Narzędzia IT w zarządzaniu projektami -2-dniowe warsztaty komputerowe pozwalające na wprowadzenie usprawnień w organizacji.

I. WPROWADZENIE DO WARSZTATÓW.

• Prezentacja trenera i uczestników warsztatów.

• Omówienie głównych elementów warsztatów.

II. ROZPOCZYNANIE PRACY Z APLIKACJAMI DO HARMONOGRAMOWANIA PROJEKTÓW.

• Instalacja i dopasowywanie widoków.

• Przegląd funkcji w odniesieniu do kluczowych obowiązków kierownika projektu i członków zespołu projektowego.

• Personifikacja wstążki i poszczególnych kart.

• Analiza widoków: wykresu, arkusza, formularza, zadań oraz zasobów.

• Analiza i omówienie znaczenia kart: zadanie, zasób, projekt, widok.

• Proces budowania harmonogramu– analiza różnych technik i metod.

III. KROKI DO OPRACOWANIA WŁAŚCIWEGO HARMONOGRAMU PROJEKTU.

• Wykorzystanie szablonów do tworzenia własnych projektów.

• Tworzenie projektu od podstaw – praktyczne wskazówki.

• Definiowanie zadań oraz analiza sekwencji ich realizacji.

• Definiowanie zasobów koniecznych do wykonania działań.

• Określanie czasu trwania zadań i przypisywanie zasobów.

• Interpretacja linii odniesienia dla projektu.

• Techniki śledzenia postępu realizacji prac w projekcie.

IV. SPOSOBY PLANOWANIA ZALEŻNOŚCI W PROJEKCIE.

• Planowanie ręczne - szukanie odpowiedzi na pytanie kiedy warto?

• Tryb automatyczny – rekomendowane podejście dla kierownika projektu.

• Sposoby przełączania się między poszczególnymi trybami.

V. OPRACOWANIE CZYTELNEJ STRUKTURY PODZIAŁU PRACY (WBS).

• Technika Planowania Opartego na Produktach - sposób jej implementacji w MS Project.

• Zadania końcowe i pośrednie – różne spojrzenia na zakres prac.

• Definiowanie i wprowadzanie kamieni milowych.

• Techniki szacowania WBS i ich wykorzystanie w MS Project.

• Kody struktury podziału pracy (SPP – WBS) – czyli w jaki sposób zapewnić skuteczność komunikacji w zespole projektowym.

VI. WŁAŚCIWE ZARZĄDZANIE ZADANIAMI W MS PROJECT, OPENPROJ, PROJECTLIBRE, i GANTT PROJECT.

• Omówienie rodzajów zadań i ich znaczenie w kontekście monitorowania postępów prac:

o Zadania sumaryczne.

o Zadania typ: punkt kontrolny.

o Zadania zwykłe.

o Zadania cykliczne.

o Zadania planowane ręcznie.

o Zadania nieaktywne.

• Dzielenie zadań – analiza przypadków zastosowań.

• Operacje na działaniach: dodawanie, usuwanie, zmiana, przestawianie kolejności zadań.

• Typy relacji między zadaniami oraz sposoby dokonywania ich zmian:

o Zakończenie – rozpoczęcie.

o Rozpoczęcie – rozpoczęcie.

o Zakończenie – zakończenie.

o Rozpoczęcie - zakończenie.

• Rola i znaczenie funkcji inspektora zadań.

VII. ZARZĄDZANIE ZASOBAMI.

• Określanie zasobów oraz definiowanie ich rodzajów konicznych do wykonania zakresu prac.

• Przegląd zasobów oraz ich implementacja:

o Zasoby materiałowe.

o Zasoby budżetowe.

o Zasoby kosztowe.

o Zasoby ogólne.

o Zasoby typu praca.

• Wprowadzanie indywidualnych zasobów przy uwzględnieniu niedostępności i ograniczeń zasobów.

• Rejestrowanie poszczególnych kategorii zasobów.

VIII. SPOSOBY ALOKACJI ZASOBÓW DO ZADAŃ.

• Przydzielanie zasobów do zadań w zależności od typów zadań:

o Zadania o stałej pracy.

o Zadania o stałej liczbie jednostek.

o Zadania o stałym czasie trwania.

o Planowanie zadań w oparciu o nakład pracy.

• Definiowanie różnych ilości zasobów do zadań.

• Alokacja zasobów budżetowych.

IX. DEFINIOWANIE INDYWIDUALNYCH KALENDARZY DOSTĘPNOŚCI ZASOBÓW.

• Tworzenie i modyfikacja kalendarza dla zasobów w projekcie.

• Przegląd kalendarzy w projekcie i ich znaczenie na miary efektywności w zarządzania projektami:

o Kalendarz projektu.

o Kalendarz zasobu.

o Kalendarz zadania.

• Główne funkcje i przeznaczenie opcji kalendarza.

X. BILANSOWANIE ZASOBÓW - CZYLI W JAKI SPOSÓB ZAPEWNIĆ REALNOŚĆ WYKONYWANIA PLANÓW.

• Analiza i znaczenie ścieżki krytycznej dla osób zarządzających projektami.

• Widok obciążenia zasobów – rozwiązywanie konfliktów przydziałów zasobów.

• Definiowanie i analiza pracy w nadgodzinach oraz ocena wpływu na budżet projektu.

• Bilansowanie zasobów w trybie manualnym oraz automatycznym.

XI. MONITOROWANIE REALIZACJI PROJEKTÓW.

• Aktualizacja poziomu realizacji zadań w projekcie.

• Śledzenie postępu prac w odniesieniu do planu bazowego.

• Plan bazowy na wykresie Gantta.

• Aktualizacja planu bazowego m.in. w odniesieniu do zaakceptowanych zmian projektu.

• Wprowadzanie planów pośrednich i ich znaczenie dla zespołów projektowych.

• Analiza odchyleń od terminów, kosztów i zaplanowanej pracy.

• Wykorzystanie raportów: standardowych, predefiniowanych przez użytkowników.

• Funkcje filtrów w kreowaniu widoków dla osób zarządzających projektem.

• Raporty wizualne – obciążenia zasobów w projekcie.

• Eksportowanie i prezentacja danych do narzędzi pakietu MS Office.

XII. PODSUMOWANIE WARSZTATU I WNIOSKI KOŃCOWE.

Projekt warsztatów ma charakter autorski i został opracowany w oparciu o doświadczenia praktyczne trenera, wynikające ze współpracy z organizacjami przy doskonaleniu ich systemów zarządzania portfelem, programem i projektem.

Materiały dydaktyczne

[autorski podręcznik Uczestnika szkolenia, materiały dodatkowe wykorzystywane podczas warsztatów praktycznych]

Materiały piśmiennicze

[notatnik, długopis]

ZGŁOSZENIE NA USŁUGĘ

Rezerwacji miejsca szkoleniowego można dokonać za pośrednictwem BUR.

Standardowo zestaw materiałów szkoleniowych obejmuje:

• autorski podręcznik Uczestnika szkolenia,
• materiały dodatkowe wykorzystywane podczas warsztatów praktycznych
• materiały piśmiennicze [notatnik, długopis]
• dyplom potwierdzający ukończenie szkolenia
• konsultacje poszkoleniowe
• każdy z Uczestników otrzyma indywidualną kartę rabatową upoważniającą do 10% zniżki na wszystkie kolejne szkolenia otwarte organizowane przez Centrum Organizacji Szkoleń i Konferencji SEMPER