Kurs kancelaryjno - archiwalny I stopnia

Dzień 1:

1. Podstawy prawne zarządzania dokumentacją.
2. Najważniejsze akty prawne dotyczące archiwizacji
3. Omówienie wpływu Ustawy o ochronie danych osobowych na okresy przechowywania, ograniczone przechowywanie, integralność i rozliczalność
4. Słowniczek pojęć kancelaryjno-archiwalnych
5. Nadzór nad dokumentacją i prawo do przeprowadzania kontroli prowadzenia dokumentacji przez archiwa państwowe.
6. Normatywy kancelaryjno-archiwalne regulujące postępowanie z dokumentacją w danej jednostce organizacyjnej (zakres przedmiotowy i znaczenie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji archiwalnej).
7. Czynności i procedury kancelaryjne, wpływające na prawidłową archiwizację dokumentacji.
8. Organizacja pracy kancelaryjnej i systemy kancelaryjne
9. Czynności sekretariatu przy wpływach i wysyłce korespondencji.
10. Podstawowe pojęcia związane z pracą biurową: akta sprawy, dekretacja, akceptacja, dokument elektroniczny, sprawa, metadane, komórka organizacyjna, pieczęć wpływu i wysyłki, rejestr, skład chronologiczny, odwzorowanie cyfrowe, itp.
11. Obieg dokumentacji i czynności kancelaryjne (przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek; akceptacja, podpisywanie i wysyłanie pism).
12. Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji w podmiocie. Kryteria wartościowania dokumentacji. Konstrukcja i znaczenie jednolitego rzeczowego wykazu akt.
13. Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności lub reorganizacji jednostki organizacyjnej, a także rozwiązaniu stosunku pracy z osobami zatrudnionymi.
14. Ćwiczenia indywidualne z zakresu klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w oparciu o wykaz akt.

Dzień 2:

1. Obowiązki komórek organizacyjnych w odniesieniu do dokumentacji zakończonej.
2. Przygotowanie teczek rzeczowych do przekazania do archiwum zakładowego.
3. Środki ewidencyjne dokumentacji
4. Dobór właściwych formularzy dla opracowywanej dokumentacji (w tym spisy zdawczo-odbiorcze informatycznych nośników danych, dokumentacji technicznej, kartograficznej, audiowizualnej).
5. Ustalanie okresu przechowywania dokumentacji z uwzględnieniem problematyki dokumentacji odziedziczonej, obcej oraz zasad weryfikacji kwalifikacji archiwalnej i ustalenia „kategorii archiwalnej wyższej”.
6. Problem archiwizacji informacji publikowanych/zamieszczanych przez pracowników w Internecie. Sankcje karne przewidziane prawem w zakresie utraty, zagubienia lub ukrycia dokumentów.
7. Organizacja archiwum zakładowego lub składnicy akt. Prawa i obowiązki archiwisty zakładowego. Wymogi lokalowe i techniczne zabezpieczenie dokumentacji. Gromadzenie i układ dokumentacji w magazynach archiwalnych.
8. Udostępnianie i wycofanie dokumentacji w archiwum zakładowym.
9. Wpływ wytycznych archiwów państwowych na porządkowanie dokumentacji (wskazówki metodyczne NDAP dla akt osobowych, projektów unijnych, kopert dowodowych, teczek kierowców, itp.).
10. Pojęcie ekspertyzy archiwalnej i jej umiejscowienie w przepisach prawnych. Zasady wnioskowania o ekspertyzę archiwalną.
11. Ćwiczenia indywidualne z zakresu opisu i ewidencji dokumentacji

Dzień 3:

1. Porządkowanie dokumentacji złożonej w archiwum w stanie nieuporządkowanym. Etapy prac porządkowych, przynależność zespołowa, segregacja i systematyzacja, opis teczek rzeczowych, inwentaryzacja.
2. Analiza procesu brakowania dokumentacji w świetle obowiązujących procedur archiwalnych.
3. Kto odpowiada za brakowanie akt w podmiocie i jak często należy je przeprowadzać? Udział komórek merytorycznych w ocenie wartości dokumentacji.
4. Przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego: opis teczek rzeczowych, zabezpieczenie techniczne materiałów, ewidencja, przygotowanie notatki informacyjnej.
5. Przeprowadzanie skontrum zbioru dokumentacji
6. Sprawozdawczość archiwum zakładowego
7. Pytania i odpowiedzi, podsumowanie zajęć
8. Walidacja

Walidacja— test z wynikiem generowanym automatycznie.

Uczestnicy otrzymają komplet materiałów dydaktycznych w formie elektronicznej, dostosowanej do realizacji szkolenia w formule zdalnej w czasie rzeczywistym. Materiały obejmują prezentację/skrypt szkoleniowy, zestawienie najważniejszych zagadnień omawianych podczas szkolenia, przykłady praktyczne, ćwiczenia oraz materiały pomocnicze wspierające osiągnięcie efektów uczenia się i przygotowanie do walidacji.

Materiały zostaną przekazane uczestnikom najpóźniej na około 2 dni przed rozpoczęciem szkolenia lub udostępnione w trakcie realizacji usługi za pośrednictwem poczty elektronicznej i/lub platformy szkoleniowej.

W przypadku zgłoszenia udziału osoby ze szczególnymi potrzebami, materiały dydaktyczne zostaną na jej wniosek dostosowane do indywidualnych potrzeb uczestnika, zgodnie z wymaganiami dostępności oraz charakterem realizowanej usługi.

UWAGA!

Jeśli są Państwo zainteresowani udziałem w naszym szkoleniu bardzo proszę o zgłoszenie zapisu niezwłocznie lub przesłanie informacji o chęci wzięcia udziału w danym terminie na adres karolina.tolak@pelniwiedzy.pl

Informacje te są niezbędne w celu potwierdzenia i zagwarantowania terminu kursu.

Kurs obejmuje 21 godzin dydaktycznych, w tym walidację. Łączny czas usługi wynosi 19 godzin zegarowych i obejmuje 3 godziny 15 minut przerw wskazanych w harmonogramie, które nie są wliczone w czas usługi. Usługa jest realizowana zdalnie w czasie rzeczywistym. Podczas zajęć wykorzystywane są: prezentacja multimedialna, współdzielenie ekranu, chat, dyskusja moderowana, analiza przypadków, ćwiczenia indywidualne oraz sesje pytań i odpowiedzi. Walidacja trwa 60 minut i odbywa się w formie testu teoretycznego online z wynikiem generowanym automatycznie.

Do zaliczenia kursu wymagana jest obecność na zajęciach w wymiarze minimum 80%. Będzie weryfikowana poprzez wyciąg z platformy szkoleniowej, a także uzyskanie pozytywnego wyniku z egzaminu (min.60%pkt.)

W przypadku finansowania w co najmniej 70% ze środków publicznych przysługuje zwolnienie z podatku VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 29c ustawy o podatku od towarów i usług.

Zawarto umowę z WUP w Toruniu w ramach projektu Kierunek-Rozwój.

Aby uczestniczyć w szkoleniu online wystarczy:

• Komputer stacjonarny/ laptop/ notebook
• Stały dostęp do internetu- szybkość pobierania i wysyłania co najmniej 5Mb/s
• Przeglądarka internetowa (np. Google Chrome)

Zalecane są:

• Procesor dwurdzeniowy 2GHz lub lepszy (zalecany czterordzeniowy);
• 2GB pamięci RAM (zalecane 4GB lub więcej);
• System operacyjny taki jak Windows 10 (zalecany Windows 11), Mac OS wersja 13 (zalecana najnowsza wersja), Linux, Chrome OS.

Szkolenie realizowane będzie przez platformę ClickMeeting, zalecamy korzystanie z Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Edge (Chromium), Yandex lub Opera. Pamiętaj, aby korzystać z najaktualniejszej oficjalnej wersji wybranej przeglądarki.