Sztuczna inteligencja w optymalizacji procesów biznesowych, komunikacji operacyjnej i rozwoju zielonych kompetencji przedsiębiorstwa - moduł I

DZIEŃ 1

1. Zielona transformacja procesów biznesowych i rola AI w ograniczaniu zużycia zasobów (wykład interaktywny, prezentacja multimedialna, dyskusja moderowana)

• zielone kompetencje w przedsiębiorstwie,
• zrównoważony rozwój jako element efektywności organizacyjnej,
• wpływ cyfryzacji i AI na ograniczanie zużycia papieru, energii, materiałów i czasu pracy,
• przykłady procesów, w których AI wspiera redukcję strat organizacyjnych i kosztów,
• korzyści biznesowe wynikające z racjonalnego gospodarowania zasobami.

2. Analiza procesów pod kątem strat środowiskowych i organizacyjnych (warsztat, analiza przypadku,ćwiczenie)

• mapowanie procesów biznesowych,
• identyfikacja miejsc nadmiernego zużycia zasobów,
• analiza obiegu dokumentów, powtarzalnych czynności, błędów i przestojów,
• wpływ nieefektywnych procesów na koszty, odpady organizacyjne i obciążenie pracowników.
• Ćwiczenie: uczestnicy analizują wybrany proces firmowy i wskazują miejsca, w których dochodzi do nadmiernego zużycia zasobów.

3. AI jako narzędzie zielonej optymalizacji pracy (pokaz narzędzi, ćwiczenie praktyczne)

• wykorzystanie AI do automatyzacji powtarzalnych zadań,
• przygotowywanie podsumowań, raportów i zestawień bez nadmiernej dokumentacji papierowej,
• tworzenie cyfrowych checklist i procedur,
• ograniczanie błędów i powtórnej pracy dzięki standaryzacji informacji,
• przykłady narzędzi wspierających model paperless.
• Ćwiczenie: przygotowanie przykładowej automatyzacji ograniczającej zużycie czasu pracy, papieru lub liczbę błędów.

4. Warsztat praktyczny — mapa zielonego usprawnienia procesu (case study)

• wybór procesu do usprawnienia,
• określenie obecnych strat organizacyjnych i środowiskowych,
• wskazanie możliwych rozwiązań cyfrowych i AI,
• przygotowanie wstępnej mapy procesu po usprawnieniu.

DZIEŃ 2

1. Elektroniczny obieg dokumentów jako narzędzie ograniczania zużycia papieru i kosztów administracyjnych (wykład, demonstracja narzędzi, ćwiczenie)

• redukcja dokumentacji papierowej,
• cyfrowe archiwizowanie danych,
• bezpieczeństwo informacji w procesach paperless,
• dobre praktyki elektronicznego obiegu dokumentów,
• wpływ cyfryzacji dokumentów na koszty, czas pracy i środowisko.
• Ćwiczenie: zaprojektowanie schematu elektronicznego obiegu informacji dla wybranego procesu.

2. Zielona organizacja pracy zespołu (warsztat, burza mózgów)

• planowanie zadań ograniczające przestoje i powtarzanie pracy,
• komunikacja ograniczająca błędy, nadprodukcję dokumentów i zbędne czynności,
• delegowanie obowiązków z uwzględnieniem efektywnego wykorzystania czasu i zasobów,
• współpraca między działami w celu ograniczenia strat organizacyjnych.

3. Efektywne wykorzystanie zasobów w codziennych procesach przedsiębiorstwa (analiza przypadku, ćwiczenie)

• ograniczanie strat materiałowych i administracyjnych,
• racjonalizacja procesów i kosztów operacyjnych,
• wykorzystanie AI do monitorowania procesów i identyfikowania nieefektywności,
• przykładowe wskaźniki: liczba dokumentów papierowych, czas obiegu informacji, liczba błędów, liczba poprawek, czas realizacji zadania.

4. Projekt końcowy — plan zielonej optymalizacji procesu

• analiza wybranego procesu,
• propozycja usprawnienia z wykorzystaniem AI lub narzędzi cyfrowych,
• określenie spodziewanych efektów: redukcja papieru, energii, materiałów, czasu pracy, błędów lub kosztów,
• omówienie wyników.

Walidacja usługi szkoleniowej

• walidacja efektów uczenia się zostanie przeprowadzona po zakończeniu części szkoleniowej przez osobę nieuczestniczącą w procesieszkoleniowym,

Warunkiem ukończenia usługi jest:

• udział w minimum 80% czasu szkolenia,
• wykonanie ćwiczeń praktycznych przewidzianych programem,
• przystąpienie do procesu walidacji.

W ramach usługi uczestnicy otrzymają:

• prezentacje multimedialne dotyczące zielonej optymalizacji procesów biznesowych, organizacji pracy i wykorzystania AI do ograniczania zużycia zasobów;
• arkusze mapowania procesów pod kątem strat organizacyjnych i środowiskowych;
• wzory kart analizy procesów oraz identyfikacji obszarów nadmiernego zużycia papieru, energii, materiałów i czasu pracy;
• szablony workflow i elektronicznego obiegu informacji wspierające model paperless;
• instrukcje wykorzystania narzędzi AI do automatyzacji zadań administracyjnych i ograniczania powtarzalnej pracy;
• ćwiczenia praktyczne, studia przypadków i zadania warsztatowe związane z zieloną transformacją procesów;
• materiały dotyczące efektywnego gospodarowania zasobami;
• wzory planów wdrożenia zielonych usprawnień organizacyjnych oraz zestaw rekomendowanych narzędzi cyfrowych i AI.

Uczestnikiem szkolenia może być osoba pełnoletnia, zatrudniona lub współpracująca z przedsiębiorstwem, której obowiązki są związane z organizacją pracy, administracją, komunikacją wewnętrzną, obiegiem dokumentów, realizacją procesów operacyjnych lub zarządzaniem zasobami. Szkolenie jest przeznaczone dla osób, które mają możliwość odnoszenia omawianych zagadnień do procesów występujących w swojej organizacji oraz są zainteresowane rozwijaniem zielonych kompetencji w zakresie ograniczania zużycia papieru, energii, materiałów, czasu pracy i strat organizacyjnych. Nie jest wymagana specjalistyczna wiedza informatyczna ani wcześniejsze doświadczenie w pracy z narzędziami AI. Wymagana jest podstawowa umiejętność obsługi komputera i korzystania z Internetu, znajomość języka polskiego umożliwiająca aktywny udział w zajęciach oraz gotowość do udziału w ćwiczeniach praktycznych i walidacji efektów uczenia się.

Szkolenie realizowane będzie w formule online w czasie rzeczywistym z wykorzystaniem platformy do wideokonferencji Microsoft Teams lub Zoom umożliwiającej kontakt audio i wideo pomiędzy trenerem a uczestnikami oraz udostępnianie materiałów szkoleniowych.

Minimalne wymagania sprzętowe

Uczestnik powinien posiadać:

• komputer stacjonarny, laptop lub tablet,
• sprawny głośnik lub słuchawki,
• mikrofon umożliwiający komunikację głosową,
• kamerę internetową umożliwiającą udział w zajęciach online,
• aktualną przeglądarkę internetową (Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox lub Safari).

Minimalne wymagania dotyczące łącza internetowego

• stabilne połączenie z internetem,
• minimalna prędkość połączenia: 5 Mb/s pobierania i 2 Mb/s wysyłania danych,
• rekomendowane korzystanie z przewodowego połączenia internetowego lub stabilnej sieci Wi-Fi.

Niezbędne oprogramowanie

• dostęp do aplikacji Microsoft Teams lub Zoom albo możliwość korzystania z platformy przez przeglądarkę internetową,
• program umożliwiający odczyt plików PDF,
• dostęp do poczty elektronicznej umożliwiający odbiór materiałów szkoleniowych oraz linków dostępowych.

Kody dostępowe do usługi

Link umożliwiający udział w szkoleniu online wraz z instrukcją logowania zostanie przekazany uczestnikom drogą mailową przed rozpoczęciem usługi. Link dostępowy do szkolenia będzie również udostępniony Administratorowi BUR oraz Administratorowi Regionalnemu na potrzeby monitoringu i audytu usługi zgodnie z obowiązującymi wytycznymi Bazy Usług Rozwojowych.