Pracownik administracyjno-biurowy - szkolenie

Moduł 1: Otoczenie prawne i zasady obiegu dokumentacji (2 godz., w tym: 1 godz. teoretycznа i 1 godz. praktycznа)

Zakres tematyczny:

• Struktura i formy prawne organizacji, korzystanie з rejestrów publicznych (KRS, CEIDG, GUS).
• Zasady ewidencjonowania korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz ochrona danych osobowych (RODO) w codziennej pracy biurowej.

Moduł 2: Zarządzanie czasem i priorytetyzacja zadań (2 godz., w tym: 1 godz. teoretycznа i 1 godz. praktycznа)

Zakres tematyczny:

• Metody efektywności osobistej w pracy asystenta.
• Praktyczne zastosowanie Macierzy Eisenhowera oraz zasady Pareto.
• Planowanie harmonogramu dnia, koordynacja spotkań i zarządzanie kalendarzem elektronicznym.

Moduł 3: Obsługa techniczna i konserwacja sprzętu biurowego (2 godz., w tym: 1 godz. teoretycznа i 1 godz. praktycznа)

Zakres tematyczny:

• Funkcjonalność urządzeń biurowych (drukarki, skanery, niszczarki, laminarki).
• Procedury eksploatacyjne: wymiana materiałów zużywalnych (tonery, tusze) oraz samodzielne usuwanie typowych błędów (np. zacięcie papieru) na podstawie instrukcji cyfrowych.
• Zasady zrównoważonego drukowania (druk dwustronny, tryb eko)
• Konserwacja urządzeń a ich żywotność

Moduł 4: Zielone Kompetencje (Green Office) w administracji (2 godz., w tym: 1 godz. teoretycznа i 1 godz. praktycznа)

Zakres tematyczny:

• Wdrażanie zasad zrównoważonego rozwoju w biurze.
• Optymalizacja zużycia zasobów (papier, energia, woda), ekologiczne aspekty zakupów biurowych oraz rola cyfryzacji w ograniczaniu śladu węglowego organizacji.
• Rodzaje i zastosowanie ekologicznych środków czystości w biurze w porównaniu do tradycyjnej chemiі.
• Praktyczna segregacja odpadów biurowych i zasady gospodarki o obiegu zamkniętym.

Moduł 5: Profesjonalny wizerunek i komunikacja biznesowa (2 godz., w tym: 1 godz. teoretycznа i 1 godz. praktycznа)

Zakres tematyczny:

• Zasady savoir-vivre’u, tytulatura biznesowa oraz dobór ubioru służbowego (dress code).
• Techniki aktywnego słuchania i profesjonalna obsługa interesanta w komunikacji bezpośredniej oraz telefonicznej.

Moduł 6: Redagowanie dokumentacji i korespondencja profesjonalna (2 godz., w tym: 1 godz. teoretycznа i 1 godz. praktycznа)

Zakres tematyczny:

• Tworzenie i redagowanie pism urzędowych, ofert i notatek służbowych.
• Dostosowanie stylu i formy przekazu do odbiorcy.
• Zasady netykiety w komunikacji e-mailowej oraz wykorzystanie korespondencji seryjnej.

Moduł 7: Narzędzia IT i automatyzacja zadań biurowych (2 godz., w tym: 1 godz. teoretycznа i 1 godz. praktycznа)

Zakres tematyczny:

• Zaawansowane wykorzystanie pakietu MS Office.
• MS Excel: tworzenie tabel, formuły obliczeniowe, sortowanie i filtrowanie danych.
• MS Word: formatowanie dokumentów wielostronicowych i wstawianie obiektów.
• Higiena danych: usuwanie duplikatów i nieaktualnych wpisów w bazach danych.

Moduł 8: Przygotowanie do egzaminu (1 godz. praktycznа)

Walidacja - Egzamin (1 godzina)

Uwagi końcowe:

Usługa przygotowuje do uzyskania kwalifikacji rynkowej zgodnej.

Walidacja efektów przeprowadzona w ostatni dzień szkolenia, w godzinach 16:15-17:15.

Forma zajęć: mieszana – wykłady teoretyczne + zajęcia praktyczne

Nabycie certyfikatu potwierdza nabycie kwalifikacji.

Warunkiem uzyskania certyfikatu jest:

– uzyskanie minimum 61% poprawnych odpowiedzi z testu

– pozytywna ocena zadania praktycznego (obserwacji)

– pozytywna ocena w wywiadzie ustrukturyzowanym lub swobodnym.

Certyfikat zawiera:

• dane uczestnika
• nazwę usługi
• datę realizacji
• zakres szkolenia
• efekty uczenia się
• informację o pozytywnym wyniku walidacji
• podpis osoby uprawnionej
• numer certyfikatu

Szkolenie trwa 16 godzin zegarowych.

Przerwy: 15 minut co 1 godz. 45 min zajęć lub 2 godz. (w przypadku, gdy zajęcia trwają powyżej 4,5 godzin dziennie, przewidziana jest przerwa obiadowa o długości 60 minut), wliczone w czas kursu.

Materiały dydaktyczne: przygotowane przez prowadzącego (np. prezentacje, ćwiczenia, nagrania).

Warunkiem przystąpienia do walidacji jest udział w minimum 80% zajęć.

Walidację prowadzi podmiot zewnętrzny.

Sposób organizacji walidacji

Walidacja przeprowadzana jest przez wyznaczoną osobę niezależną od trenera prowadzącego szkolenie, co zapewnia rozdzielność funkcji pomiędzy procesem kształcenia a procesem walidacji.

Walidacja odbywa się w ostatnim dniu szkolenia w formie testu teoretycznego, wywiadu ustrukturyzowanego, wywiadu swobodnego oraz obserwacji w warunkach symulowanych.

Walidacja przeprowadzana jest przez podmiot zewnętrzny w stosunku do Dostawcy Usług, co zapewnia pełną rozdzielność funkcji pomiędzy procesem kształcenia a procesem walidacji.

Wyniki walidacji przekazywane są uczestnikom w terminie do 5 dni roboczych od dnia przeprowadzenia walidacji.

Okres oczekiwania na wynik walidacji jest wliczony do czasu trwania usługi, a usługa uznaje się za zakończoną w dniu przekazania uczestnikom wyników walidacji.

Szkolenie realizowane jest w formule zdalnej w czasie rzeczywistym

Okres ważności linku: Link będzie ważny w dniach i godzinach wskazanych w harmonogramie usługi. Link do szkolenia będzie przekazany do uczestników 3 dni przed szkoleniem oraz uzupełniony w karcie usługi.

Szkolenie będzie odbywać się na platformie MS TEAMS:

https://teams.microsoft.com/meet/393664994352400?p=6O5IsxLuv8q6mLpEfa

Uczestnicy zdobywają informacje poprzez wykłady i prezentacje, a następnie wykorzystują je w praktyce podczas warsztatów i ćwiczeń w ramach każdego modułu szkolenia, gdzie ten zapis został zastosowany. 

Metodyka:

• warsztaty praktyczne,
• ćwiczenia indywidualne i zespołowe,
• analiza przypadków (case study).

Uczestnik powinien posiadać włączoną kamerę i mikrofon umożliwiające aktywny udział w zajęciach.

Opracowania własne trenera, prezentacja, skrypty szkoleniowe.

Wymagania wstępne (Kwalifikacje):

• Wykształcenie minimum średnie.
• Podstawowa umiejętność obsługi komputera i nawigacji w internecie.

Art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c ustawy o podatku od towarów i usług oraz § 3 ust. 1 pkt 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień.

Warunki techniczne

Do udziału w szkoleniu wymagany jest dostęp do urządzenia (komputer, laptop, tablet lub smartfon) z dostępem do Internetu oraz aktualną przeglądarką internetową.

Minimalne wymagania systemowe:

• iOS: iOS 11 lub nowszy
• Android: Android 5.0 lub nowszy
• Windows: Windows 10 lub nowszy
• macOS: macOS 10.13 lub nowszy

Przeglądarka internetowa:

• aktualna wersja: Chrome, Edge, Firefox lub Safari
• (Internet Explorer 11 nie jest rekomendowany)

Zainstalowana aplikacja MS Teams lub dostęp do niej przez przeglądarkę internetową.

Dostęp do oprogramowania biurowego (np. MS Office, Google Docs) w celu wykonywania ćwiczeń praktycznych.

Połączenie internetowe:

Wymagane jest stabilne połączenie internetowe (przewodowe lub bezprzewodowe: 3G, 4G, LTE), o minimalnych parametrach:

• dla jakości HD 720p: min. 1,5 Mb/s (wysyłanie i odbieranie)
• dla jakości Full HD 1080p: min. 3 Mb/s (wysyłanie i odbieranie)

Platforma szkoleniowa:

Szkolenie realizowane będzie w formie zdalnej w czasie rzeczywistym z wykorzystaniem platformy:

• MS Teams lub
• Google Meet

Dostęp do szkolenia:

Link do szkolenia zostanie przekazany uczestnikom najpóźniej 3 dni przed rozpoczęciem usługi oraz udostępniony w karcie usługi.

Link będzie aktywny w dniach i godzinach zgodnych z harmonogramem szkolenia.

Połączenie internetowe: wymagane jest połączenie internetowe przewodowe lub bezprzewodowe (3G, 4G, LTE) o następujących parametrach:

Okres ważności linku: Link będzie ważny w dniach i godzinach wskazanych w harmonogramie usługi.

Uczestnik powinien posiadać włączoną kamerę i mikrofon umożliwiające aktywny udział w zajęciach.

Zajęcia zdalne w czasie rzeczywistym odbędą się na platformie Teams

https://teams.microsoft.com/meet/393664994352400?p=6O5IsxLuv8q6mLpEfa