Szkolenie: AI i automatyzacja w codziennej pracy – praktyczne narzędzia oszczędzania czasu i usprawniania zadań

Grupa docelowa:

Usługa skierowana jest do pracowników, specjalistów, kadry administracyjnej, osób zarządzających, właścicieli firm oraz wszystkich osób, które w codziennej pracy realizują zadania związane z organizacją pracy, komunikacją, tworzeniem treści, obsługą dokumentów, analizą informacji, planowaniem zadań lub usprawnianiem procesów w przedsiębiorstwie.

Uczestnikami mogą być również osoby, które chcą rozpocząć praktyczne korzystanie z narzędzi AI i automatyzacji, uporządkować swoją wiedzę w tym zakresie oraz nauczyć się wykorzystywać nowoczesne rozwiązania cyfrowe do oszczędzania czasu, zwiększania efektywności i usprawniania codziennych obowiązków zawodowych.

Usługa rozwojowa adresowana również dla Uczestników projektu "Zachodniopomorskie Bony Szkoleniowe" oraz „Kierunek – Rozwój.

Cel usługi edukacyjnej:

Usługa przygotowuje do rozpoznawania możliwości wykorzystania narzędzi AI w codziennej pracy, dobierania rozwiązań cyfrowych do wykonywanych zadań, formułowania skutecznych poleceń dla narzędzi AI, tworzenia i usprawniania treści, porządkowania informacji, automatyzowania powtarzalnych czynności, planowania zadań, organizowania pracy własnej, analizowania danych i dokumentów, wspierania komunikacji zawodowej oraz wdrażania prostych usprawnień zwiększających efektywność pracy.

Metody pracy:

W trakcie szkolenia zastosowane zostaną zarówno metody instruktażowe, w tym wykład, rozmowa kierowana, pokaz narzędzi cyfrowych i instruktaż trenerski, jak również metody aktywizujące, umożliwiające uczestnikom praktyczne ćwiczenie wykorzystania AI i automatyzacji w codziennych zadaniach zawodowych. Wykorzystane zostaną: analiza przypadków biznesowych, dyskusja moderowana, ćwiczenia indywidualne, praca w parach i małych grupach, demonstracja działania narzędzi AI, trening tworzenia skutecznych poleceń, praca na przykładowych dokumentach, mailach, notatkach, harmonogramach i zestawieniach, analiza sytuacji problemowych oraz opracowanie własnego zestawu usprawnień możliwych do zastosowania w pracy uczestnika. Dobór metod został dostosowany do praktycznego charakteru szkolenia, kategorii Biznes – Zarządzanie przedsiębiorstwem, zakładanych efektów uczenia się oraz sposobu ich walidacji.

Możliwość uporządkowania wiedzy przed szkoleniem:

Przed szkoleniem uczestnik powinien samodzielnie odświeżyć i uporządkować wiedzę wynikającą z własnego doświadczenia zawodowego w zakresie codziennie wykonywanych zadań, powtarzalnych czynności, sposobów organizacji pracy, tworzenia dokumentów, przygotowywania wiadomości i notatek, planowania obowiązków, pracy z informacjami, komunikacji zawodowej oraz dotychczas wykorzystywanych narzędzi cyfrowych. Warto również, aby uczestnik zastanowił się, które obszary jego pracy zajmują najwięcej czasu, wymagają częstego powtarzania tych samych czynności lub mogłyby zostać usprawnione dzięki zastosowaniu narzędzi AI i prostych rozwiązań automatyzujących.

Forma realizacji usługi:

Szkolenie realizowane jest w formie zdalnej w czasie rzeczywistym, z wykorzystaniem platformy umożliwiającej bezpośredni kontakt Trenera z uczestnikami, prowadzenie zajęć na żywo, udział w dyskusji, zadawanie pytań, udostępnianie ekranu, korzystanie z czatu oraz wykonywanie ćwiczeń praktycznych. Uczestnicy biorą udział w szkoleniu przy użyciu komputera lub innego urządzenia z dostępem do Internetu, mikrofonem oraz kamerą. Każdy z uczestników pracuje z wykorzystaniem materiałów przygotowanych przez Trenera. W trakcie szkolenia przewidziana jest praca indywidualna, praca w parach oraz praca w małych grupach, realizowana z wykorzystaniem funkcji platformy szkoleniowej, w tym pokojów wirtualnych.

Program ramowy

Rozpoczęcie szkolenia – walidacja początkowa

Omówienie zasad udziału w szkoleniu zdalnym.

Przedstawienie celu usługi i zasad procesu walidacji.

Walidacja początkowa – test wiedzy.

Identyfikacja oczekiwań uczestników dotyczących zarządzania stresem i przeciążeniem zawodowym.

Moduł 1. AI w firmie bez chaosu – jak wykorzystać sztuczną inteligencję do lepszej organizacji pracy – blok teoretyczny

• możliwości wykorzystania narzędzi AI w codziennych zadaniach zawodowych, organizacyjnych, administracyjnych i zarządczych,
• obszary pracy, w których AI realnie oszczędza czas: dokumenty, komunikacja, planowanie, analiza informacji, porządkowanie zadań i tworzenie treści,
• zasady bezpiecznego i świadomego korzystania z AI w przedsiębiorstwie, z uwzględnieniem odpowiedzialności użytkownika, jakości danych i kontroli efektów pracy narzędzia.

Moduł 2. Skuteczne polecenia dla AI – jak pytać, żeby otrzymywać użyteczne odpowiedzi – blok praktyczny

• tworzenie precyzyjnych poleceń do narzędzi AI w zadaniach biznesowych, administracyjnych, komunikacyjnych i organizacyjnych,
• wykorzystywanie kontekstu, celu, odbiorcy, formatu i ograniczeń w pracy z AI,
• poprawianie, rozwijanie i doprecyzowywanie odpowiedzi AI tak, aby były gotowe do praktycznego wykorzystania w pracy.

Moduł 3. Dokumenty, maile, notatki i treści – szybsze tworzenie materiałów z pomocą AI – blok praktyczny

• przygotowywanie wiadomości, notatek, podsumowań, opisów, instrukcji, ofert, zestawień i prostych materiałów firmowych,
• przekształcanie chaotycznych informacji w uporządkowany dokument, plan działania, listę zadań lub komunikat do klienta, zespołu albo współpracownika,
• dostosowywanie stylu, tonu i poziomu szczegółowości treści do sytuacji zawodowej, odbiorcy i celu komunikacji.

Moduł 4. Automatyzacja powtarzalnych zadań – mniej ręcznej pracy, więcej kontroli nad procesem – blok praktyczny

• rozpoznawanie powtarzalnych czynności, które można uprościć, skrócić lub częściowo zautomatyzować przy użyciu narzędzi cyfrowych,
• projektowanie prostych schematów pracy dla zadań takich jak porządkowanie informacji, tworzenie odpowiedzi, przygotowywanie zestawień, planowanie działań i obsługa dokumentów,
• wykorzystywanie AI jako wsparcia w usprawnianiu procesów, bez utraty kontroli nad jakością, decyzją i odpowiedzialnością za efekt końcowy.

Moduł 5. AI w zarządzaniu zadaniami, czasem i informacją – blok praktyczny

• wykorzystywanie AI do planowania pracy, ustalania priorytetów, porządkowania obowiązków i przygotowywania harmonogramów działań,
• tworzenie list kontrolnych, instrukcji, procedur, planów spotkań i podsumowań wspierających sprawniejsze zarządzanie pracą własną i zespołową,
• analizowanie informacji, wyciąganie wniosków i przygotowywanie syntetycznych podsumowań ułatwiających podejmowanie decyzji w przedsiębiorstwie.

Moduł 6. Warsztat wdrożeniowy – własny zestaw usprawnień do codziennej pracy – blok praktyczny

• analiza własnych zadań zawodowych pod kątem możliwości wykorzystania AI i automatyzacji,
• opracowanie praktycznego zestawu poleceń, schematów lub rozwiązań, które uczestnik może zastosować po szkoleniu w codziennej pracy,
• przygotowanie indywidualnego planu wdrożenia prostych usprawnień zwiększających efektywność, oszczędność czasu i jakość realizowanych zadań.

Walidacja – test z wiedzy teoretycznej online, czas na przesłanie dowodów do walidacji

Walidacja – czas na poddanie ocenie merytorycznej przesłanych dowodów

Trener udostępnia uczestnikom test wiedzy w formie elektronicznej, przy zastrzeżeniu, że nie ingeruje w jakiejkolwiek formie w ocenę wyników testu ani w proces jego wypełniania. Uczestnicy we wskazanym czasie przekazują Trenerowi dowody i deklaracje w wersji elektronicznej, np. poprzez e-mail, formularz online, czat lub inne narzędzie wskazane przez organizatora. Trener przekazuje zebraną dokumentację Walidatorowi w sposób elektroniczny, celem przeprowadzenia walidacji.

Walidator dokonuje oceny przesłanych dokumentów drogą elektroniczną, koncentrując się na merytorycznym zastosowaniu poznanych metod. Walidator nie bierze bezpośrednio udziału w procesie edukacyjnym i nie podejmuje działań związanych z tworzeniem oraz kompletowaniem dokumentacji walidacyjnej. Ocena merytoryczna dowodów odbywa się zdalnie.

Walidacja zostanie przeprowadzona na podstawie dwóch metod:

Test teoretyczny – przeprowadzony na początku i po zakończeniu szkolenia. Zawiera pytania dotyczące zagadnień omawianych w trakcie zajęć, w szczególności zasad wykorzystania narzędzi AI w codziennej pracy, możliwości i ograniczeń sztucznej inteligencji, formułowania skutecznych poleceń, rozpoznawania zadań możliwych do usprawnienia, organizacji pracy, pracy z dokumentami, komunikacją, informacjami oraz prostymi schematami automatyzacji. Uczestnik musi uzyskać minimum 80% poprawnych odpowiedzi z końcowego testu.

Analiza dowodów i deklaracji – uczestnicy przesyłają w wyznaczonym czasie przygotowane materiały:

• Dokument doboru rozwiązania AI lub automatyzacji
• Dokument z poleceniami do AI
• Dokument z przykładami treści opracowanych lub poprawionych z użyciem AI
• Schemat usprawnienia powtarzalnego zadania
• Dokument organizacji pracy z wykorzystaniem AI
• Dokument opisu sposobu weryfikowania treści lub rozwiązań wygenerowanych przez AI
• Dokument opisu usprawnienia możliwego do wdrożenia w pracy
• Dokument opisu sytuacji zawodowej wymagającej ostrożności przy wykorzystaniu AI

Minimalny próg zaliczenia wynosi 80% poprawności merytorycznej każdego z dokumentów.

Warunkiem ukończenia szkolenia jest obecność każdego z uczestników na co najmniej 80% czasu trwania szkolenia.

Wybrane metody walidacji umożliwiają zweryfikowanie wiedzy, umiejętności oraz kompetencji społecznych uczestników.

Uczestnicy otrzymają materiały szkoleniowe zgodne z opisem zagadnień omawianych podczas szkolenia - arkusze do ćwiczeń, kwestionariusze w formie papierowej oraz prezentację w formie elektronicznej. Materiały zostaną przekazane Uczestnikom w dniu rozpoczęcia usługi.

Uczestnikom szkolenia nie są stawiane żadne inne wymagania niż powyżej, w tym w zakresie posiadanego doświadczenia zawodowego, pełnionej funkcji, zakresu obowiązków czy poziomu wiedzy i umiejętności.

Warunkiem ukończenia szkolenia jest obecność każdego z Uczestników na co najmniej 80% czasu trwania szkolenia.

Dla uczestników projektów dofinansowanych w co najmniej 70% - VAT Z.W.

Usługa rozwojowa nie jest świadczona przez podmiot pełniący funkcję Operatora lub Partnera Operatora w danym projekcie PSF lub w którymkolwiek Regionalnym Programie lub FERS albo przez podmiot powiązany z Operatorem lub Partnerem kapitałowo lub osobowo. Usługa rozwojowa nie jest świadczona przez podmiot będący jednocześnie podmiotem korzystającym z usług rozwojowych o zbliżonej tematyce w ramach danego projektu. Usługa rozwojowa nie obejmuje wzajemnego świadczenia usług w projekcie o zbliżonej tematyce przez Dostawców usług, którzy delegują na usługi siebie oraz swoich pracowników i korzystają z dofinansowania, a następnie świadczą usługi w zakresie tej samej tematyki dla Przedsiębiorcy, który wcześniej występował w roli Dostawcy tych usług.

Warunki techniczne:

Każdy uczestnik szkolenia powinien mieć możliwość korzystania z urządzenia mobilnego z dostępem do Internetu z przesyłem conajmniej 5MB/s oraz wyposażonego w miktofon, kamerę i głośnik.

Urządzenie powinno posiadać:

Procesor dwurdzeniowy 2GHz lub lepszy;

2 GB pamięci RAM lub więcej;

System operacyjny Windows, Mac OS, Linux, ChromeOS, Android, IOS - zalecane najnowsze wersje;

Szkolenie prowadzone będzie na platformie opartej na przeglądarce internetowej. Wymagane jest posiadanie jednej z przeglądarek: Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Edge, Opera, Safari.

Szkolenie prowadzone będzie na platformie Google Meet.

Instrukcja korzystania ze szkolenia znajduje się w linku: https://apmprojekt.com.pl/SzkoleniaOnline.pdf

Na szkolenie można zalogować się poprzez aplikację Google Meet na telefonie, komputerze lub tablecie oraz przez link wklejony do przeglądarki.