Elektronizacja dokumentacji pracowniczej

.

.

1. Zasady zmiany postaci dokumentacji na elektroniczną.

• Jakie są zasady zmiany postaci dokumentacji na elektroniczną?
• Czy elektroniczna postać przechowywania dokumentacji pracowniczej wpływa na okresy jej przechowywania?
• Na czym polega obowiązek informacyjny wobec załogi w przypadku zmiany postaci dokumentacji?
• Czy dokumentacja papierowa po zeskanowaniu musi zostać zniszczona przez pracodawców?
• W jaki sposób i komu pracodawca wydaje poprzednią wersję dokumentacji pracowniczej?
• Czy przejście zakładu pracy na innego pracodawcę wpływa na postać prowadzonej dokumentacji pracowniczej?
• Czy firma outsourcingowa może w imieniu klientów podpisywać skany dokumentów pieczęcią elektroniczną pracodawcy?

1. Dokumentacja elektroniczna w różne rodzaje dokumentacji.

• Czy wszystkie rodzaje dokumentacji pracowniczej muszą być prowadzone w jednej postaci – czyli elektronicznej lub papierowej?
• Czy dokumentacja części pracowników może być prowadzona elektronicznie, a części w postaci papierowej?
• Czy ta sama część dokumentacji może być prowadzona elektronicznie oraz papierowo dla różnych pracowników?
• Czy elektroniczne przechowywanie list płac wymaga zmian w systemach kadrowo-płacowych?
• Czy stare aplikacje do obiegu elektronicznych dokumentów, pulpity pracownicze itp. spełniają wymagania dotyczące elektronizacji po zmianach wprowadzonych od 1.1.2019 r?
• Czy w przypadku gdy już w 2018 r. wnioski urlopowe były w firmie elektroniczne, i są prowadzone nadal elektronicznie, ale w nowym systemie spełniającym wymagania teleinformatyczne dochodzi do zmiany formy prowadzenia dokumentacji?

1. E-akta osobowe.

• Czy możliwe jest prowadzenie elektronicznie teczek personalnych tylko nowo zatrudnianych pracowników?
• Czy e-teczka musi mieć wykaz dokumentów?
• Czy można podpisać umowę o pracę, gdy jedna strona nie ma podpisu elektronicznego?
• Czy pracownik powinien mieć dostęp do e-teczki?
• Jak przechowywać dokumenty, które musi podpisać pracownik, gdy nie ma on podpisu elektronicznego?

1. Elektroniczna dokumentacja czasu pracy.

• Czy w dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy może być wykorzystana mieszana forma jej prowadzenia?
• Czy harmonogramy czasu pracy muszą spełniać wymagania dotyczące elektronicznej dokumentacji pracowniczej?
• Czy harmonogramy czasu pracy mogą być prowadzone w plikach excel?
• Systemy RCP a elektroniczna dokumentacja pracownicza – czy takie aplikacje również wymagają zmian?
• Jakie dane z systemu RCP powinny się pojawiać na kartach czasu pracy?
• Które dokumenty muszą mieć postać papierową i dlaczego?
• Czy wnioski o odbiory nadgodzin muszą być przechowywane elektronicznie, czy mogą być przechowywane jako skany?
• Czy zgody rodziców dzieci do lat 4 na nadgodziny mogą być wyrażone jedynie w formie elektronicznej?
• W przypadku których dokumentów dla zakresu ich przechowywania ma znaczenie treść przepisów wewnątrzzakładowych?

1. Nowelizacje w latach 2022-2023 ułatwiające elektronizację.

• Jakie oświadczenia podatkowe od 1 stycznia 2023 będzie można składać elektronicznie?
• Czy oświadczenia podatkowe będzie można składać w pulpitach pracowniczych?
• Jakie wnioski dotyczące urlopów rodzicielskich będą mogły być składane w formie elektronicznej?
• Jakie dokumenty związane z pracę zdalną będą mogły mieć postać elektroniczna?
• Jakie wnioski pracownik wykonujący pracę zdalną będzie mógł złożyć wyjątkowo w postaci elektronicznej?
• Czy aneks do umowy o pracę wprowadzający pracę zdalną będzie musiał być na piśmie?
• Czy zapoznanie z nowymi zasadami kontroli trzeźwości będzie mogło być dokonane elektronicznie?
• Jakie warunki techniczne musi spełniać elektroniczna informacja o warunkach zatrudnienia?

1. Wymagania techniczne dotyczące dokumentacji elektronicznej.

• Co to jest system teleinformatyczny?
• Czy możliwe jest przechowywanie dokumentów w folderach na komputerze lub dysku sieciowym?
• Jakie zabezpieczenia musi mieć system teleinformatyczny według nowych przepisów o dokumentacji?
• Czym się różni pieczęć elektroniczna pracodawcy od podpisu elektronicznego certyfikowanego?
• Czy dokument stworzony w pliku Excel i zapisany w sieci firmowej może stanowić część dokumentacji pracowniczej prowadzonej elektronicznie?
• W jakich formatach mogą być zapisywane dokumenty elektroniczne i kiedy możliwe jest zapisywanie danych tylko w bazie danych?
• Czy dokumentacja pracownicza może być przechowywana w chmurze?

1. Zasady pracy z dokumentami elektronicznymi.

• Jak dołączyć dokument papierowy do dokumentacji elektronicznej?
• Jak dołączyć dokument elektroniczny do dokumentacji papierowej?
• Jak przenieść dokumentację pracowniczą do innego systemu teleinformatycznego?
• W jakich formatach mogą być zapisywane w systemach kadrowych skany dokumentów?
• Jakie wymagania co do skanów wynikają z przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej?
• W jaki sposób pracodawca musi wydać kopie dokumentacji prowadzonej elektronicznie pracownikowi?
• Jak zapisać dokument wysłany mailem w systemie teleinformatycznym?

1. Metadane i zasady ich wykorzystywania.

• Co to są metadane i do czego służą?
• Po jakich metadanych mają się wyszukiwać dokumenty w systemach teleinformatycznych?
• Jak wygląda plik XML i skąd pojawią się w nim odpowiednie metadane?
• Czy dokumentacja pracownicza jednego pracownika musi mieć taki sam identyfikator w różnych systemach/aplikacjach stosowanych przez pracodawcę?
• Czy pracownik powracający do pracy u tego samego pracodawcy powinien otrzymać taki sam identyfikator dokumentacji jak w poprzednim zatrudnieniu?
• Jakie są zasady nadawania identyfikatorów dokumentom elektronicznym?
• Co to jest data powstania dokumentu w przypadku dokumentów elektronicznych?

Zajęcia odbywają się formie 1,5 h blokach

Podczas szkolenia uczestnicy mają możliwość zadawania pytań do Wykładowcy poprzez czat lub "poprzez mikrofon".

Szkolenie jest realizowane w godzinach zegarowych. Przerwy trwają 15 minut i są wliczane w czas szkolenia.

Walidacja zostanie przeprowadzona w formie testu na platformie cyfrowej.

Powyższy przykładowy rozkład szkolenia może ulec zmianie w zależności od aktywności uczestników. (Uczestnicy szkolenia są zachęcani do zadawania pytań ale również do rozwiązywania zadań jeżeli takie się pojawią podczas szkolenia).

Każdy uczestnik szkolenia otrzyma prezentacje.

Prezentacja będzie udostępniona na czacie podczas szkolenia do pobrania.

Warunki uczestnictwa

Warunki uczestnictwa w szkoleniu:

• wykształcenie średnie
• wiedza z zakresu przepisów Kodeksu pracy, Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej,
• praktyczne doświadczenie w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej

Warunki uczestnictwa w szkoleniu:

• wykształcenie średnie
• wiedza z zakresu przepisów Kodeksu pracy, Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej,
• praktyczne doświadczenie w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej

Do uczestnictwa szkolenia uczestnik może skorzystać z laptop/ komputera stacjonarnego; tablet lub smartfon wyposażone w głośnik, ewentualnie mikrofon.

System operacyjne System operacyjny Windows 8.

Nie korzystamy z przeglądarki Internet Explorer.

Urządzenie musi mieć stałe łącze z Internetem.

Przed rozpoczęciem kursu uczestnik mailowo otrzyma link do spotkania wraz z instrukcją.

Szkolenie odbędzie się na platformie Clickmeeting.

Zaleca się, aby do spotkania zalogować się 5 minut przed rozpoczęciem szkolenia. (aby mieć czas na rozwiązanie problemy z połączniem, jeżeli takie wystąpią).

W razie problemów technicznych (w miarę możliwości) Organizator jest w stanie pomóc rozwiązać problem.