Zaawansowany Excel w pracy pracownika samorządowego

Moduł I – Bazy interesantów – struktura i jakość danych

1. Projektowanie poprawnej bazy danych

Zasady budowy tabeli (1 rekord = 1 wiersz)

Formatowanie jako tabela (Ctrl+T)

Unikanie błędów strukturalnych

2. Poprawność danych identyfikacyjnych

Walidacja długości i struktury numeru PESEL

Sprawdzanie kontrolnej cyfry PESEL (formuła)

Walidacja numeru NIP

Ograniczanie liczby znaków

Blokowanie błędnych wpisów

Ćwiczenia praktyczne:

✔ Sprawdzanie poprawności PESEL

✔ Automatyczna informacja „BŁĘDNY / POPRAWNY”

✔ Ograniczenie wpisu do 11 cyfr

Moduł II – Wyszukiwanie i eliminacja duplikatów

Duplikaty PESEL / NIP / nazwisko + data urodzenia

Formatowanie warunkowe – wykrywanie duplikatów

Funkcje:

LICZ.JEŻELI

LICZ.WARUNKI

WYSZUKAJ.X (lub WYSZUKAJ.PIONOWO – jeśli starsza wersja)

Usuwanie duplikatów (narzędzie wbudowane)

Tworzenie kolumny kontrolnej „Duplikat – TAK/NIE”

Ćwiczenia praktyczne:

✔ Automatyczne podświetlanie powtarzających się PESEL

✔ Raport z listą powielonych rekordów

Moduł III – Czyszczenie i standaryzacja danych

Usuwanie zbędnych spacji (USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY)

ZAMIEN, PODSTAW

Łączenie i rozdzielanie danych (np. imię i nazwisko)

Poprawne formatowanie dat i numerów

Tekst jako liczba – jak naprawić

Matryca ryzyk – automatyczna ocena ryzyka

Ćwiczenia praktyczne:

✔ Czyszczenie importowanej bazy z systemu dziedzinowego

✔ matryca ryzyka

Moduł IV – Formularze i kontrola poprawności danych

1. Sprawdzanie poprawności danych (Data Validation)

Listy rozwijane (np. wydział, status sprawy)

Ograniczenia:

tylko liczby

zakres dat

minimalna/maksymalna długość tekstu

Komunikaty błędów i podpowiedzi

2. Dynamiczne listy wyboru

Listy zależne (np. Wydział → Referat)

Zakresy nazwane

3. Blokowanie arkusza

Ochrona komórek z formułami

Zabezpieczenie formularza przed usunięciem danych

Ćwiczenia praktyczne:

✔ Formularz przyjmowania wniosku

✔ Lista rozwijana z kategorią spraw

✔ Komunikat „Wprowadź poprawny PESEL (11 cyfr)”

Moduł V – Automatyzacja pracy urzędowej

Sortowanie i filtrowanie zaawansowane

Filtry niestandardowe (np. tylko aktywne sprawy)

Proste raporty (tabela przestawna – wprowadzenie)

Przygotowanie zestawienia miesięcznego – w formie tabel/wykresów

Ćwiczenie:

✔ Raport liczby spraw wg referatu i miesiąca lub wg zgłaszanych przez uczestników tematów

Moduł VI – Dobre praktyki w pracy z danymi osobowymi

Minimalizacja błędów w pracy z danymi wrażliwymi

Kontrola zmian w pliku

Zabezpieczenie pliku hasłem / anonimizacja danych

Najczęstsze błędy pracowników i jak ich unikać

Podsumowanie + pytania uczestników.

Walidacja

Szkolenie skierowane jest do pracowników jednostek samorządu terytorialnego oraz innych instytucji publicznych, którzy w swojej codziennej pracy prowadzą bazy danych, rejestry, ewidencje oraz przygotowują zestawienia i raporty w programie Excel.

Usługa realizowana jest w godzinach zegarowych.

Przerwy w usłudze są wliczone w czas usługi rozwojowej.

Warunki organizacyjne dla przeprowadzenia szkolenia: samodzielne stanowisko komputerowe.

Walidacja efektów uczenia się odbywa się w sposób zautomatyzowany. W dniu szkolenia uczestnicy rozwiązują test wiedzy udostępniony przez osobę prowadzącą usługę. Sprawdzenie poprawności odpowiedzi następuje w sposób automatyczny w systemie. Uczestnik otrzymuje informację o wyniku testu bezpośrednio po jego wypełnieniu.

Materiały dla uczestników:

• Gotowe pliki Excel (wersja robocza + wersja z rozwiązaniami)

Uczestnicy otrzymają zestaw przygotowanych arkuszy, zawierających:

• • 📌 1.1. Wzorcową bazę interesantów
  • poprawnie zaprojektowaną strukturę tabeli
  • walidację numeru PESEL (11 cyfr + kontrola długości)
  • walidację numeru NIP
  • kolumnę kontrolną „POPRAWNY / BŁĘDNY”
  • mechanizm wykrywania duplikatów (PESEL / NIP)
  • formatowanie warunkowe sygnalizujące błędy
  • 📌 1.2. Formularz przyjmowania danych
  • listy rozwijane (np. wydział, referat, status sprawy)
  • listy zależne (np. wydział → referat)
  • ograniczenia długości tekstu
  • komunikaty błędów przy nieprawidłowym wpisie
  • zabezpieczenie komórek z formułami
  • ochrona arkusza
  • 📌 1.3. Arkusz czyszczenia danych
  • gotowe formuły do:
  • usuwania zbędnych spacji
  • standaryzacji nazw
  • rozdzielania i łączenia danych
  • przykładowa baza „z błędami” do ćwiczeń
  • 📌 1.4. Prosty raport (tabela przestawna)
  • zestawienie liczby spraw wg wydziału
  • raport miesięczny
  • gotowa struktura do dalszej rozbudowy
  • 📌 1.5. Matryca ryzyk
  • 📌 1.6. Excel do wyliczania kwot dotacji i wkładu własnego na paragrafy dla kosztów osobowych/wynagrodzeń

2. Pliki z makrami (wersja rozszerzona)

• • Dodatkowo uczestnicy otrzymają przykładowe pliki zawierające:
  • makro automatycznie sprawdzające poprawność PESEL
  • makro wyszukujące i oznaczające duplikaty
  • przycisk „Wyczyść formularz”
  • przycisk „Zapisz rekord do bazy”
  • Excel z makrem: funkcja słownie
  • makro tworzące prosty raport jednym kliknięciem
  • Każde makro będzie opisane i opatrzone komentarzem w kodzie, aby uczestnicy mogli je dostosować do własnych potrzeb.

3. Mini przewodnik „Krok po kroku”

• • Uczestnicy otrzymają praktyczny przewodnik w formacie PDF zawierający:
  • ✔ Instrukcje zrzutów ekranu (print screen)
  • jak ustawić walidację danych
  • jak stworzyć listę rozwijaną
  • jak wykryć duplikaty
  • jak zabezpieczyć arkusz
  • jak stworzyć tabelę przestawną
  • ✔ Opis kroków w prostym schemacie:
  • Kliknij…
  • Wybierz…
  • Ustaw…
  • Zatwierdź…
  • ✔ Najczęstsze błędy i ich rozwiązania
  • „Dlaczego lista nie działa?”
  • „Dlaczego PESEL traktowany jest jako liczba?”
  • „Dlaczego makro się nie uruchamia?”
  • Przewodnik będzie napisany językiem praktycznym, bez nadmiernej teorii, tak aby mógł służyć jako pomoc w codziennej pracy.

4. Checklista dobrych praktyk w pracy z bazą danych

• • Każdy uczestnik otrzyma:
  • listę kontrolną projektowania bazy
  • zasady bezpiecznej pracy z danymi osobowymi
  • checklistę przed przekazaniem raportu przełożonemu
  • zestaw rekomendowanych funkcji Excel do pracy w administracji

5. Materiały dodatkowe (opcjonalnie)

• • W zależności od potrzeb grupy możliwe jest przekazanie:
  • zestawu formuł używanych w administracji (ściąga PDF)
  • dodatkowego pliku „Ćwiczenia utrwalające”
  • pliku „Najczęstsze problemy w pracy z rejestrem – gotowe rozwiązania”

Szkolenie prowadzone na platformie ClickMeeting.

Wymagania techniczne potrzebne do wzięcia udziału w szkoleniu:

Wymagania sprzętowe:

• Procesor dwurdzeniowy 2GHz lub lepszy (zalecany czterordzeniowy);
• 2GB pamięci RAM (zalecane 4GB lub więcej);
• System operacyjny taki jak Windows 10, Mac OS wersja 13 (zalecana najnowsza wersja), Linux,, Chrome OS.

W przypadku korzystania z dofinansowania ze środków Unii Europejskiej może być również wymagana kamera internetowa - należy zapoznać się z regulaminem projektu.