„Szkolenie: Optymalizacja organizacji pracy i ograniczanie marnotrawstwa procesowego z wykorzystaniem narzędzi cyfrowych"

DZIEŃ 1 – ONLINE

08:00–11:00 Organizacja pracy i identyfikacja nieefektywności w przedsiębiorstwie (Teoria i praktyka)

• znaczenie efektywnej organizacji pracy dla funkcjonowania przedsiębiorstwa,
• rodzaje nieefektywności występujących w procesach organizacyjnych,
• identyfikacja działań nieprzynoszących wartości,
• analiza przyczyn opóźnień i błędów organizacyjnych,
• wpływ przepływu informacji na efektywność pracy,
• rozpoznawanie barier komunikacyjnych,
• analiza przykładów nieefektywności w różnych branżach,
• ćwiczenia praktyczne związane z identyfikacją problemów organizacyjnych.

11:00–11:30 Przerwa

11:30–14:00 Narzędzia cyfrowe wspierające organizację pracy i zarządzanie zadaniami (Teoria i praktyka)

• cyfrowe planowanie zadań i organizacja pracy,
• wykorzystanie formularzy, checklist i harmonogramów,
• organizacja przepływu informacji z wykorzystaniem narzędzi cyfrowych,
• monitorowanie realizacji działań,
• identyfikacja obszarów wymagających usprawnień,
• wykorzystanie danych do podejmowania decyzji organizacyjnych,
• ćwiczenia praktyczne z wykorzystaniem przykładowych narzędzi cyfrowych.

14:00–14:30 Przerwa

14:30–16:00 Ograniczanie marnotrawstwa procesowego (Teoria i praktyka)

• identyfikacja działań powodujących straty czasu i zasobów,
• eliminowanie zbędnych czynności,
• usprawnianie komunikacji i obiegu informacji,
• organizacja pracy wspierająca efektywność procesów,
• działania typu quick wins poprawiające efektywność pracy,
• przykłady dobrych praktyk organizacyjnych.

DZIEŃ 2 – STACJONARNIE

08:00–11:00 Warsztat – analiza procesów i identyfikacja nieefektywności (Teoria i praktyka)

• analiza wybranych procesów organizacyjnych,
• identyfikacja obszarów generujących opóźnienia i błędy,
• rozpoznawanie przyczyn nieefektywności,
• analiza przepływu informacji,
• wykorzystanie formularzy i kart analizy procesów,
• opracowanie propozycji usprawnień.

11:00–11:30 Przerwa

11:30–14:00 Warsztat – projektowanie usprawnień organizacyjnych (Teoria i praktyka)

• opracowanie działań usprawniających procesy,
• planowanie zmian organizacyjnych,
• dobór narzędzi wspierających organizację pracy,
• przygotowanie planu wdrożenia usprawnień,
• prezentacja opracowanych rozwiązań,
• omówienie rezultatów pracy uczestników.

14:00–14:30 Przerwa

14:30–16:00 Walidacja efektów uczenia się

Test teoretyczny

• organizacja pracy,
• identyfikacja nieefektywności,
• przepływ informacji,
• organizacja procesów,
• wykorzystanie narzędzi cyfrowych.

Obserwacja w warunkach rzeczywistych

• analiza procesu,
• identyfikacja nieefektywności,
• opracowanie działań usprawniających.

Wywiad swobodny

• gotowość do doskonalenia procesów,
• odpowiedzialność za efektywność organizacyjną,
• wykorzystanie narzędzi cyfrowych wspierających organizację pracy.

Warunki organizacyjne:

Forma szkolenia: Szkolenie realizowane jest w grupach (do 20 osób), co umożliwia indywidualne podejście do uczestników, intensywną pracę warsztatową oraz stałe wsparcie trenera. Uczestnikiem szkolenia może być każdy pracownik przedsiębiorstwa, niezależnie od zajmowanego stanowiska, działu, doświadczenia zawodowego czy poziomu wykształcenia. Program został opracowany w sposób uniwersalny, dzięki czemu znajduje zastosowanie zarówno wśród pracowników administracyjnych, biurowych, produkcyjnych, magazynowych, logistycznych, usługowych, handlowych, jak również kadry kierowniczej i właścicieli przedsiębiorstw.

Szkolenie realizowane jest w formule mieszanej: pierwszy dzień zajęć prowadzony jest online w czasie rzeczywistym z wykorzystaniem platformy umożliwiającej interakcję uczestników z trenerem, wspólną pracę warsztatową oraz realizację ćwiczeń praktycznych. Drugi dzień realizowany jest stacjonarnie i obejmuje warsztaty praktyczne związane z analizą procesów organizacyjnych, identyfikacją nieefektywności, projektowaniem działań usprawniających oraz walidację efektów uczenia się.

Każdy uczestnik ma do dyspozycji:

• komputer lub laptop z dostępem do internetu,
• dostęp do platformy szkoleniowej oraz materiałów cyfrowych,
• dostęp do demonstracyjnych aplikacji i narzędzi wykorzystywanych do organizacji pracy, zarządzania zadaniami, planowania działań oraz monitorowania realizacji procesów,
• zestaw materiałów roboczych obejmujących formularze analizy procesów, karty identyfikacji nieefektywności, arkusze planowania usprawnień oraz karty monitorowania działań,
• przykładowe dane organizacyjne i procesowe wykorzystywane podczas ćwiczeń praktycznych,
• materiały szkoleniowe w formie elektronicznej,
• narzędzia wykorzystywane do analizy procesów, identyfikacji problemów organizacyjnych oraz planowania działań usprawniających.

Podczas części stacjonarnej uczestnicy korzystają z przygotowanych stanowisk dydaktycznych umożliwiających realizację ćwiczeń praktycznych związanych z analizą procesów, identyfikacją nieefektywności organizacyjnych, projektowaniem usprawnień oraz walidacją zdobytych umiejętności.

Poziom trudności ćwiczeń praktycznych dostosowywany jest do indywidualnych kompetencji uczestników, co wspiera efektywne przyswajanie wiedzy oraz rozwój praktycznych umiejętności w zakresie organizacji pracy, identyfikowania nieefektywności, usprawniania procesów oraz wykorzystywania narzędzi cyfrowych wspierających efektywność organizacyjną.

Środowisko nauki i zasady ekologiczne:

Szkolenie realizowane jest zgodnie z zasadami zrównoważonego rozwoju i gospodarki o obiegu zamkniętym (GOZ). Wykorzystywane materiały i rozwiązania:

• ograniczają wykorzystanie materiałów jednorazowych,
• opierają się głównie na cyfrowym obiegu dokumentów, formularzy i materiałów szkoleniowych,
• wspierają ograniczanie zużycia papieru poprzez wykorzystanie narzędzi cyfrowych,
• promują efektywne wykorzystanie czasu, informacji i zasobów organizacyjnych,
• wspierają ograniczanie zbędnych działań, powielania czynności i nieefektywnych procesów,
• promują nowoczesne i zrównoważone standardy organizacji pracy.

Podczas zajęć uczestnicy uczą się organizowania pracy w sposób wspierający efektywność organizacyjną poprzez:

• identyfikację nieefektywności występujących w procesach przedsiębiorstwa,
• analizę przepływu informacji i organizacji pracy,
• ograniczanie marnotrawstwa czasu i zasobów organizacyjnych,
• wykorzystywanie narzędzi cyfrowych wspierających organizację pracy i monitorowanie procesów,
• planowanie działań usprawniających funkcjonowanie przedsiębiorstwa,
• wdrażanie rozwiązań zwiększających efektywność procesów i komunikacji.

Uczestnik szkolenia otrzymuje:

Skrypty szkoleniowe obejmujące pełny zakres wiedzy teoretycznej i praktycznej związanej z organizacją pracy, analizą procesów, identyfikowaniem nieefektywności organizacyjnych oraz wykorzystaniem narzędzi cyfrowych wspierających efektywność przedsiębiorstwa. Skrypty zawierają zarówno podstawy teoretyczne, jak i instrukcje krok po kroku dotyczące analizy procesów, rozpoznawania przyczyn problemów organizacyjnych, usprawniania przepływu informacji oraz planowania działań zwiększających efektywność pracy.

Notatnik i długopis do sporządzania własnych notatek podczas zajęć. Uczestnicy mogą zapisywać najważniejsze informacje, pytania oraz wskazówki od trenera, co sprzyja uporządkowaniu wiedzy, analizie własnych procesów organizacyjnych oraz późniejszemu utrwalaniu materiału.

Materiały i narzędzia potrzebne do realizacji ćwiczeń praktycznych, w tym: formularze analizy procesów, karty identyfikacji nieefektywności, arkusze planowania usprawnień, przykładowe schematy organizacyjne, checklisty procesowe oraz formularze monitorowania działań. Uczestnicy mają dostęp do profesjonalnych narzędzi dydaktycznych umożliwiających pracę w warunkach zbliżonych do rzeczywistych procesów funkcjonujących w przedsiębiorstwach.

Dostęp do prezentacji multimedialnych i materiałów cyfrowych, które ułatwiają naukę oraz umożliwiają powrót do omawianych zagadnień po zakończeniu szkolenia. Prezentacje zawierają przykłady procesów organizacyjnych, schematy przepływu informacji, przykłady nieefektywności występujących w przedsiębiorstwach oraz instrukcje wykorzystania narzędzi cyfrowych wspierających organizację pracy. Materiały cyfrowe mogą obejmować również filmy instruktażowe, interaktywne arkusze pracy, quizy oraz krótkie moduły e-learningowe utrwalające najważniejsze zagadnienia szkolenia.

Dostęp do stanowisk komputerowych lub tabletów wykorzystywanych podczas części praktycznej, wyposażonych w niezbędne oprogramowanie demonstracyjne. Dzięki temu uczestnicy mogą samodzielnie ćwiczyć analizę procesów, organizację pracy, identyfikację nieefektywności, planowanie usprawnień oraz wykorzystywanie narzędzi cyfrowych wspierających zarządzanie zadaniami i przepływem informacji. Pozwala to na praktyczne wykorzystanie zdobytej wiedzy oraz rozwijanie kompetencji cyfrowych wykorzystywanych w codziennych obowiązkach zawodowych.

Bibliografię i dodatkowe źródła, zawierające zestaw rekomendowanych publikacji, materiałów edukacyjnych, źródeł internetowych oraz narzędzi cyfrowych związanych z organizacją pracy, analizą procesów, efektywnością organizacyjną, zarządzaniem informacją oraz wykorzystaniem technologii wspierających funkcjonowanie przedsiębiorstw. Bibliografia obejmuje również materiały dotyczące cyfrowej transformacji organizacji, elektronicznego obiegu informacji, efektywności procesowej oraz działań wspierających rozwój kompetencji cyfrowych pracowników.

Szkolenie jest dostępne dla wszystkich pracowników przedsiębiorstw sektora MŚP oraz osób prowadzących działalność jednoosobową (JDG), niezależnie od zajmowanego stanowiska, działu, doświadczenia zawodowego czy wykształcenia.

Warunkiem uczestnictwa jest:

• zatrudnienie w przedsiębiorstwie ubiegającym się o dofinansowanie w ramach PSF lub prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej objętej wsparciem,
• zgłoszenie pracownika lub właściciela firmy na podstawie aktualnych potrzeb rozwojowych przedsiębiorstwa,
• dostęp do komputera lub laptopa z połączeniem internetowym umożliwiającym udział w części zdalnej,

Warunkiem uczestnictwa jest otrzymanie dofinansowania na poziomie co najmniej 70% ze środków publicznych. W takim przypadku, zgodnie z § 3 ust.1 pkt.14 Rozporządzenia Ministra Finansów z 20 grudnia 2013 r.(Dz.U. z 2023 r., poz.955), usługa może być zwolniona z VAT.

Usługa jest zwolniona z podatku VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 26 lit. a ustawy o VAT, ponieważ realizowana jest przez niepubliczną placówkę kształcenia ustawicznego wpisaną do systemu oświaty.

Usługa rozwojowa realizowana w formie usługi stacjonarnej, zostanie zrealizowana zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa i zaleceniami Ministerstwa Zdrowia i Głównego Inspektoratu Sanitarnego.

Warunki uczestnictwa w zajęciach zdalnych - wymagane posiadanie:

- komputera/laptopa/tabletu/smartfona e stałym dostępem do Internetu (2 Mb/s / 128 kb/s; zalecana 4 Mb/s / 512 kb/s )

- mikrofonu/zestaw słuchawkowego i kamery internetowej,

- zainstalowana aplikacja MS Teams/ Google Meet/ Hangouts

Uczestnicy na 3 dni przed szkoleniem otrzymają link/zaproszenie to szkolenia.

Warunki organizacyjne dla szkolenia:

1. Platforma do nauki zdalnej:

• Szkolenie teoretyczne odbywa się za pomocą wybranej platformy e-learningowej (Zoom, Microsoft Teams lub Google Meet) Ośrodek szkoleniowy zapewnia dostęp do platformy, a uczestnicy muszą posiadać urządzenie z dostępem do Internetu.
• Platforma umożliwia:
• Prezentację materiałów dydaktycznych (slajdy, wideo).
• Przeprowadzenie interaktywnej sesji pytań i odpowiedzi.
• Rejestrowanie obecności uczestników.
• Możliwość zadawania pytań na żywo (chat, audio).

1. Zasoby techniczne: Uczestnicy muszą mieć dostęp do:

• Komputera lub tabletu z kamerą, mikrofonem oraz stabilnym połączeniem internetowym.
• Słuchawek lub głośników oraz mikrofonu do komunikacji podczas sesji pytań i odpowiedzi.
• Oprogramowania umożliwiającego udział w szkoleniu (aplikacja lub przeglądarka obsługująca wybraną platformę).

1. Materiały szkoleniowe:

• Instytucja szkoleniowa zapewnienia uczestnikom dostępu do materiałów szkoleniowych w trakcie zajęć (np. prezentacje, skrypty)
• Materiały będą udostępnione w formacie cyfrowym (PDF, prezentacje), a uczestnicy muszą mieć możliwość ich pobrania i przeglądania na swoim urządzeniu.

1. Czas trwania:

• Harmonogram dnia zawiera planowane sesje wykładowe, przerwy oraz sesje pytań i odpowiedzi.

1. Monitorowanie obecności:

• Uczestnicy muszą być obecni przez cały czas trwania sesji zdalnej. Obecność jest monitorowana przez system (automatycznie) lub przez moderatora, który zapisuje aktywność uczestników.
• Uczestnicy są zobowiązani do włączenia kamer podczas zajęć teoretycznych, aby umożliwić sprawdzenie obecności i zaangażowania w szkolenie.

1. Interaktywność:

• Szkolenie zdalne ma charakter interaktywny. Trener prowadzi prezentacje, ale jednocześnie angażuje uczestników do zadawania pytań, dyskusji oraz rozwiązywania problemów teoretycznych.
• Podczas wykładów mogą być zadawane pytania, które weryfikują bieżącą wiedzę uczestników, co umożliwia szkoleniowcowi ocenę ich zrozumienia materiału.

1. Warunki techniczne i wsparcie:

• Instytucja szkoleniowa zapewnia wsparcie techniczne na wypadek problemów technicznych, takich jak problemy z połączeniem internetowym, dostępem do platformy czy z logowaniem.
• Przed rozpoczęciem szkolenia uczestnicy mogą skontaktować się z zespołem wsparcia technicznego, aby przetestować swoje połączenie i upewnić się, że są gotowi do udziału.