Nowe technologie w pracy biurowej i biznesie – praktyczne zastosowanie narzędzi cyfrowych – usługa szkoleniowa

Dzień 1 — Nowe technologie w praktyce zawodowej

(8 godzin zegarowych, w tym 6 godzin zajęć, 45 minut walidacji oraz 1 godzina 15 minut przerw; 8:00–16:00)

Dzień 1 — Nowe technologie w praktyce zawodowej

08:00 - 08:45 | Wprowadzenie do szkolenia – część teoretyczna (45 min)

Cel i zakres szkolenia, zasady efektywnej pracy online. Omówienie trendu "Zintegrowanego Biura" (od rozproszonych plików do połączonych aplikacji) oraz korzyści z automatyzacji pracy biurowej.

08:45 - 09:45 | Przegląd nowoczesnych ekosystemów biurowych – część teoretyczna (60 min)

Google Workspace vs Microsoft 365 – jak wycisnąć 100% z posiadanych licencji. Pojęcie ekosystemu chmurowego, praca w modelu hybrydowym oraz omówienie narzędzi ułatwiających codzienną organizację zadań i czasu.

09:45 - 10:00 | Przerwa kawowa (15 min)

10:00 - 11:00 | Zaawansowana współpraca i obieg dokumentów w chmurze – część teoretyczna (60 min)

Bezpieczne struktury folderów na Dysku Google / OneDrive. Zaawansowane zarządzanie uprawnieniami (odczyt, komentowanie, edycja, blokowanie pobierania). Praca grupowa na dokumentach w czasie rzeczywistym: śledzenie zmian, wersjonowanie dokumentów (jak cofnąć błędy i sprawdzić, kto co zmienił), przypisywanie zadań w komentarzach.

11:00 - 11:45 | Inteligentne formularze i automatyczny przepływ danych – część teoretyczna (45 min)

Tworzenie zaawansowanych formularzy online (Google Forms / MS Forms) do zbierania danych od klientów lub pracowników. Łączenie formularzy z arkuszami kalkulacyjnymi (Sheets/Excel) i konfiguracja automatycznych powiadomień e-mail o nowym zgłoszeniu (bez ręcznego sprawdzania skrzynki).

11:45 - 12:00 | Przerwa kawowa (15 min)

12:00 - 12:45 | Cyfrowe zarządzanie zadaniami i wbudowana automatyzacja – część teoretyczna (45 min)

Praca z tablicami cyfrowymi (Trello / MS Planner) na poziomie zespołowym. Wprowadzenie do wbudowanej automatyzacji (np. robot Butler w Trello): jak ustawić regułę, by po przesunięciu zadania system sam wysyłał maila, dodawał listę kroków (checklistę) lub przypisywał osobę odpowiedzialną.

12:45 - 13:30 | Bezpieczeństwo informacji i ochrona danych w praktyce – część teoretyczna (45 min)

Bezpieczne dzielenie się danymi na zewnątrz firmy (linki wygasające, hasła do folderów). Higiena cyfrowa: menedżery haseł, logowanie dwuetapowe (2FA). Jak nie dać się oszukać w sieci (phishing, fałszywe faktury) i chronić firmowe dane oraz RODO w codziennej pracy chmurowej.

13:30 - 14:15 | Przerwa obiadowa (45 min)

14:15 - 15:15 | Ćwiczenia praktyczne: Tworzenie zintegrowanego minioobiegu – część praktyczna (60 min)

Wspólne warsztaty na żywo. Uczestnicy konfigurują prosty i połączony system: Tworzenie formularza online -> automatyczny zapis danych w arkuszu kalkulacyjnym -> uruchomienie automatycznego maila potwierdzającego -> automatyczne wygenerowanie powiązanego zadania na tablicy Trello przy użyciu gotowych szablonów automatyzacji.

15:15 - 16:00 | Walidacja: test teoretyczny z wynikiem generowanym automatycznie (45 min)

Test on-line podsumowujący wiedzę zdobytą podczas szkolenia (bezpieczne współdzielenie, funkcje pracy zespołowej w chmurze, zasady wbudowanych automatyzacji). Wynik generowany automatycznie.

1) Godziny i forma realizacji usługi

Szkolenie trwa łącznie 8 godzin zegarowych (1 godzina = 60 minut). Przerwy wliczane są w czas trwania usługi. Usługa realizowana jest zdalnie w czasie rzeczywistym, na platformie Google Meet. Szkolenie przewidziane jest od dwóch do trzydziestu osób.

Bilans struktury czasu usługi:

• Część teoretyczna i organizacyjno-teoretyczna: 5 godzin 00 minut (300 minut)
• Część praktyczna (warsztaty, ćwiczenia): 1 godzina 00 minut (60 minut)
• Walidacja (test wiedzy online): 0 godzin 45 minut (45 minut)
• Przerwy (ujęte w harmonogramie): 1 godzina 15 minut (75 minut)
• Łączny czas trwania usługi: 8 godzin 00 minut (480 minut)

2) Metody realizacji szkolenia

Usługa realizowana jest z wykorzystaniem metod aktywizujących i interaktywnych dostosowanych do formy zdalnej, w szczególności:

• prezentacji trenerskiej opartej na wizualnych przykładach,
• pokazu na żywo (live-demonstracji) konkretnych konfiguracji krok po kroku,
• analizy rzeczywistych scenariuszy ułatwiania pracy (case studies),
• indywidualnych i grupowych ćwiczeń praktycznych na darmowych narzędziach,
• dyskusji moderowanej i wspólnej wymiany dobrych praktyk.

3) Grupa docelowa

Usługa skierowana jest do:

• pracowników biurowych i administracyjnych,
• właścicieli firm i kadry zarządzającej sektora MŚP,
• specjalistów ds. sprzedaży, marketingu, HR, obsługi klienta i back-office,
• osób chcących uporządkować i zautomatyzować codzienną pracę przy użyciu nowych technologii,
• osób przygotowujących się do pracy w środowisku wykorzystującym narzędzia cyfrowe i AI,
• pracowników, którzy chcą świadomie i bezpiecznie korzystać z nowoczesnych rozwiązań technologicznych w pracy zawodowej.

4) Cel edukacyjny

Usługa „Nowe technologie w pracy biurowej i biznesie – praktyczne zastosowanie narzędzi cyfrowych” przygotowuje uczestników do sprawnego, zorganizowanego i bezpiecznego operowania w chmurowym środowisku pracy poprzez rozwinięcie wiedzy i umiejętności z zakresu:

• zintegrowanego korzystania z narzędzi chmurowych (wymiana informacji między formularzami, arkuszami i planerami),
• wdrażania prostych, wbudowanych automatyzacji procesów (automatyczne powiadomienia, reguły w planerach zadań),
• bezpiecznej, asynchronicznej i bezkonfliktowej pracy zespołowej na dokumentach wspólnych,
• samodzielnego projektowania prostych cyfrowych formularzy i przepływów danych.

5) Walidacja – zasady przeprowadzenia

Walidacja efektów uczenia się zostanie przeprowadzona w formie testu teoretycznego on-line z wynikiem generowanym automatycznie. Test walidacyjny obejmuje pytania odnoszące się do wszystkich efektów uczenia się i kryteriów ich weryfikacji wskazanych w Karcie Usługi. Wynik testu jest generowany automatycznie na podstawie klucza odpowiedzi, bez uznaniowej oceny osoby prowadzącej.

Warunkiem zaliczenia walidacji jest uzyskanie co najmniej 80% poprawnych odpowiedzi w teście.

Materiały szkoleniowe zostaną przekazane uczestnikom drogą mailową w formacie PDF.

Uczestnik otrzyma:

1. skrypt szkoleniowy obejmujący zagadnienia omawiane podczas usługi, w szczególności: zastosowanie nowych technologii w pracy biurowej i biznesie, wykorzystanie AI, automatyzację prostych procesów, organizację pracy cyfrowej, komunikację online oraz bezpieczeństwo danych,
2. prezentację multimedialną wykorzystywaną podczas szkolenia,
3. checklisty i zestawienia pomagające w doborze narzędzi cyfrowych do konkretnych zadań zawodowych,
4. materiały ćwiczeniowe z przykładami zastosowania narzędzi cyfrowych, AI i automatyzacji w pracy,
5. zestaw praktycznych wskazówek dotyczących bezpiecznego i odpowiedzialnego korzystania z nowych technologii.

Warunki uczestnictwa:

• ukończone 18 lat,
• podstawowa umiejętność obsługi komputera oraz korzystania z Internetu,
• dostęp do komputera lub laptopa z aktualną przeglądarką internetową (w przypadku szkolenia realizowanego online),
• posiadanie aktywnego adresu e-mail umożliwiającego rejestrację w wykorzystywanych podczas szkolenia narzędziach,
• motywacja do rozwijania kompetencji cyfrowych oraz wdrażania nowoczesnych technologii w codziennej pracy,
• gotowość do aktywnego udziału w ćwiczeniach praktycznych i wykonywania zadań podczas szkolenia,
• brak konieczności posiadania wcześniejszego doświadczenia w zakresie sztucznej inteligencji lub zaawansowanych narzędzi cyfrowych – szkolenie rozpoczyna się od podstaw i stopniowo rozwija omawiane zagadnienia.

1. Jeśli szkolenie będzie dofinansowane ze środków publicznych w co najmniej 70%, to szkolenie będzie zwolnione przedmiotowo z podatku VAT (podstawa prawna: par. 3 ust. 1 pkt 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 955 z późn. zm.).
2. Uczestnik szkolenia otrzyma zaświadczenie o ukończeniu szkolenia dopiero po pozytywnym wyniku walidacji. Warunkiem otrzymania zaświadczenia o ukończeniu szkolenia jest pozytywny wynik walidacji oraz frekwencja na poziomie 100%.

1. Platforma komunikacyjna – Google Meet.

2. Wymagania sprzętowe:

• komputer z aktualnym systemem (Windows 10 lub nowszy / macOS 12 lub nowszy / aktualna dystrybucja Linux),
• aktualna przeglądarka (Chrome/Edge/Firefox/Safari – co najmniej dwie ostatnie wersje),
• stabilne łącze internetowe o przepustowości min. 10 Mb/s (pobieranie) i 2 Mb/s (wysyłanie),
• sprawna kamera komputerowa i mikrofon,
• sprawne słuchawki/ głośniki.

1. Okres ważności linku: od godziny zegarowej przed godziną rozpoczęcia szkolenia w dniu pierwszym do godziny zegarowej po zakończeniu szkolenia w dniu ostatnim.