„Szkolenie: Zielona transformacja procesów biurowych z wykorzystaniem AI – projektowanie i wdrażanie zasobooszczędnych rozwiązań. Szkolenie zakończone egzaminem nadającym kwalifikacje.”

Program szkolenia koncentruje się na rozwijaniu zielonych kompetencji w obszarze administracji i zarządzania procesami biurowymi z wykorzystaniem narzędzi sztucznej inteligencji. Uczestnicy zdobywają wiedzę i umiejętności umożliwiające projektowanie oraz wdrażanie zasobooszczędnych, bezpapierowych procesów administracyjnych zgodnych z zasadami gospodarki o obiegu zamkniętym (GOZ) i efektywności zasobowej (PRT 3.3.1).

W części teoretycznej omawiane są zagadnienia związane z analizą marnotrawstwa zasobów w procesach biurowych (papier, energia, czas, nadprodukcja dokumentów), cyfryzacją obiegu dokumentów oraz rolą narzędzi AI w automatyzacji zadań administracyjnych. Program uwzględnia wpływ transformacji cyfrowej na ograniczanie zużycia zasobów oraz redukcję śladu środowiskowego przedsiębiorstwa.

Część praktyczna obejmuje projektowanie niskoemisyjnych workflow (model: formularz → baza danych → raport), automatyzację tworzenia dokumentów i raportów, analizę wskaźników efektywności zasobowej oraz opracowywanie planów usprawnień zgodnych z zasadami GOZ. Uczestnicy pracują na rzeczywistych lub modelowych procesach administracyjnych, identyfikując obszary nieefektywności i proponując konkretne rozwiązania optymalizacyjne.

Program wspiera realizację celów Regionalnej Strategii Innowacji 2030 w zakresie transformacji cyfrowej MŚP (RSI C2) oraz rozwoju kompetencji pracowników w obszarze zielonej i cyfrowej transformacji (RSI C4). Szkolenie wpisuje się w założenia PRT 2019–2030 poprzez rozwijanie kompetencji związanych z zapobieganiem powstawaniu odpadów administracyjnych, optymalizacją procesów operacyjnych oraz wdrażaniem rozwiązań cyfrowych zwiększających efektywność zasobową przedsiębiorstw.

Zajęcia prowadzone są w formule teoretyczno-praktycznej i zakończone walidacją efektów uczenia się, obejmującą test wiedzy, zadanie praktyczne oraz wywiad swobodny w zakresie kompetencji społecznych.

Dzień 1 – Zielona transformacja procesów biurowych z wykorzystaniem AI i GOZ

Czas trwania:10 godzin dydaktycznych + 2 przerwy, usługa realizowana w godzinach 08:00–16:00

Charakter zajęć: teoretyczno-praktyczny

Liczba godzin teoretycznych: 3 godziny

Liczba godzin praktycznych: 7 godzin dydaktycznych

Przerwy:organizowane są w godzinach i trwają po 15 minut. Przerwy nie są wliczone w czas szkolenia.

Zrównoważona transformacja cyfrowa biura (3h dydaktyczne) – TEORIA i PRAKTYKA

• Cyfryzacja jako narzędzie ograniczania zużycia papieru i energii.
• Analiza śladu środowiskowego procesów administracyjnych.
• GOZ w biurze – zapobieganie powstawaniu odpadów dokumentacyjnych (PRT 3.3.1).
• Porównanie obiegu papierowego i cyfrowego – efektywność zasobowa.
• Warsztat: mini-audyt procesu (np. fakturowanie, obsługa klienta) i identyfikacja marnotrawstwa.

Zielone umiejętności: analiza operacji biznesowych pod kątem zużycia zasobów, projektowanie procesów bezpapierowych, stosowanie zasad GOZ w administracji, rozwijanie odpowiedzialności środowiskowej w pracy biurowej.

AI jako narzędzie redukcji zużycia zasobów (2h dydaktyczne) – TEORIA i PRAKTYKA

• Automatyczne tworzenie dokumentów, raportów i podsumowań – ograniczenie nadprodukcji treści.
• Standaryzacja pism i procedur (SOP) z wykorzystaniem AI.
• Cyfrowe szablony i automatyzacja komunikacji – skrócenie czasu i zużycia energii (PRT 4.3.1).
• Warsztat: przekształcenie papierowego procesu w proces cyfrowy wsparty AI.

Zielone umiejętności: wdrażanie AI w celu redukcji zużycia zasobów, cyfrowy obieg dokumentów w duchu GOZ, optymalizacja czasu pracy jako element efektywności energetycznej.

Projektowanie niskoemisyjnych workflow (3h dydaktyczne) – TEORIA i PRAKTYKA

• Model: formularz → baza danych → raport (bez papieru).
• Automatyczne raportowanie i ograniczenie duplikowania danych.
• Cyfrowy „recykling informacji” – ponowne wykorzystanie danych (PRT 3.3.1).
• Warsztat: opracowanie niskoemisyjnego obiegu dokumentów (np. onboarding, zgłoszenie, zamówienie).

Zielone umiejętności: projektowanie workflow ograniczających odpady administracyjne, tworzenie procesów w duchu less waste, racjonalne gospodarowanie zasobami informacyjnymi.

Analiza efektywności zasobowej procesów (2h dydaktyczne) – TEORIA i PRAKTYKA

• Podstawowe wskaźniki efektywności zasobowej (czas, liczba dokumentów, zużycie energii IT).
• AI jako wsparcie analizy i wykrywania nieefektywności.
• Plan usprawnień zgodnych z transformacją cyfrową (RSI C2) i rozwojem kompetencji (RSI C4).
• Warsztat: opracowanie planu optymalizacji procesu wraz z uzasadnieniem środowiskowym.

Zielone umiejętności: analiza danych w kontekście wpływu środowiskowego, opracowywanie strategii operacyjnych zmniejszających zużycie zasobów, podejmowanie decyzji w duchu zrównoważonego rozwoju.

Dzień 2 – Zielone zarządzanie, analiza danych i wdrażanie AI w organizacji

Czas trwania: 10 godzin dydaktycznych + 2 przerwy, usługa realizowana w godzinach 08:00–16:00

Charakter zajęć: teoretyczno-praktyczny

Liczba godzin teoretycznych: 3 godziny dydaktyczne

Liczba godzin praktycznych: 4 godziny dydaktyczne

Walidacja: 3 godziny dydaktyczne

Przerwy:organizowane są w godzinach 10:15 i 13:30 i trwają po 15 minut. Przerwy nie są wliczone w czas szkolenia.

AI w analizie danych i efektywności zasobowej (3h dydaktyczne) – TEORIA i PRAKTYKA

• Interpretacja danych operacyjnych (czas pracy, liczba dokumentów, zużycie zasobów).
• Wykorzystanie AI do identyfikacji nieefektywności procesów.
• Wskaźniki efektywności zasobowej i mikro-raportowanie środowiskowe.
• Optymalizacja operacyjna w duchu GOZ (PRT 3.3.1).
• Warsztat: analiza przykładowego procesu i wskazanie obszarów redukcji zużycia zasobów.

Zielone umiejętności: analiza operacji biznesowych pod kątem wpływu środowiskowego, wykorzystywanie danych do ograniczania marnotrawstwa, planowanie usprawnień w duchu zrównoważonego rozwoju.

AI w planowaniu i organizacji pracy (2h dydaktyczne) – TEORIA i PRAKTYKA

• Planowanie pracy z ograniczeniem nadprodukcji zadań i dokumentów.
• Optymalizacja spotkań (mniej dojazdów, mniej zużycia energii).
• Delegowanie zadań i harmonogramowanie w modelu efektywności zasobowej (PRT 4.3.1).
• AI jako wsparcie w podejmowaniu decyzji operacyjnych.
• Warsztat: opracowanie harmonogramu pracy zespołu w modelu niskoemisyjnym.

Zielone umiejętności: planowanie pracy w sposób zasobooszczędny, redukcja nadmiernej komunikacji i dokumentacji, świadome zarządzanie energią organizacyjną.

Wdrażanie polityki zielonego biura i standardów AI (3h dydaktyczne) – TEORIA i PRAKTYKA

• Tworzenie zasad korzystania z AI w organizacji.
• Model 30/60/90 dni wdrożenia zielonych usprawnień.
• Standardy ograniczania papieru, energii i redundancji danych.
• Powiązanie z transformacją cyfrową MŚP (RSI C2) i rozwojem kompetencji (RSI C4).
• Warsztat: opracowanie mini-polityki „Zielone biuro + AI” dla własnej organizacji.

Zielone umiejętności: opracowywanie procedur operacyjnych ograniczających zużycie zasobów, budowanie kultury odpowiedzialności środowiskowej, wdrażanie rozwiązań GOZ w administracji.

Walidacja efektów uczenia się (3h dydaktyczne). Certyfikacja. PRAKTYKA

• Część 1 – Test teoretyczny (30 min). Pytania dotyczące GOZ, PRT, efektywności zasobowej i zastosowania AI.
• Część 2 – Zadanie praktyczne (1h). Projekt usprawnienia procesu biurowego z wykorzystaniem AI wraz z uzasadnieniem środowiskowym (redukcja papieru, energii, czasu).
• Część 3 – Wywiad swobodny (15 min). Wywiad ma charakter refleksyjny i dotyczy postaw, odpowiedzialności oraz zdolności do wdrażania rozwiązań w praktyce zawodowej.
• Podsumowanie, zakończenie i certyfikacja (30 min). Podsumowanie efektów szkolenia, omówienie wyników egzaminu, rekomendacje rozwoju i wręczenie certyfikatów potwierdzających nabyte kwalifikacji.

Ocena efektów uczenia się dokonywana jest w dniu przeprowadzenia walidacji, a uczestnik otrzymuje informację o wyniku oraz stosowny certyfikat bezpośrednio po zakończeniu procesu oceny. Czas potrzebny na przeprowadzenie walidacji, podjęcie decyzji o nadaniu kwalifikacji oraz przekazanie uczestnikom wyników został ujęty w harmonogramie ostatniego dnia szkolenia. Usługa nie obejmuje dodatkowego okresu oczekiwania na wynik walidacji – termin realizacji obejmuje okres szkolenia oraz dzień przeprowadzenia walidacji i przekazania wyniku. Proces walidacji prowadzony jest zgodnie z przyjętym systemem certyfikacji, z zachowaniem zasad bezstronności, rozdzielności funkcji szkoleniowej i walidacyjnej oraz w oparciu o określone kryteria weryfikacji efektów uczenia się

Warunki organizacyjne:

• Szkolenie realizowane jest w formule stacjonarnej i obejmuje 20 godzin dydaktycznych zajęć (2 dni po 10 godzin dydaktycznych), w tym 6 godzin dydaktycznych zajęć teoretycznych, 11 godzin dydaktycznych zajęć praktycznych oraz 3 godziny dydaktyczne walidacji efektów uczenia się oraz 1 godzina przerw (niewliczonych w czas szkolenia).
• Zajęcia prowadzone są w kameralnych grupach (maksymalnie 10 osób), co pozwala na indywidualne podejście trenera i bieżące wsparcie w realizacji zadań praktycznych.
• Każdy uczestnik korzysta z samodzielnego stanowiska komputerowego lub laptopa z dostępem do Internetu oraz narzędzi cyfrowych wspierających automatyzację i analizę procesów (m.in. narzędzia AI do tworzenia dokumentów i raportów, Google Workspace, arkusze kalkulacyjne, formularze online, systemy obiegu dokumentów).
• W module praktycznym uczestnicy pracują na: przykładowych lub własnych procesach administracyjnych (np. obieg dokumentów, obsługa klienta, fakturowanie, onboarding), modelach cyfrowych workflow (formularz → baza danych → raport), projektach usprawnień procesów w duchu GOZ, analizie efektywności zasobowej (czas, liczba dokumentów, zużycie energii infrastruktury IT).
• Podczas zajęć uczestnicy pracują zgodnie z zasadą cyfrowej odpowiedzialności i green office – ograniczają wykorzystanie materiałów papierowych, uczą się projektowania bezpapierowych obiegów dokumentów, racjonalnego gospodarowania danymi oraz wdrażania rozwiązań zgodnych z zasadami GOZ i efektywności zasobowej (PRT 3.3.1, 4.3.1).

Uczestnik szkolenia otrzymuje:

• Skrypty szkoleniowe – materiały obejmujące wiedzę teoretyczną i praktyczną z zakresu zielonej transformacji procesów biurowych, efektywności zasobowej, zasad GOZ oraz wykorzystania narzędzi AI w automatyzacji i optymalizacji procesów administracyjnych.
• Zestaw materiałów do notowania w formie papierowej lub cyfrowej – zgodnie z zasadą green office uczestnik może wybrać wersję elektroniczną, ograniczając zużycie papieru.
• Dostęp do stanowiska komputerowego/laptopa z oprogramowaniem – uczestnicy pracują na aktualnych narzędziach wspierających cyfrowy obieg dokumentów, analizę danych i automatyzację procesów (m.in. narzędzia AI, Google Workspace, arkusze kalkulacyjne, formularze online).
• Prezentacje multimedialne i materiały cyfrowe – interaktywne karty pracy, modele workflow (formularz → baza danych → raport), przykłady optymalizacji procesów w duchu GOZ i efektywności zasobowej.
• Ćwiczenia praktyczne – praca warsztatowa na rzeczywistych lub modelowych procesach administracyjnych (np. obieg dokumentów, obsługa klienta, onboarding), obejmująca projektowanie usprawnień z wykorzystaniem AI.
• Dostęp do narzędzi cyfrowych podczas walidacji – umożliwiający opracowanie projektu usprawnienia procesu biurowego oraz zaprezentowanie efektów w warunkach zbliżonych do rzeczywistego środowiska pracy.

Uczestnik szkolenia powinien posiadać podstawową znajomość obsługi komputera, Internetu oraz pakietów biurowych (np. edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, poczta elektroniczna). Wskazane jest doświadczenie w pracy administracyjnej, biurowej lub organizacyjnej, obejmujące obieg dokumentów, komunikację mailową lub organizację procesów wewnętrznych.

Każdy uczestnik powinien dysponować własnym adresem e-mail umożliwiającym dostęp do materiałów szkoleniowych oraz narzędzi online. Podczas zajęć uczestnicy korzystają z komputerów zapewnionych przez organizatora lub z własnego sprzętu (laptopa) z dostępem do Internetu.

Warunkiem uczestnictwa jest otrzymanie dofinansowania na poziomie co najmniej 70% ze środków publicznych. W takim przypadku, zgodnie z § 3 ust. 1 pkt. 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z 20 grudnia 2013 r. (Dz.U. z 2023 r., poz. 955), usługa może być zwolniona z VAT.

Usługa rozwojowa realizowana w formie usługi stacjonarnej, zostanie zrealizowana zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa i zaleceniami Ministerstwa Zdrowia i Głównego Inspektoratu Sanitarnego.