Opisy stanowisk pracy - podstawa rzetelnego porównania wartości pracy i eliminowania luki płacowej - szkolenie

Dzień 1

Wprowadzenie – podstawowe informacje dot. przepisów prawnych (obecne, planowane) istotnych dla Projektu Opisywania Stanowisk Pracy:

1. Transparentności płac, wartościowanie pracy, kryteria wartościowania a opisywanie stanowisk pracy,
2. Wyliczania luki płacowej – podział na grupy pracowników wg. wartości pracy,
3. Wymagań w zakresie szkoleń, rozwoju, awansu a związane z tym stawianie wymagań na stanowiskach pracy w zakresie wyników, kwalifikacji i kompetencji (opisywanych w Opisie Stanowiska Pracy),
4. Wymagań w zakresie transparentności oceny, wpływu oceny na wynagrodzenie (ilość i jakość pracy) a zapisy w Opisie Stanowiska Pracy,
5. Konieczności przekazywania, delegowania obowiązków pracownikom a zakres obowiązków bazujący na Opisie Stanowiska Pracy,
6. Informowanie pracowników o wynagrodzeniach, w tym w związku z przynależnością do danej grupy pracowników w oparciu o wartość pracy,
7. koncepcja komparatora i jednego źródła danych a Opis Stanowiska Pracy i porównania płacowe,
8. Różnicowanie wynagrodzeń pracowników mimo zasad równości wynagradzania za tą samą pracę (w związku z poziomem spełniania wymagań na stanowisku pracy przez konkretnego pracownika).

Opis Stanowiska Pracy – definicja, konstrukcja, cel stosowania:

1. Opis Stanowiska Pracy – definicja, zastosowanie,
2. Wzory Opisów Stanowisk Pracy – przykłady Opisów Stanowisk Pracy z rynku i ich warsztatowa ocena:
   • stosowane na rynku pracy formatki,
   • znaczenie formatki dla późniejszego procesu opisywania stanowisk pracy i użyteczności Opisów Stanowisk Pracy w Organizacji,
   • planowany zakres wykorzystania Opisów w Organizacji a wzór formatki,
3. Rozróżnienie opisu stanowiska od zakresu zadań pracownika.

Rekomendowany standard opisywania stanowisk pracy:

1. Ustalenie standardu Opisywania Stanowisk Pracy w Organizacji,
2. Instrukcja sporządzania Opisów Stanowisk Pracy:
   • Znaczenie Instrukcji (standaryzacja opisów),
   • Zakres i forma Instrukcji i jej znaczenie dla utrzymania standardu w procesie Opisywania Stanowisk Pracy,
   • Instrukcja Opisywania Stanowisk Pracy – na konkretnym przykładzie z rynku:
     • Zakres i forma instrukcji,
     • Ogólne i szczegółowe wskazówki dla osób sporządzających Opisy Stanowisk Pracy,
     • Przykładowe zapisy Instrukcji,
     • Praktyczne posługiwanie się Instrukcją,
   • Rekomendowany wzór i zakres Instrukcji Opisywania Stanowisk Pracy,
   • Wzór Opisu Stanowiska Pracy:
     • Rekomendowany wzór i format Opisu Stanowiska Pracy,
     • Słowniki i mini instrukcje we wzorze Opisu Stanowiska Pracy,
     • Praktyczne posługiwanie się wzorem Opisu Stanowiska Pracy,
   • Ogólne wskazówki dla osób sporządzających Opisy Stanowisk Pracy w Organizacji:
     • Kolejność tworzenia wpisów Opisu Stanowiska Pracy,
     • Zapewnienie rzeczowości i prawidłowości Opisu Stanowiska Pracy.

Katalog i baza danych Opisów Stanowisk Pracy:

1. Znaczenie formy Opisu Stanowiska Pracy dla zarządzania opisami w organizacji,
2. Katalog Opisów Stanowisk Pracy:
   • Definicja Katalogu Opisów Stanowisk Pracy,
   • Wartość katalogu opisów stanowisk pracy dla organizacji – utrzymywanie zbioru Opisów Stanowisk Pracy w aktualności,
3. Metodologia opracowywania Katalogu Stanowisk Pracy – na konkretnym przykładzie z rynku:
   • Metodologia tworzenia nazewnictwa stanowisk,
   • Metodologia łączenia i rozdzielania podobnych stanowisk pracy,
   • Metodologia postępowania ze specyficznymi rolami i funkcjami,
   • Przyporządkowanie Opisów Stanowisk Pracy do Katalogu, systemowa aktualizacja, likwidacja niepotrzebnych Opisów Stanowisk Pracy,
4. Metodologia aktualizacji opisów stanowiska pracy w Katalogu (opracowywania nowych / zmienionych opisów stanowisk pracy oraz ich wprowadzania do katalogu opisów stanowisk pracy) a działania menedżerów i zespołu personalnego – na konkretnym przykładzie z rynku:
   • Potwierdzanie konieczności utworzenia nowego stanowiska pracy i Opisu Stanowiska Pracy,
   • Potwierdzanie konieczności aktualizacji Opisu Stanowiska Pracy,
   • Potwierdzanie konieczności rezygnacji z Opisu Stanowiska Pracy,
5. Rozwiązania Informatyczne – Baza Danych Opisów Stanowisk Pracy:
   • Omówienie ogólne najważniejszych możliwości i funkcjonalności IT,
6. Administrator Katalogu i Bazy Danych Opisów Stanowisk Pracy:
   • Rola i zadania administratora Katalogu Opisów Stanowisk Pracy z Zespołu HR.

Zakres informacji w Opisie Stanowiska Pracy i ich prawidłowe sporządzanie (metodologia i warsztat - omówienie funkcjonalności poszczególnych części OSP):

Część I Opisu Stanowiska Pracy: informacje o stanowisku

Część II Opisu Stanowiska Pracy: główne zadania, odpowiedzialności i uprawnienia stanowiska

Część III Opisu Stanowiska Pracy: wymagania stanowiskowe – wymagane kompetencje

Część IV Opisu Stanowiska Pracy: współpraca /komunikacja /kontakty

Część V Opisu Stanowiska Pracy: ogólny poziom stanowiska

Część VI Opisu Stanowiska Pracy: dodatkowe informacje

Część VII (nieobligatoryjna) Opisu Stanowiska Pracy: zakładka specyfikacji zadań

Część IX (nieobligatoryjna) Opisu Stanowiska Pracy: warunki pracy

Dodatkowo: inne zakresy informacyjne i dokumenty potrzebne do wartościowania stanowisk pracy (poza Opisem Stanowiska Pracy).

Rozróżnianie wpisów do Opisu Stanowiska Pracy i do innych dokumentów:

1. Opis Stanowiska Pracy a inne dokumenty – podobieństwa i różnice (m.in. zakres obowiązków, zakres czynności, karta stanowiskowa, karta celów, opis roli projektowej, formatka KPI, opis roli i funkcji, dziennik obciążenia pracą, profil idealnego kandydata, ogłoszenie o pracę, karta ryzyk BHP),
2. Rozstrzygnięcia co do umieszczenia danych zapisów w Opisie Stanowiska Pracy bądź nie – dyskusja.

Podsumowanie – rekomendacje co kształtu Opisu Stanowiska Pracy w zależności od:

1. różnych grup zawodowych w Organizacji,
2. wielkości, specyfiki i charakteru organizacji i jej stanowisk,
3. planowanych obszarów wykorzystania opisów stanowisk pracy (potrzeby organizacji z których pochodzą uczestnicy).

Analiza pracy na potrzeby opracowywania stanowisk pracy oraz materiały pomocnicze poza organizacją:

1. Metody analizy pracy,
   • Analiza pracy – metody i ich praktyczne zastosowanie,
   • Zbieranie danych o stanowiskach – ankiety, wywiad, obserwacja, korzystanie z danych,
   • Weryfikacja informacji z analizy pracy,
2. Klasyfikacje zawodów,
3. Inne źródła danych o zadaniach i wymaganiach na stanowiskach.

Zakres i szczegółowość omówienia pkt. 5-7 jest zależny od tempa realizacji przez uczestników prac w ramach warsztatu opisywania stanowisk pracy.

Dzień 2

Cele i korzyści projektu opisywania stanowisk pracy:

• Zastosowanie Opisu Stanowiska Pracy w polityce personalnej organizacji i procesach personalnych,
• Cel opisywania stanowisk pracy a sytuacja pracowników i kandydatów oraz przeszłe decyzje personalne.

Przebieg projektu opisywania stanowisk pracy:

• Powody podjęcia projektu Opisywania Stanowisk Pracy – typowe sytuacje,
• Procedowanie w zakresie opisywania stanowisk pracy w 2 modelach:
  • Opisywanie obecnego podziału pracy w organizacji (Fotografia Stanowisk Pracy),
  • Opisywanie docelowego podziału pracy w organizacji (Projektowanie Stanowisk Pracy),
  • Cele, korzyści i ryzyka obu podejść, ich przebieg,
• Etapy projektu i zakres prac w Projekcie Opisów Stanowisk Pracy (harmonogram prac) – typowy przebieg i przykład z rynku (przebieg w dużej organizacji, zapisy z karty projektu),
• Możliwości zorganizowania indywidualnych i masowych akcji spisowych – modele akcji spisowych, ich praktyczny przebieg,
• Zakres i forma przygotowania osób opisujących i osób zarządzających projektem.

Rola HR w Projekcie Opisywania Stanowisk Pracy:

• Zainicjowanie akcji opisywania,
• Utworzenie i przekazanie standardu opisywania stanowisk pracy, wyjaśnianie wątpliwości i kwestii spornych, doprecyzowanie zapisów,
• Porządkowanie rozdziału ról, odpowiedzialności, zadań i uprawnień,
• Weryfikacja, czy zapisy w OSP są zgodne z rzeczywistością,
• Pomoc w wyznaczeniu wymagań kwalifikacyjnych i kompetencyjnych,
• Ujednolicenie zapisów w skali podobnych stanowisk / gradacji stanowiskowej / obszaru / całej organizacji.

Podział ról i odpowiedzialności wszystkich uczestników Projektu:

• Osoby zarządzające projektem opisywania stanowisk pracy,
• Osoby opisujące stanowiska – wybór osób opisujących i znaczenie tego wyboru dla akcji spisowych,
• Partycypacja zarządu, kadry kierowniczej i pracowników w procesie opracowania opisów,
• Miejsce i rola reprezentacji pracowników w procesie opracowania opisów,
• Realizacja projektu opisów własnymi siłami oraz przy współudziale firmy doradczej:
  • Korzyści i ryzyka prowadzenia projektu własnymi siłami oraz przy współudziale firmy doradczej,
  • Koszty, korzyści, harmonogram projektu i podział ról w projekcie prowadzonym przy współudziale firmy doradczej, zakres odpowiedzialności firmy doradczej.
• Uwarunkowania odpowiedniego podziału ról i odpowiedzialności w opracowaniu opisów stanowisk pracy (ten temat będzie omówiony na poziomie ogólnym, wymaganym z punktu widzenia celów i ryzyk projektu Opisywania Stanowisk Pracy).

Radzenie sobie z typowymi wyzwaniami przy tworzeniu opisów stanowisk pracy:

• Typowe problemy z jakością opisów stanowisk pracy i ich pokonywanie,
• Problemy organizacyjne w projekcie i po projekcie i ich rozwiązywanie (warsztat),
• Kluczowe ryzyka i czynniki sukcesu Projektu, sterowanie nimi.

Wykorzystanie Opisów Stanowisk Pracy przez menedżerów i pracowników:

• Komunikacja korzyści dla menedżerów i pracowników w Projekcie,
• Wykorzystanie Opisów Stanowisk Pracy przez menedżerów i pracowników w codziennej pracy zawodowej (wdrożenie):
  • Znajomość Opisów Stanowisk Pracy,
  • Opis Stanowiska Pracy z zakres czynności pracownika,
  • Obserwacja w działaniu realizacji założonych zadań,
  • Samodoskonalenie realizacji zadań przez pracownika,
  • Rozmowy menedżera z pracownikiem – wyrażanie oczekiwań na bazie Opisu Stanowiska Pracy,
  • Rozmowy oceniające menedżera z pracownikiem dot. zadań i obowiązków – informacje zwrotne, instruowanie i korygowanie przez menedżera,
• Komunikacja korzyści do Zarządu i menedżerów kluczowych.

Wykorzystanie Opisów Stanowisk Pracy w kluczowych procesach personalnych:

• Pełne wykorzystanie Opisów Stanowisk Pracy w kluczowych procesach personalnych
  • Czego nie rozwiąże Projekt Opisywania Stanowisk Pracy
  • Powiązanie projekty i działania następcze po Projekcie Opisów Stanowisk Pracy

Uczestnik otrzyma materiały szkoleniowe w formie elektronicznej (prezentacja + niezbędne dokumenty/formatki omawiane podczas szkolenia) oraz dyplom ukończenia szkolenia

Szkolenie prowadzone będzie z wykorzystaniem nowoczesnych, interaktywnych metod wspierających zaangażowanie uczestników i skuteczny transfer wiedzy do praktyki. W szczególności wykorzystane zostaną:

• Dyskusje moderowane – uczestnicy będą analizować rzeczywiste przypadki i wymieniać się doświadczeniami, co sprzyja uczeniu się od siebie nawzajem.
• Ćwiczenia indywidualne i grupowe – praktyczne zadania pozwalające na zastosowanie omawianych treści w bezpiecznym środowisku szkoleniowym.
• Analiza przypadków (case study) – uczestnicy poznają konkretne przykłady sytuacji zawodowych, które będą analizować i rozwiązywać w grupach.
• Mini-wykłady z prezentacją multimedialną – krótkie, skoncentrowane bloki teoretyczne uzupełniane materiałami wizualnymi

Uczestnik musi mieć włączoną kamerę oraz zalogować się do spotkania podając Imię i Nazwisko. Obowiązek uczestnictwa w minimum 80% zajęć; sposób potwierdzania frekwencji – raporty logowania na platformie Microsoft Teams

Liczba godzin zegarowych wynosi 15, zaś dydaktycznych 20. Podany wymiar godzinowy zawiera część warsztatową, przerwy oraz walidację

Szkolenie jest zwolnione z VAT zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2022 r. poz. 931 z późn. zm.)

Forma zdalna usługi. Szkolenie prowadzone jest za pośrednictwem Microsoft Teams

• uczestnik dysponuje urządzeniem spełniającym następujące wymagania sprzętowe: urządzenie przenośne/mobilne lub stacjonarne (komputer/laptop/tablet) z kamerą, mikrofonem i głośnikami; procesor dwurdzeniowy 2GHz lub lepszy (zalecany czterordzeniowy) lub Core i5 Kaby Lake; min. 2GB pamięci RAM (zalecane 4GB lub więcej); system operacyjny taki jak min. Windows 8 (zalecany Windows 11), Mac OS wersja 10.13 (zalecana najnowsza wersja), Linux, Chrome OS; w zależności od platformy/rodzaju komunikatora, aktualne wersje przeglądarki np. Google Chrome, Mozilla Firefox, Brave, Safari, Microsoft Edge, Opera, Internet Explorer, Yandex;
• uczestnik dysponuje łączem sieciowym spełniającym następujące parametry: dostęp do internetu o zalecanej szybkości - minimalna prędkość pobierania 2 Mb/s, prędkość wysyłania 512 kb/s;
• uczestnik dysponuje niezbędnym oprogramowaniem umożliwiającym dostęp do prezentowanych treści i materiałów;

Ważność linku - od rozpoczęcia szkolenia do jego zakończenia zgodnie z harmonogramem w karcie. Link do szkolenia zostanie przekazany uczestnikom drogą mailową najpóźniej w przeddzień rozpoczęcia szkolenia. Dane dostępowe do usługi zostaną opublikowane w karcie usługi nie później niż w przeddzień rozpoczęcia szkolenia.

Zapisując się na usługę wyrażasz zgodę na rejestrowanie/nagrywanie swojego wizerunku na potrzeby monitoringu, kontroli oraz w celu utrwalenia efektów uczenia się.