenia od walidacji. tzn. osoba prowadząca usługę, nie dokonuje weryfikacji efektów uczenia się uczestników usługi. Trener przygotowuje walidację: zaprojektował efekty uczenia się, kryteria weryfikacji przez określenie metod ich oceny po przygotowanie zestawu pytań testowych. Trener rozda testy uczestnikom . Nie ingeruje w jakiejkolwiek formie w ocenę wyników testu ani w proces jego wypełniania. Osoba walidująca zostaje zaangażowana dopiero na etapie oceny i weryfikacji efektów uczenia się uczestników. Nie prowadzi bezpośrednio działań związanych z tworzeniem i kompletowaniem dokumentacji walidacyjnej

Usługa zostanie przeprowadzona za pośrednictwem platformy ZOOM.

Warunki techniczne

• urządzenie przenośne/mobilne lub stacjonarne (komputer/laptop/tablet) z kamerą, mikrofonem i głośnikami;
• procesor dwurdzeniowy 2GHz lub lepszy (zalecany czterordzeniowy) lub Core i5 Kaby Lake; min. 2GB pamięci RAM (zalecane 4GB lub więcej);
• system operacyjny taki jak min. Windows 8 (zalecany Windows 11), Mac OS wersja 10.13 (zalecana najnowsza wersja), Linux, Chrome OS;
• aktualne wersje przeglądarki np. Google Chrome, Mozilla Firefox, Brave, Safari, Microsoft Edge, Opera, Internet Explorer, Yandex;
• uczestnik dysponuje łączem sieciowym spełniającym następujące parametry:
• dostęp do internetu o zalecanej szybkości - minimalna prędkość pobierania 2 Mb/s, prędkość wysyłania 512 kb/s;

Uczestnik dysponuje niezbędnym oprogramowaniem umożliwiającym dostęp do prezentowanych treści i materiałów;

Program darmowy.

Link do programu: https://zoom.us/support/download

Link będzie wysłany uczestnikom drogą mailową dwa dni przed rozpoczęciem usługi. Ważność linku obejmuje czas usługi.