Podatek VAT 2026 – w tym KSeF 2.0, pakiet VIDA oraz inne planowane zmiany i aktualności

CZEŚĆ I. Przygotowanie do wdrożenia KSeF 2.0 niezależnie od stosowanych programów do fakturowania – pierwsze czynności do wykonania:

1. Decyzja o rozpoczęciu stosowania KSeF w odniesieniu do faktur zakupowych i sprzedażowych (uwaga: początek na odbieranie faktur przez wszystkich: 1 luty 2026).

2. Ustalenie zasad współpracy z kontrahentami, w tym mniejszymi kontrahentami (tzw. wykluczeni cyfrowo). Analiza umów. Ustalenie dodatkowych danych na fakturach usprawniających księgowania.

3. Wyznaczanie osób uprawnionych i określanie zakresu obowiązków.

4. Zarządy, główni księgowi, dyrektorzy finansowi, kierownicy działów i inni pracownicy: posługiwanie się pieczęciami elektronicznymi, tokenami oraz certyfikatami KSeF.

5. Pracownicy i biura rachunkowe: pobieranie certyfikatów wystawcy od listopada 2025 r.

6. Pracownicy: szkolenie w zakresie dokumentowania kosztów delegacji i podobnych.

7. Zarządy, główni księgowi, dyrektorzy finansowi, kierownicy działów i inni pracownicy: posługiwanie się pieczęciami elektronicznymi, tokenami oraz certyfikatami KSeF.

8. Zgłoszenie zamiaru stosowania załączników – od stycznia 2026 r.

9. Platformy korzystania z KSeF: Aplikacja Podatnika, Aplikacja Mobilna, systemy własne.

CZĘŚĆ II. Tryby fakturowania w KSeF oraz wyjątki, gdy nie używa się KSeF:

1. Tryb online. Zasady działania i terminy wysyłki. Oznaczanie kodami QR.

2. Tryby offline24. Zasady działania i terminy wysyłki. Oznaczanie kodami QR.

3. Niedostępność KSeF (prace serwisowe). Zasady działania i terminy wysyłki. Oznaczanie kodami QR.

4. Awaria KSeF. Zasady działania i terminy wysyłki. Oznaczanie kodami QR.

5. Awaria całkowita (w środkach społecznego przekazu). Fakturowanie poza KSeF.

6. Wyjątki – fakturowanie poza KSeF:

a) specyficzne przypadki samofakturowania z kontrahentami zagranicznymi,

b) Ppragony i kasy fiskalne,

c) specyficzne rodzaje faktur (np. usługi finansowe, bilety, autostrady),

d) procedury specjalne stosowane przez podmioty zagraniczne,

e) konsumenci polscy i zagraniczni.

CZĘŚĆ III. Wybrane przykłady technicznego ujednolicania wzorców faktur przez strukturę logiczną FA (3) – temat jest szerzej omawiany na całodziennym szkoleniu z KSeF:

1. Wzorzec (schema), a jednolity wzór faktury. Różnica między fakturą (XML), a jej obrazem (np. PDF).

2. Przykład sposobu wystawienia faktury korygującej.

3. Przykłady informacji pozaustawowych, np. data wytworzenia.

4. Inne wybrane przykłady.

CZĘŚĆ IV. Podatkowe aspekty KSeF:

1. Wystawianie faktur w KSeF a obowiązek podatkowy:

a) proces wystawiania faktur w KSeF,

b) przygotowanie danych faktury,

c) przesłanie faktury do KSeF,

d) autoryzacja wysyłki do KSeF,

e) weryfikacja prawidłowości faktury przez KSeF (walidacja),

f) informacja zwrotna (UPO lub odrzucenie faktury),

g) powiązanie obowiązku podatkowego z datą faktury,

h) kursy walut stosowane w fakturach i zmiany wynikające z pakietu KSEF,

i) termin wystawienia faktury w świetle ustawy o VAT – czy KSeF coś zmienia?

2. Odliczanie VAT – zmiany wynikające z pakietu KSeF:

a) otrzymanie faktury ustrukturyzowanej w KSeF,

b) otrzymanie faktury ustrukturyzowanej poza KSeF w formie papierowej lub elektronicznej,

c) sposób przekazania faktury ustrukturyzowanej poza KSeF,

d) dostęp do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych w KSeF.

3. Rozliczanie faktur korygujących, noty korygujące i duplikaty:

a) faktury korygujące w KSeF,

b) korygowanie faktur ustrukturyzowanych w okresie obowiązkowego KSeF,

c) korygowanie faktur ustrukturyzowanych wyłącznie w KSeF,

d) korygowanie faktur wystawionych poza KSeF wyłącznie w KSeF

e) korekty faktur poza KSeF,

f) czy można do faktury ustrukturyzowanej wystawić fakturę korygującą w tradycyjnej formie?

g) korekty in minus oraz in plus podatku należnego – jaki moment korekty podatku?

h) korekty in minus oraz in plus podatku naliczonego – jaki moment korekty podatku?

i) nota korygująca a KSeF – likwidacja przepisów o notach korygujących,

j) zmiany w treści faktury korygującej i duplikatu faktury,

k) przypadki, w których zostaną duplikaty.

4. Podatkowe przywileje wynikające ze stosowania KSeF oraz sankcje za niestosowanie KSeF:

a) brak konieczności zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności treści faktury,

b) 40-dniowy zwrot VAT,

c) brak obowiązku przekazania organom podatkowy faktur sprzedażowych w strukturze JPK_FA (brak wypływu na JPK_WB, JPK_MAG),

d) brak konieczności przechowywania faktur przez podatnika przez 10 lat,

e) ułatwienia w zakresie korekt in minus,

f) sankcje za brak wystawienia oraz za brak przesłania faktury do KSeF.

CZĘŚĆ V. KSeF – zagadnienia różne:

1. Faktury VAT_RR i korekty – od 1 kwietnia 2026 r. Jak przygotować rolników ryczałtowych?

2. Odroczenie terminu podawania nr KSeF w płatnościach (e-faktury, MPP) do 2027 r.

3. Odroczenie terminu kar za nieprzestrzeganie KSeF do 2027 r.

4. Paragony z NIP do 450 zł oraz faktury z drukarek fiskalnych do końca 2026

5. Numery EX na fakturach.

6. KSeF a projekt VIDA. Czy unijny KSeF zaskoczy polskich podatników i czy zastąpi krajowy?

CZEŚĆ VI. Pakiet VIDA – fundamentalne zmiany w VAT rozłożone na lata 2025-2035:

1. Zniesienie wymogu uzyskania przez kraj członkowski specjalnej zgody KE (tzw. decyzja derogacyjna) na stosowanie obowiązkowego e-fakturowania w transakcjach innych niż wewnątrzwspólnotowe – od 2025.

2. Prace nad standardem e-faktury (europejski standard EN 16931–1) – koniec 2025.

3. Pojedyncza rejestracja VAT (wchłonięcie OSS, IOSS, itp.) – od 2028. Uproszczenie nietransakcyjnych przemieszczeń, likwidacja procedury call-off stock.

4. Obowiązkowe wprowadzenie wymagań dotyczących platform internetowych (2028-2030): najem krótkoterminowy, przewóz drogowy osób.

5. Obowiązkowe e-fakturowanie i harmonizacja e-raportowania w transakcjach wspólnotowych (od lipca 2030). Zniesienie VAT-UE.

6. Harmonizacja istniejących rozwiązań w zakresie e-fakturowania i e-raportowania w przypadku transakcji krajowych.

7. Wybrane informacje: obowiązek ujmowania faktur zakupu w ciągu 5 dni, skrócenie terminu na wystawienie faktury, uzależnienie prawa do odliczenia VAT od posiadania e-faktury, możliwość ograniczania wystawiania faktur zbiorczych. Nowy kształt Centralnego VIES.

CZEŚĆ VII. Różne zmiany VAT w latach 2025 – 2026:

1. Zmiany odnośnie sankcji w kontroli celno-skarbowej.

2. Możliwość złożenia deklaracji po rozpoczęciu kontroli celno-skarbowej (dotyczy również CIT).

3. Zmiany stawek od kwietnia 2025 r.

4. Podniesienie limitu zwolnienia podmiotowego od 2026 r.

5. Zmiany w uproszczonej procedurze rozliczania importu towarów.

6. Sprawdzenie podatnika VAT również przez CEDIG lub KRS.

7. Zmiany w kasach fiskalnych 2025-2026 (uchylenie pewnych zwolnień od lipca 2025 r., nowe kasy, które mogą mieć postać oprogramowania, itp.).

8. Procedura SME od 2025 r.:

a) zmiany w liczeniu limitu zwolnienia podmiotowego,

b) nowe zasady stosowania zwolnień podmiotowych dla podatników prowadzących działalność transgranicznie,

c) konieczność uzyskania specjalnego numeru,

d) sposób składania informacji kwartalnych przez podatników korzystających ze specjalnej procedury,

e) urząd właściwy dla podatników korzystających z nowego zwolnienia i procedura rejestracyjna,

f) specjalna możliwość korekty podatku naliczonego,

g) zmiany w fakturowaniu w związku z nowym zwolnieniem,

h) okresy przejściowe, terminy zawiadomień.

7. Zmiany w zakresie miejsca świadczenia usług transgranicznych od 2025:

a) określenie miejsca świadczenia usług wstępu na imprezy kulturalne, artystyczne, sportowe, naukowe, edukacyjne, rozrywkowe lub podobne, takie jak targi i wystawy,

b) miejsce świadczenia usług dla działalności, która jest transmitowana lub w inny sposób udostępniana wirtualnie.

8. System kaucyjny a VAT od 1 października 2025, w tym Objaśnienia podatkowe:

a) opodatkowanie sprzedaży towarów w opakowaniach wielokrotnego użytku,

b) opodatkowanie sprzedaży w opakowaniach na napoje,

c) opodatkowanie zwrotu tzw. odpadów opakowaniowych,

d) nowe definicje: „podmiot wprowadzający produkty w opakowaniach na napoje”,

e) podstawa opodatkowania wartości opakowania wielokrotnego użytku,

f) zwrot opodatkowania przez kupującego lub brak zwrotu a rozliczenie VAT,

g) nowe obowiązki dokumentacyjne,

e) przepisy przejściowe dla podatników rozliczających się miesięcznie.

CZĘŚĆ VIII. Na bieżąco o podatku VAT, m.in. na przykładzie wybranych interpretacji ogólnych, objaśnień podatkowych oraz uchwał NSA i projektów ustawy (w przypadku, gdy takie występują).

Materiały szkoleniowe w formie elektronicznej + pliki ćwiczeniowe w postaci elektronicznej oraz pliki udostępniane uczestnikom podczas spotkania online.

Warunkiem uczestnictwa jest posiadanie przez uczestnika minimalnych narzędzi sprzętowych i niezbędnych warunków technicznych do udziału w usłudze. Uczestnik zainteresowany skorzystaniem z usługi z dofinansowaniem musi dokonać zapisu na usługę co najmniej 2 dni przed jej rozpoczęciem, z użyciem numeru ID wsparcia. Lista Uczestników zostanie zamknięta przez Usługodawcę na 2 dni przed rozpoczęciem usługi.

Uczestnicy, którzy ukończą usługę otrzymają zaświadczenie o zakończeniu udziału w usłudze w formie elektronicznej.

Warunki techniczne niezbędne do udziału w usłudze:

•platforma komunikacyjna – MS Teams.

•wymogi sprzętowe: komputer stacjonarny lub laptop, kamera wbudowana lub na USB, mikrofon, słuchawki lub głośniki,

•system operacyjny minimum Windows XP/MacOS High Sierra, min 2 GB pamięci RAM, pamięć dysku minimum 10GB, łącze internetowe minimum 10 kb/s,•link z zaproszeniem na szkolenie zostanie przesłany drogą e-mail na 2 dni przed szkoleniem,

•dołączenie do szkolenia na platfor

Materiały szkoleniowe w formie elektronicznej + pliki ćwiczeniowe w postaci elektronicznej oraz pliki udostępniane uczestnikom podczas spotkania online.

Szkolenie przeprowadzone w formie zdalnej nie bedzie podlegało rejestrowaniu/ nagrywaniu usługi w celu kontroli/audytu (zgodnie z pkt. 2 Zmian w Wytycznych dotyczących świadczenia usług realizowanych zdalnie z dnia 31 lipca 2020 r.).

Udokumentowanie obecności odbędzie się na zasadzie udostępnienia raportu wygenerowanego z systemu.

Link umożliwiający udział w spotkaniu/szkoleniu będzie dostępny dla zgłoszonych uczestników w okresie zaplanowanym na szkolenie.

Usługa umożliwia uczestnikom interaktywną swobodę udziału we wszystkich przewidzianych elementach zajęć.

Każda zgłoszona osoba musi dysponować komputerem lub innym urządzeniem mobilnym z wbudowanym głośnikiem (opcjonalnie kamerą i mikrofonem) oraz dostępem do Internetu.

Wyżej wymieniony sprzęt nie obliguje Państwa do udostępniania swojego wizerunku, jest potrzebny, aby móc aktywnie uczestniczyć w szkoleniu.

Warunki techniczne niezbędne do udziału w usłudze:

•platforma komunikacyjna – MS Teams.

•wymogi sprzętowe: komputer stacjonarny lub laptop, kamera wbudowana lub na USB, mikrofon, słuchawki lub głośniki,

•system operacyjny minimum Windows XP/MacOS High Sierra, min 2 GB pamięci RAM, pamięć dysku minimum 10GB, łącze internetowe minimum 10 kb/s,•link z zaproszeniem na szkolenie zostanie przesłany drogą e-mail na 2 dni przed szkoleniem,

•dołączenie do szkolenia na platformie MS Teams.