Szkolenie: AI w pracy biurowej: ChatGPT, dokumenty, maile, raporty i bezpieczne użycie danych

Dla osiągnięcia celu edukacyjnego uczestnik powinien posiadać:

• podstawową umiejętność obsługi komputera oraz korzystania z internetu,
• podstawową znajomość pracy z dokumentami, pocztą e-mail lub narzędziami biurowymi,
• gotowość do wykonywania ćwiczeń praktycznych na fikcyjnych, zanonimizowanych danych,
• otwartość na krytyczną analizę wyników generowanych przez AI i ich poprawianie.

Usługa skierowana jest do:

• osób wykonujących pracę biurową, administracyjną, sprzedażową, z zakresu obsługi klienta, HR, marketingu oraz edukacji, które chcą wykorzystywać narzędzia AI do usprawnienia codziennych obowiązków zawodowych przy jednoczesnym ograniczeniu zużycia zasobów;
• pracowników mikro, małych i średnich przedsiębiorstw zainteresowanych cyfryzacją procesów oraz wdrażaniem rozwiązań wspierających efektywność organizacyjną i zrównoważony rozwój;
• osób prowadzących działalność gospodarczą lub planujących jej rozpoczęcie, które chcą wykorzystywać sztuczną inteligencję do automatyzacji pracy, ograniczenia ilości dokumentacji papierowej oraz zwiększenia efektywności działań;
• osób chcących rozwijać kompetencje cyfrowe w zakresie tworzenia i zarządzania dokumentacją elektroniczną, komunikacją, analizą informacji oraz wykorzystaniem AI w codziennej pracy;
• osób zainteresowanych świadomym, bezpiecznym i odpowiedzialnym korzystaniem z narzędzi sztucznej inteligencji z uwzględnieniem ochrony danych oraz zasad zrównoważonego wykorzystania technologii.

Dla efektywnego udziału w szkoleniu rekomendowane jest posiadanie podstawowej wiedzy w zakresie korzystania z komputera, Internetu oraz narzędzi biurowych.

Szkolenie nawiązuje do procesów transformacji gospodarczej i środowiskowej zachodzących w województwie śląskim poprzez rozwijanie kompetencji cyfrowych wspierających efektywną organizację pracy oraz ograniczanie zużycia zasobów w przedsiębiorstwach.

Uczestnicy uczą się wykorzystywać narzędzia sztucznej inteligencji (AI) do automatyzacji i usprawniania codziennych zadań biurowych, przygotowywania dokumentów elektronicznych, komunikacji, analizowania informacji oraz tworzenia materiałów roboczych. Zdobywają umiejętności wspierające cyfryzację procesów, ograniczanie obiegu dokumentacji papierowej, zmniejszanie liczby powielanych dokumentów oraz bardziej efektywne wykorzystanie czasu i zasobów organizacji.

Program szkolenia promuje odpowiedzialne i bezpieczne korzystanie z technologii cyfrowych oraz pokazuje, w jaki sposób rozwiązania AI mogą wspierać działania przedsiębiorstw związane z optymalizacją procesów, zwiększaniem efektywności organizacyjnej oraz realizacją założeń zrównoważonego rozwoju.

Zdobyte kompetencje pozwolą uczestnikom wdrażać rozwiązania usprawniające pracę, wspierać cyfryzację procesów w organizacji oraz świadomie wykorzystywać narzędzia AI zgodnie z zasadami odpowiedzialności, efektywności i zrównoważonego rozwoju.

Zakres tematyczny

1. Wprowadzenie do AI w pracy biurowej

• czym są narzędzia AI i jak działają na poziomie użytkownika biznesowego,
• przykłady zastosowań AI w administracji, obsłudze klienta, sprzedaży, HR i edukacji,
• ograniczenia AI: błędy, niepełny kontekst, halucynacje, nieaktualne informacje,
• zasady weryfikowania odpowiedzi AI przed użyciem w pracy.

2. Przegląd narzędzi AI i dobór narzędzia do zadania

• ChatGPT, Gemini, Claude, Perplexity, Copilot, NotebookLM - zastosowania i różnice,
• dobór narzędzia do tworzenia treści, analizy informacji, researchu i pracy z dokumentami,
• praktyczne ograniczenia wersji darmowych i płatnych,
• checklista wyboru narzędzia do zadania biurowego.

3. Skuteczne promptowanie

• struktura promptu: rola, kontekst, zadanie, format, ograniczenia, przykłady,
• różnica między słabym a dobrym poleceniem,
• iteracyjne poprawianie odpowiedzi AI,
• ćwiczenia praktyczne: prompty do realnych zadań biurowych.

4. AI w komunikacji mailowej

• tworzenie wiadomości e-mail i odpowiedzi na trudne wiadomości,
• follow-up, skracanie, upraszczanie i porządkowanie treści,
• zmiana tonu komunikacji: formalny, uprzejmy, sprzedażowy, neutralny,
• ćwiczenia praktyczne na fikcyjnych scenariuszach zawodowych.

5. Bezpieczeństwo, RODO, poufność i odpowiedzialne korzystanie z AI

• dane osobowe, dane poufne, tajemnica przedsiębiorstwa i informacje klientów,
• anonimizacja danych przed użyciem AI,
• czego nie wpisywać do narzędzi AI,
• checklista bezpiecznego użycia AI w firmie.

6. AI w tworzeniu dokumentów biurowych

• notatki, pisma, procedury, regulaminy, checklisty i protokoły,
• przekształcanie chaotycznych informacji w uporządkowany dokument,
• dopasowanie struktury dokumentu do odbiorcy i celu,
• sprawdzanie kompletności, tonu i zgodności z celem.

7. Streszczanie, analiza i porządkowanie informacji

• streszczanie długich tekstów i wyciąganie wniosków,
• tworzenie tabel, list zadań, porównań wariantów i rekomendacji,
• porządkowanie informacji z notatek, briefów i rozmów,
• ocena jakości uzyskanych podsumowań.

8. Raporty, oferty i biblioteka promptów

• przygotowanie raportu z danych tekstowych,
• tworzenie oferty na podstawie briefu,
• podsumowanie dla przełożonego lub klienta,
• tworzenie własnej biblioteki promptów do powtarzalnych zadań.

9. Mini-projekt praktyczny

• wykonanie zadania praktycznego obejmującego przygotowanie promptów, wiadomości e-mail, dokumentu, raportu lub oferty,
• krótka samoocena jakości wyniku AI,
• wskazanie ryzyk bezpieczeństwa i sposobu ich ograniczenia,
• prezentacja rezultatu i omówienie informacji zwrotnej.

10. Walidacja - test teoretyczny, analiza dowodów i deklaracji.

Szkolenie obejmuje 16 godzin zegarowych, w tym walidacja i przerwy.

Szkolenie wpisuje się w Program Rozwoju Technologii Województwa Śląskiego 2019–2030 (PRT) w następujących obszarach:

1. Technologie dla ochrony środowiska – 3.3 Technologie gospodarowania odpadami

Usługa rozwija kompetencje w zakresie wykorzystania narzędzi cyfrowych i sztucznej inteligencji do ograniczania zużycia zasobów, w tym materiałów, energii oraz czasu pracy.Uczestnicy wykorzystują rozwiązania cyfrowe wspierające redukcję odpadów, eliminację zbędnych działań oraz zwiększenie efektywności środowiskowej.

2. Technologie informacyjne i telekomunikacyjne – 4.2 Technologie informacyjne (ICT)

Szkolenie obejmuje wykorzystanie technologii informacyjno-komunikacyjnych do organizacji pracy, komunikacji i tworzenia treści w formie cyfrowej, co przyczynia się do ograniczenia wykorzystania zasobów fizycznych.

3. Technologie informacyjne i telekomunikacyjne – 4.7.10 Technologie sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego

Szkolenie obejmuje wykorzystanie narzędzi AI do automatyzacji działań, optymalizacji czasu pracy oraz ograniczenia zużycia zasobów poprzez cyfryzację i eliminację powtarzalnych czynności.

Szkolenie wspiera rozwój zielonych kompetencji poprzez praktyczne wykorzystanie narzędzi cyfrowych i sztucznej inteligencji w celu ograniczenia zużycia materiałów, energii oraz czasu pracy, a także redukcji odpadów operacyjnych.

Zgodność z RIS:

Zielona gospodarka / GOZ – rozwój kompetencji w zakresie wykorzystywania narzędzi cyfrowych i sztucznej inteligencji w celu ograniczenia zużycia zasobów, w tym materiałów, energii oraz czasu pracy, a także redukcji odpadów poprzez cyfryzację działań i automatyzację powtarzalnych czynności.

Technologie informacyjne i komunikacyjne (ICT) – rozwój kompetencji w zakresie praktycznego wykorzystania narzędzi cyfrowych i sztucznej inteligencji do tworzenia treści, organizacji pracy oraz automatyzacji działań w różnych obszarach zawodowych.

Warunki organizacyjne:

• W trakcie niniejszego szkolenia uczestnicy będą mieli jedną przerwę kawową trwającą 30 min oraz jedną przerwę obiadową trwającą 30min wliczającą się w czas trwania szkolenia.
• Szkolenia przeprowadzane są w grupach maksymalnie 8 osobowych, każdy uczestnik ma zapewnione własne stanowisko pracy w trakcie trwania szkolenia. Liczba stanowisk pracy podczas szkolenia uzależniona jest od ilości uczestników.
• Warunkiem udziału w części praktycznej szkolenia jest posiadanie przez uczestnika własnego sprzętu komputerowego(laptop) z dostępem do internetu oraz aktualnej przeglądarki internetowej umożliwiającej pracę z narzędziami cyfrowymi i AI wykorzystywanymi podczas usługi rozwojowej.
• Liczba stanowisk pracy podczas szkolenia uzależniona jest od ilości uczestników praca w grupach maksymalnie 8 osobowych.
• Warunkiem uzyskania zaświadczenia jest uczestnictwo w co najmniej 80% zajęć usługi rozwojowej oraz pozytywnej walidacji (test teoretyczny, obserwacja w warunkach rzeczywistych części praktycznej, wywiad swobodny)
• Walidacja przeprowadzona zostanie z zapewnieniem rozdzielności funkcji procesu szkoleniowego od procesu walidacji – walidacja realizowana przez podmiot zewnętrzny.
• Szkolenie jest zakończone egzaminem. Certyfikat uzyskania kwalifikacji wydawany jest osobom, które zdały egzamin weryfikujący.
• Weryfikacja testu oraz ocena części praktycznej odbywa się bezpośrednio po zakończeniu walidacji. Uczestnik otrzymuje informację o wyniku walidacji tego samego dnia, maksymalnie w ciągu 60 minut od jej zakończenia.
• Certyfikat wydawany jest w terminie do 3 dni roboczych od dnia pozytywnego zaliczenia walidacji.
• Szkolenie prowadzi do nabycia kwalifiikacji: Specjalista ds. sztucznej inteligencji.

Uczestnikom zostaną przekazane materiały dydaktyczne w postaci skryptów, notes+ długopis, ankiety oraz testy, jak również materiały niezbędne do realizacji części praktycznej szkolenia.

Materiały zgodne ze Standardami dostępności 2021–2027 - zapewniają wysoki kontrast, czytelny układ, podpisane grafiki i prosty język.

Zwolnienie z VAT na podstawie § 3 ust. 1 pkt 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień (tekst jednolity: Dz. U. z 2025 r. poz. 832)

Uczestnicy, zapisując się na usługę, oświadczają, że odbywa się ona poza godzinami pracy lub w dni wolne od pracy.

Usługa prowadzi do nabycia zielonych kwalifikacji oraz wspiera rozwój kompetencji w obszarze zrównoważonego rozwoju, gospodarki obiegu zamkniętego i odpowiedzialnych praktyk środowiskowych.

Organizator zapewnia dostępność osobom ze szczególnymi potrzebami zgodnie z Ustawą z 19.07.2019 r. (Dz.U. 2022 poz.2240) oraz Standardami dostępności dla polityki spójności 2021–2027.

Walidacja realizowana jest przez niezależny podmiot zewnętrzny – zapewniona jest rozdzielność funkcji – walidację przeprowadza inna osoba niż prowadząca szkolenie.

Kontakt: 570339169