Skrzynka, która segreguje się sama — automatyczne rozpoznawanie treści wiadomości, nadawanie etykiet, kierowanie do właściwych osób i odpowiedzi bez udziału człowieka

1. Dlaczego reguły poczty zawodzą, a AI daje sobie radę (1,5h)

• Ile realnie zajmuje ręczne porządkowanie skrzynki — pomiar na własnym przykładzie uczestnika
• Granica możliwości reguł opartych na słowach kluczowych: ten sam temat u dwóch nadawców, zapytanie ofertowe bez słowa „oferta”, reklamacja napisana uprzejmie
• Rozpoznanie treści wiadomości przez model językowy — czym różni się od dopasowania słowa
• Budowa przepływu: zdarzenie początkowe → rozpoznanie kategorii → działanie
• Czego przepływ nie zrobi: wiadomość wieloznaczna, sprawa wymagająca decyzji, korespondencja o skutkach prawnych
• Ochrona danych: tajemnica korespondencji, dane osobowe w treści wiadomości, RODO

2. Zamknięty zestaw kategorii — fundament rozpoznania (1,5h)

• Dlaczego polecenie „posegreguj mi pocztę” daje wynik nieprzewidywalny
• Określenie zamkniętego zestawu kategorii dla własnego stanowiska
• Opis kategorii rozstrzygający przypadki graniczne
• Kategoria „pozostałe” jako zabezpieczenie — dlaczego wiadomość nierozpoznana nie może zniknąć
• Ćwiczenie: definiowanie 4–6 kategorii dla własnej skrzynki

3. Budowa działającego przepływu (2h)

• Konfiguracja zdarzenia początkowego: nowa wiadomość w skrzynce
• Przekazanie treści do rozpoznania i odebranie kategorii w stałej postaci
• Działania po rozpoznaniu: etykieta, przeniesienie do folderu, przekazanie do właściwej osoby, powiadomienie o sprawie pilnej
• Odpowiedź automatyczna — dla których kategorii ma sens, kiedy jej nie wysyłać
• Ćwiczenie: uruchomienie własnego przepływu i sprawdzenie wyniku w skrzynce

4. Trafność rozpoznania, sytuacje nietypowe i wdrożenie (1,5h)

• Sprawdzenie trafności na zestawie wiadomości kontrolnych
• Typowe błędy rozpoznania: reklamacja uprzejma, wiadomość wielowątkowa, odpowiedź w długim wątku, korespondencja w języku obcym
• Poprawa opisu kategorii zamiast poprawy przepływu — gdzie leży przyczyna błędu
• Gradacja ryzyka: które kategorie mogą działać w pełni automatycznie
• Skrzynki wspólne: uzgodnienie kategorii i kierowania z zespołem
• Koszt i limity oraz indywidualny plan wdrożenia na 30 dni

Metody pracy:

Szkolenie ma charakter warsztatowy — uczestnicy pracują na własnych realnych zadaniach roboczych. Wykorzystywane metody:

• mini-wykład z demonstracją narzędzia na żywo (współdzielenie ekranu)
• ćwiczenia indywidualne na rzeczywistych przykładach zawodowych uczestnika
• praca ze scenariuszami przygotowanymi przez prowadzącego (dla osób bez własnych przypadków)
• budowa własnego przepływu automatycznego krok po kroku, z indywidualnym wsparciem prowadzącego
• sprawdzanie poprawności działania na zestawie materiałów kontrolnych
• dyskusja moderowana i wymiana doświadczeń
• sesja Q&A na końcu każdego modułu

Proporcja: ok. 30% wykład i demonstracja, 70% warsztat praktyczny.

Materiały dla uczestników:

Uczestnicy otrzymują komplet materiałów w formie elektronicznej: prezentację podsumowującą cztery moduły, gotowy wzorzec przepływu do skopiowania i dostosowania, katalog zestawów kategorii dla typowych stanowisk (biuro obsługi klienta, sprzedaż, sekretariat, spedycja, administracja), wzory opisó

• komputer stacjonarny lub laptop (Windows, macOS lub Linux) z działającą kamerą i mikrofonem
• stabilne łącze internetowe o parametrach minimum 10 Mbps download / 5 Mbps upload
• aktualna przeglądarka internetowa (Chrome, Edge, Firefox lub Safari w najnowszej wersji)
• konto Make.com (darmowe) — zakładane przed szkoleniem wg przesłanej instrukcji; bezpłatny poziom obejmuje 1000 operacji miesięcznie, odnawianych cyklicznie i dostępnych bezterminowo (nie jest to okres próbny)
• ZALECANE: własny klucz dostępowy do modelu AI (OpenAI, Anthropic lub Google) — rozliczenie wyłącznie według faktycznego zużycia (pay-as-you-go), bez abonamentu i bez zobowiązania, szacunkowo kilka złotych za całe szkolenie; klucz NIE jest warunkiem udziału, uczestnicy bez klucza realizują ćwiczenia na module wbudowanym w ramach limitów poziomu bezpłatnego
• konto poczty elektronicznej, do którego uczestnik ma pełny dostęp (Gmail lub Outlook) oraz możliwość udzielenia zewnętrznej aplikacji zgody na jego obsługę — w części organizacji zgoda taka wymaga decyzji administratora systemów informatycznych, co uczestnik powinien sprawdzić przed szkoleniem
• 10–15 przykładowych wiadomości ze swojego obszaru pracy, reprezentujących różne kategorie korespondencji, pozbawionych danych osobowych i informacji poufnych albo poddanych anonimizacji (dotyczy również adresów nadawców i treści załączników)