MS Excel w pracy pracownika samorządowego

Moduł I – Bazy interesantów – struktura i jakość danych

1. Projektowanie poprawnej bazy danych

Zasady budowy tabeli (1 rekord = 1 wiersz)

Formatowanie jako tabela (Ctrl+T)

Unikanie błędów strukturalnych

2. Poprawność danych identyfikacyjnych

Walidacja długości i struktury numeru PESEL

Sprawdzanie kontrolnej cyfry PESEL (formuła)

Walidacja numeru NIP

Ograniczanie liczby znaków

Blokowanie błędnych wpisów

Ćwiczenia praktyczne:

✔ Sprawdzanie poprawności PESEL

✔ Automatyczna informacja „BŁĘDNY / POPRAWNY”

✔ Ograniczenie wpisu do 11 cyfr

Moduł II – Wyszukiwanie i eliminacja duplikatów

Duplikaty PESEL / NIP / nazwisko + data urodzenia

Formatowanie warunkowe – wykrywanie duplikatów

Funkcje:

LICZ.JEŻELI

LICZ.WARUNKI

WYSZUKAJ.X (lub WYSZUKAJ.PIONOWO – jeśli starsza wersja)

Usuwanie duplikatów (narzędzie wbudowane)

Tworzenie kolumny kontrolnej „Duplikat – TAK/NIE”

Ćwiczenia praktyczne:

✔ Automatyczne podświetlanie powtarzających się PESEL

✔ Raport z listą powielonych rekordów

Moduł III – Czyszczenie i standaryzacja danych

Usuwanie zbędnych spacji (USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY)

ZAMIEN, PODSTAW

Łączenie i rozdzielanie danych (np. imię i nazwisko)

Poprawne formatowanie dat i numerów

Tekst jako liczba – jak naprawić

Matryca ryzyk – automatyczna ocena ryzyka

Ćwiczenia praktyczne:

✔ Czyszczenie importowanej bazy z systemu dziedzinowego

✔ matryca ryzyka

Moduł IV – Formularze i kontrola poprawności danych

1. Sprawdzanie poprawności danych (Data Validation)

Listy rozwijane (np. wydział, status sprawy)

Ograniczenia:

tylko liczby

zakres dat

minimalna/maksymalna długość tekstu

Komunikaty błędów i podpowiedzi

2. Dynamiczne listy wyboru

Listy zależne (np. Wydział → Referat)

Zakresy nazwane

3. Blokowanie arkusza

Ochrona komórek z formułami

Zabezpieczenie formularza przed usunięciem danych

Ćwiczenia praktyczne:

✔ Formularz przyjmowania wniosku

✔ Lista rozwijana z kategorią spraw

✔ Komunikat „Wprowadź poprawny PESEL (11 cyfr)”

Moduł V – Automatyzacja pracy urzędowej

Sortowanie i filtrowanie zaawansowane

Filtry niestandardowe (np. tylko aktywne sprawy)

Proste raporty (tabela przestawna – wprowadzenie)

Przygotowanie zestawienia miesięcznego – w formie tabel/wykresów

Ćwiczenie:

✔ Raport liczby spraw wg referatu i miesiąca lub wg zgłaszanych przez uczestników tematów

Moduł VI – Dobre praktyki w pracy z danymi osobowymi

Minimalizacja błędów w pracy z danymi wrażliwymi

Kontrola zmian w pliku

Zabezpieczenie pliku hasłem / anonimizacja danych

Najczęstsze błędy pracowników i jak ich unikać

Podsumowanie + pytania uczestników.

Walidacja

Szkolenie skierowane jest do pracowników jednostek samorządu terytorialnego oraz innych instytucji publicznych, którzy w swojej codziennej pracy prowadzą bazy danych, rejestry, ewidencje oraz przygotowują zestawienia i raporty w programie Excel.

Usługa realizowana jest w godzinach zegarowych.

Przerwy w usłudze są wliczone w czas usługi rozwojowej.

Warunki organizacyjne dla przeprowadzenia szkolenia: samodzielne stanowisko komputerowe.

Walidacja efektów uczenia się odbywa się w sposób zautomatyzowany. W dniu szkolenia uczestnicy rozwiązują test wiedzy udostępniony przez osobę prowadzącą usługę. Sprawdzenie poprawności odpowiedzi następuje w sposób automatyczny w systemie. Uczestnik otrzymuje informację o wyniku testu bezpośrednio po jego wypełnieniu.

Materiały dla uczestników:

• Gotowe pliki Excel (wersja robocza + wersja z rozwiązaniami)

1. Zestaw przygotowanych arkuszy, zawierających:

1.1. Wzorcową bazę interesantów 1.2. Formularz przyjmowania danych 1.3. Arkusz czyszczenia danych 1.4. Prosty raport (tabela przestawna) 1.5. Matryca ryzyk

2. Pliki z makrami (wersja rozszerzona)

3. Mini przewodnik „Krok po kroku”

4. Checklista dobrych praktyk w pracy z bazą danych

5. Materiały dodatkowe (opcjonalnie)

Szkolenie prowadzone na platformie ClickMeeting.

Wymagania techniczne potrzebne do wzięcia udziału w szkoleniu:

Wymagania sprzętowe:

• Procesor dwurdzeniowy 2GHz lub lepszy (zalecany czterordzeniowy);
• 2GB pamięci RAM (zalecane 4GB lub więcej);
• System operacyjny taki jak Windows 10, Mac OS wersja 13 (zalecana najnowsza wersja), Linux,, Chrome OS.

W przypadku korzystania z dofinansowania ze środków Unii Europejskiej może być również wymagana kamera internetowa - należy zapoznać się z regulaminem projektu.