Kurs kancelaryjno-archiwalny II stopnia.

Szkolenie obejmuje wykłady, ćwiczenia praktyczne oraz możliwość konsultacji z prowadzącym.

Program szkolenia:

DZIEŃ 1

1. 1. Test weryfikujący wiedzę z zakresu kursu kancelaryjno-archiwalnego I stopnia.
   2. Regulacje w zakresie prowadzenia dokumentacji w polskim i unijnym porządku prawnym. Przypomnienie wiadomości.
   3. Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji (rozbudowa wykazów akt, selekcja archiwalna i wartościowanie dokumentacji).
   4. Opis jednostki inwentarzowej (specyficzne rodzaje dokumentacji: koperty dowodowe osób zmarłych, teczki pracownicze, projekty UE, dokumentacja techniczna, umowy, itp.)
   5. Ewidencja dokumentacji (elementy spisów zdawczo-odbiorczych, weryfikacja kwalifikacji archiwalnej, uzupełnianie danych w ewidencji).

DZIEŃ 2.

Wykład oraz ćwiczenia wykonywane on line i na bieżąco sprawdzane i omawiane w trakcie zajęć:

1. 1. Zespoły archiwalne i ich klasyfikacja. Ustalanie przynależności zespołowej, zasada pertynencji terytorialnej i przynależności zespołowej. Definiowanie dokumentacji własnej, odziedziczonej i zdeponowanej w podmiocie.
   2. Wprowadzenie do pracy z dokumentacją, omówienie zasad porządkowania. Studia wstępne nad zespołem w celu poznania dokumentacji przekazanej do opracowania.

 DZIEŃ 3

Praca z rzeczywista dokumentacją – samodzielna praca uczestników z asystą wykładowcy i możliwością konsultacji:

1. 1. Opracowanie dokumentacji w pierwotnym stanie wytworzenia. Standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych.
   2. Porządkowanie dokumentacji aktowej – etapy prac archiwizacyjnych: segregacja dokumentacji, kwalifikacja archiwalna, systematyzacja dokumentacji. Uzupełnianie opisów, inwentaryzacja i nadawanie dokumentacji sygnatury archiwalnej.

DZIEŃ 4

Praca z rzeczywistą dokumentacją – weryfikacja efektów pracy:

1. 1. Porządkowanie dokumentacji aktowej – etapy prac archiwizacyjnych: uzupełnianie opisów, inwentaryzacja i nadawanie dokumentacji sygnatury archiwalnej.
   2. Ewidencja dokumentacji zakończonej (tworzenie spisów zdawczo-odbiorczych dla dokumentacji).
   3. Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
   4. Sporządzanie przez kursantów ewidencji w formie elektronicznych formularzy.
   5. Weryfikacja efektów pracy przez prowadzącą/konsultacje archiwalne.
   6. Ocena indywidualna nadesłanych prac/zaliczenie - podstawa uzyskania certyfikatu.
2. Podsumowanie.

Szkolenie ma charakter warsztatowy, z naciskiem na rozwijanie praktycznych umiejętności poprzez pracę z rzeczywistą dokumentacją oraz analizę zaawansowanych zagadnień archiwalnych.

• część teoretyczna – ok. 42% (10 godzin dydaktycznych) – obejmuje pogłębienie wiedzy z zakresu przepisów prawa dotyczących zarządzania dokumentacją, zasad klasyfikacji i kwalifikacji archiwalnej, ewidencji dokumentacji oraz procedur brakowania,

• część praktyczna – ok. 58% (14 godzin dydaktycznych) – obejmuje warsztaty polegające na samodzielnym opracowywaniu dokumentacji, jej porządkowaniu, ewidencjonowaniu oraz przygotowaniu do brakowania, z bieżącą weryfikacją i konsultacją.

Zakres realizacji części praktycznej:

Część praktyczna realizowana jest w szczególności podczas:

• pracy z rzeczywistą dokumentacją przekazaną do opracowania,
• klasyfikacji i kwalifikacji archiwalnej dokumentacji,
• porządkowania dokumentacji (segregacja, systematyzacja, opisywanie),
• sporządzania ewidencji archiwalnej (spisy zdawczo-odbiorcze, dokumentacja brakowania),
• nadawania sygnatur archiwalnych oraz przygotowania dokumentacji do przekazania lub brakowania,
• wykonywania zadań przy użyciu elektronicznych formularzy ewidencyjnych.

Usługa prowadzona jest w godzinach dydaktycznych (45 min). Przerwy  nie są wliczone w ogólny czas usługi rozwojowej.

Harmonogram usługi może ulec nieznacznemu przesunięciu, ponieważ ilość przerw oraz długość ich trwania zostanie dostosowana indywidualnie do potrzeb uczestników szkolenia. Łączna długość przerw podczas szkolenia nie będzie dłuższa aniżeli zawarta w harmonogramie.

Uczestnik otrzyma materiały szkoleniowe dostosowane do poziomu zaawansowanego kursu, obejmujące:

• skrypt tematyczny dotyczący zaawansowanych zasad postępowania z dokumentacją oraz organizacji i funkcjonowania archiwum zakładowego,
• prezentacje omawiane podczas szkolenia,
• zestaw ćwiczeń praktycznych opartych na rzeczywistych przypadkach,
• komplet materiałów do pracy własnej, w tym dokumentację do opracowania,
• wzory formularzy i dokumentów stosowanych w archiwach zakładowych (m.in. spisy zdawczo-odbiorcze, dokumentacja brakowania, wykazy akt).

Uczestnicy pracują na przykładach rzeczywistej dokumentacji oraz wzorach dokumentów wykorzystywanych w praktyce, co umożliwia bezpośrednie zastosowanie zdobytej wiedzy i umiejętności.

Termin realizacji szkolenia może ulec zmianie z przyczyn organizacyjnych, w tym w przypadku nieosiągnięcia minimalnej liczby uczestników. Uczestnicy zostaną niezwłocznie poinformowani o zmianie terminu, a przed zapisaniem się na usługę zaleca się kontakt z organizatorem w celu potwierdzenia jego aktualności.

Warunkiem ukończenia szkolenia i otrzymania zaświadczenia o uczestnictwie jest obecność na co najmniej 80% zajęć.

Frekwencja potwierdzana na podstawie raportów logowań uczestników z platformy szkoleniowej.

Usługa może być rejestrowana w celach kontrolnych i audytowych. Uczestnik powinien posiadać możliwość korzystania z kamerki internetowej w trakcie szkolenia, w szczególności na potrzeby weryfikacji obecności.

Usługa adresowana jest do uczestników projektów z dofinansowaniem realizowanych w ramach Bazy Usług Rozwojowych oraz innych programów współfinansowanych ze środków publicznych (w tym funduszy UE), jak również do osób indyw. i pracowników przedsiębiorstw korzystających ze szkolenia bez dofinansowania.

Aby zapisać się na szkolenie poza projektami UE należy wysłać formularz zgłoszeniowy.

Więcej informacji na stronie https://frdl.org.pl/szkolenia-otwarte-online-i-stacjonarne

Podstawa zwolnienia z VAT:

1) art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c Ustawy z dnia 11 marca 2024 o podatku od towarów i usług - w przypadku dofinansowania w wysokości 100%

2) § 3 ust. 1 pkt. 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień - w przypadku dofinansowania w co najmniej 70%

3) W przypadku braku uzyskania dofinansowania lub uzyskania dofinansowania poniżej 70%, do ceny usługi należy doliczyć 23% VAT

Szkolenie realizowane jest w formie zdalnej w czasie rzeczywistym z wykorzystaniem platformy Zoom.

Podstawą do rozliczenia usługi jest raport frekwencji wygenerowany z systemu, umożliwiający identyfikację wszystkich uczestników oraz potwierdzenie ich udziału w szkoleniu.

Do uczestnictwa w szkoleniu zdalnym wymagane jest posiadanie:

• komputera lub laptopa z dostępem do Internetu,
• aktualnej przeglądarki internetowej (np. Google Chrome, Mozilla Firefox),
• stabilnego łącza internetowego (zalecana prędkość min. 10–20 Mb/s),
• kamery oraz słuchawek z mikrofonem (w przypadku komputera stacjonarnego).

Uczestnik przed rozpoczęciem szkolenia otrzyma drogą mailową link umożliwiający udział w spotkaniu wraz ze szczegółowymi informacjami organizacyjnymi. Link będzie aktywny przez cały czas trwania szkolenia.