Serwisant bez chaosu – organizacja zleceń, czasu i dokumentacji serwisowej – szkolenie

Dzień 1. Organizacja zleceń i planowanie pracy serwisowej

9:00–10:30 | Źródła chaosu w pracy serwisu — teoria i analiza przypadków (1,5 godz.)

Rozpoznawanie przyczyn opóźnień, przestojów i błędów organizacyjnych. Analiza problemów wynikających z niepełnych informacji, niejasnego zakresu zlecenia, braku priorytetów, częstych zmian oraz niekontrolowanego przyjmowania dodatkowych zadań.

10:30–10:45 | Przerwa – 15 minut

10:45–12:15 | Przyjmowanie i porządkowanie zleceń serwisowych — praktyka (1,5 godz.)

Ćwiczenie kompletowania informacji potrzebnych do realizacji zlecenia, określania jego zakresu, rejestrowania stanu sprzętu, oczekiwań klienta, terminów i dodatkowych ustaleń. Identyfikowanie braków wymagających uzupełnienia przed rozpoczęciem pracy.

12:15–12:45 | Przerwa – 30 minut

12:45–14:00 | Ustalanie priorytetów i kolejności realizacji — teoria i analiza przypadków (1 godz. 15 minut)

Klasyfikowanie zleceń według pilności, znaczenia, dostępności części, przewidywanego czasu realizacji i ryzyka. Odróżnianie zadań pilnych od ważnych oraz reagowanie na zmiany kolejności bez dezorganizowania pozostałych prac.

14:00–14:15 | Przerwa – 15 minut

14:15–15:00 | Plan dnia serwisanta i kontrola realizacji zadań — praktyka (45 minut)

Przygotowanie planu dnia uwzględniającego zadania główne, czynności administracyjne, kontakt z klientami, nieprzewidziane zdarzenia i rezerwę czasową. Aktualizowanie statusów zleceń i identyfikowanie zadań wymagających dalszych działań.

Dzień 2. Zarządzanie czasem, przepływem informacji i dokumentacją

9:00–10:15 | Szacowanie czasu i ograniczanie przeciążenia — teoria i analiza przypadków (1 godz. 15 minut)

Szacowanie czasu potrzebnego na diagnozę, naprawę, testy i dokumentację. Uwzględnianie zależności od części, dostawców, decyzji klienta i innych pracowników. Rozpoznawanie nadmiernego obciążenia i komunikowanie ryzyka niedotrzymania terminu.

10:15–10:30 | Przerwa – 15 minut

10:30–11:45 | Przestoje, przerwania i zlecenia oczekujące — praktyka (1 godz. 15 minut)

Porządkowanie zadań przerwanych lub oczekujących na części, akceptację kosztów albo dodatkowe informacje. Ograniczanie skutków częstego przełączania się między zadaniami oraz ustalanie kolejnego działania dla każdego otwartego zlecenia.

11:45–12:15 | Przerwa – 30 minut

12:15–13:30 | Dokumentacja i przepływ informacji w procesie serwisowym — praktyka (1 godz. 15 minut)

Dokumentowanie diagnozy, wykonanych czynności, wykorzystanych części, zmian zakresu, kontaktów z klientem oraz wyników testów. Formułowanie zapisów zrozumiałych dla innych pracowników i pozwalających odtworzyć przebieg realizacji zlecenia.

13:30–13:45 | Przerwa – 15 minut

13:45–14:30 | Indywidualny standard organizacji pracy serwisanta — praktyka (45 minut)

Opracowanie uporządkowanego sposobu przyjmowania, planowania, realizowania i zamykania zleceń. Przygotowanie listy kontrolnej, zasad aktualizowania statusów oraz sposobu monitorowania spraw wymagających dalszego działania.

14:30–15:00 | Walidacja efektów uczenia się (30 minut)

Test teoretyczny online z wynikiem generowanym automatycznie, obejmujący pytania sytuacyjne dotyczące przyjmowania i porządkowania zleceń, ustalania priorytetów, planowania czasu pracy, ograniczania przestojów oraz prowadzenia dokumentacji serwisowej.

Szkolenie trwa 12 godzin zegarowych. Jedna godzina szkolenia odpowiada 60 minutom. Do całkowitego czasu trwania usługi wliczają się przerwy.

W ramach usługi przewidziano:

• 4 godziny zegarowe części teoretycznej;
• 5 godzin i 30 minut części praktycznej;
• 30 minut walidacji efektów uczenia się;
• 2 godziny zegarowe przerw.

Łączny czas zajęć merytorycznych wynosi 9 godzin i 30 minut. Łączny czas zajęć merytorycznych wraz z walidacją wynosi 10 godzin zegarowych.

Prowadzone w ramach szkolenia zajęcia realizowane są metodami interaktywnymi i aktywizującymi, rozumianymi jako metody umożliwiające uczenie się w oparciu o doświadczenie i pozwalające uczestnikom na ćwiczenie umiejętności.

Cel edukacyjny: Celem szkolenia jest przygotowanie uczestnika do samodzielnego i uporządkowanego organizowania realizacji zleceń serwisowych, w szczególności kompletowania informacji o zleceniu, ustalania priorytetów, planowania czasu pracy, monitorowania statusu zadań, ograniczania przestojów oraz prowadzenia kompletnej i czytelnej dokumentacji serwisowej.

Grupa docelowa: Szkolenie jest przeznaczone dla osób, które wykonują lub przygotowują się do wykonywania obowiązków związanych z organizacją i realizacją usług serwisowych, w szczególności dla:

• serwisantów i techników realizujących naprawy, przeglądy, instalacje oraz czynności konserwacyjne;
• pracowników odpowiedzialnych za przyjmowanie, rejestrowanie i przekazywanie zleceń serwisowych;
• pracowników punktów przyjęcia sprzętu, recepcji serwisowej i biura obsługi klienta;
• doradców serwisowych i konsultantów technicznych;
• koordynatorów pracy serwisu, brygadzistów i kierowników zespołów technicznych;
• właścicieli oraz osób zarządzających firmami świadczącymi usługi serwisowe.

Szkolenie jest skierowane zarówno do osób rozpoczynających pracę w serwisie, jak i do doświadczonych pracowników, którzy chcą uporządkować sposób przyjmowania i realizowania zleceń, lepiej planować czas pracy, ustalać priorytety, ograniczać przestoje oraz prowadzić kompletną i czytelną dokumentację serwisową.

Walidacja: Walidacja zostanie przeprowadzona w ostatnim dniu usługi w godzinach 14:30–15:00 w formie testu teoretycznego online z wynikiem generowanym automatycznie.

Test będzie zawierał pytania zamknięte i sytuacyjne odpowiadające efektom uczenia się oraz kryteriom weryfikacji wskazanym w Karcie Usługi. Pytania będą dotyczyć analizowania informacji o zleceniu, ustalania priorytetów, planowania czasu, porządkowania zleceń znajdujących się na różnych etapach realizacji oraz zasad prowadzenia dokumentacji serwisowej.

Uczestnik rozwiąże test samodzielnie za pośrednictwem Google Forms. Wynik zostanie wygenerowany automatycznie, bez udziału trenera w ocenie odpowiedzi. Każdy efekt uczenia się będzie oceniany odrębnie. Warunkiem jego osiągnięcia będzie uzyskanie co najmniej 80% punktów przypisanych do danego efektu.

Warunkiem udziału w szkoleniu jest wykonywanie obowiązków związanych z realizacją, koordynowaniem lub dokumentowaniem zleceń serwisowych albo przygotowywanie się do wykonywania takich zadań. Nie jest wymagane wcześniejsze przygotowanie z zakresu zarządzania czasem ani organizacji procesów oraz ukończenie 18. roku życia.

Po zakończeniu szkolenia uczestnikom zostaną udostępnione w formie elektronicznej:

• nagranie ze szkolenia;
• zapis czatu ze spotkania;
• prezentacja szkoleniowa w formacie PDF.

Materiały zostaną udostępnione za pośrednictwem zabezpieczonego linku. Nagranie i zapis czatu będą przeznaczone wyłącznie do użytku uczestników szkolenia i nie będą mogły być rozpowszechniane ani udostępniane osobom trzecim.

Warunkiem udziału w szkoleniu jest wykonywanie obowiązków związanych z realizacją, koordynowaniem lub dokumentowaniem zleceń serwisowych albo przygotowywanie się do wykonywania takich zadań. Nie jest wymagane wcześniejsze przygotowanie z zakresu zarządzania czasem ani organizacji procesów oraz ukończenie 18. roku życia.

1. Jeśli usługa będzie finansowana w co najmniej 70% ze środków publicznych, będzie korzystać ze zwolnienia od podatku VAT na podstawie § 3 ust. 1 pkt 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 832).
2. Warunkiem otrzymania zaświadczenia o skorzystaniu z usługi rozwojowej jest uczestnictwo w co najmniej 80% czasu zajęć merytorycznych przewidzianych w programie usługi. Do wymaganego poziomu frekwencji nie wlicza się przerw.
3. Warunkiem zakończenia usługi z wynikiem pozytywnym jest spełnienie łącznie trzech warunków:

• wymagany poziom frekwencji;
• przystąpienie do walidacji;
• osiągnięcie wszystkich efektów uczenia się określonych w Karcie Usługi.

Każdy efekt uczenia się podlega odrębnej ocenie. Warunkiem jego osiągnięcia jest uzyskanie co najmniej 80% punktów możliwych do zdobycia w ramach przypisanych do niego kryteriów weryfikacji.

1. Platforma komunikacyjna: szkolenie będzie realizowane w czasie rzeczywistym za pośrednictwem platformy Google Meet.
2. Wymagania techniczne po stronie uczestnika: uczestnik powinien dysponować komputerem z aktualnym systemem operacyjnym, tj. Windows 10 lub nowszym, macOS 12 lub nowszym albo aktualną dystrybucją Linux, aktualną przeglądarką internetową, tj. Chrome, Edge, Firefox lub Safari w jednej z dwóch najnowszych wersji, stabilnym łączem internetowym o przepustowości minimum 10 Mb/s pobierania i 2 Mb/s wysyłania, sprawną kamerą, mikrofonem oraz słuchawkami lub głośnikami.
3. Okres ważności linku: link do szkolenia będzie aktywny od jednej godziny przed rozpoczęciem zajęć w pierwszym dniu szkolenia do jednej godziny po zakończeniu zajęć w ostatnim dniu szkolenia.
4. Narzędzie do walidacji: test teoretyczny zostanie przeprowadzony za pośrednictwem platformy Google Forms. Uczestnicy otrzymają indywidualny link podczas walidacji. Do wykonania testu wymagane są komputer, aktualna przeglądarka internetowa oraz stabilne połączenie z Internetem. Wynik testu zostanie wygenerowany automatycznie po jego zakończeniu.