Przechowywanie i archiwizacja dokumentów w organizacji według obowiązujących przepisów prawnych i standardów

Dzień I

Teoretyczne podstawy i organizacja procesu przechowywania dokumentacj

i

1. Wprowadzenie do szkolenia:

• Omówienie celu i struktury szkolenia.
• Analiza wyzwań związanych z przechowywaniem i archiwizacją dokumentów.
• Krótkie case study: dobre i złe praktyki w zarządzaniu dokumentacją.

2. Podstawy prawne i regulacje dotyczące przechowywania dokumentów:

• Prawo pracy, Kodeks cywilny, RODO - najważniejsze przepisy.
• Regulacje dotyczące podmiotów publicznych i prywatnych.
• Obowiązki archiwizacyjne a kontrole urzędowe.

3. Rodzaje dokumentacji i ich klasyfikacja:

• Podział na dokumentację bieżącą, archiwalną i niearchiwalną.
• Kategoria A i B dokumentów - czym się różnią i jak je obsługiwać?
• Tworzenie jednolitego wykazu akt (JWA).

4. Systemy przechowywania dokumentów:

• Organizacja archiwum zakładowego i składnicy akt.
• Zasady przechowywania dokumentacji papierowej - wymogi techniczne i środowiskowe.
• Wprowadzenie do archiwizacji elektronicznej.

5. Ochrona danych osobowych w kontekście przechowywania dokumentów:

• Bezpieczeństwo dokumentacji zawierającej dane wrażliwe.
• Zasady ograniczania dostępu i kontroli dokumentów.

6. Zadanie praktyczne:

• Analiza realnych przypadków problematycznych sytuacji związanych z przechowywaniem dokumentów.
• Opracowanie propozycji rozwiązań.

Dzień II

Praktyczne aspekty i narzędzia do zarządzania dokumentacją

1. Wdrożenie efektywnego systemu archiwizacji w organizacji:

• Etapy wdrażania systemu zarządzania dokumentacją.
• Określanie okresów przechowywania dokumentów.
• Rola szkoleń pracowników w zapewnieniu efektywności systemu.

2. Archiwizacja dokumentów w formie elektronicznej:

• Nowoczesne systemy zarządzania dokumentami (DMS).
• Cyfryzacja dokumentacji: skanowanie, indeksowanie, metadane.
• Praktyki backupu i bezpieczeństwa danych.

3. Niszczenie dokumentów i ich wycofywanie z obiegu:

• Przepisy dotyczące niszczenia dokumentów.
• Dokumentacja zniszczenia (protokoły, zasady audytowe).
• Wykorzystanie certyfikowanych niszczarek i usług zewnętrznych.

4. Przygotowanie organizacji do audytów i kontroli:

• Jak przygotować dokumentację do kontroli urzędowej.
• Checklisty i audyt wewnętrzny procesów zarządzania dokumentacją.
• Najczęstsze błędy podczas audytów i jak ich unikać.

5. Zadanie praktyczne:

• Symulacja procesu archiwizacyjnego: od klasyfikacji dokumentów do ich zniszczenia.
• Dyskusja na temat wypracowanych rozwiązań.

6. Podsumowanie szkolenia:

• Omówienie wniosków i najważniejszych lekcji.
• Sesja pytań i odpowiedzi.

• otrzymujesz certyfikat wydany przez jedną z wiodących firm szkoleniowych w Polsce
  • materiały szkoleniowe w wersji elektronicznej
  • masz dostęp do konsultacji poszkoleniowych w formie e-mail do 4 tygodni po zrealizowanym szkoleniu

ZGŁOSZENIE NA USŁUGĘ

Rezerwacji miejsca szkoleniowego można dokonać za pośrednictwem BUR.

Wygodna forma szkolenia - wystarczy dostęp do urządzenia z Internetem (komputer, tablet, telefon), słuchawki lub głośniki i ulubiony fotel

• • szkolenie realizowane jest w nowoczesnej formie w wirtualnym pokoju konferencyjnym i kameralnej grupie uczestników
  • bierzesz udział w pełnowartościowym szkoleniu - Trener prowadzi zajęcia "na żywo" - widzisz go i słyszysz
  • pokaz prezentacji, ankiet i ćwiczeń widzisz na ekranie swojego komputera w czasie rzeczywistym.
  • podczas szkolenia Trener aktywizuje uczestników zadając pytania, na które można odpowiedzieć w czasie rzeczywistym
  • otrzymujesz certyfikat wydany przez jedną z wiodących firm szkoleniowych w Polsce
  • masz dostęp do konsultacji poszkoleniowych w formie e-mail do 4 tygodni po zrealizowanym szkoleniu
  • otrzymujesz indywidualną kartę rabatową upoważniającą do 10% zniżki na wszystkie kolejne szkolenia stacjonarne i online organizowane przez Centrum Organizacji Szkoleń i Konferencji SEMPER

WARUNKI TECHNICZNE:

Platforma /rodzaj komunikatora, za pośrednictwem którego prowadzona będzie usługa - Platforma Zoom (https://zoom-video.pl/)

Wymagania sprzętowe:

Minimalne wymagania sprzętowe, jakie musi spełniać komputer Uczestnika lub inne urządzenie do zdalnej komunikacji - komputer, laptop lub inne urządzenie z dostępem do internetu

Minimalne wymagania dotyczące parametrów łącza sieciowego, jakim musi dysponować Uczestnik - minimalna prędkość łącza: 512 KB/sek

Niezbędne oprogramowanie umożliwiające Uczestnikom dostęp do prezentowanych treści i materiałów - komputer, laptop lub inne urządzenie z dostępem do internetu. Nie ma potrzeby instalowania specjalnego oprogramowania.

Okres ważności linku umożliwiającego uczestnictwo w spotkaniu on-line - od momentu rozpoczęcia szkolenia do momentu zakończenia szkolenia

Potrzebna jest zainstalowana najbardziej aktualna oficjalna wersja jednej z przeglądarek: Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Edge lub Opera. Procesor dwurdzeniowy 2GHz lub lepszy (zalecany czterordzeniowy); 2GB pamięci RAM (zalecane 4GB lub więcej); System operacyjny taki jak Windows 8 (zalecany Windows 10), Mac OS wersja 10.13 (zalecana najnowsza wersja), Linux, Chrome OS. Łącze internetowe o minimalnej przepustowości do zapewnienia transmisji dźwięku 512Kb/s, zalecane min. 2 Mb/s oraz min. 1 Mb/s do zapewnienia transmisji łącznie dźwięku i wizji, zalecane min. 2,5 Mb/s.