Szkolenie realizowane w ramach projektu „Postaw swój biznes na nogi” – Decyzje, interesy, współpraca: zarządzanie interesariuszami w organizacji z wykorzystaniem gry Smile Urbo™

Smile Urbo™ jest grą symulacyjną, w której uczestnicy wcielają się w przedstawicieli społeczności mierzącej się z problemami społecznymi i gospodarczymi. Muszą wspólnie podjąć decyzję dotyczącą inwestycji, która może przynieść zarówno korzyści, jak i ryzyka dla całej społeczności. Gra składa się z rund decyzyjnych, a uczestnicy zdobywają punkty zarówno za realizację własnych celów, jak i za dobrostan społeczności.

Dzięki temu gra dobrze odwzorowuje realia organizacji, w których menedżerowie muszą równoważyć interesy zarządu, zespołów, klientów, partnerów, dostawców i otoczenia biznesowego.

Dzień 1

6 godz. zajęć praktycznych, 1 godz. zajęć teoretycznych, łącznie jedna godzina zegarowa przerw;

Moduł 1. Decyzje menedżerskie jako gra interesów

• • czym różni się decyzja operacyjna od decyzji systemowej,
  • dlaczego dobre decyzje menedżerskie rzadko są oczywiste,
  • interesariusze w organizacji: zarząd, zespół, klient, partner, regulator, społeczność,
  • konflikt interesów jako naturalny element zarządzania,
  • pułapka „wygrywam ja” zamiast „wygrywa system”.

Ćwiczenie otwierające:

Uczestnicy analizują krótką sytuację biznesową, w której decyzja korzystna dla jednego działu może zaszkodzić innemu. Celem jest pokazanie, że menedżer nie zarządza tylko zadaniami, ale siecią zależności.

Moduł 2. Wprowadzenie do gry Smile Urbo™

• • przedstawienie fabuły gry,
  • omówienie ról i zasad,
  • wyjaśnienie celu indywidualnego i celu wspólnego,
  • zasady komunikacji i negocjacji podczas gry,
  • kontrakt warsztatowy: działamy jak w organizacji, obserwujemy siebie, nie tylko wynik gry.

Kluczowa rama interpretacyjna:

Smile Urbo™ traktujemy jako metaforę organizacji, w której różne grupy mają odmienne cele, ale decyzja jednej strony wpływa na wszystkich.

Moduł 3. Rozgrywka Smile Urbo™ — runda 1

Cel rozwojowy:

Zobaczenie, jak uczestnicy wchodzą w role, interpretują własne cele i zaczynają budować pierwsze koalicje.

Obserwowane zachowania:

• • kto przejmuje inicjatywę,
  • czy strony ujawniają swoje interesy,
  • jak szybko pojawia się rywalizacja,
  • czy grupa słucha mniejszości,
  • jakie kryteria decyzji są brane pod uwagę.

Mini omówienie po rundzie:

• • Co było dla mnie najważniejsze?
  • Czy rozumiałem cele innych stron?
  • Czy moje działania budowały zaufanie, czy dystans?
  • Jakie podobieństwa widzę do realnej organizacji?

Moduł 4. Zarządzanie interesariuszami — od stanowisk do potrzeb

• • mapa interesariuszy,
  • stanowisko, interes, potrzeba, obawa,
  • siła wpływu i poziom zaangażowania interesariusza,
  • techniki zadawania pytań w rozmowie z interesariuszem,
  • jak diagnozować ukryte kryteria decyzji,
  • jak zapobiegać pozornemu porozumieniu.

Narzędzie: Mapa interesariuszy decyzji

Uczestnicy tworzą mapę interesariuszy na podstawie sytuacji z gry, a następnie przekładają ją na realną sytuację z własnej organizacji.

Moduł 5. Rozgrywka Smile Urbo™ — runda 2

Cel rozwojowy:

Ćwiczenie negocjowania rozwiązań w sytuacji, gdy uczestnicy lepiej rozumieją interesy stron, ale presja czasu i wyniku nadal wymusza decyzje.

Zadanie dla uczestników:

Przed podjęciem decyzji każda strona musi nazwać:

• • swój interes,
  • interes innej strony,
  • potencjalne ryzyko dla całego systemu,
  • warunek akceptowalnego porozumienia.

Omówienie po rundzie:

• • Czy rozmowa była bardziej partnerska niż w rundzie pierwszej?
  • Co pomogło w budowaniu porozumienia?
  • Co utrudniało osiągnięcie decyzji?
  • Czy pojawiły się koalicje? Jeśli tak, czy były konstruktywne?

Dzień 2

6 godz. zajęć praktycznych, 45 min. zajęć teoretycznych, 15 min. walidacji, łącznie jedna godzina zegarowa przerw;

Moduł 6. Konflikt jako informacja zarządcza

• • konflikt jako sygnał sprzecznych interesów, a nie wyłącznie problem interpersonalny,
  • style reagowania na konflikt,
  • kiedy warto dążyć do kompromisu, a kiedy do rozwiązania integrującego,
  • jak menedżer może obniżać napięcie bez unikania trudnych tematów,
  • błędy w zarządzaniu konfliktem: dominacja, pozorna zgoda, przeciąganie decyzji, ignorowanie cichych interesariuszy.

Ćwiczenie: Uczestnicy analizują jeden konflikt z gry i opisują go w czterech warstwach:

1. 1. fakty,
   2. interesy,
   3. emocje,
   4. konsekwencje dla systemu.

Moduł 7. Rozgrywka Smile Urbo™ — runda 3 i decyzja końcowa

Cel rozwojowy:

Podjęcie decyzji końcowej z uwzględnieniem celów indywidualnych, dobra wspólnego, relacji między interesariuszami i długoterminowych konsekwencji.

Zadanie dla uczestników:

Grupa ma wypracować decyzję, którą potrafi obronić z perspektywy:

• • skuteczności biznesowej,
  • wpływu na ludzi,
  • ryzyka konfliktu,
  • długoterminowego dobra organizacji,
  • jakości współpracy między stronami.

Omówienie końcowe gry:

• • Kto wygrał indywidualnie?
  • Co wygrała lub straciła cała społeczność?
  • Jakie zachowania zwiększały szansę na sukces wspólny?
  • Jakie zachowania poprawiały wynik jednej strony, ale osłabiały system?
  • Co to mówi o naszej codziennej pracy menedżerskiej?

Moduł 8. Transfer do organizacji

• • przełożenie mechanizmów z gry na realia organizacji,
  • decyzje, które wymagają zarządzania interesariuszami,
  • typowe konflikty interesów w firmie,
  • jak prowadzić spotkania decyzyjne,
  • jak przygotować się do trudnej rozmowy z interesariuszem,
  • jak podejmować decyzje, które są akceptowalne, choć nie idealne dla wszystkich.

Praca indywidualna

Każdy uczestnik wybiera jedną realną decyzję lub konflikt interesów ze swojej pracy i przygotowuje:

• • mapę interesariuszy,
  • interesy i obawy stron,
  • możliwe punkty wspólne,
  • ryzyka eskalacji,
  • plan rozmowy lub spotkania decyzyjnego.

Praca w parach

Uczestnicy konsultują swoje przypadki i dopracowują plan działania.

Moduł 9. Plan wdrożenia po szkoleniu

Każdy uczestnik formułuje trzy konkretne zobowiązania:

1. 1. Co zmienię w sposobie przygotowywania decyzji?
   2. Jak będę rozpoznawać interesy stron przed spotkaniem?
   3. Jakie jedno zachowanie komunikacyjne wdrożę w sytuacji konfliktu?

Efektem końcowym szkolenia jest indywidualny plan zastosowania narzędzi w pracy menedżerskiej.

10. Walidacja- test teoretyczny (15 min)

Celem walidacji jest potwierdzenie, że uczestnik szkolenia osiągnął zakładane efekty uczenia się.

Walidacja odbywa się w formie testu teoretycznego realizowanego na ostatnim etapie szkolenia. Test ma na celu weryfikację stopnia przyswojenia wiedzy przekazanej podczas zajęć oraz zrozumienia zasad i technik omawianych w poszczególnych modułach szkoleniowych.

Narzędziem walidacyjnym jest test jednokrotnego wyboru w formie papierowej zawierający pytania zamknięte. Test przeprowadzany jest bezpośrednio po zakończeniu części szkoleniowej, w obecności trenera prowadzącego lub wyznaczonej osoby odpowiedzialnej za weryfikację efektów uczenia się. Warunkiem uzyskania pozytywnego wyniku walidacji jest udzielenie co najmniej 70% prawidłowych odpowiedzi. Za przygotowanie pytań do testu odpowiedzialny jest walidator, natomiast osoba prowadząca rozdaje testy na miejscu szkolenia. Testy po zakończeniu usługi są sprawdzane przez walidatora.

Czas przeznaczony na test: 15 minut.

Szkolenie adresowane jest do osób dorosłych, kadry zarządzającej i osób odpowiedzialnych za rozwój oddziałów w branży TSL.

Przerwy oraz walidacja są wliczone w koszt oraz czas usługi rozwojowej. Szkolenie realizowane jest w godzinach zegarowych.

Warunki organizacyjne dla przeprowadzenia usługi :

• • Szkolenie realizowane jest w formie stacjonarnej.
  • Maksymalna liczba uczestników grupy: 10 osób.
  • Liczba stanowisk pracy: każdy z Uczestnik posiada dostęp do własnego stanowiska pracy.
  • Podział na podgrupy 4–5 osobowe, w zależności od ilości uczestników podczas ćwiczeń praktycznych, ustalany podczas szkolenia.
  • W ramach szkolenia każdy uczestnik ma zapewnione materiały szkoleniowe.

Przerwy oraz walidacja są wliczone w koszt oraz czas usługi rozwojowej. Szkolenie realizowane jest w godzinach zegarowych.

W ramach szkolenia jest 16 godzin zegarowych, na co składa się:

• 12 godz. zajęć praktycznych;
• 1 godz. 45 min. zajęć teoretycznych;
• 2 przerwy x 30 min i 4 przerwy x 15 min. – łącznie dwie godziny (wliczają się w usługę);
• 15 min. walidacji;

Warunki organizacyjne zostały dodatkowo opisane w sekcji Warunki uczestnictwa.

Uczestnicy szkolenia otrzymają materiały szkoleniowe obejmujące swoim zakresem tematykę szkolenia (prezentacje) oraz skrypt.

Uczestnicy szkolenia powinni mieć możliwość swobodnego zajęcia swojego miejsca na szkoleniu, możliwość robienia notatek oraz zapewnienie odpowiedniej odległości do czytania wyświetlanej prezentacji.

W przypadku zapewnienia sali szkoleniowej przez zamawiającego szkolenie, odpowiedzialność za powyższe warunki spoczywa na zamawiającym. Wielkość sali powinna być dostosowana do liczby uczestników, zapewniając odpowiednią przestrzeń na każdego uczestnika, zgodnie z normami bezpieczeństwa (przykładowo, 1,5-2 m² na osobę).

Dla osób z niepełnosprawnościami sala szkoleniowa powinna obejmować podjazdy i windy, odpowiednio szerokie drzwi, przestrzeń umożliwiającą swobodne poruszanie się wózkiem inwalidzkim, przystosowane toalety, a także stanowiska dla osób z niepełnosprawnościami (np. stoły z regulowaną wysokością).

Szkolenie realizowane metodami interaktywnymi i aktywizującymi tj. symulacje, case study, scenki treningowe, ćwiczenia grupowe i indywidualne, gry i filmy szkoleniowe, dyskusje, analizy doświadczeń uczestników, dzięki czemu zdobędą wiedzę oraz rozwiną umiejętności, postawy i zachowania.

Rezerw. i obsł.: Powinna być dostępna os. odpowiedz. za rezerwację i obsługę sali, gotowa do pomocy w przypadku problemów techn. lub organ. podczas szkol. (kont. tel.).

W ramach szkol. jest 16 godz. zegarowych, na co składa się:

• 12 godz. zajęć praktycznych;
• 1 godz. 45 min. zajęć teoretycznych;
• 2 przerwy x 30 min i 4 przerwy x 15 min. – łączniedwiegodziny (wliczają się w usługę);
• 15 min. walidacji;

Sala szkol. powinna zawierać:

• dostęp do światła dziennego
• bezp. i higieniczne warunki real. szkol.
• regulaminy i instr. BHP, zas. ewakuacji, instr. bezp. pożar.

W przyp. finansowania ze środków pub. w przynajmniej 70%-cena netto=brutto.Stawka vat zgodnie z art 43 ust. 1 pkt 29 podpunkt c), ustawy o vat