Sztuczna inteligencja w optymalizacji procesów biznesowych, komunikacji operacyjnej i rozwoju zielonych kompetencji przedsiębiorstwa - moduł I

Grupa docelowa (adresaci szkolenia):

Szkolenie skierowane jest do właścicieli przedsiębiorstw, kadry zarządzającej, kierowników, specjalistów oraz pracowników uczestniczących w organizacji i realizacji procesów biznesowych, administracyjnych i operacyjnych. Adresatami są osoby odpowiedzialne za organizację pracy, obieg dokumentów i informacji, komunikację wewnętrzną, planowanie zadań, wykorzystanie materiałów i innych zasobów przedsiębiorstwa oraz usprawnianie codziennych działań. Szkolenie przeznaczone jest dla osób, które w swojej pracy mogą identyfikować obszary nadmiernego zużycia papieru, energii, materiałów i czasu pracy, ograniczać liczbę błędów i powtarzalnych czynności oraz uczestniczyć we wdrażaniu cyfrowych rozwiązań usprawniających procesy. Program odpowiada również potrzebom pracowników, którzy chcą wykorzystywać narzędzia AI do analizy procesów, automatyzowania powtarzalnych zadań, tworzenia elektronicznego obiegu informacji oraz projektowania usprawnień wspierających racjonalne gospodarowanie zasobami i zieloną transformację przedsiębiorstwa.

Warunki organizacyjne realizacji szkolenia:

Usługa realizowana jest zdalnie w czasie rzeczywistym, z równoczesnym udziałem trenera i uczestników za pośrednictwem komunikatora internetowego. Uczestnik powinien posiadać komputer lub inne urządzenie umożliwiające aktywny udział w szkoleniu, stabilne połączenie z Internetem, aktualną przeglądarkę internetową oraz możliwość komunikacji głosowej z trenerem i pozostałymi uczestnikami. Ze względu na praktyczny charakter części programu uczestnik powinien mieć możliwość wykonywania ćwiczeń na własnym urządzeniu, korzystania z przeglądarki internetowej oraz pracy z prezentowanymi podczas szkolenia narzędziami cyfrowymi i AI. Ćwiczenia wykonywane są indywidualnie lub w formule warsztatowej zgodnie z programem, a trener na bieżąco omawia sposób ich realizacji i rezultaty pracy. Materiały i polecenia do ćwiczeń przekazywane są uczestnikom w formie elektronicznej.

Łączny czas trwania usługi wynosi 16 godzin zegarowych, w tym:

• 13 godzin 45 minut zajęć merytorycznych, w tym:
  • 3 godziny zajęć teoretycznych,
  • 10 godzin 45 minut zajęć praktycznych,
• 15 minut walidacji efektów uczenia się,
• 2 godziny przerw.

Przerwy są organizowane w trakcie szkolenia i są wliczane do czasu trwania usługi.

Część teoretyczna obejmuje w szczególności wykład interaktywny, prezentację zagadnień dotyczących zielonej transformacji, cyfryzacji, elektronicznego obiegu dokumentów oraz zasad racjonalnego gospodarowania zasobami.

Część praktyczna obejmuje warsztaty, analizę przypadków, ćwiczenia z wykorzystaniem narzędzi AI, mapowanie procesów, projektowanie elektronicznego obiegu informacji oraz przygotowanie planu zielonej optymalizacji procesu.

DZIEŃ 1

1. Zielona transformacja procesów biznesowych i rola AI w ograniczaniu zużycia zasobów (wykład interaktywny, prezentacja multimedialna, dyskusja moderowana)

• zielone kompetencje w przedsiębiorstwie,
• zrównoważony rozwój jako element efektywności organizacyjnej,
• wpływ cyfryzacji i AI na ograniczanie zużycia papieru, energii, materiałów i czasu pracy,
• przykłady procesów, w których AI wspiera redukcję strat organizacyjnych i kosztów,
• korzyści biznesowe wynikające z racjonalnego gospodarowania zasobami.

2. Analiza procesów pod kątem strat środowiskowych i organizacyjnych (warsztat, analiza przypadku,ćwiczenie)

• mapowanie procesów biznesowych,
• identyfikacja miejsc nadmiernego zużycia zasobów,
• analiza obiegu dokumentów, powtarzalnych czynności, błędów i przestojów,
• wpływ nieefektywnych procesów na koszty, odpady organizacyjne i obciążenie pracowników.
• Ćwiczenie: uczestnicy analizują wybrany proces firmowy i wskazują miejsca, w których dochodzi do nadmiernego zużycia zasobów.

3. AI jako narzędzie zielonej optymalizacji pracy (pokaz narzędzi, ćwiczenie praktyczne)

• wykorzystanie AI do automatyzacji powtarzalnych zadań,
• przygotowywanie podsumowań, raportów i zestawień bez nadmiernej dokumentacji papierowej,
• tworzenie cyfrowych checklist i procedur,
• ograniczanie błędów i powtórnej pracy dzięki standaryzacji informacji,
• przykłady narzędzi wspierających model paperless.
• Ćwiczenie: przygotowanie przykładowej automatyzacji ograniczającej zużycie czasu pracy, papieru lub liczbę błędów.

4. Warsztat praktyczny — mapa zielonego usprawnienia procesu (case study)

• wybór procesu do usprawnienia,
• określenie obecnych strat organizacyjnych i środowiskowych,
• wskazanie możliwych rozwiązań cyfrowych i AI,
• przygotowanie wstępnej mapy procesu po usprawnieniu.

DZIEŃ 2

1. Elektroniczny obieg dokumentów jako narzędzie ograniczania zużycia papieru i kosztów administracyjnych (wykład, demonstracja narzędzi, ćwiczenie)

• redukcja dokumentacji papierowej,
• cyfrowe archiwizowanie danych,
• bezpieczeństwo informacji w procesach paperless,
• dobre praktyki elektronicznego obiegu dokumentów,
• wpływ cyfryzacji dokumentów na koszty, czas pracy i środowisko.
• Ćwiczenie: zaprojektowanie schematu elektronicznego obiegu informacji dla wybranego procesu.

2. Zielona organizacja pracy zespołu (warsztat, burza mózgów)

• planowanie zadań ograniczające przestoje i powtarzanie pracy,
• komunikacja ograniczająca błędy, nadprodukcję dokumentów i zbędne czynności,
• delegowanie obowiązków z uwzględnieniem efektywnego wykorzystania czasu i zasobów,
• współpraca między działami w celu ograniczenia strat organizacyjnych.

3. Efektywne wykorzystanie zasobów w codziennych procesach przedsiębiorstwa (analiza przypadku, ćwiczenie)

• ograniczanie strat materiałowych i administracyjnych,
• racjonalizacja procesów i kosztów operacyjnych,
• wykorzystanie AI do monitorowania procesów i identyfikowania nieefektywności,
• przykładowe wskaźniki: liczba dokumentów papierowych, czas obiegu informacji, liczba błędów, liczba poprawek, czas realizacji zadania.

4. Projekt końcowy — plan zielonej optymalizacji procesu

• analiza wybranego procesu,
• propozycja usprawnienia z wykorzystaniem AI lub narzędzi cyfrowych,
• określenie spodziewanych efektów: redukcja papieru, energii, materiałów, czasu pracy, błędów lub kosztów,
• omówienie wyników.

Walidacja usługi szkoleniowej

• walidacja efektów uczenia się zostanie przeprowadzona po zakończeniu części szkoleniowej przez osobę nieuczestniczącą w procesie szkoleniowym, w formie zdalnej w czasie rzeczywistym.

Warunkiem ukończenia usługi jest:

• wykonanie ćwiczeń praktycznych przewidzianych programem,
• przystąpienie do procesu walidacji.

W ramach walidacji zastosowane zostaną następujące metody:

1. Test teoretyczny

Uczestnik samodzielnie odpowiada na pytania sprawdzające znajomość zagadnień dotyczących analizy procesów, identyfikowania strat organizacyjnych i środowiskowych oraz wpływu działań optymalizacyjnych na koszty i zużycie zasobów. Odpowiedzi oceniane są przez walidatora zgodnie z przygotowanym kluczem oraz kryteriami weryfikacji wskazanymi w Karcie Usługi. Test teoretyczny ma formę testu jednokrotnego wyboru.

2. Analiza dowodów i deklaracji

Walidator ocenia rezultaty pracy przygotowane przez uczestnika podczas części praktycznej szkolenia, w szczególności propozycję wykorzystania narzędzia AI lub automatyzacji, schemat elektronicznego obiegu informacji oraz plan zielonego usprawnienia procesu. Materiały są przekazywane walidatorowi w formie elektronicznej i oceniane zgodnie z kryteriami weryfikacji efektów uczenia się. Osoba prowadząca szkolenie nie uczestniczy w ich ocenie.

3. Debata swobodna

Walidator inicjuje krótką dyskusję dotyczącą biznesowych i organizacyjnych korzyści wynikających z zaproponowanych zielonych usprawnień. Uczestnik przedstawia własne uzasadnienie wpływu rozwiązania na ograniczenie kosztów, błędów, strat organizacyjnych lub zużycia zasobów. Walidator ocenia wypowiedź zgodnie z kryterium wskazanym w Karcie Usługi.

W ramach usługi uczestnicy otrzymają:

• prezentacje multimedialne dotyczące zielonej optymalizacji procesów biznesowych, organizacji pracy i wykorzystania AI do ograniczania zużycia zasobów;
• arkusze mapowania procesów pod kątem strat organizacyjnych i środowiskowych;
• wzory kart analizy procesów oraz identyfikacji obszarów nadmiernego zużycia papieru, energii, materiałów i czasu pracy;
• szablony workflow i elektronicznego obiegu informacji wspierające model paperless;
• instrukcje wykorzystania narzędzi AI do automatyzacji zadań administracyjnych i ograniczania powtarzalnej pracy;
• ćwiczenia praktyczne, studia przypadków i zadania warsztatowe związane z zieloną transformacją procesów;
• materiały dotyczące efektywnego gospodarowania zasobami;
• wzory planów wdrożenia zielonych usprawnień organizacyjnych oraz zestaw rekomendowanych narzędzi cyfrowych i AI.

Uczestnikiem szkolenia może być osoba pełnoletnia, zatrudniona lub współpracująca z przedsiębiorstwem, której obowiązki są związane z organizacją pracy, administracją, komunikacją wewnętrzną, obiegiem dokumentów, realizacją procesów operacyjnych lub zarządzaniem zasobami. Szkolenie jest przeznaczone dla osób, które mają możliwość odnoszenia omawianych zagadnień do procesów występujących w swojej organizacji oraz są zainteresowane rozwijaniem zielonych kompetencji w zakresie ograniczania zużycia papieru, energii, materiałów, czasu pracy i strat organizacyjnych. Nie jest wymagana specjalistyczna wiedza informatyczna ani wcześniejsze doświadczenie w pracy z narzędziami AI. Wymagana jest podstawowa umiejętność obsługi komputera i korzystania z Internetu, znajomość języka polskiego umożliwiająca aktywny udział w zajęciach oraz gotowość do udziału w ćwiczeniach praktycznych i walidacji efektów uczenia się.

Szkolenie realizowane będzie w formule online w czasie rzeczywistym z wykorzystaniem platformy do wideokonferencji Microsoft Teams lub Zoom umożliwiającej kontakt audio i wideo pomiędzy trenerem a uczestnikami oraz udostępnianie materiałów szkoleniowych.

Minimalne wymagania sprzętowe

Uczestnik powinien posiadać:

• komputer stacjonarny, laptop lub tablet,
• sprawny głośnik lub słuchawki,
• mikrofon umożliwiający komunikację głosową,
• kamerę internetową umożliwiającą udział w zajęciach online,
• aktualną przeglądarkę internetową (Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox lub Safari).

Minimalne wymagania dotyczące łącza internetowego

• stabilne połączenie z internetem,
• minimalna prędkość połączenia: 5 Mb/s pobierania i 2 Mb/s wysyłania danych,
• rekomendowane korzystanie z przewodowego połączenia internetowego lub stabilnej sieci Wi-Fi.

Niezbędne oprogramowanie

• dostęp do aplikacji Microsoft Teams lub Zoom albo możliwość korzystania z platformy przez przeglądarkę internetową,
• program umożliwiający odczyt plików PDF,
• dostęp do poczty elektronicznej umożliwiający odbiór materiałów szkoleniowych oraz linków dostępowych.

Kody dostępowe do usługi

Link umożliwiający udział w szkoleniu online wraz z instrukcją logowania zostanie przekazany uczestnikom drogą mailową przed rozpoczęciem usługi. Link dostępowy do szkolenia będzie również udostępniony Administratorowi BUR oraz Administratorowi Regionalnemu na potrzeby monitoringu i audytu usługi zgodnie z obowiązującymi wytycznymi Bazy Usług Rozwojowych.