Kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia.

Szkolenie obejmuje wykłady, ćwiczenia praktyczne oraz możliwość konsultacji z prowadzącym.

Program szkolenia:

DZIEŃ 1

1. Podstawy prawne zarządzania dokumentacją z uwzględnieniem planowanych zmian w prawie archiwalnym: (ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach; ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach; rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej, akty prawne wydane na podstawie ustawy archiwalnej).
2.  Słowniczek kancelaryjno-archiwalny (podstawowe pojęcia kancelaryjno-archiwalne):

• archiwum zakładowe – składnica akt;
• koordynator czynności kancelaryjnych – archiwista zakładowy;
• materiały archiwalne – dokumentacja niearchiwalna;
• system kancelaryjny dziennikowy- system kancelaryjny bezdziennikowy;
• rejestr korespondencji – rejestr kancelaryjny;
• rodzaje dokumentacji współczesnej itp.

1. Normatywy kancelaryjno-archiwalne regulujące postępowanie z dokumentacją w danej jednostce organizacyjnej (zakres przedmiotowy i znaczenie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji archiwalnej).
2. Archiwalne bazy danych oraz zapoznanie się z zawartością stron internetowych jednostek polskiej sieci archiwalnej.

DZIEŃ 2

1.  Czynności kancelaryjne w jednostce:

• obieg dokumentacji: wpływ i rejestracja korespondencji,
• dekretacja, tworzenie akt spraw,
• kompletowanie dokumentacji w komórkach organizacyjnych.

1. Zasady redagowania pism urzędowych.
2. Ćwiczenia praktyczne- tworzenie, znakowanie i rejestrowanie korespondencji.
3. Obowiązki komórek organizacyjnych w stosunku do dokumentacji zakończonej. Przygotowanie teczek rzeczowych do przekazania do archiwum zakładowego.
4. Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności lub reorganizacji jednostki organizacyjnej.

DZIEŃ 3

1. Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji. Kryteria wartościowania dokumentacji. Konstrukcja i znaczenie jednolitego rzeczowego wykazu akt.

• Ćwiczenia praktyczne z wykorzystaniem wykazów akt.

1. Organizacja archiwum zakładowego lub składnicy akt. Lokal i zasady rozmieszczania dokumentacji w magazynach archiwalnych. Prawa i obowiązki archiwisty zakładowego.
2. Zasób archiwalny i środki ewidencyjne dokumentacji (rodzaje spisów zdawczo - odbiorczych, druki i formularze archiwalne). Konstrukcja sygnatury archiwalnej i rola wykazu spisów zdawczo-odbiorczych.

• Ćwiczenia praktyczne - sporządzenie przykładowej ewidencji w formie spisu zdawczo-odbiorczego.

1. Udostępnianie dokumentacji w archiwum zakładowym (wypożyczenia na potrzeby wewnętrzne, kwerendy archiwalne). Procedura wycofania dokumentacji z archiwum.

DZIEŃ 4

1. Porządkowanie dokumentacji:

• etapy prac porządkowych,
• przynależność zespołowa,
• segregacja i systematyzacja,
• spis teczek rzeczowych,
• inwentaryzacja.
• identyfikacja dokumentacji własnej, odziedziczonej i obcej.

1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (cel i realizacja procedury niszczenia dokumentacji).
2. Przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego wg. obowiązujących standardów:

• opis teczek rzeczowych,
• zabezpieczenie techniczne materiałów,
• ewidencja,
• przygotowanie notatki informacyjnej.
• Ćwiczenia praktyczne – opis teczek rzeczowych.

1. Zarządzanie dokumentacją elektroniczną. Postępowanie z informacją na nośnikach elektronicznych.
2. Testowy egzamin kwalifikacyjny.

Szkolenie ma charakter teoretyczno–praktyczny, w tym:

• część teoretyczna – ok. 42% (10 godzin dydaktycznych) – obejmuje omówienie podstaw prawnych zarządzania dokumentacją, zasad funkcjonowania kancelarii i archiwum zakładowego, klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji oraz procedur jej ewidencji, przechowywania i udostępniania,

• część praktyczna – ok. 58% (14 godzin dydaktycznych) – obejmuje warsztaty i ćwiczenia z zakresu czynności kancelaryjnych, stosowania wykazu akt, przygotowania dokumentacji do archiwizacji, sporządzania ewidencji oraz porządkowania i brakowania dokumentacji.

Zakres realizacji części praktycznej

Część praktyczna realizowana jest w szczególności podczas:

• ćwiczeń z rejestracji, znakowania i dekretacji korespondencji,
• pracy z jednolitym rzeczowym wykazem akt,
• sporządzania spisów zdawczo-odbiorczych i ewidencji archiwalnej,
• przygotowania teczek rzeczowych do przekazania do archiwum.

Usługa prowadzona jest w godzinach dydaktycznych (45 min). Przerwy  nie są wliczone w ogólny czas usługi rozwojowej.

Harmonogram usługi może ulec nieznacznemu przesunięciu, ponieważ ilość przerw oraz długość ich trwania zostanie dostosowana indywidualnie do potrzeb uczestników szkolenia. Łączna długość przerw podczas szkolenia nie będzie dłuższa aniżeli zawarta w harmonogramie.

Uczestnik otrzyma materiały szkoleniowe obejmujące:

• skrypt tematyczny dotyczący zasad postępowania z dokumentacją oraz organizacji archiwum zakładowego,
• prezentacje omawiane podczas szkolenia,
• zestaw ćwiczeń praktycznych,
• przykładowe formularze i dokumenty stosowane w archiwach zakładowych (m.in. spisy zdawczo-odbiorcze, wykazy akt).

Uczestnicy pracują na przykładach rzeczywistej dokumentacji oraz wzorach dokumentów wykorzystywanych w praktyce.

Termin realizacji szkolenia może ulec zmianie z przyczyn organizacyjnych, w tym w przypadku nieosiągnięcia minimalnej liczby uczestników. Uczestnicy zostaną niezwłocznie poinformowani o zmianie terminu, a przed zapisaniem się na usługę zaleca się kontakt z organizatorem w celu potwierdzenia jego aktualności.

Warunkiem ukończenia szkolenia i otrzymania zaświadczenia o uczestnictwie jest obecność na co najmniej 80% zajęć.

Frekwencja potwierdzana na podstawie raportów logowań uczestników z platformy szkoleniowej.

Usługa może być rejestrowana w celach kontrolnych i audytowych. Uczestnik powinien posiadać możliwość korzystania z kamerki internetowej w trakcie szkolenia, w szczególności na potrzeby weryfikacji obecności.

Usługa adresowana jest do uczestników projektów z dofinansowaniem realizowanych w ramach Bazy Usług Rozwojowych oraz innych programów współfinansowanych ze środków publicznych (w tym funduszy UE), jak również do osób indyw. i pracowników przedsiębiorstw korzystających ze szkolenia bez dofinansowania.

Aby zapisać się na szkolenie poza projektami UE należy wysłać formularz zgłoszeniowy.

Więcej informacji na stronie https://frdl.org.pl/szkolenia-otwarte-online-i-stacjonarne

Podstawa zwolnienia z VAT:

1) art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c Ustawy z dnia 11 marca 2024 o podatku od towarów i usług - w przypadku dofinansowania w wysokości 100%

2) § 3 ust. 1 pkt. 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień - w przypadku dofinansowania w co najmniej 70%

3) W przypadku braku uzyskania dofinansowania lub uzyskania dofinansowania poniżej 70%, do ceny usługi należy doliczyć 23% VAT

Szkolenie realizowane jest w formie zdalnej w czasie rzeczywistym z wykorzystaniem platformy Zoom.

Podstawą do rozliczenia usługi jest raport frekwencji wygenerowany z systemu, umożliwiający identyfikację wszystkich uczestników oraz potwierdzenie ich udziału w szkoleniu.

Do uczestnictwa w szkoleniu zdalnym wymagane jest posiadanie:

• komputera lub laptopa z dostępem do Internetu,
• aktualnej przeglądarki internetowej (np. Google Chrome, Mozilla Firefox),
• stabilnego łącza internetowego (zalecana prędkość min. 10–20 Mb/s),
• kamery oraz słuchawek z mikrofonem (w przypadku komputera stacjonarnego).

Uczestnik przed rozpoczęciem szkolenia otrzyma drogą mailową link umożliwiający udział w spotkaniu wraz ze szczegółowymi informacjami organizacyjnymi. Link będzie aktywny przez cały czas trwania szkolenia.