Praktyczne wykorzystanie AI i narzędzi cyfrowych w pracy księgowo-kadrowej

Efektem usługi będzie nabycie przez uczestników praktycznych umiejętności wykorzystywania AI oraz narzędzi cyfrowych w codziennej pracy księgowo-kadrowej w biurze księgowym. Uczestnicy będą potrafili stosować narzędzia AI do usprawniania wybranych zadań, takich jak tworzenie zapytań, przygotowywanie podsumowań, checklist, szablonów wiadomości, porządkowanie informacji, organizacja pracy oraz wsparcie komunikacji z klientami. Uczestnicy poznają również zasady bezpiecznego korzystania z AI, w tym ochrony danych osobowych, anonimizacji informacji, zachowania poufności danych klientów oraz konieczności weryfikacji treści generowanych przez narzędzia AI.

Kryteria weryfikacji osiągnięcia efektu usługi:

1. Uczestnik wskazuje podstawowe możliwości zastosowania AI i narzędzi cyfrowych w pracy księgowo-kadrowej, w szczególności w zakresie porządkowania informacji, tworzenia checklist, przygotowywania wiadomości, podsumowań oraz organizacji pracy.
2. Uczestnik rozpoznaje ograniczenia narzędzi AI, w tym ryzyko błędnych lub nieaktualnych odpowiedzi, oraz wskazuje konieczność samodzielnej weryfikacji wyników przed ich wykorzystaniem w pracy zawodowej.
3. Uczestnik formułuje poprawne zapytania do narzędzi AI, uwzględniające cel, kontekst, zakres zadania oraz oczekiwany format odpowiedzi.
4. Uczestnik przygotowuje z wykorzystaniem AI przykładową treść pomocniczą wykorzystywaną w pracy biura księgowego, np. wiadomość do klienta, listę brakujących dokumentów, podsumowanie informacji lub opis zadania.
5. Uczestnik tworzy przykładową checklistę lub prostą procedurę wspierającą pracę księgowo-kadrową, np. checklistę zamknięcia miesiąca, weryfikacji dokumentów od klienta, obsługi dokumentacji kadrowej lub kontroli kompletności danych.
6. Uczestnik porządkuje nieuporządkowaną treść, np. wiadomość od klienta, notatkę roboczą lub opis sprawy, przekształcając ją w listę zadań, pytań, braków lub informacji wymagających dalszej weryfikacji.
7. Uczestnik wskazuje zasady bezpiecznego korzystania z AI w pracy z dokumentami księgowymi i kadrowymi, w tym określa, jakich danych nie należy wprowadzać do publicznych narzędzi AI.
8. Uczestnik stosuje podstawową anonimizację danych przed wykorzystaniem ich w zapytaniach do narzędzi AI.
9. Uczestnik ocenia przykładową odpowiedź wygenerowaną przez AI pod kątem poprawności, kompletności, bezpieczeństwa danych, tonu komunikacji oraz konieczności dalszej weryfikacji merytorycznej.
10. Uczestnik proponuje sposób wykorzystania prostych narzędzi cyfrowych do organizacji pracy biura księgowego, np. w zakresie kontroli terminów, przypomnień, obiegu informacji lub zarządzania zadaniami.

Weryfikacja efektu usługi będzie prowadzona poprzez test wiedzy, ćwiczenia praktyczne, analizę wykonanych zadań, obserwację pracy uczestników podczas szkolenia oraz rozmowę podsumowującą z trenerem. Warunkiem potwierdzenia osiągnięcia efektu usługi będzie aktywny udział w ćwiczeniach oraz poprawne wykonanie zadań praktycznych wskazanych przez trenera.

Metoda potwierdzenia osiągnięcia efektu usługi:

Potwierdzenie osiągnięcia efektu usługi nastąpi na podstawie walidacji przeprowadzonej przez trenera w trakcie i na zakończenie szkolenia. Walidacja będzie obejmować test wiedzy, ćwiczenia praktyczne, analizę wykonanych zadań oraz rozmowę podsumowującą z uczestnikiem.

Uczestnik będzie zobowiązany do wykonania zadań praktycznych polegających m.in. na przygotowaniu poprawnych zapytań do narzędzi AI, opracowaniu przykładowej checklisty księgowo-kadrowej, przygotowaniu wiadomości do klienta, uporządkowaniu przykładowych informacji oraz wskazaniu zasad bezpiecznego korzystania z AI w pracy z dokumentami księgowymi i kadrowymi.

Osiągnięcie efektu usługi zostanie potwierdzone, jeżeli uczestnik aktywnie weźmie udział w ćwiczeniach, wykona zadania praktyczne zgodnie z instrukcjami trenera oraz wykaże znajomość podstawowych zasad bezpiecznego i odpowiedzialnego korzystania z AI, w szczególności w zakresie ochrony danych, anonimizacji informacji i konieczności weryfikacji wyników generowanych przez narzędzia AI.

Potwierdzeniem udziału i osiągnięcia efektu usługi będzie wydanie uczestnikowi zaświadczenia/certyfikatu ukończenia szkolenia.

Tytuł usługi: Praktyczne wykorzystanie AI i narzędzi cyfrowych w pracy księgowo-kadrowej

Łączna liczba godzin: 30 godzin dydaktycznych

Część teoretyczna: 10 godzin dydaktycznych

Część praktyczna: 20 godzin dydaktycznych

1. Wprowadzenie do AI i narzędzi cyfrowych w pracy biura księgowego – 3 godziny

Zakres tematyczny:

• czym jest sztuczna inteligencja i jak działa w ujęciu praktycznym,
• podstawowe możliwości wykorzystania AI w pracy księgowo-kadrowej,
• przykłady zadań, które można usprawnić przy pomocy AI,
• ograniczenia narzędzi AI i konieczność weryfikacji odpowiedzi,
• różnica między wsparciem AI a samodzielną oceną merytoryczną pracownika biura księgowego.

Forma zajęć:

miniwykład, omówienie przykładów, dyskusja.

1. Bezpieczne korzystanie z AI w pracy z dokumentami księgowymi i kadrowymi – 4 godziny

Zakres tematyczny:

• dane osobowe, dane poufne i informacje wrażliwe w pracy biura księgowego,
• czego nie należy wpisywać do publicznych narzędzi AI,
• podstawy anonimizacji danych,
• bezpieczne tworzenie zapytań do AI,
• ryzyka związane z wykorzystaniem AI w pracy z dokumentami klientów,
• odpowiedzialność użytkownika za treści wygenerowane przez AI,
• dobre praktyki korzystania z AI w biurze księgowym.

Forma zajęć:

miniwykład, analiza przykładów, ćwiczenia z anonimizacji danych.

1. Tworzenie skutecznych zapytań do narzędzi AI, czyli promptów – 5 godzin

Zakres tematyczny:

• zasady tworzenia skutecznych poleceń do AI,
• określanie celu, kontekstu, zakresu i formatu odpowiedzi,
• doprecyzowywanie zapytań,
• poprawianie zbyt ogólnych odpowiedzi AI,
• tworzenie promptów do zadań księgowych, kadrowych i administracyjnych,
• budowanie własnej bazy promptów dla biura księgowego.

Forma zajęć:

pokaz, ćwiczenia praktyczne, analiza przygotowanych zapytań.

1. AI w komunikacji z klientami biura księgowego – 4 godziny

Zakres tematyczny:

• przygotowywanie wiadomości do klientów,
• redagowanie przypomnień o dokumentach i terminach,
• tworzenie list brakujących dokumentów,
• upraszczanie trudnych komunikatów,
• dostosowanie tonu komunikacji do odbiorcy,
• weryfikacja treści przed wysłaniem,
• unikanie przekazywania niezweryfikowanych informacji podatkowych lub kadrowych.

Forma zajęć:

ćwiczenia praktyczne, tworzenie przykładowych wiadomości, analiza treści.

1. Porządkowanie informacji i dokumentów z wykorzystaniem AI – 4 godziny

Zakres tematyczny:

• przekształcanie nieuporządkowanych informacji w listy zadań,
• wyodrębnianie pytań, braków i spraw do wyjaśnienia,
• tworzenie podsumowań z wiadomości i notatek,
• analiza treści roboczych pod kątem kompletności,
• przygotowywanie opisów spraw i zadań,
• wsparcie AI w organizacji dokumentacji księgowej i kadrowej.

Forma zajęć:

ćwiczenia praktyczne na przykładach wiadomości, notatek i opisów spraw.

1. Checklisty, procedury i standardy pracy w biurze księgowym – 4 godziny

Zakres tematyczny:

• tworzenie checklist księgowych i kadrowych,
• checklista zamknięcia miesiąca,
• checklista przyjęcia dokumentów od klienta,
• checklista weryfikacji kompletności danych,
• checklista obsługi dokumentacji kadrowej,
• tworzenie prostych procedur wewnętrznych przy wsparciu AI,
• standaryzacja powtarzalnych czynności w biurze księgowym.

Forma zajęć:

ćwiczenia praktyczne, opracowanie przykładowych checklist i procedur.

1. Narzędzia cyfrowe wspierające organizację pracy księgowo-kadrowej – 3 godziny

Zakres tematyczny:

• organizacja zadań i terminów,
• cyfrowe listy zadań i przypomnienia,
• porządkowanie obiegu informacji,
• praca na dokumentach elektronicznych,
• wykorzystanie prostych narzędzi biurowych w codziennej pracy,
• dobre praktyki organizacji pracy zespołu księgowo-kadrowego.

Forma zajęć:

pokaz, ćwiczenia praktyczne, opracowanie przykładowego schematu organizacji pracy.

1. AI jako wsparcie w pracy z treściami księgowymi, kadrowymi i administracyjnymi – 3 godziny

Zakres tematyczny:

• przygotowywanie prostych opisów i podsumowań,
• opracowywanie roboczych wersji dokumentów pomocniczych,
• tworzenie zestawień informacyjnych,
• analiza treści pod kątem jasności i kompletności,
• wsparcie przy opracowywaniu instrukcji dla klientów,
• granice wykorzystania AI w treściach wymagających wiedzy specjalistycznej.

Forma zajęć:

ćwiczenia praktyczne, analiza wygenerowanych treści, korekta odpowiedzi AI.

1. Praktyczne wdrożenie AI w codziennej pracy biura księgowego – 2 godziny

Zakres tematyczny:

• wybór zadań, które można usprawnić przy pomocy AI,
• opracowanie prostego planu wykorzystania AI w pracy uczestnika,
• zasady odpowiedzialnego wdrażania narzędzi cyfrowych,
• tworzenie indywidualnego zestawu zastosowań AI w pracy księgowo-kadrowej,
• omówienie najczęstszych błędów i ryzyk.

Forma zajęć:

warsztat, praca indywidualna, omówienie przykładów.

1. Walidacja efektów uczenia się i podsumowanie szkolenia – 1 godzina

Zakres tematyczny:

• wykonanie zadania praktycznego,
• omówienie przygotowanych promptów, checklist lub treści pomocniczych,
• sprawdzenie znajomości zasad bezpieczeństwa danych,
• rozmowa podsumowująca,
• informacja zwrotna dla uczestników.

Forma zajęć:

test, zadanie praktyczne, rozmowa podsumowująca.

Podsumowanie godzin:

1. Wprowadzenie do AI i narzędzi cyfrowych – 3 godziny
2. Bezpieczne korzystanie z AI – 4 godziny
3. Tworzenie promptów – 5 godzin
4. AI w komunikacji z klientami – 4 godziny
5. Porządkowanie informacji i dokumentów – 4 godziny
6. Checklisty, procedury i standardy pracy – 4 godziny
7. Narzędzia cyfrowe w organizacji pracy – 3 godziny
8. AI jako wsparcie w pracy z treściami – 3 godziny
9. Praktyczne wdrożenie AI w pracy biura – 2 godziny
10. Walidacja i podsumowanie – 1 godzina

Razem: 30 godzin

Materiały wykorzystywane podczas usługi mają charakter praktyczny i roboczy. Obejmują przykładowe zadania, scenariusze ćwiczeń, wzory promptów, przykładowe checklisty oraz materiały pomocnicze przygotowane na potrzeby realizacji ćwiczeń podczas szkolenia.

Materiały są udostępniane uczestnikom w trakcie zajęć w formie elektronicznej lub prezentowane bezpośrednio podczas pracy z trenerem. Ich celem jest wsparcie wykonywania ćwiczeń praktycznych oraz utrwalenie sposobów wykorzystania AI i narzędzi cyfrowych w codziennej pracy księgowo-kadrowej.

Warunki uczestnictwa:

Uczestnik powinien być pracownikiem biura księgowego lub rachunkowego albo wykonywać zadania związane z księgowością, kadrami, płacami, obsługą dokumentów finansowo-kadrowych lub administracją biurową.

Wymagana jest podstawowa umiejętność obsługi komputera, korzystania z internetu oraz podstawowych programów biurowych. Nie jest wymagana znajomość programowania ani wcześniejsze doświadczenie w korzystaniu z narzędzi AI.

Warunkiem udziału w szkoleniu jest obecność na zajęciach, aktywny udział w ćwiczeniach praktycznych oraz korzystanie z komputera lub laptopa z dostępem do internetu. Uczestnik powinien stosować zasady poufności i ochrony danych, w szczególności nie wykorzystywać podczas ćwiczeń rzeczywistych danych klientów bez ich anonimizacji.