Dokumenty i faktury bez przepisywania — automatyczny odczyt danych z załączników PDF i skanów oraz zapis do arkusza i bazy danych z wykorzystaniem AI

1. Gdzie kończy się rozmowa z AI, a zaczyna automatyzacja (1,5h)

• Dlaczego wrzucenie faktury do okna rozmowy nie rozwiązuje problemu przepisywania danych — jednorazowa odpowiedź a powtarzalny proces
• Budowa przepływu automatycznego: zdarzenie początkowe (nowa wiadomość z załącznikiem) → warunek (czy to dokument właściwego typu) → działanie (odczyt, zapis, archiwizacja)
• Co realnie da się odczytać automatycznie, a co nie: jakość skanu, układ nietypowy, pismo odręczne, dokument wielostronicowy, tabele pozycji
• Przegląd dokumentów uczestników — które nadają się do przetwarzania automatycznego, a które nie
• Ochrona danych: klasyfikacja dokumentów, dane osobowe, RODO w usługach chmurowych, anonimizacja materiałów ćwiczeniowych

2. Stały zestaw pól — warunek zapisu do arkusza (1,5h)

• Dlaczego opis słowny nie nadaje się do zapisu w bazie — różnica między odpowiedzią dla człowieka a danymi dla systemu
• Określenie zestawu pól: numer, kontrahent, data wystawienia, termin płatności, kwota netto, kwota brutto, waluta
• Formułowanie polecenia wymuszającego stałą postać odpowiedzi
• Postępowanie z polem, którego w dokumencie nie ma — wartość pusta zamiast wartości zmyślonej
• Ćwiczenie: definiowanie zestawu pól dla własnego typu dokumentu i sprawdzenie odczytu

3. Budowa działającego przepływu (2h)

• Konfiguracja zdarzenia początkowego: nowa wiadomość z załącznikiem w skrzynce pocztowej
• Warunek rozpoznający dokument właściwego typu
• Odczyt danych z załącznika i przekazanie ich dalej w postaci ustrukturyzowanej
• Zapis do arkusza lub bazy danych — jeden dokument, jeden wiersz, komplet pól
• Archiwizacja pliku źródłowego i powiązanie go z zapisem
• Ćwiczenie: uruchomienie własnego przepływu

4. Kontrola poprawności, sytuacje błędne i wdrożenie (1,5h)

• Sprawdzenie odczytu na zestawie dokumentów kontrolnych
• Typowe pomyłki odczytu: zamiana kwoty netto z brutto, błędny format daty, kontrahent odczytany ze stopki
• Postępowanie w sytuacji nieprawidłowej — powiadomienie i wyodrębnienie do sprawdzenia przez człowieka
• Gradacja: które dokumenty zostawić do decyzji człowieka
• Koszt i limity — ile dokumentów miesięcznie obsłuży poziom bezpłatny

Indywidualny plan wdrożenia na 30 dni

Metody pracy:

Szkolenie ma charakter warsztatowy — uczestnicy pracują na własnych realnych zadaniach roboczych. Wykorzystywane metody:

• mini-wykład z demonstracją narzędzia na żywo (współdzielenie ekranu)
• ćwiczenia indywidualne na rzeczywistych przykładach zawodowych uczestnika
• praca ze scenariuszami przygotowanymi przez prowadzącego (dla osób bez własnych przypadków)
• budowa własnego przepływu automatycznego krok po kroku, z indywidualnym wsparciem prowadzącego
• sprawdzanie poprawności działania na zestawie materiałów kontrolnych
• dyskusja moderowana i wymiana doświadczeń
• sesja Q&A na końcu każdego modułu

Proporcja: ok. 30% wykład i demonstracja, 70% warsztat praktyczny.

Materiały dla uczestników:

Uczestnicy otrzymują komplet materiałów w formie elektronicznej: prezentację podsumowującą cztery moduły, gotowy wzorzec przepływu do skopiowania i dostosowania, katalog zestawów pól dla typowych dokumentów (faktura, zamówienie, dokument przewozowy, protokół), wzory poleceń wymuszających stałą p

• komputer stacjonarny lub laptop (Windows, macOS lub Linux) z działającą kamerą i mikrofonem
• stabilne łącze internetowe o parametrach minimum 10 Mbps download / 5 Mbps upload
• aktualna przeglądarka internetowa (Chrome, Edge, Firefox lub Safari w najnowszej wersji)
• konto Make.com (darmowe) — zakładane przed szkoleniem wg przesłanej instrukcji; bezpłatny poziom obejmuje 1000 operacji miesięcznie, odnawianych cyklicznie i dostępnych bezterminowo (nie jest to okres próbny)
• ZALECANE: własny klucz dostępowy do modelu AI (OpenAI, Anthropic lub Google) — rozliczenie wyłącznie według faktycznego zużycia (pay-as-you-go), bez abonamentu i bez zobowiązania, szacunkowo kilka złotych za całe szkolenie; klucz NIE jest warunkiem udziału, uczestnicy bez klucza realizują ćwiczenia na module wbudowanym w ramach limitów poziomu bezpłatnego
• konto poczty elektronicznej, do którego uczestnik ma pełny dostęp (Gmail lub Outlook) — na nim konfigurowany jest przepływ; zalecane konto robocze o niewielkim ruchu albo utworzone na potrzeby szkolenia
• 5–10 własnych dokumentów (faktury, zamówienia, dokumenty przewozowe) w postaci plików PDF lub zdjęć, pozbawionych danych osobowych i poufnych albo poddanych anonimizacji — uczestnikom bez materiałów własnych prowadzący udostępnia zestaw ćwiczeniowy