Pracownik kancelaryjny

Usługa przygotowuje uczestników do wykonywania zadań pracownika kancelaryjnego, obejmujących organizację pracy biura, obsługę korespondencji, sporządzanie pism, prowadzenie i archiwizację dokumentacji, korzystanie z narzędzi biurowych oraz profesjonalną komunikację z klientami i współpracownikami. Program uwzględnia zasady ochrony danych i zachowania poufności informacji.

Zajęcia realizowane są w formie zdalnej w czasie rzeczywistym za pośrednictwem Microsoft Teams. Szkolenie łączy omówienie zagadnień teoretycznych z ćwiczeniami praktycznymi, analizą przykładowych dokumentów i sytuacji występujących w pracy kancelaryjnej.

1. Organizacja pracy kancelaryjnej – 3 godziny dydaktyczne

• Zadania i zakres odpowiedzialności pracownika kancelaryjnego.
• Organizacja stanowiska pracy oraz współpraca z innymi pracownikami i komórkami organizacyjnymi.
• Planowanie zadań, ustalanie priorytetów i kontrolowanie terminów.
• Prowadzenie kalendarza spotkań i bieżąca obsługa organizacyjna biura.
• Zasady rzetelności, staranności i etyki zawodowej.
• Ćwiczenia w zakresie planowania dnia pracy i ustalania kolejności realizacji zadań.

2. Obsługa korespondencji – 4 godziny dydaktyczne

• Rodzaje korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
• Przyjmowanie, weryfikowanie, segregowanie i rejestrowanie korespondencji.
• Przekazywanie korespondencji właściwym osobom oraz monitorowanie jej obsługi.
• Przygotowywanie przesyłek do wysyłki i przechowywanie potwierdzeń nadania oraz odbioru.
• Obsługa poczty elektronicznej, załączników i służbowej skrzynki odbiorczej.
• Ćwiczenia z rejestrowania korespondencji i organizowania jej przepływu.

3. Sporządzanie pism i korespondencji służbowej – 5 godzin dydaktycznych

• Elementy pisma służbowego i zasady jego prawidłowego układu.
• Redagowanie wiadomości e-mail, pism przewodnich, zawiadomień, notatek służbowych i protokołów.
• Dostosowanie języka, stylu i formy wypowiedzi do odbiorcy oraz celu korespondencji.
• Zasady poprawności językowej, przejrzystości i zwięzłości tekstu.
• Oznaczanie załączników i sprawdzanie kompletności przygotowanych dokumentów.
• Ćwiczenia z tworzenia i poprawiania pism oraz wiadomości służbowych.

4. Obieg i prowadzenie dokumentacji – 4 godziny dydaktyczne

• Rodzaje dokumentacji występującej w pracy kancelaryjnej.
• Zasady obiegu dokumentów w organizacji.
• Rejestrowanie spraw, oznaczanie dokumentów i przyporządkowywanie ich do właściwych teczek.
• Prowadzenie rejestrów, ewidencji i zestawień pomocniczych.
• Kontrola kompletności dokumentacji oraz monitorowanie terminów realizacji spraw.
• Zasady porządkowania dokumentacji papierowej i elektronicznej.
• Ćwiczenia z prowadzenia rejestru spraw i kompletowania dokumentacji.

5. Przechowywanie i archiwizacja dokumentacji – 3 godziny dydaktyczne

• Organizacja przechowywania dokumentów bieżących i spraw zakończonych.
• Porządkowanie, opisywanie i przygotowywanie dokumentacji do archiwizacji.
• Podstawowe zasady klasyfikowania dokumentacji i ustalania okresów jej przechowywania.
• Przekazywanie dokumentacji do archiwum i ewidencjonowanie przekazanych materiałów.
• Udostępnianie dokumentów osobom uprawnionym.
• Bezpieczne przechowywanie dokumentacji elektronicznej i zasady usuwania dokumentów.
• Ćwiczenia z porządkowania i opisywania dokumentacji.

6. Narzędzia biurowe w pracy kancelaryjnej – 5 godzin dydaktycznych

• Wykorzystanie edytora tekstu do przygotowywania i formatowania dokumentów.
• Tworzenie tabel, szablonów i powtarzalnych elementów pism.
• Wykorzystanie arkusza kalkulacyjnego do prowadzenia rejestrów, ewidencji i prostych zestawień.
• Korzystanie z poczty elektronicznej, kalendarza i narzędzi do spotkań zdalnych.
• Organizowanie folderów, nazywanie plików i zarządzanie wersjami dokumentów.
• Przygotowywanie dokumentów do wydruku, skanowania oraz zapisu w formacie PDF.
• Ćwiczenia z opracowania pisma, rejestru i uporządkowanego zestawu plików.

7. Ochrona danych i poufność informacji – 3 godziny dydaktyczne

• Podstawowe pojęcia i zasady ochrony danych osobowych w pracy kancelaryjnej.
• Rozpoznawanie danych osobowych i informacji wymagających szczególnej ochrony.
• Zasady dostępu do dokumentacji i przekazywania informacji osobom uprawnionym.
• Bezpieczne korzystanie z poczty elektronicznej, dokumentów papierowych i plików.
• Ochrona haseł, zabezpieczanie stanowiska pracy oraz zasada czystego biurka i ekranu.
• Rozpoznawanie zagrożeń i zgłaszanie incydentów zgodnie z procedurami organizacji.
• Analiza przykładowych sytuacji związanych z ujawnieniem danych lub naruszeniem poufności.

8. Profesjonalna komunikacja i obsługa klienta – 4 godziny dydaktyczne

• Standardy bezpośredniej, telefonicznej i elektronicznej obsługi klienta.
• Rozpoznawanie potrzeb rozmówcy i udzielanie jasnych, rzeczowych informacji.
• Aktywne słuchanie, zadawanie pytań i potwierdzanie ustaleń.
• Przyjmowanie wiadomości, umawianie spotkań i kierowanie spraw do właściwych osób.
• Prowadzenie rozmów w sytuacjach trudnych i reagowanie na zastrzeżenia klienta.
• Zachowanie profesjonalizmu, poufności i granic kompetencji pracownika kancelaryjnego.
• Ćwiczenia sytuacyjne z obsługi klienta i komunikacji ze współpracownikami.

Organizacja zajęć i materiały dydaktyczne

Jedna godzina dydaktyczna trwa 45 minut. Część szkoleniowa obejmuje 31 godzin dydaktycznych. Przerwy odbywają się zgodnie z harmonogramem i nie są wliczane do wskazanego wymiaru zajęć dydaktycznych.

Uczestnicy otrzymują materiały w formie elektronicznej, obejmujące notatki szkoleniowe, przykładowe pisma, wzory rejestrów oraz zadania do samodzielnego utrwalenia omawianych zagadnień. Podczas zajęć mają możliwość zadawania pytań, konsultowania wykonywanych ćwiczeń i otrzymywania informacji zwrotnej od prowadzących.

Każdy uczestnik otrzyma pakiet materiałów szkoleniowych w formie elektronicznej, obejmujący:

• skrypt i notatki podsumowujące najważniejsze zagadnienia omawiane podczas szkolenia;

• prezentacje wykorzystane podczas zajęć;

• przykładowe wzory pism, notatek służbowych i korespondencji e-mail;

• szablony rejestru korespondencji, harmonogramu zadań i spisu dokumentacji;

• karty ćwiczeń oraz opisy sytuacji występujących w pracy kancelaryjnej;

• listy kontrolne ułatwiające sprawdzanie kompletności dokumentów, organizację pracy i bezpieczne postępowanie z informacjami;

• pytania powtórkowe z odpowiedziami i omówieniem, służące utrwaleniu wiedzy przed walidacją.

Materiały zostaną przekazane w trakcie szkolenia za pośrednictwem Microsoft Teams lub poczty elektronicznej, w formatach PDF oraz — w przypadku edytowalnych szablonów — DOCX lub XLSX. Uczestnicy będą mogli je pobrać i zachować do dalszej nauki oraz wykorzystania w pracy zawodowej. Koszt materiałów jest wliczony w cenę szkolenia.

Szkolenie realizowane jest zdalnie w czasie rzeczywistym za pośrednictwem platformy Microsoft Teams. Uczestnicy mają możliwość bezpośredniego kontaktu z prowadzącym, zadawania pytań, udziału w dyskusji oraz wykonywania ćwiczeń.

Wymagania techniczne przyjęte dla udziału w szkoleniu:

• komputer stacjonarny lub laptop z minimum 4 GB pamięci RAM, sprawnym i aktualizowanym systemem operacyjnym oraz ekranem o rozdzielczości co najmniej 1280 × 720;

• mikrofon, głośniki lub słuchawki oraz kamera;

• stabilne połączenie z Internetem o przepustowości minimum 5 Mb/s pobierania i 5 Mb/s wysyłania;

• aktualna aplikacja Microsoft Teams lub aktualna przeglądarka internetowa obsługująca Teams, np. Microsoft Edge lub Google Chrome;

• edytor tekstu i arkusz kalkulacyjny umożliwiające pracę z plikami DOCX i XLSX oraz program lub przeglądarka umożliwiające otwieranie plików PDF;

• aktywny adres e-mail do otrzymania linku do zajęć i materiałów szkoleniowych.

Link do spotkania zostanie przesłany uczestnikom przed rozpoczęciem szkolenia. Dostęp do zajęć będzie zapewniony w terminach i godzinach wskazanych w harmonogramie. Zaleca się sprawdzenie połączenia, mikrofonu i kamery przed pierwszymi zajęciami.

Uczestnik powinien korzystać z miejsca umożliwiającego swobodny udział w zajęciach i wykonywanie ćwiczeń. Ze względu na charakter zadań biurowych wymagany jest udział z komputera; sam smartfon nie wystarczy do realizacji ćwiczeń.