Szkolenie Cyfrowy Menedżer Biura – Automatyzacja i nowoczesna organizacja pracy (Poziom I)

Program szkolenia został opracowany z uwzględnieniem założeń Regionalnej Strategii Innowacji Województwa Śląskiego 2030 (RSI 2030) i rozwija kompetencje wspierające transformację cyfrową oraz zrównoważony rozwój przedsiębiorstw. Obejmuje rozwój kompetencji cyfrowych, zielonych kompetencji, wykorzystanie sztucznej inteligencji (AI), cyfryzację procesów administracyjnych, automatyzację pracy biurowej, elektroniczny obieg dokumentów, bezpieczeństwo cyfrowe oraz wdrażanie nowoczesnych technologii zwiększających efektywność organizacyjną przy jednoczesnym ograniczaniu zużycia zasobów i wpływu działalności biurowej na środowisko. Program uwzględnia zasady gospodarki o obiegu zamkniętym (GOZ), efektywnego gospodarowania energią i materiałami oraz kształtuje umiejętności wdrażania innowacyjnych rozwiązań w codziennej pracy przedsiębiorstwa.

Zdobyte kompetencje umożliwiają uczestnikom skuteczniejsze wspieranie transformacji cyfrowej przedsiębiorstw, wdrażanie innowacyjnych rozwiązań oraz budowanie konkurencyjności organizacji zgodnie z kierunkami rozwoju określonymi w RSI 2030 i Programie Rozwoju Technologii Województwa Śląskiego.

Ramowy program usługi

Moduł I. Cyfrowa transformacja przedsiębiorstwa i nowoczesnego biura

* znaczenie transformacji cyfrowej i zielonej w przedsiębiorstwie,

* cyfryzacja procesów administracyjnych,

* rola kompetencji cyfrowych i zielonych,

* organizacja nowoczesnego środowiska pracy,

* identyfikacja procesów wymagających usprawnienia.

*Program Rozwoju Technologii Województwa Śląskiego jako element transformacji przedsiębiorstw.

Moduł II. Elektroniczny obieg dokumentów i organizacja pracy

* zarządzanie dokumentacją elektroniczną,

* archiwizacja cyfrowa,

* elektroniczny obieg dokumentów,

* ograniczanie zużycia papieru,

* dobre praktyki zgodne z GOZ,

* organizacja pracy zgodnie z zasadami zrównoważonego rozwoju.

* monitorowanie zużycia papieru i materiałów biurowych z wykorzystaniem narzędzi cyfrowych.

Moduł III. Microsoft 365 i narzędzia wspierające pracę biura

* Word – profesjonalne dokumenty,

* Excel – zestawienia i analiza danych,

* Outlook – organizacja czasu pracy,

* OneDrive – współdzielenie dokumentów,

* Teams – współpraca i komunikacja online.

*Power Automate – podstawy automatyzacji procesów biurowych.

Moduł IV. Sztuczna inteligencja w pracy menedżera biura

* wykorzystanie ChatGPT i Microsoft Copilot,

* tworzenie dokumentów i korespondencji,

* przygotowywanie analiz i podsumowań,

* automatyzacja rutynowych zadań,

* odpowiedzialne i bezpieczne korzystanie z AI.

*wykorzystanie AI do analizy danych i wspomagania decyzji biznesowych.

Moduł V. Automatyzacja procesów administracyjnych

* planowanie i organizacja zadań,

* formularze elektroniczne,

* cyfrowy obieg informacji,

* automatyzacja powtarzalnych czynności,

* optymalizacja procesów administracyjnych.

*mapowanie procesów administracyjnych przed i po automatyzacji.

Moduł VI. Cyberbezpieczeństwo i ochrona danych

* bezpieczeństwo informacji,

* ochrona danych osobowych (RODO),

* zagrożenia cybernetyczne,

* bezpieczna praca w środowisku cyfrowym,

* dobre praktyki ochrony danych w pracy biurowej.

*cyberbezpieczeństwo podczas korzystania z AI i usług chmurowych.

Moduł VII. Zielone kompetencje w pracy biurowej

* ograniczanie śladu środowiskowego biura,

* efektywne wykorzystanie energii i zasobów,

* organizacja pracy w modelu bezpapierowym,

* odpowiedzialne korzystanie z technologii cyfrowych,

* wdrażanie zasad GOZ w codziennej pracy,

* zrównoważona organizacja pracy zgodna z założeniami RSI 2030.

* mierzenie efektów środowiskowych wdrożonych rozwiązań (zużycie papieru, energii, czasu pracy).

Moduł VIII. Warsztaty praktyczne

* analiza wybranego procesu biurowego,

* opracowanie planu jego usprawnienia,

* wykorzystanie Microsoft 365 i AI do optymalizacji pracy,

* przygotowanie rozwiązania ograniczającego zużycie czasu, papieru i innych zasobów,

* prezentacja opracowanego rozwiązania i omówienie możliwości jego wdrożenia.

*opracowanie planu wdrożenia usprawnień w przedsiębiorstwie uczestnika.

Efekty praktyczne realizacji programu

Podczas szkolenia uczestnicy wykonują praktyczne zadania odzwierciedlające rzeczywiste procesy administracyjno-biurowe. W ramach warsztatów opracowują rozwiązania umożliwiające cyfryzację wybranych procesów, usprawnienie organizacji pracy oraz wdrożenie narzędzi wspierających automatyzację i efektywne zarządzanie dokumentacją.

Program kładzie nacisk na praktyczne wykorzystanie narzędzi Microsoft 365, rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji (AI) oraz technologii wspierających elektroniczny obieg dokumentów. Uczestnicy uczą się identyfikować obszary wymagające optymalizacji, wdrażać rozwiązania ograniczające zużycie papieru, energii i czasu pracy oraz stosować dobre praktyki zgodne z zasadami gospodarki o obiegu zamkniętym (GOZ) i zrównoważonego rozwoju.

Zdobyte umiejętności pozwalają uczestnikom wdrażać innowacyjne rozwiązania organizacyjne, zwiększać efektywność procesów administracyjnych, poprawiać bezpieczeństwo informacji oraz wspierać transformację cyfrową i zieloną przedsiębiorstwa zgodnie z kierunkami rozwoju określonymi w Regionalnej Strategii Innowacji Województwa Śląskiego 2030.

* Uczestnicy opracowują plan wdrożenia rozwiązań cyfrowych w swoim przedsiębiorstwie lub miejscu pracy.

* Analizują wpływ wdrożonych rozwiązań na efektywność organizacyjną oraz ograniczenie zużycia papieru, energii i czasu pracy.

* Przygotowują propozycję działań zgodnych z kierunkami RSI 2030 i Programu Rozwoju Technologii Województwa Śląskiego.

Metody realizacji programu

* warsztaty praktyczne,

* ćwiczenia indywidualne i zespołowe,

* analiza studiów przypadków,

* praca z dokumentacją elektroniczną,

* ćwiczenia z wykorzystaniem Microsoft 365 i AI,

* symulacje rzeczywistych procesów biurowych,

* opracowanie projektu usprawnienia procesu administracyjnego,

* dyskusje moderowane i konsultacje z trenerem.

Struktura realizacji usługi

* Łączna liczba godzin zegarowych: 24 godziny

* Łączna liczba godzin dydaktycznych: 20 godzin

* Zajęcia teoretyczne: 6 godzin

* Zajęcia praktyczne: 14 godzin

* Walidacja efektów uczenia się: 1 godzina

* Przerwy: 3 godziny

Formy realizacji zajęć

Część teoretyczna (6 godz.)

* wykład interaktywny,

* prezentacja zagadnień,

* analiza przykładów,

* dyskusja moderowana.

Część praktyczna (14 godz.)

* warsztaty z wykorzystaniem Microsoft 365,

* ćwiczenia z wykorzystaniem narzędzi AI,

* opracowywanie elektronicznego obiegu dokumentów,

* analiza studiów przypadków,

* projektowanie usprawnień procesów administracyjnych,

* ćwiczenia indywidualne i zespołowe,

* realizacja projektu końcowego.

Usługa szkoleniowa realizowana jest w terminie od 2 października do 4 października 2026 r. Po zakończeniu szkolenia przeprowadzana jest walidacja efektów uczenia się, a certyfikat wydawany przez zewnętrzną instytucję certyfikującą zostanie przekazany uczestnikom w terminie do 7 dni od zakończenia procesu certyfikacji.

Okres oczekiwania na wydanie certyfikatu przez zewnętrzną instytucję certyfikującą stanowi element czasu realizacji usługi.

* opracowanie planu wdrożenia rozwiązań cyfrowych w przedsiębiorstwie uczestnika,

* analiza wpływu wdrożonych rozwiązań na efektywność organizacyjną oraz ograniczenie zużycia zasobów.

Każdy uczestnik otrzyma komplet materiałów szkoleniowych w formie elektronicznej, obejmujących prezentację szkoleniową, skrypty i instrukcje do ćwiczeń, materiały pomocnicze, przykłady dokumentów i formularzy, checklisty, zestaw dobrych praktyk, wzory wykorzystywane podczas warsztatów oraz materiały dotyczące wykorzystania Microsoft 365, sztucznej inteligencji (AI), cyfryzacji procesów i elektronicznego obiegu dokumentów. Uczestnicy otrzymają również materiały umożliwiające samodzielne utrwalanie wiedzy i wykorzystanie zdobytych umiejętności w codziennej pracy zawodowej.

Materiały przygotowano w formie elektronicznej, wspierając ograniczenie zużycia papieru oraz realizację zasad zrównoważonego rozwoju i gospodarki o obiegu zamkniętym (GOZ).

Materiały obejmują również wzory procedur cyfryzacji, checklisty wdrożeniowe oraz przykłady rozwiązań wspierających realizację założeń RSI 2030, Programu Rozwoju Technologii Województwa Śląskiego i GOZ.