Wykorzystanie internetowych narzędzi AI do dokumentowania pracy, tworzenia instrukcji stanowiskowych i cyfrowego zarządzania wiedzą przedsiębiorstwa

1. Zielona cyfryzacja dokumentacji i rola AI w ograniczaniu papierowego obiegu dokumentów (miniwykład, demonstracja online, ćwiczenia praktyczne)

• cyfryzacja jako element zielonej transformacji przedsiębiorstwa,
• wpływ dokumentacji papierowej, błędów i powielania informacji na koszty oraz zużycie zasobów,
• przegląd narzędzi internetowych i AI wspierających dokumentowanie pracy,
• zasady tworzenia skutecznych poleceń do generowania cyfrowych procedur i instrukcji,
• wykorzystanie AI do ograniczania powtarzalnej pracy administracyjnej.
• Warsztat: opisanie wybranego procesu w formie cyfrowej z uwzględnieniem ograniczenia papieru i czasu pracy.

2. Cyfrowe instrukcje stanowiskowe jako narzędzie ograniczania błędów i strat organizacyjnych (prezentacja, analiza przykładów, ćwiczenia praktyczne)

• elementy poprawnej instrukcji stanowiskowej,
• tworzenie instrukcji elektronicznych zamiast dokumentów papierowych,
• AI w opracowywaniu instrukcji dla stanowisk biurowych, produkcyjnych, technicznych i usługowych,
• checklisty operacyjne ograniczające pomyłki, poprawki i powtarzanie pracy,
• aktualizacja instrukcji bez konieczności ponownego drukowania dokumentów.
• Warsztat: przygotowanie cyfrowej instrukcji lub checklisty dla wybranego stanowiska.

3. Cyfrowa baza wiedzy przedsiębiorstwa wspierająca zrównoważone zarządzanie informacją (wykład, demonstracja narzędzi, ćwiczenia projektowe)

• czym jest wiedza organizacyjna i jak jej brak generuje straty,
• budowa cyfrowej bazy wiedzy,
• organizacja dokumentacji w chmurze,
• wykorzystanie AI do wyszukiwania informacji, streszczania dokumentów, tworzenia procedur i utrwalania wiedzy pracowników,
• ograniczanie liczby zapytań, błędów, powtórnej pracy i niepotrzebnych wydruków.
• Warsztat: projekt struktury firmowej bazy wiedzy ograniczającej papierowy obieg informacji.

4. AI i Internet w rozwoju zielonych kompetencji przedsiębiorstwa (studium przypadku, dyskusja moderowana, ćwiczenia praktyczne)

• redukcja papierowego obiegu dokumentów,
• ograniczanie błędów organizacyjnych dzięki AI,
• automatyzacja przepływu informacji,
• identyfikacja obszarów, w których możliwe jest ograniczenie zużycia zasobów,
• wskaźniki skuteczności: liczba dokumentów papierowych, czas wyszukiwania informacji, liczba błędów, liczba powtórnych zapytań, liczba aktualizowanych procedur.
• Ćwiczenie końcowe: opracowanie propozycji zielonego usprawnienia dokumentacji lub bazy wiedzy.

Walidacja usługi szkoleniowej

• walidacja efektów uczenia się zostanie przeprowadzona po zakończeniu części szkoleniowej przez osobę nieuczestniczącą w procesie szkoleniowym

Warunkiem ukończenia usługi jest:

• udział w minimum 80% czasu szkolenia
• przystąpienie do procesu walidacji
• wykonanie ćwiczeń praktycznych wymaganych podczas szkolenia

W ramach usługi uczestnicy otrzymają:

• prezentację multimedialną dotyczącą zielonej cyfryzacji dokumentacji, wykorzystania AI do tworzenia instrukcji stanowiskowych oraz ograniczania papierowego obiegu dokumentów;
• zestaw promptów do tworzenia cyfrowych procedur, instrukcji i checklist;
• wzory elektronicznych instrukcji stanowiskowych; szablony dokumentowania procesów pracy w formie cyfrowej;
• checklisty ograniczające błędy, powtórną pracę i niepotrzebne wydruki;
• wzór struktury cyfrowej bazy wiedzy przedsiębiorstwa;
• materiały dotyczące organizowania dokumentacji w chmurze i modelu paperless;
• ćwiczenia praktyczne oraz studia przypadków związane z redukcją strat organizacyjnych;
• arkusz identyfikacji obszarów nadmiernego zużycia papieru, czasu pracy i zasobów oraz zestaw rekomendowanych narzędzi AI wspierających cyfryzację dokumentacji i zarządzanie wiedzą.

Uczestnikiem szkolenia może być osoba pełnoletnia, zatrudniona lub współpracująca z przedsiębiorstwem albo instytucją, której obowiązki są związane z dokumentowaniem procesów pracy, tworzeniem instrukcji stanowiskowych, opracowywaniem procedur, porządkowaniem informacji, obiegiem dokumentów, organizacją pracy lub zarządzaniem wiedzą. Szkolenie jest przeznaczone dla osób zainteresowanych rozwijaniem zielonych kompetencji w zakresie cyfryzacji dokumentacji, ograniczania papierowego obiegu dokumentów, redukcji błędów, powtórnej pracy, niepotrzebnych wydruków oraz strat organizacyjnych. Nie jest wymagana specjalistyczna wiedza informatyczna ani wcześniejsze doświadczenie w pracy z narzędziami AI. Uczestnik powinien posiadać podstawową umiejętność obsługi komputera, korzystania z Internetu i poczty elektronicznej, znać język polski w stopniu umożliwiającym udział w zajęciach oraz być gotowy do wykonania ćwiczeń praktycznych i przystąpienia do walidacji efektów uczenia się.

Szkolenie realizowane będzie w formule online w czasie rzeczywistym z wykorzystaniem platformy do wideokonferencji Microsoft Teams lub Zoom umożliwiającej kontakt audio i wideo pomiędzy trenerem a uczestnikami oraz udostępnianie materiałów szkoleniowych.

Minimalne wymagania sprzętowe

Uczestnik powinien posiadać:

• komputer stacjonarny, laptop lub tablet,
• sprawny głośnik lub słuchawki,
• mikrofon umożliwiający komunikację głosową,
• kamerę internetową umożliwiającą udział w zajęciach online,
• aktualną przeglądarkę internetową (Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox lub Safari).

Minimalne wymagania dotyczące łącza internetowego

• stabilne połączenie z internetem,
• minimalna prędkość połączenia: 5 Mb/s pobierania i 2 Mb/s wysyłania danych,
• rekomendowane korzystanie z przewodowego połączenia internetowego lub stabilnej sieci Wi-Fi.

Niezbędne oprogramowanie

• dostęp do aplikacji Microsoft Teams lub Zoom albo możliwość korzystania z platformy przez przeglądarkę internetową,
• program umożliwiający odczyt plików PDF,
• dostęp do poczty elektronicznej umożliwiający odbiór materiałów szkoleniowych oraz linków dostępowych.

Kody dostępowe do usługi

Link umożliwiający udział w szkoleniu online wraz z instrukcją logowania zostanie przekazany uczestnikom drogą mailową przed rozpoczęciem usługi. Link dostępowy do szkolenia będzie również udostępniony Administratorowi BUR oraz Administratorowi Regionalnemu na potrzeby monitoringu i audytu usługi zgodnie z obowiązującymi wytycznymi Bazy Usług Rozwojowych.