Warsztat: Moduł II: Cyfryzacja administracji nieruchomości w aspekcie ekologicznym z wykorzystaniem narzędzi Microsoft Office

Efekty usługi

• Zwiększenie zdolności uczestników do projektowania i wdrażania zautomatyzowanych procesów administracyjnych w zarządzaniu nieruchomościami z wykorzystaniem narzędzi Microsoft 365.
• Rozwinięcie kompetencji w zakresie gromadzenia, monitorowania i analizy danych eksploatacyjnych oraz środowiskowych wspierających podejmowanie decyzji zarządczych.
• Wzmocnienie umiejętności ograniczania zużycia papieru, energii i czasu pracy poprzez cyfryzację dokumentacji oraz automatyzację obiegu informacji w administracji nieruchomości.

Kryteria weryfikacji:

• uczestnik opracowuje model automatyzacji wybranego procesu administracyjnego możliwego do wdrożenia w miejscu pracy
• uczestnik projektuje formularz cyfrowy służący do gromadzenia danych operacyjnych lub środowiskowych nieruchomości
• uczestnik przygotowuje zestawienie lub raport prezentujący dane eksploatacyjne wspierające proces decyzyjny
• uczestnik dobiera działania cyfryzacyjne umożliwiające ograniczenie zużycia zasobów administracyjnych
• uczestnik wskazuje korzyści organizacyjne i środowiskowe wynikające z wdrożenia automatyzacji procesów administracyjnych

Osiągnięcie efektów usługi będzie weryfikowane za pomocą zestawu narzędzi praktycznych oraz obserwacji pracy uczestników podczas realizacji zadań warsztatowych. Każdy uczestnik przygotuje indywidualny plan wdrożenia cyfrowych i zautomatyzowanych rozwiązań administracyjnych w zarządzaniu nieruchomościami, obejmujący identyfikację procesów wymagających cyfryzacji, propozycje automatyzacji obiegu dokumentów i danych oraz działania ograniczające zużycie papieru, energii i czasu pracy.

Plan będzie oceniany pod kątem:

• adekwatności do zakresu obowiązków i specyfiki jednostki administrującej nieruchomościami,
• trafności i możliwości praktycznego wdrożenia zaproponowanych rozwiązań cyfrowych,
• wykorzystania narzędzi Microsoft 365 poznanych podczas szkolenia,
• przejrzystości oraz spójności zaprojektowanych procesów administracyjnych i sposobów zarządzania danymi.

Dodatkowo trener będzie prowadził bieżącą obserwację aktywności uczestników podczas ćwiczeń indywidualnych i grupowych, oceniając samodzielność działania, poziom zaangażowania oraz umiejętność praktycznego zastosowania rozwiązań automatyzacyjnych i analitycznych. Na zakończenie usługi uczestnicy wypełnią ankietę ewaluacyjną dotyczącą użyteczności szkolenia oraz gotowości do wdrażania cyfrowych i ekologicznych rozwiązań w administracji nieruchomości.

MODUŁ II - Zaawansowana automatyzacja i zarządzanie danymi środowiskowymi w administracji nieruchomości z wykorzystaniem Microsoft 365

1. 'Projektowanie procesowe administracji nieruchomości w modelu cyfrowym i niskoemisyjnym' (wykład, prezentacja, dyskusja moderowana, analiza przypadku, burza mózgów)

• Analiza procesowa administracji nieruchomości w ujęciu zarządzania operacyjnego (case study,wykład)
• Identyfikacja punktów strat czasowych i energetycznych w realizacji usług administracyjnych (burza mózgów, wykład)
• Modelowanie procesów administracyjnych metodą „as-is / to-be” (case study,wykład)
• Określenie wpływu procesów administracyjnych na zużycie zasobów środowiskowych (prezentacja, burza mózgów, ćwiczenia, dyskusja)
• Projektowanie procesów zoptymalizowanych pod kątem efektywności ekologicznej (burza mózgów, wykład)
• Wyznaczanie priorytetów automatyzacji w administracji nieruchomości (analiza przypadku, wykład, ćwiczenie)

1. 'Microsoft Forms – zarządzanie danymi operacyjnymi i środowiskowymi nieruchomości' (wykład, prezentacja, ćwiczenia praktyczne, analiza przypadku)

• Projektowanie formularzy do zbierania danych eksploatacyjnych budynków (burza mózgów, wykład)
• Tworzenie systemu raportowania zdarzeń technicznych i środowiskowych (prezentacja, burza mózgów, ćwiczenia, dyskusja)
• Standaryzacja danych wpływających do administracji (case study,wykład)
• Budowa cyfrowych rejestrów zgłoszeń i zdarzeń eksploatacyjnych (burza mózgów, wykład)
• Automatyczne tworzenie baz danych wspierających analizę zużycia zasobów (case study,wykład)
• Warsztat praktyczny- projekt formularza kontroli przeglądów technicznych (prezentacja, burza mózgów, ćwiczenia, dyskusja)

1. 'Power Automate – zarządzanie zdarzeniami i decyzjami administracyjnymi' (wykład, prezentacja, ćwiczenia, analiza przypadku)

• Automatyzacja procesów decyzyjnych w administracji nieruchomości (burza mózgów, wykład)
• Tworzenie wieloetapowych przepływów akceptacji działań technicznych (analiza przypadku, wykład, ćwiczenie)
• Automatyczne przypomnienia dotyczące obowiązków prawnych i technicznych (prezentacja, burza mózgów, dyskusja)
• Automatyczne generowanie zadań administracyjnych (prezentacja, burza mózgów, ćwiczenia, dyskusja)
• Integracja danych operacyjnych pomiędzy narzędziami Microsoft 365 (burza mózgów, wykład)
• Mini case study - Automatyczne zarządzanie cyklem przeglądów budowlanych (prezentacja, ćwiczenia)
• Warsztat - Projekt procesu automatycznej kontroli terminowości działań administracyjnych (ćwiczenia)

1. 'Wizualizacja danych i raportowanie ekologiczne – Power BI' (wykład, demonstracja, ćwiczenia, analiza przypadku)

• Tworzenie dashboardów zarządcy nieruchomości (prezentacja, burza mózgów, dyskusja)
• Wizualizacja danych środowiskowych i eksploatacyjnych (burza mózgów, wykład)
• Monitorowanie wskaźników ESG nieruchomości (analiza przypadku, wykład, ćwiczenie)
• Raportowanie efektywności energetycznej dla zarządu i mieszkańców (prezentacja, burza mózgów, ćwiczenia, dyskusja)
• Wspieranie decyzji inwestycyjnych na podstawie danych (burza mózgów, wykład)

1. 'Warsztat strategiczny: projekt automatyzacji administracji nieruchomości opartej na danych' (wykład, prezentacja, ćwiczenia, burza mózgów, analiza przypadku, praca indywidualna)

• Analiza rzeczywistych procesów uczestników szkolenia (analiza przypadku, wykład, ćwiczenie)
• Opracowanie indywidualnego modelu automatyzacji administracji (burza mózgów, wykład)
• Dobór narzędzi Microsoft 365 do zarządzania procesowego (case study,wykład)
• Projekt systemu monitorowania efektów środowiskowych (prezentacja, burza mózgów, ćwiczenia, dyskusja)
• Identyfikacja ryzyk wdrożeniowych (case study,wykład)
• Praca indywidualna z moderacją trenera nad modelem wdrożenia (ćwiczenia)

1. 'Podsumowanie modułu – wdrożenie administracji opartej na danych i automatyzacji' (prezentacja, dyskusja moderowana, ewaluacja)

• Przygotowanie harmonogramu wdrożenia automatyzacji (prezentacja, burza mózgów, dyskusja)
• Określenie przewidywanych efektów środowiskowych i ekonomicznych
• Prezentacja opracowanych koncepcji uczestników (analiza przypadku, wykład, ćwiczenie)
• Rekomendacje dalszego rozwoju cyfrowego zarządzania nieruchomościami (prezentacja, burza mózgów, ćwiczenia, dyskusja)
• Ewaluacja kompetencji cyfrowych i ekologicznych uczestników (case study,wykład)

1. 'Walidacja usługi - test teoretyczny'

Uczestnik szkolenia otrzyma materiały szkoleniowe w postaci prezentacji powerpoint, ankiety, testy - opracowane przez trenera. Materiały szkoleniowe zawierają podsumowanie treści szkolenia i odwołania do źródeł wiedzy, na których zostały oparte zposzanowaniem praw autorskich. Materiały każdorazowo są dostosowane do poziomu wiedzy uczestników oraz potrzeb związanych z ewentualnymi niepełnosprawnościami.

Usługa realizowana jest w godz. lekcyjnych, a przerwy i ćwiczenia praktyczne dostosowane do tempa pracy, możliwości i zaangażowaniagrupy. Brak wymagań w zakresie stopnia znajomości tematu. Jest prowadzone aktywnymi metodami interaktywnymi i aktywizującymi,rozumianymijako metody umożliwiające uczenie się w oparciu o doświadczenie i pozwalające uczestnikom na ćwiczenie umiejętności. Metodologia pracy oparta jest o cykl uczenia się ludzi dorosłych, dzięki czemu teoria połączona jest z refleksją, doświadczeniem orazdyskusją grupy mająca nacelu podsumowanie danego tematu.

Trener podczas szkolenia podsumowuje każde zagadnienie, pozwalając uczestnikom, którzy mają dostęp do prowadzącego poprzez zastosowanie narzędzi umożliwiających interaktywność czat, ankiety, sesje Q&A. Czas trwania wynosi 11 godzin lekcyjnych po 45minut, costanowi 8 godzin zegarowych i 15 minut.