Myślenie systemowe w planowaniu, organizacji pracy i komunikacji zespołowej z wykorzystaniem narzędzi cyfrowych oraz zasad zrównoważonego rozwoju ( kwalifikacje)

Usługa skierowana jest do osób dorosłych, pracowników firm i instytucji, w szczególności MŚP oraz organizacji usługowych, administracyjnych, handlowych, produkcyjnych i logistycznych, które uczestniczą w procesach wymagających planowania pracy, organizowania zadań, komunikacji zespołowej i racjonalnego wykorzystania zasobów.

Adresatami są specjaliści, koordynatorzy, liderzy zespołów, pracownicy administracyjni, osoby odpowiedzialne za obsługę klienta, sprzedaż, logistykę, HR, finanse, dokumentację, obieg informacji i współpracę między działami. Szkolenie jest przeznaczone dla osób, które chcą rozwijać zielone kompetencje, ograniczać straty czasu, energii, papieru, materiałów, danych i informacji oraz wdrażać cyfrowe rozwiązania wspierające zrównoważony rozwój organizacji.

Zakres szkolenia i kompetencje nabywane przez uczestników są zielone na podstawie klasyfikacji ESCO oraz odnoszą się do przykładowych zielonych umiejętności wskazywanych przez Komisję Europejską.

Zakres szkolenia pozwala:

• identyfikować obszary strat zasobów w organizacji pracy, komunikacji i obiegu informacji;
• wdrażać zasady zrównoważonego rozwoju, GOZ i less waste w codziennych procesach biurowych, usługowych i zespołowych;
• planować i organizować pracę własną oraz zespołową w sposób uporządkowany, mierzalny i zasobooszczędny;
• stosować rozwiązania ograniczające zużycie czasu, energii, papieru, materiałów, danych i informacji;
• wykorzystywać narzędzia cyfrowe do planowania zadań, monitorowania postępów, obiegu dokumentów i komunikacji zespołowej;
• ograniczać nadmiarowe spotkania, zbędne wydruki, powielanie pracy, chaos informacyjny i duplikację dokumentów;
• stosować zasady odpowiedzialnego zarządzania danymi, bezpieczeństwa informacji i kontroli dostępu;
• projektować zielone usprawnienia organizacji pracy i oceniać ich wpływ na efektywność zasobową oraz środowiskową;
• identyfikować możliwości tworzenia zielonych miejsc pracy oraz wdrażać działania wspierające zieloną transformację organizacji.

Realizacja odbywa się w formie warsztatowej. Uczestnicy pracują na przykładach z codziennej pracy, analizują procesy, identyfikują straty, biorą udział w interaktywnej grze symulacyjnej oraz opracowują plan zielonego usprawnienia organizacji pracy.

Szkolenie umożliwia zrozumienie wpływu organizacji pracy, komunikacji, spotkań, dokumentacji i narzędzi cyfrowych na zużycie zasobów oraz środowisko. Zakres tematyczny i praktyczny charakter szkolenia wspierają rozwój kompetencji zielonych, cyfrowych i organizacyjnych, niezbędnych do funkcjonowania w nowoczesnym, efektywnym i zrównoważonym środowisku pracy. Szkolenie kształtuje postawę odpowiedzialnego działania, łącząc efektywność organizacyjną z racjonalnym wykorzystaniem zasobów.

Usługa realizowana jest w wymiarze 16 godzin zegarowych. Przerwy są wliczone w czas trwania usługi, zgodnie z założeniami organizacyjnymi usługi.

Metoda weryfikacji osiągnięcia efektów kształcenia, tj. realizacji celu edukacyjnego:

• test teoretyczny,
• analiza dowodów i deklaracji.

Obszary technologiczne:

PRT 3.3 – Technologie gospodarowania odpadami

Uczestnicy uczą się ograniczać odpady organizacyjne i biurowe, w tym nadmiarowe wydruki, formularze, duplikaty dokumentów, nieaktualne materiały i zbędny obieg papierowy. Program obejmuje stosowanie hierarchii 5R, cyfryzację obiegu informacji oraz projektowanie usprawnień ograniczających zużycie materiałów.

PRT 4.5.1 / 4.5.3 – Technologie ochrony prywatności i bezpieczeństwa danych

Uczestnicy poznają zasady bezpiecznego korzystania z narzędzi cyfrowych, kontroli dostępu, archiwizacji, pracy na aktualnych wersjach dokumentów, minimalizacji danych oraz ograniczania ryzyk wynikających z chaosu informacyjnego.

Szkolenie wpisuje się w Regionalną Strategię Innowacji Województwa Śląskiego 2030 w zakresie:

Zielona gospodarka i technologie środowiskowe – wdrażanie zasad GOZ, less waste, ograniczanie strat zasobowych i projektowanie procesów pracy o mniejszym wpływie środowiskowym.

ICT – cyfrowa transformacja usług i procesów pracy – wykorzystanie narzędzi cyfrowych do planowania zadań, komunikacji, monitorowania postępów, obiegu dokumentów i ochrony informacji.

Szkolenie nie ogranicza się do ogólnej komunikacji i organizacji pracy. Każdy blok programu odnosi się do mierzalnego ograniczania strat zasobowych, w tym czasu pracy, energii, papieru, materiałów, danych, liczby spotkań, liczby wydruków, duplikacji dokumentów oraz nadmiarowego obiegu informacji. Uczestnik kończy szkolenie z planem zielonego usprawnienia procesu pracy, który stanowi dowód praktycznego zastosowania nabytych kompetencji.

PROGRAM SZKOLENIA

DZIEŃ 1

09:00–11:00 / 2 h

BLOK 1: Myślenie systemowe, zielone kompetencje i wpływ organizacji pracy na zasoby

Teoria / warsztat

• myślenie systemowe w organizacji pracy: zadania, ludzie, informacje, narzędzia cyfrowe i zasoby jako powiązany system;
• wpływ decyzji organizacyjnych na czas pracy, zużycie energii, liczbę błędów, obieg dokumentów, komunikację i efekt środowiskowy;
• zielone kompetencje w planowaniu pracy własnej i zespołowej;
• identyfikacja zasobów wykorzystywanych w codziennej pracy: czas, energia, papier, materiały, dane, informacje, narzędzia cyfrowe;
• przykłady strat organizacyjnych i środowiskowych: nadmiarowe spotkania, zbędne wydruki, powielanie pracy, chaos w dokumentach, rozproszone kanały komunikacji;
• powiązanie z PRT – technologie dla ochrony środowiska oraz RIS – zielona gospodarka.

11:00–11:15

PRZERWA

11:15–13:15 / 2 h

BLOK 2: Planowanie zadań, priorytetów i odpowiedzialności w zespole

Praktyka

• określanie celów, zadań, terminów, odpowiedzialności i mierników efektu;
• ustalanie priorytetów w warunkach ograniczonego czasu i zasobów;
• planowanie pracy zespołu z uwzględnieniem realnego obciążenia pracowników;
• eliminowanie zadań zbędnych, dublowanych lub generujących niepotrzebne zużycie zasobów;
• tworzenie harmonogramu pracy z wykorzystaniem narzędzi cyfrowych;
• analiza wpływu złego planowania na opóźnienia, poprawki, stres, zużycie energii i błędy komunikacyjne;
• powiązanie z PRT – technologie organizacyjne wspierające efektywność zasobową oraz RIS – zielona gospodarka.

13:15–13:30

PRZERWA

13:30–15:00 / 1,5 h

BLOK 3: Komunikacja zadaniowa i cyfrowy przepływ informacji

Praktyka

• zasady jasnej, krótkiej i kompletnej komunikacji zadaniowej;
• przekazywanie informacji w sposób ograniczający błędy, powtórzenia pracy i nadmiarowe wiadomości;
• dobór kanału komunikacji do rodzaju zadania;
• ograniczanie liczby spotkań, wiadomości i niepotrzebnych konsultacji;
• organizacja cyfrowego obiegu informacji: wspólne pliki, aktualne wersje dokumentów, repozytoria, tablice zadań;
• wpływ chaosu informacyjnego na czas pracy, bezpieczeństwo danych i zużycie zasobów;
• powiązanie z PRT – technologie ICT oraz RIS – cyfrowa transformacja usług.

15:00–17:00 / 2 h

BLOK 4: Interaktywna gra organizacyjna – planowanie pracy, komunikacja i zasoby

Gra symulacyjna / praktyka

• wprowadzenie do scenariusza gry: role, zadania, terminy, ograniczone zasoby, ryzyka i wskaźniki efektywności;
• podział zadań w zespole i zaplanowanie przebiegu pracy;
• podejmowanie decyzji dotyczących priorytetów, komunikacji, wykorzystania narzędzi cyfrowych i alokacji zasobów;
• analiza wpływu decyzji na czas realizacji, liczbę błędów, obciążenie zespołu, zużycie papieru, energii, danych i informacji;
• identyfikacja strat organizacyjnych i środowiskowych ujawnionych podczas symulacji;
• omówienie pierwszych wyników gry i wskazanie obszarów do usprawnienia.

DZIEŃ 2

09:00–11:00 / 2 h

BLOK 5: Cyfrowe narzędzia pracy, dokumenty i bezpieczeństwo informacji

Teoria / praktyka

• wykorzystanie narzędzi cyfrowych do planowania zadań, monitorowania postępów i przypisywania odpowiedzialności;
• cyfrowe karty zadań, harmonogramy, rejestry działań i repozytoria dokumentów;
• ograniczanie zużycia papieru poprzez elektroniczny obieg informacji;
• praca na aktualnych wersjach plików i ograniczanie duplikacji dokumentów;
• zasady kontroli dostępu, archiwizacji, minimalizacji danych i bezpiecznego przechowywania informacji;
• powiązanie z PRT 4.5.1 / 4.5.3 – ochrona prywatności i bezpieczeństwo danych oraz RIS – ICT.

11:00–11:15

PRZERWA

11:15–13:15 / 2 h

BLOK 6: Minimalizacja odpadów organizacyjnych, spotkania i hierarchia 5R

Praktyka

• identyfikacja odpadów biurowych i organizacyjnych: wydruki, formularze, nieaktualne dokumenty, duplikaty plików, niepotrzebne materiały;
• stosowanie hierarchii 5R w pracy biurowej i usługowej;
• projektowanie spotkań w duchu zrównoważonego rozwoju;
• ograniczanie liczby uczestników, czasu trwania spotkań i zbędnych ustaleń;
• zastępowanie spotkań krótką komunikacją cyfrową, tablicą zadań lub wspólnym dokumentem;
• analiza wpływu spotkań, wydruków i obiegu dokumentów na zużycie czasu, energii, papieru i danych;
• powiązanie z PRT 3.3 – technologie gospodarowania odpadami oraz RIS – zielona gospodarka.

13:15–13:30

PRZERWA

13:30–15:00 / 1,5 h

BLOK 7: Projektowanie zielonego usprawnienia organizacji pracy

Praktyka

• wybór procesu lub zadania wymagającego usprawnienia;
• identyfikacja źródeł strat czasu, energii, papieru, materiałów, danych i informacji;
• określenie celu usprawnienia, działań, odpowiedzialności i harmonogramu;
• dobór narzędzi cyfrowych wspierających planowanie, komunikację i monitorowanie pracy;
• określenie mierników efektu: mniej wydruków, mniej spotkań, krótszy czas realizacji, mniej błędów, mniej powielonych dokumentów;
• przygotowanie planu zielonego usprawnienia możliwego do wdrożenia w miejscu pracy.

15:00–16:00 / 1 h

BLOK 8: Gra interaktywna – test usprawnień i analiza efektów środowiskowych

Gra symulacyjna / praktyka

• wdrożenie zaprojektowanych usprawnień w drugiej rundzie gry;
• porównanie wyników z pierwszą rundą symulacji;
• ocena wpływu zmian na czas realizacji, liczbę błędów, komunikację, obieg dokumentów i zużycie zasobów

Walidacja: 16:00–17:00 / 1 h

test teoretyczny oraz analiza dowodów i deklaracji

Proces walidacji uczestnik

Uczestnik pracuje na własnym urządzeniu mobilnym lub komputerze przenośnym z dostępem do Internetu. Dopuszczalne jest korzystanie ze smartfona, tabletu lub laptopa.

Materiały szkoleniowe udostępniane są w wersji cyfrowej.

• Warunkiem ukończenia usługi jest uczestnictwo w co najmniej 80% zajęć oraz przystąpienie do procesu walidacji. Warunkiem uzyskania certyfikatu potwierdzającego nabycie kwalifikacji jest pozytywny wynik walidacji przeprowadzonej przez niezależny podmiot walidujący.
• Karta usługi rozwojowej została przygotowana zgodnie z obowiązującym Regulaminem Bazy Usług Rozwojowych
• przed dokonaniem zapisu na usługę należy skontaktować się z usługodawcą celem weryfikacji dostępności miejsca,

Uczestnik przyjmuje do wiadomości, że usługa może podlegać monitoringowi, kontroli lub dokumentowaniu zgodnie z zasadami realizacji projektów dofinansowanych ze środków publicznych. Ewentualne utrwalanie wizerunku odbywa się wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji, monitoringu, kontroli lub potwierdzenia efektów uczenia się, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Usługa zwolniona z VAT na podstawie §3 ust. 1 pkt 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień (Dz.U.2013 poz. 1722 z późniejszymi zmianami)

Szkolenie realizowane jest stacjonarnie w wymiarze 16 h zegarowych, obejmujących zajęcia merytoryczne, ćwiczenia praktyczne, grę symulacyjną, przerwy oraz walidację. Przerwy są wliczone w czas trwania usługi. Każdy dzień szkoleniowy trwa 8 godzin zegarowych wraz z przerwami.

Walidacja uczestników jest niezależna od procesu szkoleniowego. Osoba prowadząca szkolenie nie dokonuje oceny efektów uczenia się uczestników. Końcową walidację przeprowadza niezależny podmiot zewnętrzny. Proces walidacji prowadzony jest w formie testu wiedzy oraz analizy dowodów i deklaracji.