Organizacja pracy własnej oraz zarządzanie czasem – usługa szkoleniowa

Dzień 1

Godziny realizacji: 09:00–17:00

09:00–10:45 | Podstawy organizacji pracy własnej - wideokonferencja - część teoretyczna

Zakres: znaczenie organizacji pracy w środowisku zawodowym; etapy planowania działań; cele, zadania i rezultaty; najczęstsze błędy organizacyjne.

10:45–11:00 | Przerwa (15 min)

11:00–12:45 | Priorytetyzacja zadań i planowanie działań - wideokonferencja i ćwiczenia indywidualne na arkuszach - część praktyczna

Zakres: ustalanie priorytetów; zadania pilne i ważne; planowanie dnia, tygodnia i cyklu pracy; porządkowanie zadań według celu i czasu realizacji.

12:45–13:15 | Przerwa obiadowa (30 min)

13:15–15:00 | Bariery efektywnego wykorzystania czasu - wideokonferencja i praca w grupach (breakout rooms) - część warsztatowa

Zakres: zakłócenia organizacyjne; rozpraszacze i utrata koncentracji; skutki braku planu pracy; czynniki wpływające na obniżenie efektywności.

15:00–15:15 | Przerwa (15 min)

15:15–16:30 | Narzędzia wspierające organizację pracy - wideokonferencja i testowanie narzędzi cyfrowych - część praktyczna

Zakres: checklisty, harmonogramy i kalendarze; listy zadań i narzędzia cyfrowe; monitorowanie realizacji zadań; dobór narzędzi do rodzaju pracy.

16:30–17:00 | Podsumowanie dnia szkoleniowego - wideokonferencja i sesja Q&A na chacie - część podsumowująca

Zakres: uporządkowanie kluczowych zagadnień; omówienie najważniejszych zasad organizacji pracy; zebranie wniosków.

Dzień 2

Godziny realizacji: 09:00–17:00

09:00–10:45 | Zarządzanie czasem w pracy zawodowej - wideokonferencja i dyskusja moderowana - część teoretyczno-dyskusyjna

Zakres: znaczenie planowania czasu; organizacja czasu w zadaniach indywidualnych i zespołowych; zasady efektywnego wykorzystania dnia pracy; najczęstsze błędy w zarządzaniu czasem.

10:45–11:00 | Przerwa (15 min)

11:00–12:45 | Techniki wspierające terminowość realizacji zadań - wideokonferencja i symulacje sytuacji - część praktyczna

Zakres: planowanie terminów; porządkowanie działań według kolejności; zasady kontroli postępu prac; rozpoznawanie opóźnień i odchyleń.

12:45–13:15 | Przerwa obiadowa (30 min)

13:15–15:00 | Organizacja informacji i przepływu zadań - wideokonferencja i praca na tablicach cyfrowych - część praktyczna

Zakres: porządkowanie informacji w pracy; organizacja dokumentów i zadań; czytelny przepływ informacji; wpływ porządku organizacyjnego na efektywność.

15:00–15:15 | Przerwa (15 min)

15:15–16:30 | Efektywność osobista i samodyscyplina - wideokonferencja i praca indywidualna - część warsztatowa

Zakres: nawyki wspierające organizację pracy; działania ograniczające straty czasu; utrzymywanie porządku w zadaniach; zasady wspierające systematyczność.

16:30–17:00 | Podsumowanie dnia szkoleniowego - wideokonferencja i ankieta wniosków - część podsumowująca

Zakres: uporządkowanie najważniejszych zagadnień; omówienie zależności między organizacją pracy a wykorzystaniem czasu; zebranie kluczowych wniosków.

Dzień 3

Godziny realizacji: 09:00–17:00

09:00–10:45 | Monitorowanie realizacji planu pracy - wideokonferencja i studium przypadku - część praktyczna

Zakres: kontrola wykonania zadań; identyfikowanie odchyleń od planu; analiza przyczyn opóźnień; sposoby reagowania na zakłócenia.

10:45–11:00 | Przerwa (15 min)

11:00–12:45 | Organizacja pracy w środowisku cyfrowym - wideokonferencja i warsztat w narzędziach online - część warsztatowo-praktyczna

Zakres: wykorzystanie narzędzi online do planowania pracy; współdzielenie informacji; organizacja zadań w środowisku zdalnym; zasady porządkowania pracy cyfrowej.

12:45–13:15 | Przerwa obiadowa (30 min)

13:15–15:00 | Dobre praktyki organizacji pracy i zarządzania czasem - wideokonferencja i dyskusja moderowana - część warsztatowa

Zakres: rozwiązania wspierające efektywność pracy; porządkowanie codziennych obowiązków; utrzymywanie spójnego systemu organizacji; przykłady dobrych praktyk zawodowych.

15:00–15:15 | Przerwa (15 min)

15:15–16:15 | Podsumowanie szkolenia i informacje końcowe - wideokonferencja i rozmowa na żywo - część podsumowująca

Zakres: uporządkowanie kluczowych zagadnień; omówienie najważniejszych zasad organizacji pracy i zarządzania czasem; zebranie najważniejszych wniosków ze szkolenia; informacje dotyczące zakończenia usługi.

16:15–17:00 | Walidacja – test teoretyczny z wynikiem generowanym automatycznie - testy na platformie cyfrowej - część weryfikacyjna

Zakres: weryfikacja wiedzy i umiejętności z zakresu całego programu szkolenia.

1) Godziny i forma

Szkolenie trwa łącznie 24 godziny zegarowe. Jedna godzina zegarowa odpowiada 60 minutom. Przerwy są wliczone do czasu trwania usługi. Usługa realizowana jest zdalnie w czasie rzeczywistym, na platformie Google Meet. Szkolenie przewidziane jest dla grupy od 2 do 30 osób.

Usługa ma charakter kształcenia zawodowego. Jej zakres pozostaje w bezpośrednim związku z wykonywaniem obowiązków zawodowych wymagających planowania zadań, ustalania priorytetów, terminowej realizacji działań, organizowania informacji, monitorowania postępów oraz wykorzystywania narzędzi cyfrowych. Nabyte efekty uczenia się mogą być bezpośrednio wykorzystywane przez uczestników w organizacji pracy własnej i zespołowej, zarządzaniu czasem pracy oraz reagowaniu na zakłócenia i odchylenia od przyjętego planu.

2) Metoda prowadzenia

Zajęcia prowadzone są metodami interaktywnymi i aktywizującymi: krótkie wprowadzenia trenera, studia przypadków, ćwiczenia indywidualne i grupowe, symulacje sytuacji wymagających zmiany priorytetów, reagowania na zakłócenia i reorganizacji planu pracy, warsztaty, dyskusje moderowane, analiza przykładów z praktyki zawodowej uczestników oraz praca nad indywidualnym planem rozwoju.

3) Grupa docelowa.

Usługa skierowana jest do:

• właścicieli firm,
• kadry zarządzającej,
• menedżerów,
• kierowników działów,
• koordynatorów,
• specjalistów administracyjnych,
• pracowników biurowych oraz osób odpowiedzialnych za planowanie zadań, organizację pracy własnej lub zespołowej, terminową realizację obowiązków i efektywne wykorzystanie czasu pracy.
• osób, które wykonują zadania wymagające ustalania priorytetów, planowania działań, pracy pod presją czasu, organizowania informacji i wykorzystywania narzędzi wspierających codzienną organizację pracy.

4) Cel edukacyjny

Usługa przygotowuje uczestnika do samodzielnego planowania i organizowania pracy własnej, ustalania priorytetów, identyfikowania czynników wpływających na efektywność działania, wykorzystywania narzędzi wspierających organizację pracy oraz doboru rozwiązań służących lepszemu zarządzaniu czasem w środowisku zawodowym.

5) Walidacja – zasady zaliczenia

Walidacja efektów uczenia się zostanie przeprowadzona w formie testu teoretycznego on-line z wynikiem generowanym automatycznie.

• Warunkiem zaliczenia walidacji jest uzyskanie co najmniej 80% poprawnych odpowiedzi w teście.

W ramach tej metody walidacji ocenie podlega wyłącznie poprawność odpowiedzi udzielonych przez uczestnika w teście.

Walidacja jest przeprowadzana za pomocą testu elektronicznego, którego wynik generowany jest automatycznie na podstawie uprzednio przygotowanego klucza odpowiedzi. Trener nie ocenia odpowiedzi uczestników, nie ingeruje w wynik testu i nie podejmuje decyzji o osiągnięciu efektów uczenia się. Czynności związane z udostępnieniem linku i technicznym uruchomieniem testu nie stanowią oceny efektów uczenia się.

Komplet materiałów zostanie wysłany w wiadomości e-mail przed rozpoczęciem szkolenia do każdego z Uczestników. Będzie to skrypt wraz z prezentacją (w formacie PDF).

Usługa skierowana jest do osób pełnoletnich należących do grupy docelowej wskazanej w Karcie Usługi, w szczególności właścicieli firm, kadry zarządzającej, menedżerów, kierowników działów, koordynatorów, specjalistów administracyjnych oraz pracowników biurowych, którzy w codziennej pracy realizują zadania wymagające precyzyjnego planowania, ustalania priorytetów oraz sprawnej organizacji pracy własnej lub zespołowej. Program został opracowany tak, aby wyposażyć uczestników pracujących pod presją czasu i w dynamicznym środowisku w praktyczne narzędzia eliminowania barier efektywności, porządkowania przepływu informacji oraz skutecznego wykorzystywania metod i narzędzi wspierających terminową realizację obowiązków.

Warunkiem uczestnictwa jest:

• ukończony 18. rok życia,
• podstawowa umiejętność obsługi komputera i poczty elektronicznej,
• dostęp do urządzenia i warunków technicznych umożliwiających udział w szkoleniu online (w przypadku realizacji usługi w formie zdalnej).

1. Jeśli usługa będzie finansowana w co najmniej 70% ze środków publicznych, będzie korzystać ze zwolnienia od podatku VAT na podstawie § 3 ust. 1 pkt 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 832).
2. Uczestnik otrzyma zaświadczenie o skorzystaniu z usługi rozwojowej, zawierające informacje wymagane zgodnie z § 14 pkt 3 rozporządzenia Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 28 lipca 2023 r.
3. Warunkiem uznania, że uczestnik ukończył usługę, jest:

• obecność na co najmniej 80% czasu zajęć merytorycznych, z wyłączeniem przerw;
• udział w walidacji;
• osiągnięcie wszystkich efektów uczenia się, potwierdzone uzyskaniem co najmniej 80% punktów w odniesieniu do każdego efektu

Platforma komunikacyjna

Usługa realizowana jest za pośrednictwem platformy Google Meet. Organizator posiada licencję Google Workspace umożliwiającą prowadzenie spotkań grupowych przez cały czas przewidziany w harmonogramie oraz nagrywanie zajęć.

Test teoretyczny z wynikiem generowanym automatycznie przeprowadzany jest za pośrednictwem Google Forms.

Wymagania sprzętowe

Uczestnik powinien dysponować komputerem stacjonarnym lub laptopem wyposażonym w:

• co najmniej dwurdzeniowy procesor;
• minimum 2 GB pamięci RAM;
• kamerę internetową;
• mikrofon;
• głośniki lub słuchawki.

Dopuszczalny jest udział za pomocą tabletu lub urządzenia mobilnego, jeżeli urządzenie umożliwia korzystanie ze wszystkich funkcji Google Meet i Google Forms niezbędnych do aktywnego uczestnictwa w zajęciach oraz walidacji.

System operacyjny i przeglądarka

Wymagany jest aktualny system operacyjny wspierany przez Google Meet, w szczególności aktualna wersja systemu Microsoft Windows, macOS, Chrome OS albo systemu Linux opartego na dystrybucji Debian.

Uczestnik powinien korzystać z aktualnej wersji jednej z obsługiwanych przeglądarek:

• Google Chrome;
• Microsoft Edge;
• Mozilla Firefox;
• Safari.

Przeglądarka musi mieć włączoną obsługę JavaScript i plików cookies oraz przyznane uprawnienia do korzystania z kamery i mikrofonu.

Połączenie internetowe

Uczestnik powinien posiadać stabilne, szerokopasmowe połączenie z Internetem.

Dla zachowania dobrej jakości obrazu i dźwięku rekomendowane jest łącze o przepustowości co najmniej:

• 4 Mb/s dla pobierania danych;
• 3,2 Mb/s dla wysyłania danych.

W przypadku korzystania z sieci bezprzewodowej zalecane jest przebywanie w miejscu zapewniającym stabilny sygnał Wi-Fi lub skorzystanie z przewodowego połączenia z Internetem.

Adres e-mail i dostęp do usługi

Uczestnik powinien posiadać aktywny adres e-mail umożliwiający otrzymanie:

• linku do spotkań Google Meet;
• materiałów dydaktycznych;
• linku do testu walidacyjnego;
• informacji o wyniku walidacji;
• zabezpieczonego linku do nagrań zajęć.

Link do spotkań Google Meet będzie aktywny od jednej godziny przed rozpoczęciem szkolenia w pierwszym dniu realizacji usługi do jednej godziny po zakończeniu szkolenia w dniu ostatnim.

Link do testu walidacyjnego zostanie udostępniony przed rozpoczęciem walidacji i będzie aktywny w czasie wskazanym w harmonogramie.

Nagrywanie i udostępnianie zajęć

Zajęcia realizowane w głównym pokoju spotkania Google Meet są nagrywane. Nagranie może obejmować prezentowane treści, obraz i głos trenera oraz obraz, głos, nazwę profilu i wypowiedzi uczestników biorących udział w spotkaniu.

Uczestnicy zostaną przed rozpoczęciem usługi poinformowani o zasadach nagrywania, przetwarzania danych i udostępniania nagrań.

Zapoznanie się z nagraniem nie zastępuje udziału w zajęciach prowadzonych w czasie rzeczywistym i nie jest uwzględniane przy obliczaniu frekwencji.

Przygotowanie uczestnika

Przed rozpoczęciem usługi uczestnik powinien sprawdzić:

• możliwość otwarcia linku do Google Meet;
• działanie kamery, mikrofonu i urządzenia odtwarzającego dźwięk;
• stabilność połączenia internetowego;
• możliwość otwarcia formularza Google Forms;
• poprawność adresu e-mail przekazanego organizatorowi.