Kurs kancelaryjno - archiwalny I stopnia

Dzień 1:

1. Podstawy prawne zarządzania dokumentacją.
2. Najważniejsze akty prawne dotyczące archiwizacji
3. Omówienie wpływu Ustawy o ochronie danych osobowych na okresy przechowywania, ograniczone przechowywanie, integralność i rozliczalność
4. Słowniczek pojęć kancelaryjno-archiwalnych
5. Nadzór nad dokumentacją i prawo do przeprowadzania kontroli prowadzenia dokumentacji przez archiwa państwowe.
6. Normatywy kancelaryjno-archiwalne regulujące postępowanie z dokumentacją w danej jednostce organizacyjnej (zakres przedmiotowy i znaczenie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji archiwalnej).
7. Czynności i procedury kancelaryjne, wpływające na prawidłową archiwizację dokumentacji.
8. Organizacja pracy kancelaryjnej i systemy kancelaryjne
9. Czynności sekretariatu przy wpływach i wysyłce korespondencji.
10. Podstawowe pojęcia związane z pracą biurową: akta sprawy, dekretacja, akceptacja, dokument elektroniczny, sprawa, metadane, komórka organizacyjna, pieczęć wpływu i wysyłki, rejestr, skład chronologiczny, odwzorowanie cyfrowe, itp.
11. Obieg dokumentacji i czynności kancelaryjne (przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek; akceptacja, podpisywanie i wysyłanie pism).
12. Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji w podmiocie. Kryteria wartościowania dokumentacji. Konstrukcja i znaczenie jednolitego rzeczowego wykazu akt.
13. Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności lub reorganizacji jednostki organizacyjnej, a także rozwiązaniu stosunku pracy z osobami zatrudnionymi.
14. Ćwiczenia indywidualne z zakresu klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w oparciu o wykaz akt.

Dzień 2:

1. Obowiązki komórek organizacyjnych w odniesieniu do dokumentacji zakończonej.
2. Przygotowanie teczek rzeczowych do przekazania do archiwum zakładowego. 
3. Środki ewidencyjne dokumentacji 
4. Dobór właściwych formularzy dla opracowywanej dokumentacji (w tym spisy zdawczo-odbiorcze informatycznych nośników danych, dokumentacji technicznej, kartograficznej, audiowizualnej).
5. Ustalanie okresu przechowywania dokumentacji z uwzględnieniem problematyki dokumentacji odziedziczonej, obcej oraz zasad weryfikacji kwalifikacji archiwalnej i ustalenia „kategorii archiwalnej wyższej”. 
6. Problem archiwizacji informacji publikowanych/zamieszczanych przez pracowników w Internecie. Sankcje karne przewidziane prawem w zakresie utraty, zagubienia lub ukrycia dokumentów.
7. Organizacja archiwum zakładowego lub składnicy akt. Prawa i obowiązki archiwisty zakładowego. Wymogi lokalowe i techniczne zabezpieczenie dokumentacji. Gromadzenie i układ dokumentacji w magazynach archiwalnych.
8. Udostępnianie i wycofanie dokumentacji w archiwum zakładowym.
9. Wpływ wytycznych archiwów państwowych na porządkowanie dokumentacji (wskazówki metodyczne NDAP dla akt osobowych, projektów unijnych, kopert dowodowych, teczek kierowców, itp.). 
10. Pojęcie ekspertyzy archiwalnej i jej umiejscowienie w przepisach prawnych. Zasady wnioskowania o ekspertyzę archiwalną.
11. Ćwiczenia indywidualne z zakresu opisu i ewidencji dokumentacji

Dzień 3:

1. Porządkowanie dokumentacji złożonej w archiwum w stanie nieuporządkowanym. Etapy prac porządkowych, przynależność zespołowa, segregacja i systematyzacja, opis teczek rzeczowych, inwentaryzacja.
2. Analiza procesu brakowania dokumentacji w świetle obowiązujących procedur archiwalnych. 
3. Kto odpowiada za brakowanie akt w podmiocie i jak często należy je przeprowadzać? Udział komórek merytorycznych w ocenie wartości dokumentacji.
4. Przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego: opis teczek rzeczowych, zabezpieczenie techniczne materiałów, ewidencja, przygotowanie notatki informacyjnej.
5. Przeprowadzanie skontrum zbioru dokumentacji
6. Sprawozdawczość archiwum zakładowego
7. Pytania i odpowiedzi, podsumowanie zajęć
8. Egzamin końcowy

Na około 2 dni przed szkoleniem uczestnicy otrzymają komplet materiałów szkoleniowych.

UWAGA!

Jeśli są Państwo zainteresowani udziałem w naszym szkoleniu bardzo proszę o zgłoszenie zapisu niezwłocznie lub przesłanie informacji o chęci wzięcia udziału w danym terminie na adres klaudia.kondraszuk@pelniwiedzy.pl

Informacje te są niezbędne w celu potwierdzenia i zagwarantowania terminu kursu.

Kurs obejmuje 21 godzin dydaktycznych, tj. 15 godzin i 45 minut zegarowych zajęć wraz z walidacją. Harmonogram obejmuje dodatkowo 2 godziny i 15 minut przerw, które nie są wliczane do czasu kształcenia. Łączny czas trwania usługi zgodnie z harmonogramem wynosi 18h zegarowych 30 minut. Szkolenie składa się z zajęć teoretycznych oraz zajęć praktycznych.

Podczas zajęć uczestnicy mają stały dostęp do czatu, za pomocą którego mogą się komunikować z prowadzącym.

Liczba godzin usługi uwzględnia egzamin końcowy zawierający pytania zamknięte oraz pytania otwarte, który będzie trwał 60 minut. Każdy z uczestników ma 60 minut na rozwiązanie testu.

Do zaliczenia kursu wymagana jest obecność na zajęciach w wymiarze minimum 80%. Będzie weryfikowana poprzez wyciąg z platformy szkoleniowej (Clickmeeting), a także uzyskanie pozytywnego wyniku z egzaminu ( minimum 60% punktów).

W przypadku finansowania w co najmniej 70% ze środków publicznych przysługuje zwolnienie z podatku VAT na podstawie art.

Aby uczestniczyć w szkoleniu online wystarczy:

• Komputer stacjonarny/ laptop/ notebook
• Stały dostęp do internetu- szybkość pobierania i wysyłania co najmniej 5Mb/s
• Przeglądarka internetowa (np. Google Chrome)

Zalecane są:

• Procesor dwurdzeniowy 2GHz lub lepszy (zalecany czterordzeniowy);
• 2GB pamięci RAM (zalecane 4GB lub więcej);
• System operacyjny taki jak Windows 10 (zalecany Windows 11), Mac OS wersja 13 (zalecana najnowsza wersja), Linux, Chrome OS.

Szkolenie realizowane będzie przez platformę ClickMeeting, zalecamy korzystanie z Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Edge (Chromium), Yandex lub Opera. Pamiętaj, aby korzystać z najaktualniejszej oficjalnej wersji wybranej przeglądarki.