Krajowy System eFaktur (KSeF) w JST i IK – praktyczne aspekty funkcjonowania systemu

1. Podstawy prawne i zasady funkcjonowania KSeF

• Podstawa prawna – ustawa o VAT oraz rozporządzenia Ministra Finansów określające format i sposób działania systemu.

• Obowiązek stosowania – od kiedy podatnicy VAT muszą odbierać faktury w KSeF a od kiedy mają obowiązek wystawiać je w KSeF.

• Faktura ustrukturyzowana – dokument w jednolitym formacie XML, walidowany automatycznie przez system.

• Autoryzacja i dostęp – logowanie, nadawanie uprawnień, sposoby uwierzytelniania .

2. Terminy wdrożenia KSeF

• 1 listopada 2025 r. – start modułu certyfikatów wystawcy faktury, KSeF 2.0.

• 1 lutego 2026 r. – obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla dużych podatników (sprzedaż brutto > 200 mln zł w 2024 r.) oraz obowiązek odbioru faktur w KSeF dla wszystkich przedsiębiorców.

• 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla pozostałych podatników VAT, zarówno czynnych, jak i zwolnionych.

• Do 31 grudnia 2026 r. – okres przejściowy: brak kar za błędy w korzystaniu z KSeF, możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących.

• 1 stycznia 2027 r. – obowiązek stosowania KSeF dla najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”.

3. Wpływ KSeF na zmiany zasad rozliczeń w podatku VAT

• Moment wystawienia faktury – znaczenie daty w polu P1.

• Zmiana momentu otrzymania faktury – w VAT odbiór następuje w chwili udostępnienia jej w KSeF, a nie po fizycznym dostarczeniu kontrahentowi.

• Sprawniejsze rozliczanie korekt – brak konieczności realizacji uzgodnień.

• Przyspieszenie zwrotu VAT – podatnicy korzystający z KSeF mogą liczyć na skrócony termin zwrotu.

• Jednolity format danych – ustrukturyzowany XML eliminuje błędy formalne, co zmniejsza ryzyko korekt i sporów z urzędem skarbowym.

4. Model nadawania uprawnień w KSeF dla jednostek samorządu terytorialnego

• Osoba fizyczna nr 1 – wyznaczony pracownik urzędu posiada pełne uprawnienia w KSeF i zarządza dostępami dla całej organizacji.

• Delegowanie uprawnień – możliwość nadawania ról użytkownikom w jednostkach organizacyjnych zgodnie z zakresem ich obowiązków.

• Role systemowe – wystawca faktur, odbiorca faktur, administrator uprawnień; każda rola ma przypisany zakres działań w KSeF.

• Autoryzacja dostępu – logowanie przez narzędzia autoryzacyjne.

• Rejestrowanie i odwoływanie uprawnień – centralny administrator może w dowolnym momencie nadać, zmienić lub odebrać dostęp użytkownikowi.

• Ewidencja działań – system rejestruje historię operacji użytkowników, co umożliwia kontrolę i audyt w JST.

5. Wpływ KSeF na obieg dokumentów w jednostce samorządu terytorialnego

• Centralizacja obiegu faktur – wszystkie faktury trafiają do jednego systemu, co ułatwia kontrolę i nadzór nad dokumentacją.

• Eliminacja papierowych dokumentów – przejście na faktury elektroniczne zmniejsza koszty archiwizacji i przyspiesza obieg.

• Automatyczne przekazywanie danych – faktury są od razu dostępne dla jednostek organizacyjnych JST.

• Możliwość ujednolicenia procedur – szansa na wprowadzenie jednolitych zasad obsługi faktur we wszystkich jednostkach podległych.

6. Zmiany konieczne do przeprowadzenia treści umów cywilnoprawnych w związku z wdrożeniem

• Wskazanie formy wystawiania faktur – postanowienia, że faktury będą wystawiane i udostępniane wyłącznie za pośrednictwem KSeF.

• Określenie momentu doręczenia faktury – uznanie daty udostępnienia w KSeF za datę jej otrzymania przez drugą stronę.

• Procedura awaryjna – ustalenie sposobu wystawiania i przekazywania faktur w przypadku niedostępności KSeF.

• Dane Podmiotu3 w treści faktury – identyfikacja w KSeF faktur wystawionych na poszczególne jednostki.

7. Tryby awaryjne działania KSeF

• Planowane przerwy techniczne – sygnalizowane z wyprzedzeniem przez resort finansów w oficjalnym komunikacie.

• Awaria po stronie KSeF – możliwość wystawiania faktur poza systemem w formie papierowej lub elektronicznej (np. PDF), z późniejszym wprowadzeniem do KSeF po przywróceniu działania.

• Awaria po stronie podatnika – wystawianie faktur w trybie offline24 w systemie księgowym i przesłanie ich do KSeF po usunięciu problemu technicznego.

• Całkowita awaria KSeF - ogłaszana w środkach społecznego przekazu, obieg faktur poza KSeF.

8. Pytania i odpowiedzi

9. Walidacja

Szkolenie skierowane jest do osób zajmujących się rozliczaniem podatku od towarów i usług w jednostkach samorządu terytorialnego, samorządowych jednostkach budżetowych, zakładach budżetowych i instytucjach kultury.

Usługa realizowana jest w godzinach zegarowych.

Przerwy w usłudze są wliczone w czas usługi rozwojowej.

Warunki organizacyjne dla przeprowadzenia szkolenia: samodzielne stanowisko komputerowe.

Walidacja efektów uczenia się odbywa się w sposób zautomatyzowany. W dniu szkolenia uczestnicy rozwiązują test wiedzy udostępniony przez osobę prowadzącą usługę. Sprawdzenie poprawności odpowiedzi następuje w sposób automatyczny w systemie. Uczestnik otrzymuje informację o wyniku testu bezpośrednio po jego wypełnieniu.

Uczestnicy otrzymają materiały w formie prezentacji oraz przykładowe wzory dokumentów.

Szkolenie prowadzone na platformie ClickMeeting.

Wymagania techniczne potrzebne do wzięcia udziału w szkoleniu:

Wymagania sprzętowe:

• Procesor dwurdzeniowy 2GHz lub lepszy (zalecany czterordzeniowy);
• 2GB pamięci RAM (zalecane 4GB lub więcej);
• System operacyjny taki jak Windows 10, Mac OS wersja 13 (zalecana najnowsza wersja), Linux,, Chrome OS.

W przypadku korzystania z dofinansowania ze środków Unii Europejskiej może być również wymagana kamera internetowa - należy zapoznać się z regulaminem projektu.