Szkolenie: Organizacja i zarządzanie pracą zespołu – delegowanie, zarządzanie czasem, koordynowanie i kontrola realizacji zadań

Ramowy program usługi:

DZIEŃ I – Organizacja pracy zespołu i zarządzanie czasem

Moduł 1. Organizacja pracy zespołu – podstawy skutecznego działania

• cele zespołu a organizacja codziennej pracy,
• identyfikowanie głównych zadań i procesów realizowanych przez zespół,
• określanie ról i zakresów odpowiedzialności,
• podział pracy pomiędzy członków zespołu,
• odpowiedzialność za zadanie a odpowiedzialność za rezultat,
• analiza przykładowej struktury pracy zespołu.

Moduł 2. Zarządzanie czasem w pracy zespołu

• czas jako zasób w zarządzaniu pracą,
• identyfikowanie czynności kluczowych i dodatkowych,
• analiza sposobu wykorzystania czasu pracy,
• planowanie zadań krótko- i średnioterminowych,
• ograniczanie strat czasu wynikających ze złej organizacji,
• grupowanie i porządkowanie zadań,
• określanie realnego czasu potrzebnego na realizację zadania,
• tworzenie planu dnia i tygodnia pracy zespołu.

Moduł 3. Ustalanie priorytetów i harmonogramowanie pracy

• określanie ważności i pilności zadań,
• matryca ważności i pilności,
• ustalanie kolejności realizacji działań,
• praca z terminami i zadaniami zależnymi,
• planowanie buforów czasowych,
• szacowanie obciążenia poszczególnych członków zespołu,
• tworzenie harmonogramu realizacji zadań,
• reagowanie na zadania nieplanowane i zmieniające się priorytety,
• ćwiczenie: przygotowanie tygodniowego planu pracy zespołu.

Moduł 4. Delegowanie zadań i odpowiedzialności

• znaczenie delegowania w organizacji pracy zespołu,
• zadania możliwe i niemożliwe do delegowania,
• analiza kompetencji wymaganych do realizacji zadania,
• dobór właściwej osoby do zadania,
• określanie zakresu odpowiedzialności,
• ustalanie oczekiwanego rezultatu,
• definiowanie terminu oraz standardu wykonania,
• dobór poziomu samodzielności pracownika,
• zasady przekazywania uprawnień niezbędnych do wykonania zadania,
• błędy popełniane podczas delegowania,
• ćwiczenie: przygotowanie planu delegowania zadań.

Moduł 5. Rozdzielanie zadań i zarządzanie obciążeniem zespołu

• analiza dostępności i obciążenia pracowników,
• równomierne i efektywne rozdzielanie pracy,
• uwzględnianie kompetencji i specjalizacji członków zespołu,
• identyfikowanie przeciążenia i niewykorzystanych zasobów,
• planowanie zastępstw,
• zapewnienie ciągłości realizacji kluczowych zadań,
• ćwiczenie: rozdzielenie zadań na podstawie studium przypadku.

Moduł 6. Koordynowanie działań członków zespołu

• identyfikowanie zależności między zadaniami,
• ustalanie kolejności realizacji działań,
• koordynowanie pracy kilku osób realizujących wspólny cel,
• zarządzanie zasobami potrzebnymi do wykonania zadań,
• reagowanie na zmiany wpływające na harmonogram,
• aktualizowanie planu pracy,
• zapewnienie ciągłości przepływu zadań.

Moduł 7. Monitorowanie realizacji zadań

• znaczenie monitorowania postępu pracy,
• określanie punktów kontrolnych,
• dobór częstotliwości kontroli do charakteru zadania,
• monitorowanie realizacji harmonogramu,
• wykorzystanie list kontrolnych, zestawień i prostych tablic zadaniowych,
• określanie statusu realizacji pracy,
• identyfikowanie zagrożeń dla realizacji terminu,
• ćwiczenie: zaprojektowanie systemu monitorowania realizacji zadań.

Moduł 8. Kontrola terminowości i jakości realizowanych zadań

• różnica pomiędzy monitorowaniem a kontrolą,
• określanie standardu wykonania zadania,
• kontrola zgodności rezultatu z ustalonymi wymaganiami,
• kontrola terminowości,
• identyfikowanie błędów, braków i odchyleń,
• ustalanie przyczyn niewykonania lub niewłaściwego wykonania zadania,
• dokumentowanie wyników kontroli,
• planowanie działań korygujących,
• ćwiczenie: analiza rezultatów pracy zespołu na podstawie przyjętych kryteriów.

Moduł 9. Identyfikowanie wąskich gardeł i usprawnianie organizacji pracy

• pojęcie wąskiego gardła w procesie pracy,
• rozpoznawanie czynników powodujących opóźnienia,
• analiza przepływu zadań,
• identyfikowanie zbędnych czynności i przestojów,
• dostosowanie podziału pracy do aktualnej sytuacji,
• planowanie działań naprawczych,
• usprawnianie organizacji pracy przy zachowaniu dostępnych zasobów,
• ćwiczenie: analiza problemu organizacyjnego i opracowanie rozwiązania.

Moduł 10. Organizacja odpraw zadaniowych i system raportowania realizacji pracy

• cel i struktura krótkiej odprawy operacyjnej,
• określanie statusu zadań,
• raportowanie postępu prac,
• identyfikowanie zadań zagrożonych,
• ustalanie kolejnych działań,
• tworzenie prostego systemu raportowania,
• wykorzystywanie danych o realizacji zadań do planowania dalszej pracy.

Moduł 11. Zarządzanie efektywnością czasową zespołu

• analiza wykorzystania czasu przez zespół,
• identyfikowanie czynności generujących przestoje,
• planowanie pracy w okresach zwiększonego obciążenia,
• zarządzanie zadaniami pilnymi i nieprzewidzianymi,
• ustalanie limitów czasowych realizacji działań,
• ograniczanie wielozadaniowości,
• optymalizacja kolejności wykonywania pracy,
• ćwiczenie: reorganizacja planu pracy zespołu w sytuacji zmiany priorytetów.

Moduł 12. Projekt organizacji pracy zespołu

• określenie struktury zadań,
• podział odpowiedzialności,
• przygotowanie harmonogramu,
• określenie priorytetów,
• zaplanowanie delegowania zadań,
• określenie sposobów monitorowania pracy,
• przygotowanie punktów kontrolnych,
• zaplanowanie działań w przypadku wystąpienia opóźnień,
• przygotowanie kompleksowego modelu organizacji pracy zespołu.

Moduł 13. Walidacja

Walidacja przeprowadzona zostanie metodą obserwacji w warunkach symulowanych.

Obserwacja w warunkach symulowanych

Ocena uczestnika podczas wykonywania ćwiczeń praktycznych.

Zakres obserwacji:

• zaangażowanie uczestnika w ćwiczenia,
• poprawność wykonywania ćwiczeń
• umiejętność zastosowania wiedzy w praktyce,
• samodzielność działania.

Narzędzie: karta obserwacji zawierająca 4 powyższe kryteria oceny.

Sposób oceny:

Każde kryterium oceniane w skali 0–2 pkt:

• 0 pkt – brak wykonania / wykonanie niepoprawne,
• 1 pkt – wykonanie częściowo poprawne,
• 2 pkt – wykonanie poprawne.

Maksymalna liczba punktów: 8 pkt

Próg zaliczenia:60%

Kryteria zaliczenia szkolenia:

Uczestnik uzyskuje pozytywny wynik walidacji, jeżeli:

• uzyska min. 60% punktów z wywiadu swobodnego,
• uzyska min. 60% punktów z obserwacji,
• uczestniczy w min. 80% zajęć,
• wykazuje umiejętność zastosowania wiedzy w praktyce.

Formy zajęć: Zajęcia realizowane będą metodami interaktywnymi i aktywizującymi, rozumianymi jako metody umożliwiające uczenie się w oparciu o doświadczenie i pozwalające uczestnikom na ćwiczenie umiejętności.

Warunki logistyczne: Zajęcia będą odbywały się w pełni wyposażonej sali szkoleniowej. Organizator szkolenia zapewnia materiały do realizacji zadań praktycznych. Nie jest wymagane specjalne przygotowanie się do szkolenia.

Warunkiem uzyskania certyfikatu jest uczestnictwo w co najmniej 80% zajęć usługi rozwojowej oraz zaliczenie zajęć.

Czas poświęcony na zajęcia teoretyczne: 3,5 godziny

Czas poświęcony na zajęcia praktyczne: 10 godzin

Czas przerw: 2 godziny

Czas poświęcony na walidację: 0,5 godziny

Uczestnicy szkolenia otrzymują komplet materiałów dydaktycznych, w tym:

• skrypt szkoleniowy w formie PDF,
• zestaw ćwiczeń i kart pracy.

Materiały przekazywane są uczestnikom w formie drukowanej na każdy moduł osobny komplet do pracy w zakresie tego modułu.

Usługa zwolniona z podatku VAT na podstawie: art. 43 ust. 1 pkt 26-29 ustawy o VAT oraz § 3 ust. 1 pkt 13 i 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień (Dz.U. z 2018 r. poz. 701).

Dla osób korzystających z dofinansowania wymagana jest minimalna frekwencja na poziomie 80% zajęć, potwierdzone istą obecności.

Koszty noclegu, wyżywienia i dojazdu uczestnicy pokrywają we własnym zakresie.

Po zakończeniu szkolenia uczestnik otrzymuje:

• certyfikat potwierdzający nabycie kompetencji, wydany po pozytywnym zaliczeniu procesu walidacji.